ทักษะพื้นฐาน 10 ประการที่คุณต้องการในการจัดการไฟล์ PDF

Portable Document Format (PDF) เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการจัดเก็บและการส่งเอกสารเนื่องจากความเป็นสากลและความเข้ากันได้ในแพลตฟอร์มต่างๆ มันถูกนำไปใช้อย่างกว้างขวางเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น การสร้างเรซูเม่ การกรอกแบบฟอร์มทางการ และการอ่านหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากมีการใช้งานอย่างแพร่หลาย ความสามารถในการจัดการไฟล์ PDF จึงเป็นสิ่งสำคัญ ในบทความนี้ เราจะเน้นเทคนิคพื้นฐานหลายอย่างที่จำเป็นต้องมีเมื่อทำงานกับ PDF

แก้ไขข้อความใน PDF

หนึ่งในประสบการณ์ที่น่ารำคาญที่สุดเมื่อต้องจัดการกับไฟล์รูปแบบเอกสารแบบพกพา (PDF) เกิดขึ้นเมื่อความจำเป็นในการแก้ไขหรืออัปเดตปรากฏขึ้นอย่างชัดเจน สถานการณ์ดังกล่าวอาจเกิดขึ้นเมื่อบุคคลเลือกที่จะแปลงเอกสารในรูปแบบต่างๆ เช่น Microsoft Excel, Word หรือ PowerPoint เป็น PDF ก่อนที่จะส่งต่อไปยังผู้อื่น

การแก้ไข PDF ต้องใช้รูปแบบที่แก้ไขได้สำหรับเอกสารต้นฉบับ ซึ่งต้องแก้ไขก่อนที่จะแปลงเป็น PDF อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้จะซับซ้อนมากขึ้นเมื่อไฟล์ต้นฉบับไม่พร้อมใช้งาน

วิธีหนึ่งที่เป็นไปได้ในการเอาชนะการไม่สามารถแก้ไขข้อความภายใน PDF ได้โดยตรงคือการใช้วิธีแก้ไขปัญหา แม้ว่าซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ Adobe จะให้ความสามารถในการแก้ไขไฟล์ PDF แต่สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการเข้าถึงฟังก์ชันดังกล่าวจำเป็นต้องใช้ Adobe Acrobat เวอร์ชันสมบูรณ์ ในกรณีที่บุคคลมีซอฟต์แวร์ที่จำเป็น การแก้ไข PDF อาจทำได้โดยใช้ขั้นตอนเฉพาะ

⭐ เปิดใช้ Acrobat และเปิดไฟล์

โปรดคลิกที่ตัวเลือก"แก้ไข PDF"ซึ่งอยู่ทางด้านขวาของหน้าจอเพื่อดูตัวเลือกการปรับแต่งเพิ่มเติม

ใช้คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ Adobe Acrobat เพื่อแก้ไขลักษณะที่ปรากฏของข้อความโดยเปลี่ยนการเลือกแบบอักษรหรือใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ เพื่อเพิ่มความสามารถในการอ่านและดึงดูดสายตา

⭐ เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกบันทึก

หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Adobe Acrobat คุณสามารถใช้ โปรแกรมแก้ไข PDF ออนไลน์ฟรีของ Adobe หากคุณพบว่ามีฟังก์ชันจำกัด คุณสามารถลองใช้ซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น PDFelement อีกทางเลือกหนึ่งคือการแปลง PDF เป็นรูปแบบที่สามารถแก้ไขได้ เช่น เอกสาร Word หลังจากทำการแก้ไขที่จำเป็นแล้ว ให้แปลงกลับเป็น PDF

บันทึกหน้าเฉพาะ

การแยกหน้าที่ต้องการออกจากเอกสาร PDF บนคอมพิวเตอร์ Mac เป็นกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้แอปพลิเคชันดูตัวอย่างในตัว เครื่องมือที่เป็นมิตรกับผู้ใช้นี้ช่วยให้สามารถเพิ่ม ลบ หรือแยกหน้าแต่ละหน้าจากไฟล์ PDF ได้อย่างง่ายดาย เพียงทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อทำงานนี้ให้สำเร็จ:

