วิธีใช้ ChatGPT เพื่อเขียนอีเมลที่ยากลำบากในที่ทำงาน

การเขียนอีเมลที่ยากลำบากเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอาชีพใดก็ตาม ไม่ว่าคุณจะจำเป็นต้องปฏิเสธการทำโปรเจ็กต์เพิ่มเติมหรือขอลาหยุด การเขียนอีเมลอาจทำให้เกิดความวิตกกังวลได้ ไม่เป็นไรหาความกล้าที่จะกดส่ง

ChatGPT มีชื่อเสียงในด้านความสามารถในการช่วยเขียนจดหมายปะหน้าและเรซูเม่ที่น่าสนใจ ส่งผลให้บางคนสงสัยว่าจะมีประโยชน์ในการเขียนอีเมลที่ท้าทายหรือไม่ ด้วยข้อมูลที่เพียงพอ ผู้ใช้จะสามารถใช้เอาต์พุตที่สร้างโดย AI เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการโต้ตอบได้ ด้วยการอาศัยคำแนะนำของ ChatGPT เรามีโอกาสที่จะมุ่งความสนใจไปที่เนื้อหาของข้อความเพียงอย่างเดียว ในขณะเดียวกันก็รักษามุมมองที่เป็นกลาง ดังนั้นจึงหลีกเลี่ยงปัญหาทางอารมณ์ที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจขัดขวางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดบัญชีด้วย ChatGPT

ขั้นตอนการเปิดบัญชีกับ ChatGPT ไปที่เว็บไซต์ https://chat.openai.com/ ซึ่งคุณจะเห็นข้อความแจ้งให้เข้าสู่ระบบหรือลงทะเบียน คุณสามารถสร้างบัญชีด้วยอีเมลหรือใช้บัญชี Google ของคุณ

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณสามารถเข้าถึงได้ เนื่องจากคุณจะต้องป้อนรหัสยืนยันหกหลักที่ส่งไปยังหมายเลขโทรศัพท์ของคุณเพื่อยืนยันบัญชีของคุณ เมื่อยืนยันบัญชีของคุณสำเร็จแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มกิจกรรมของคุณแล้ว

ใช้ GPT-3.5 เวอร์ชันมาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่าย หรืออัปเกรดเป็น GPT-4 ซึ่งมีข้อจำกัดในการส่งข้อความสูงสุด 25 ข้อความภายในระยะเวลาสามชั่วโมงใดๆ ตัวเลือกหลังเสนอเวลาตอบสนองที่รวดเร็วกว่าและให้สิทธิ์การเข้าถึงฟีเจอร์พิเศษ เช่น ล่ามโค้ด การผสานรวมของบุคคลที่สาม และความสามารถในการท่องเว็บ

สำหรับผู้ที่กระตือรือร้นที่จะสำรวจความสามารถที่ล้ำสมัยของ GPT-4 เราเสนอค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกรายเดือนอยู่ที่ $20 นอกจากนี้ หากคุณต้องการเห็นคุณสมบัติที่เป็นนวัตกรรมใหม่ของเบต้า เราขอเชิญคุณให้เจาะลึกลงไปถึงฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมซึ่งสามารถทำได้ผ่านตัวแปลโค้ดอันทรงพลังของ ChatGPT

ขั้นตอนที่ 2: จัดเตรียม ChatGPT พร้อมคำแนะนำที่กำหนดเอง

ในการสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการจาก ChatGPT จำเป็นต้องจัดเตรียมคำสั่งที่ชัดเจน ผู้ใช้จะต้องตอบคำถามสองสามข้อที่จะช่วยให้ AI สามารถสร้างผลลัพธ์ที่สอดคล้องกับความต้องการของคุณ

ภายในบริบทของการโต้ตอบกับ ChatGPT ฉันอยากจะเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าและข้อมูลความเป็นมาของคุณที่อาจปรับปรุงคุณภาพการแลกเปลี่ยนการสนทนาของเรา ด้วยเหตุนี้ โปรดแบ่งปันรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับแรงบันดาลใจของคุณ พื้นที่ที่คุณสนใจ การแสวงหาผลประโยชน์ส่วนตัว ความพยายามทางวิชาชีพ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ หรือลักษณะเฉพาะอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องที่อาจนำไปสู่การเจรจาที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

