Nu kan du röstdiktera e-postmeddelanden i Microsoft Outlook, men bör du göra det?

Snabblänkar

⭐ Vad är diktatverktyget i Microsoft Outlook?

⭐ Hur man får åtkomst till röstdiktering i Microsoft Outlook

⭐ Hur man använder röstdiktering i Microsoft Outlook

⭐ Ska du använda röstdiktering i Microsoft Outlook?

Viktiga Takeaways

Microsoft har utvecklat en banbrytande funktion för sin populära e-postapplikation, Outlook, känd som “Dictate”. Detta innovativa verktyg gör det möjligt för användare att skriva meddelanden med hjälp av talade ord istället för att skriva dem manuellt. Genom att använda avancerad teknik för artificiell intelligens tillsammans med exakta funktioner för röstigenkänning förenklar Dictate processen att skriva och skicka e-postmeddelanden avsevärt. Det användarvänliga gränssnittet gör det tillgängligt för både tekniskt kunniga individer och de som är mindre bekanta med datoroperationer, vilket utökar den potentiella publiken för detta anmärkningsvärda kommunikationshjälpmedel.

Med hjälp av dikteringsfunktionen i Microsoft 365 Outlook kan användare lägga till mottagarbeteckningar och ämnesord via röstkommandon, vilket utökar dess grundläggande kapacitet som ett tal-till-text-program.

I vissa fall har det observerats att prestanda för dikteringsfunktionen varierar mellan olika versioner av Microsoft Outlook. Specifikt tenderar användare som använder dikteringsfunktionen i den senaste versionen av Outlook för Microsoft 365 att uppleva mer tillförlitliga och exakta transkriptionsresultat jämfört med dem som använder äldre eller alternativa iterationer av programvaran.

Att använda röstbaserad inmatning via en mikrofon kan göra det betydligt enklare att navigera i elektroniska kommunikationsplattformar som Outlook, särskilt för dem som har svårt att hantera handhållna enheter eller söker avkoppling från repetitiva fingerrörelser. Nyligen introducerade Microsoft ytterligare en funktion i sin programvara som gör det möjligt för användare att skriva e-postkorrespondens muntligt. Frågan kvarstår dock om den tid och ansträngning som krävs för att använda denna funktion skulle ge några betydande fördelar för enskilda användare.

Vad är diktatverktyget i Microsoft Outlook?

Bildkredit: pavel89l/ Shutterstock

Microsoft Outlook’s Dictate-funktion gör att användare kan använda sina mikrofoner för att skriva e-postmeddelanden genom tal-till-text-transkription. När funktionen aktiveras omvandlas alla talade ord som fångas upp av enhetens mikrofon automatiskt till text och infogas direkt i e-postmeddelandets brödtext.Denna funktion är särskilt fördelaktig för personer som kan ha svårt med manuell tangentbordsinmatning eller de som föredrar bekvämligheten med verbal kommunikation som ett alternativ till traditionell skrivning.

Användning av Outlook Dictate-funktionen erbjuder ett alternativt tillvägagångssätt för att skriva e-post i motsats till att använda en dedikerad dikteringsapplikation i Windows-operativsystemet.

Outlook Dictate-funktionen gör det möjligt att utföra en mängd olika e-postcentrerade uppgifter, inklusive att komponera och skicka meddelanden, utöka distributionslistan och formulera ämnesrubriken.

För det andra anger funktionsmeddelandet på Microsoft 365 Insider att Outlook-dikteringsfunktionen använder “AI-stödda röstkommandon”, vilket antyder att det finns lite mer bearbetning som händer under huven jämfört med andra tal-till-text-appar.

Innan du sätter igång är det värt att dubbelkolla att Outlook stöder ditt språk. Du kan se en fullständig lista över språk på Microsoft Support .

Hur man får tillgång till röstdiktering på Microsoft Outlook

För att initiera användningen av Dictate i Microsoft 365 Outlook eller Outlook för webben, navigera till ett nytt utkast eller svar genom att öppna det inom en av dessa plattformar. När du har öppnat, leta reda på och klicka på knappen “Meddelande” som finns längs det övre fältet.

Tryck på knappen “Diktera” i verktygsfältet som dyker upp efter aktivering. Denna ikon liknar en liten azurblå mikrofon och är placerad vid den högra änden av fältet. Dessutom kan du klicka på den lilla pilen bredvid mikrofonsymbolen för att välja önskat inmatningsspråk.