โปรดเปิดไฟล์ PDF โดยใช้แอปพลิเคชันดูตัวอย่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานคุณสมบัติแถบด้านข้างแล้ว ในการทำเช่นนั้น ให้ไปที่ “มุมมอง” ในแถบเมนูแล้วเลือก “แสดงแถบด้านข้างเสมอ

โปรดเลือกหน้าเว็บที่ต้องการโดยคลิกและเลือก"ส่งออกเป็น"จากเมนูตามบริบทในขณะที่กดปุ่มควบคุมค้างไว้

หากคุณเป็นผู้ใช้ Windows:

โปรดเปิดไฟล์ที่ระบุและเลือกตัวเลือก"พิมพ์"จากเมนูแบบเลื่อนลงในส่วนไฟล์ของโปรแกรมแก้ไขข้อความหรือโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ

โปรดเลือกหน้าที่ต้องการบันทึกโดยระบุรายการหมายเลขหน้าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค หากไม่เรียงติดกัน (เช่น 2, 5, 7)

โปรดคลิกที่ปุ่ม"PDF"จากนั้นเลือก"บันทึกเป็น PDF"จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้นเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ในรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์ในการพิมพ์หรือการเก็บถาวร

⭐ เลือกบันทึก

แปลงไฟล์ PDF

การแปลงไฟล์ Portable Document Format (PDF) เป็นรูปแบบอื่นๆ เช่น ข้อความล้วน (TXT), Hypertext Markup Language (HTML), Microsoft Word Open XML Format (DOCX) หรือรูปแบบภาพแรสเตอร์ เช่น Portable Network Graphics (PNG) และ Joint Photographic Experts Group (JPEG) สามารถทำได้ด้วยวิธีการต่างๆ ที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล วิธีการทั่วไปวิธีหนึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์ในตัวที่เรียกว่า “ดูตัวอย่าง” บนอุปกรณ์ Mac เพื่อแปลงเอกสาร PDF เป็นไฟล์รูปภาพหลายประเภท

⭐เปิดไฟล์ PDF ในการแสดงตัวอย่าง

โปรดเลือกไฟล์สำหรับการส่งออกโดยเลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความว่า “รูปแบบ” หรือคุณอาจใช้แป้นพิมพ์ลัด “ตัวเลือก” เพื่อเข้าถึงตัวเลือกรูปแบบไฟล์เพิ่มเติม

เนื่องจาก Windows ไม่มีโปรแกรมดูตัวอย่าง วิธีแก้ไขคือใช้ โปรแกรมแปลง PDF ฟรีของ Adobe หรือแอปของบุคคลที่สาม คุณยังสามารถใช้ Google ไดรฟ์เพื่อแปลงไฟล์ PDF เป็น Word

บันทึกหน้าเว็บเป็นไฟล์ PDF

การเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลในรูปแบบเอกสารพกพา (PDF) อย่างสะดวกสบายผ่านซอฟต์แวร์เบราว์เซอร์สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในสถานการณ์ที่การเชื่อมต่อเครือข่ายที่เชื่อถือได้อาจไม่พร้อมใช้งาน แต่การเข้าถึงเว็บไซต์บางแห่งยังคงมีความจำเป็น โชคดีที่แอปพลิเคชันการสืบค้นร่วมสมัยส่วนใหญ่สนับสนุนฟังก์ชันนี้

หากใช้ Google Chrome เป็นเว็บเบราว์เซอร์ คุณอาจใช้แป้นพิมพ์ลัด “Ctrl + P” สำหรับผู้ใช้ Windows หรือ “Cmd + P” สำหรับผู้ใช้ Mac เพื่อเข้าถึงฟังก์ชันการพิมพ์ เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปลายทางที่เลือกสำหรับการบันทึกเอกสารถูกตั้งค่าเป็น “บันทึกเป็น PDF” สุดท้ายคลิกที่ปุ่ม"บันทึก"เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ

แม้ว่าจะมีหลายวิธีในการแปลงหน้าเว็บเป็นรูปแบบ PDF โดยใช้ Safari แต่แต่ละวิธีก็จัดไว้สำหรับการตั้งค่าส่วนบุคคล แต่เทคนิคง่ายๆ อย่างหนึ่งเกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

โปรดเปิดหน้าเว็บที่ต้องการบนเบราว์เซอร์ของคุณ โดยใช้ Safari เป็นตัวเลือกที่ต้องการ

⭐ คลิกเมนูไฟล์

⭐ เลือกส่งออกเป็น PDF…

โปรดป้อนชื่อสำหรับเอกสาร PDF ของคุณในช่องที่กำหนดภายในกล่องโต้ตอบ และเลือกโฟลเดอร์ปลายทางบนอุปกรณ์ของคุณที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ที่บันทึกไว้

⭐คลิกปุ่มบันทึก

คุณมีตัวเลือกในการบันทึกเนื้อหาในรูปแบบที่เรียบง่าย ซึ่งเรียกว่า “มุมมองผู้อ่าน” ซึ่งจะลบองค์ประกอบที่ไม่เกี่ยวข้องใดๆ ที่อาจปรากฏบนอินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ของคุณ หรือคุณสามารถเลือกที่จะรักษาลักษณะที่ปรากฏของเนื้อหาตามที่ปรากฏบนหน้าจอของคุณ

สร้างผลงาน PDF

ความเก่งกาจของไฟล์ PDF ช่วยให้สามารถรวมไฟล์รูปแบบต่างๆ ได้ จึงช่วยอำนวยความสะดวกในการสร้างพอร์ตโฟลิโอ PDF ที่ครอบคลุม ซึ่งรวมเอกสารหลายฉบับที่มีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกันอย่างลงตัวเป็นเอนทิตีดิจิทัลที่เป็นหนึ่งเดียวและเหนียวแน่น แม้จะรักษาคุณสมบัติเฉพาะขององค์ประกอบแต่ละองค์ประกอบไว้ แต่การรวมนี้ยังคงรักษาความสมบูรณ์ของทุกไฟล์ในขณะที่นำเสนอเป็นองค์ประกอบที่กลมกลืนกันภายในขอบเขตของเอกสาร PDF เอกพจน์

ในพอร์ตโฟลิโอ PDF คอมโพเนนต์แต่ละรายการสามารถเปิด จัดรูปแบบ และแก้ไขได้โดยไม่กระทบกับเอกสารที่เหลือภายในพอร์ตโฟลิโอ หากมีการแก้ไขเอกสารที่ไม่ใช่ PDF เช่น สเปรดชีต เอกสารนั้นจะเปิดแอปพลิเคชันดั้งเดิมภายในพอร์ตโฟลิโอก่อนที่จะบันทึกการแก้ไขใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการแก้ไข

ข้อแม้คือคุณสามารถทำได้ใน Adobe Acrobat เท่านั้น เครื่องมือที่คล้ายกันอื่นๆ ได้แก่ Nitro PDF Editor และ PDFelement หากคุณมี Adobe Acrobat บนเดสก์ท็อป วิธีสร้างพอร์ตโฟลิโอ PDF มีดังนี้

โค้ดข้างต้นเขียนอย่างเรียบง่ายและรัดกุม แต่สามารถปรับปรุงให้อ่านง่ายขึ้นและสวยงามยิ่งขึ้น ต่อไปนี้เป็นเวอร์ชันที่ได้รับการปรับปรุงของโค้ดเดียวกันที่มีการปรับปรุงรูปแบบและการเยื้อง:pythonimport tkinter as tkfrom tkinter import filedialogdef open_file():filepath=filedialog.askopenfilename()print(f"Selected file path: {filepath}")def create_pdf(): # ตรรกะของคุณในการสร้าง PDF อยู่ที่นี่passroot=tk.Tk()root.title(“PDF Creator”)create_button=tk.Button(text=“Create”, command=create_pdf)create_button.pack()open_button=tk.Button( ข้อความ