คุณต้องการให้ ChatGPT ตอบกลับในลักษณะใด คุณสามารถแจ้งให้ปัญญาประดิษฐ์ทราบเกี่ยวกับความชอบของคุณสำหรับภาษาที่เป็นทางการหรือเป็นภาษาพูด รวมทั้งระบุข้อจำกัดที่ต้องการเกี่ยวกับความยาวของข้อความ และระบุว่าควรแสดงจุดยืนหรือหลีกเลี่ยง

นี่คือตัวอย่างการแนะนำ:

ขั้นตอนที่ 3: แจ้งให้ ChatGPT เขียนอีเมลที่คุณต้องการ

เมื่อคุณได้จัดเตรียมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องแก่ ChatGPT เกี่ยวกับตัวคุณ ความเกี่ยวข้องทางวิชาชีพของคุณ ตลอดจนระยะเวลาและความสั้นของการติดต่อที่คุณต้องการ คุณสามารถขอความช่วยเหลือจาก ChatGPT ในการสร้างอีเมลได้ โปรดทราบว่าหากคุณไม่พึงพอใจกับการแสดงซ้ำครั้งแรก คุณสามารถขอให้ ChatGPT สร้างการตอบกลับที่แก้ไขได้

อีเมลลาออก

เมื่อพิจารณาว่าจะแสดงความกระตือรือร้นต่อความก้าวหน้าทางอาชีพที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือเนื่องจากความไม่พอใจกับสถานการณ์ในปัจจุบัน การสร้างอีเมลลาออกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ตัดความสัมพันธ์ในทางลบและจากไปอย่างฉันมิตรแทน

โปรดจำไว้ว่าคุณอาจต้องการคำแนะนำในอนาคต และสิ่งสำคัญคือคุณต้องมั่นใจในตนเองเมื่อระบุชื่อบุคคลที่คุณร่วมงานด้วย ขอแนะนำว่าอย่าแสดงความไม่พอใจเกี่ยวกับหัวหน้างานของคุณหรือนโยบายการลาของบริษัท และคุณไม่ควรวิพากษ์วิจารณ์เพื่อนร่วมงานของคุณในระหว่างกระบวนการนี้ เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องแจ้งให้นายจ้างของคุณทราบล่วงหน้าอย่างเพียงพอ

“ดังที่แสดงไว้ข้างต้น การสอบสวนดั้งเดิมเกี่ยวข้องกับการเขียนจดหมายสั้น ๆ เพื่อแจ้งให้คณะกรรมการทราบถึงการจากไปของบุคคลนั้นและการกล่าวคำอำลา คุณเคยคิดที่จะสละตำแหน่งในที่ทำงานบ้างไหม? ในการเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ดังกล่าว อาจต้องใช้ความระมัดระวังในการคำนึงถึงปัจจัยทางการเงินบางประการด้วย

อีเมลเพื่อแจ้งให้หัวหน้างานของคุณทราบว่าคุณจะไม่กำหนดเวลาส่ง

สิ่งสำคัญคือต้องไม่ปล่อยให้ความรู้สึกอับอายมาเป็นอุปสรรคต่อการเปิดเผยปัญหาใดๆ ที่พบในการประชุมตามกำหนดเวลาของโครงการแก่ทั้งฝ่ายบริหารและเพื่อนร่วมงาน การยอมรับความท้าทายเหล่านี้อย่างเปิดเผย ช่วยให้ผู้อื่นให้การสนับสนุนและความช่วยเหลือที่สามารถอำนวยความสะดวกให้งานสำเร็จลุล่วงได้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด

ขอแนะนำว่าอย่าล่าช้าในการแจ้งให้ฝ่ายบริหารและทีมของคุณทราบ หากคุณไม่สามารถดำเนินการตามกำหนดเวลาได้ เนื่องจากอาจสร้างความตึงเครียดและทำลายความไว้วางใจภายในสถานที่ทำงาน ด้วยการสื่อสารเชิงรุก คุณสามารถหลีกเลี่ยงการถูกมองว่าเป็นอุปสรรคหรืออุปสรรคที่ทำให้เกิดความล่าช้าสำหรับผู้อื่นได้