Outlook har implementerat en användarvänlig funktion som ger en hörbar indikation när dikteringsfunktionen är aktiverad och redo att ta emot inmatat tal. När funktionen har startats kommer alla talade ord att transkriberas direkt till e-posttexten, vilket möjliggör sömlös verbal kommunikation utan behov av manuell skrivning. Om du vill avbryta dikteringen när som helst klickar du bara på mikrofonikonen en gång till för att inaktivera funktionen och tillåta normal drift av applikationen.

Hur man använder röstdiktering på Microsoft Outlook

Införliva användningen av röstkommandon i samband med Outlook funktionalitet, användare av Microsoft 365-versionen kan använda verbala instruktioner för att manipulera sina e-postmeddelanden. Genom att aktivera mikrofonen och uttala kommandot “Lägg till [namn] i e-postmeddelandet” kan man lägga till en person i mottagarlistan.På samma sätt kan man genom att ange “Lägg till [namn] i CC/BCC” inkludera andra i antingen karbonkopia- eller blindkopia-avsnitten. Efter att ha fastställt de avsedda mottagarna kan en användare instruera sin enhet att “Ange ämnesfältet till [ämne]”, vilket ger ett urskiljbart tema för deras korrespondens.

I vissa iterationer av Microsoft Outlook är det möjligt att de ovannämnda instruktionerna inte ger önskat resultat. Trots detta har användarna möjlighet att använda dikteringsfunktionen för att skriva sina meddelanden. Så länge mikrofonsymbolen visas, vilket indikerar att dikteringsläget har aktiverats, kommer alla talade yttranden att transkriberas och infogas direkt i e-postmeddelandets textfält.

Självklart! För att säkerställa att korrekt skiljetecken används när du förmedlar känslor eller lägger till betoning är det viktigt att ge uttryckliga instruktioner. Genom att ange “utropstecken” i slutet av ett uttalande, t.ex. “Jag hittade den perfekta presenten till dig utropstecken”, kommer ett utropstecken att läggas till i slutet av meningen. På samma sätt behöver valutasymboler och matematiska uttryck förtydligas.

Med Microsoft 365 går det smidigt att skicka e-post med hjälp av rösten. När meddelandet är klart uttalar du helt enkelt kommandot “skicka e-post” följt av ett bekräftande svar på “ja” när Outlook frågar för att säkerställa att överföringen sker korrekt.

Ska du använda röstdiktering på Microsoft Outlook?

Röstbaserad inmatningsteknik är en lockande möjlighet i teorin, men dess effektivitet är beroende av dess förmåga att uppfylla ens förväntningar. För att ta reda på hur den fungerar bestämde jag mig för att testa funktionen och utvärdera dess prestanda.

Att använda funktionen utanför dess ursprungliga miljö i Microsoft Outlook visade sig vara något begränsande, eftersom flera önskvärda funktioner inte införlivades, men jag stötte på problem med prestandan hos röst-till-text-transkriptionssystemet. Noggrannheten i taligenkänningen verkade suboptimal, vilket resulterade i fall där tekniken inte kunde känna igen mina yttranden korrekt, antingen misstolkade mina ord eller plötsligt avslutade ljudinmatningen under konversationen.

När jag laddade ner Microsoft 365 och använde Outlook-applikationen förändrades mitt perspektiv helt och hållet. Med alla värdefulla funktioner tillgängliga kunde jag enkelt konfigurera mottagarlistan, skriva ämnesraden och börja skriva meddelandet med hjälp av röstkommandon.Framför allt uppvisade Outlook felfri förståelse, vilket gör det till en oumbärlig funktion inom Microsoft 365-plattformen, bland mina mest favoriserade erbjudanden.

Din webbläsare stöder inte videotaggen.

När du använder Diktera-funktionen i Microsoft 365 visas ett diskret meddelande när mikrofonen aktiveras. För att optimera din upplevelse rekommenderar jag starkt att du navigerar till ovannämnda meddelande och växlar “Aktivera automatisk punktuering” i den medföljande konfigurationsmenyn. Detta alternativ visade sig vara mycket effektivt för att exakt utläsa min avsedda skiljeteckenplacering efter bearbetning av min talade inmatning.

Sammantaget tycker jag att Outlooks diktatfunktion är värd att använda på Microsoft Om du planerar att skriva e-postmeddelanden med det här verktyget rekommenderar jag att du går till ditt Microsoft-konto , laddar ner Microsoft 365 och sedan använder Outlook via Microsoft 365-hubben. De andra versionerna av Outlook har dock ganska varierande resultat med sina egna diktatverktyg.