⭐ เลือกผลงาน PDF

อัปโหลดไฟล์ที่คุณต้องการโดยวางไว้ภายในพื้นที่ลากและวางที่กำหนดโดยตรง หรืออีกทางหนึ่งคือคลิก"เพิ่มไฟล์"เพื่อเรียกดูและเลือกไฟล์ที่ต้องการอัปโหลดจากรายการตัวเลือกที่มี

⭐ คลิกสร้าง

สับเปลี่ยนและลบไฟล์โดยเปลี่ยนตำแหน่งตัวแทนขนาดเล็กของเอกสารที่แสดงในแผงด้านซ้ายมือ

รวมไฟล์ PDF

คุณลักษณะ"รวมไฟล์"ของ Adobe Acrobat ช่วยให้สามารถแปลงเอกสารที่ไม่ใช่ PDF หลายชุดเป็นรูปแบบ PDF เดียวได้ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีซอฟต์แวร์นี้ อาจมีวิธีการอื่น เช่น การรวมไฟล์รูปภาพและ PDF ในคอมพิวเตอร์ Mac ให้เป็นเอกสาร PDF แบบรวม

หากต้องการใช้คุณสมบัตินี้ เพียงคลิกที่วัตถุที่ต้องการแล้วแตะสองครั้งเพื่อเปิดเมนูตามบริบท จากนั้นเลือก “การดำเนินการด่วน” โปรดทราบว่าวิธีนี้ไม่สนับสนุนการรวมเอกสาร Microsoft Word หรือสเปรดชีตไว้ในไฟล์ PDF ที่ผสาน หากคุณต้องการรวมไฟล์ดังกล่าว คุณต้องแปลงเป็นรูปแบบ PDF ก่อนรวมเข้าด้วยกันในกระบวนการรวบรวม

คุณยังสามารถใช้ เครื่องมือผสาน PDF ฟรีของ Adobe

หมุนและครอบตัดหน้า PDF

ในบางครั้ง รูปแบบภาพบางอย่างอาจเหมาะสมกว่ารูปแบบอื่นๆ เมื่อรวมภาพไว้ในไฟล์ PDF ตัวอย่างเช่น หากคุณรวมภาพบุคคลในเอกสารที่แสดงภาพทิวทัศน์เป็นหลัก ภาพนั้นอาจไม่กลมกลืนกัน ในกรณีดังกล่าว การปรับการวางแนวของรูปภาพเฉพาะหรือเอกสารโดยรวมสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ โชคดีที่โปรแกรมอ่าน PDF จำนวนมากมีวิธีง่ายๆ ในการทำงานนี้ให้สำเร็จ หากต้องการหมุนหน้าหรือเอกสารทั้งฉบับ เพียงเปิดไฟล์โดยใช้โปรแกรมดู PDF ที่คุณต้องการ แล้วค้นหาปุ่ม"หมุน"

หากคุณใช้ Adobe Acrobat คุณสามารถกด Shift \+ Ctrl \+ Plus (\+) เพื่อหมุนตามเข็มนาฬิกา และ Shift \+ Ctrl \+ ลบ (-) เพื่อหมุนทวนเข็มนาฬิกา หรือคุณสามารถลองใช้ เครื่องมือหมุน PDF ฟรีของ Adobe