บุคคลบางคนต้องต่อสู้กับกำหนดเวลาการประชุมเนื่องจากมีแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่ง สำหรับผู้ที่เผชิญกับสถานการณ์เช่นนี้ การทำความเข้าใจและการนำกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพไปใช้เพื่อเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งและบรรลุกำหนดเวลาสามารถเป็นสิ่งที่มีคุณค่า

อีเมลเพื่อขอลาฉุกเฉิน

เหตุฉุกเฉินมักทำให้ต้องหยุดงานโดยไม่คาดคิด และสามารถสร้างแรงกดดันเพิ่มเติมในสภาพแวดล้อมที่วุ่นวายอยู่แล้ว หนึ่งในความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างสถานการณ์ดังกล่าวคือการยื่นคำร้องขอลางานอย่างทันท่วงที ซึ่งอาจทำให้เกิดความทุกข์ใจมากขึ้นเมื่อภาระหน้าที่ทางวิชาชีพเรียกร้องความสนใจในทันที

เนื่องจากการสนทนาด้วยวาจาอาจไม่เพียงพอเสมอไป จึงมักจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจ้างงานของแต่ละบุคคล ในการหารือถึงการกลับมาจากการลาหรือลางานที่คาดหวัง จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสร้างความคาดหวังเชิงปฏิบัติที่มีทั้งความเป็นไปได้และเป็นประโยชน์สำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

เนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันมักจำเป็นต้องร้องขอให้ลางานในนาทีสุดท้าย คุณจึงควรแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบถึงวิธีการที่เหมาะสมที่พวกเขาอาจติดต่อคุณได้ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเดินทาง การให้ความมั่นใจกับหัวหน้างานและทีมงานของคุณว่าคุณจะคอยติดตามจดหมายหรือข้อความใดๆ อย่างขยันขันแข็งในช่วงเวลาที่คุณลางาน คุณสามารถรักษาความต่อเนื่องในความรับผิดชอบทางวิชาชีพของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากใครมีสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนอาวุโส พวกเขาอาจเกิดความวิตกเกี่ยวกับความจำเป็นที่อาจต้องลาจากกิจวัตรประจำวันโดยไม่คาดคิด เป็นไปได้ว่าบุคคลดังกล่าวอาจพบคุณค่าในการสำรวจการใช้อุปกรณ์ที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับผู้สูงอายุ เพื่อรักษาความเป็นอยู่ที่ดีทั้งทางร่างกายและจิตใจสำหรับตนเองและคนที่รัก

อีเมลเพื่อบอกว่า€ OENo€ กับโปรเจ็กต์

แม้ว่ามันอาจจะดูเหมาะสมที่จะตอบกลับด้วยว่า “คุณล้อเล่นกับฉันหรือเปล่า?” ในการตอบสนองต่อการถูกขอให้ทำงานเพิ่มเติม แนะนำให้ใช้แนวทางการทูตและการวัดผลมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาผู้ชมและปฏิกิริยาที่อาจเกิดขึ้นของพวกเขาเมื่อสร้างคำตอบ หากคุณมีแนวโน้มที่จะช่วยเหลือผู้อื่นมากเกินไป ก็ควรที่จะเร่งส่งอีเมลแทนที่จะใช้เวลามากเกินไปในการสร้างข้อความอย่างระมัดระวัง

การล่าช้าในการจัดส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์อาจส่งผลให้บุคคลต้องเข้าไปพัวพันกับสถานการณ์ที่พวกเขาถูกบังคับให้ยอมให้ความช่วยเหลือ แม้ว่าพวกเขาจะมีแนวโน้มจะเสนอเป็นอย่างอื่นตามสัญชาตญาณก็ตาม เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขามีความรับผิดชอบและงานมากมายในปัจจุบัน ความสนใจ. จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแจ้งแก่ผู้รับว่าถึงแม้จะต้องการความช่วยเหลือ แต่สถานการณ์ปัจจุบันทำให้การให้ความช่วยเหลือไม่สะดวกหรือทำไม่ได้

เมื่อเขียนข้อความ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าเป็นไปตามแนวทางของบริษัทและจะได้รับการตอบรับอย่างดีจากผู้รับ สำหรับผู้ที่ต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการปฏิเสธคำขออย่างมืออาชีพ มีแหล่งข้อมูลที่สอนวิธีพูด"ไม่"อย่างสุภาพในบรรยากาศที่เป็นมืออาชีพ

อีเมลเพื่อให้ได้รับความชัดเจนเกี่ยวกับลำดับความสำคัญขององค์กร

ในบางครั้ง งานและหน้าที่มากมายอาจเป็นเรื่องน่ากังวล ทำให้เกิดความสับสนว่าจะเริ่มจัดการกับสิ่งเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร ในกรณีเช่นนี้ การขอคำแนะนำจากผู้บังคับบัญชาในการพิจารณาว่าความรับผิดชอบใดควรมีความสำคัญเหนือกว่าสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นประโยชน์มากที่สุด

การเริ่มสื่อสารกับฝ่ายบริหารอาจกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกวิตกเนื่องจากความกังวลเกี่ยวกับการแสดงให้เห็นถึงความสามารถของตนในงาน มักเป็นการดีกว่าที่จะขอคำแนะนำจากหัวหน้างานโดยการสอบถามเกี่ยวกับลำดับความสำคัญที่สำคัญ แทนที่จะคาดเดาและตีความสถานการณ์ผิดๆ

การเพิ่มขีดความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นความสามารถที่สามารถปลูกฝังได้ผ่านการทุ่มเทความพยายามและการฝึกฝน สำหรับผู้ที่กำลังมองหาความช่วยเหลือในการจัดลำดับความสำคัญ มีแอปพลิเคชันที่ได้รับการยกย่องอย่างสูงหลายตัวที่สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการนี้ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพได้

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบและแก้ไขอีเมลที่ ChatGPT สร้างขึ้น

เมื่อสร้างการตอบกลับผ่าน ChatGPT ตามข้อมูลที่คุณป้อน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบเนื้อหาและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น ลักษณะบางอย่างในร่างเริ่มต้นอาจไม่สอดคล้องกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ในขณะที่ AI อาจมองข้ามรายละเอียดสำคัญที่คุณคิดว่าสำคัญเพื่อรวมไว้

ขั้นตอนที่ 5: ส่งอีเมล

การสร้างจดหมายโต้ตอบที่ซับซ้อนอาจเป็นงานที่ยากลำบาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาว่าผู้รับจะโต้ตอบอย่างไร อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องไม่ปล่อยให้ความหวาดกลัวขัดขวางกระบวนการส่งสัญญาณ ก่อนที่จะส่งข้อความ ควรทำความคุ้นเคยกับข้อผิดพลาดทั่วไปที่ส่งผลเสียต่อความประพฤติทางวิชาชีพในอีเมลธุรกิจ

ต้องส่งอีเมลที่ยากลำบาก

การถ่ายทอดข้อความที่มีความหมายแฝงที่ไม่เอื้ออำนวยสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นการเรียกร้อง แต่บ่อยครั้งก็จำเป็น การหลีกเลี่ยงวัตถุที่สลับซับซ้อนมีแนวโน้มที่จะส่งผลให้เกิดปัญหามากกว่าการเผชิญหน้าโดยตรง แม้ว่าการสร้างอีเมลที่ท้าทายอาจกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกวิตกกังวล แต่โดยทั่วไปแล้ว คนๆ หนึ่งจะรู้สึกโล่งใจเมื่อส่งอีเมล

อาจไม่สอดคล้องกับความต้องการของผู้จัดการของคุณ แต่การแจ้งเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับข้อกังวลใดๆ จะแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความมุ่งมั่นของคุณในการรักษาการสื่อสารที่เปิดกว้างอย่างไม่ต้องสงสัย แม้ว่าการเผชิญหน้ากับความขัดแย้งอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่การจัดการกับความขัดแย้งอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นทรัพย์สินที่สำคัญในชีวิตและอาชีพ ด้วยเหตุนี้ การจัดการสถานการณ์ที่ไม่ลงรอยกันอย่างเชี่ยวชาญสามารถพัฒนาการเติบโตทั้งส่วนบุคคลและทางอาชีพได้