การใช้คอมพิวเตอร์ Mac อาจใช้แอปพลิเคชัน Preview เพื่อจัดการการวางแนวของหน้าในเอกสาร PDF เพื่อให้งานนี้สำเร็จ โปรดปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:1. เปิดแอปพลิเคชันดูตัวอย่างบน Mac.2 ของคุณ นำทางไปยังตำแหน่งที่เก็บไฟล์ PDF ที่ต้องการและเปิดภายใน Preview3. จากแถบด้านข้างที่อยู่ริมขอบด้านซ้ายของหน้าจอ ให้เลือกหน้าเฉพาะที่คุณต้องการหมุนหรือเลือก “ทุกหน้า” หากคุณต้องการใช้การหมุนกับทุกหน้าที่อยู่ใน PDF4 เมื่อคุณเลือกแล้ว ให้ค้นหาแถบเครื่องมือที่ด้านบนสุดของอินเทอร์เฟซการแสดงตัวอย่าง แถบเครื่องมือนี้ประกอบด้วยเครื่องมือต่างๆ สำหรับจัดการเนื้อหาที่แสดงภายในตัวแสดง5. โดยวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือ

แก้ไขข้อมูลที่เป็นความลับ

การกำกับดูแลทั่วไปที่บุคคลมักกระทำเมื่อพยายามปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับภายในบางส่วนของเอกสาร เช่น รหัสสิทธิ์ใช้งานและข้อมูลติดต่อ ใช้เครื่องมือมาร์กอัปและครอบคลุมพื้นที่เหล่านี้ด้วยรูปทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้าโดยใช้สีเติมทึบ

วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการปิดบังเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนภายในเอกสารคือการใช้เครื่องมือแก้ไข ซึ่งมักจะรวมอยู่ในแอปพลิเคชันแก้ไข PDF ต่างๆ แทนที่จะเป็นเพียงการทำให้องค์ประกอบภาพบนหน้าสับสน เช่น ข้อความหรือภาพ เครื่องมือเหล่านี้จะแก้ไขพื้นที่เฉพาะอย่างพิถีพิถันโดยแทนที่แต่ละพิกเซลด้วยข้อมูลที่ไม่ละเอียดอ่อน

รหัสผ่านป้องกัน PDF

การใช้ไฟล์ PDF ช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการแจกจ่ายอย่างมาก อย่างไรก็ตาม มีความเป็นไปได้ที่เอกสารเหล่านี้จะได้รับโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต การใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านใน PDF นั้นเกี่ยวข้องกับการเข้ารหัสเนื้อหาของเอกสารและผู้ใช้จำเป็นต้องป้อนรหัสผ่านก่อนที่จะเข้าถึง

เช่นเดียวกับคุณสมบัติส่วนใหญ่ที่กล่าวถึงข้างต้น โปรแกรมอ่าน PDF ส่วนใหญ่ให้คุณเพิ่มรหัสผ่านในเอกสารของคุณได้ หากคุณไม่มีโปรแกรมอ่าน PDF คุณสามารถใช้ เครื่องมือป้องกันรหัสผ่าน PDF ฟรีของ Adobe หรือสร้างรหัสผ่านป้องกัน PDF ใน Word.

เพิ่มลายน้ำ

การรวมลายน้ำไว้ในเอกสาร PDF ดิจิทัลแสดงถึงวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการปกป้องข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ ในขณะเดียวกันก็สื่อว่าไฟล์ที่เป็นปัญหานั้นเป็นฉบับจริงหรือลอกเลียนแบบ ยิ่งไปกว่านั้น ลายน้ำดังกล่าวอาจทำหน้าที่เป็นรูปแบบหนึ่งของ"ตราประทับตราสินค้า"ซึ่งจะช่วยส่งเสริมการมองเห็นที่ชัดเจนขึ้นสำหรับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

แม้ว่าแอปพลิเคชั่นดู PDF จำนวนมากจำเป็นต้องชำระเงินสำหรับการเพิ่มลายน้ำ แต่บังเอิญว่ามีวิธีพิมพ์ลายน้ำบนเอกสาร PDF โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์

เชี่ยวชาญ PDF ของคุณ

การใช้ทรัพยากรและกลยุทธ์ที่เหมาะสมในการแก้ไขและปกป้องไฟล์ PDF ช่วยให้สามารถจัดการเอกสารดังกล่าวได้อย่างราบรื่นและเหมาะสมที่สุด เมื่อเชี่ยวชาญในความสามารถเหล่านี้ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการจัดการเอกสารดิจิทัลจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก