Så skapar du en digital kalender i Google Sheets

Att organisera dina dagliga uppgifter och scheman kan förenklas med en digital planner. Tack och lov behöver du inte betala för en specialapp eller kämpa med ett alltför komplicerat program - Google Kalkylark kan få jobbet gjort.

Att använda Google Sheets för att utveckla en digital schemaläggare är en okomplicerad process som kräver minimal ansträngning. Oavsett om man vill organisera sina privata eller professionella åtaganden, erbjuder denna plattform omfattande funktioner som är nödvändiga för att effektivisera sitt liv och behålla fokus på tilldelade uppgifter.

Steg 1: Förbered Google Sheet

För att skräddarsy kalkylbladet så att det passar våra behov för en daglig planerare kommer vi selektivt att behålla endast de nödvändiga raderna och kolumnerna medan vi kasserar all ovidkommande information. Denna process kan utföras antingen före eller efter konfigurering av organisatören, beroende på personliga preferenser. De olika stegen är följande:

⭐ Öppna ett tomt Google-ark .

Välj den första kolumnen du vill radera (i det här fallet kolumn H), tryck sedan på Ctrl \ + Skift \ + högerpil för att välja de återstående kolumnerna som ligger på höger sida.

⭐ Högerklicka på en punkt i det markerade området och välj Radera kolumner .

Välj den första raden du vill radera (i det här fallet motsvarar det rad 35), och använd tangentbordskombinationen bestående av Control-tangenten plus Shift-tangenten tillsammans med nedåtpilen för att välja de efterföljande raderna som ligger under den.

⭐ Högerklicka på en plats i det markerade området och välj Radera rader .

Steg 2: Lägg till text i den digitala planeraren

Låt oss nu fortsätta med att förbättra den digitala planeraren genom att införliva lämpliga beteckningar som rubriker, datum, primära mål, uppgiftslistor och memoranda. Dessutom kommer vi att tilldela specifika tidsintervaller inom det dagliga schemat.

För att underlätta den digitala planeringens funktionalitet har vi infört tidsintervaller på en timme mellan kl. 6.00 och 22.00. För varje uppgiftslista kommer vi dessutom att inkludera medföljande kryssrutor, ett verktyg för val av datum och automatiskt hämta motsvarande veckodag baserat på det valda datumet.

⭐ Lägg till text för att märka de olika delarna av planeraren (som visas i bilden nedan).

Ange “6AM” i cell B6 och se hur den automatiskt uppdateras för att visa “6:00 AM”.

Placera markören i det nedre högra hörnet av cell B6 medan den är markerad, så att den förvandlas till ett plustecken.

⭐ Klicka och dra ner markören till cell B22 och förläng tiden till 22:00.

⭐ Välj den första cellen som ska innehålla kryssrutan för att göra-listan. Gå till fliken Infoga och välj Kryssruta i rullgardinsmenyn.

⭐ Klicka och dra nedåt i cellens nedre högra hörn för att kopiera kryssrutan till andra celler.

⭐ Markera cellen för att lägga till datumväljaren, gå till fliken Data och välj Datavalidering .

⭐ Klicka på Lägg till regel i den högra rutan som dyker upp.

⭐ Under Kriterier väljer du Är giltigt datum . Och om uppgifterna är ogiltiga, Avvisa inmatningen . Klicka på Klar för att spara.

⭐ Välj cellen för att visa veckodagsnamnet. Skriv följande formel för att få fram veckodagsnamnet från datumet, där C2 är cellen med datumväljaren:

=upper(text (C2, “dddd”))

Om inget specifikt datum har valts är standardveckodagen inställd på lördag, enligt illustrationen här intill.

Steg 3: Anpassa utseendet på den digitala planeraren

I dagsläget ser vår digitala planerare ganska enkel och osmyckad ut. Vi kan dock förbättra dess utseende genom att använda vissa formateringstekniker som finns tillgängliga i Google Sheets. Detta kommer att resultera i ett mer visuellt tilltalande gränssnitt för användarna.

Justering av celldimensioner, konsolidering av celler, införande av gränser, tillägg av nyanser, undertryckande av rutnätsindikatorer och förfining av typografi för att förbättra det visuella tilltalet och samtidigt bibehålla läsbarheten är några av de steg som ingår i denna process.

⭐ Justera kolumnbredderna enligt bilden nedan eller enligt dina önskemål.

⭐ I schemaläggningsavsnittet markerar du cellerna, klickar på ikonen Kantlinjer och väljer Alla kantlinjer .

⭐ Markera en cell i avsnittet Topprioriteringar, klicka på ikonen Ramar och välj Nedre ram .

⭐ Klicka och dra från cellens nedre högra hörn för att tillämpa den nedre ramen på de andra cellerna. Gör samma sak för avsnittet med att göra-listan.

⭐ Markera rubrikcellerna enligt bilden nedan och klicka på ikonen Slå samman celler.

⭐ Upprepa föregående steg för att slå samman var och en av de markerade avsnitten nedan.

⭐ När anteckningscellen är markerad (enligt bilden nedan) ställer du in Vertikal justering till Överst och Textbrytning till Ombrytning . Detta säkerställer att de anteckningar du anger börjar längst upp och passar snyggt i cellen.

⭐ Gå till Visa , Visa och avmarkera rutnätslinjer för att dölja dem.

⭐ Markera de celler du vill färglägga, klicka på ikonen Fyll färg och välj en färg. Du kan välja att använda alternativa färger för schemaläggningssektionen.

⭐ Markera celler med text och ändra teckensnitt, teckenstorlek, justering och färg.

Steg 4: Tillämpa villkorlig formatering på den digitala planeraren

För att underlätta en översikt över utförda uppgifter inom att göra-listasegmentet kommer vår applikation att använda en slående symbol mot de objekt som har utförts framgångsrikt. Detta möjliggör en tydlig visuell åtskillnad mellan slutfört arbete och återstående uppgifter, vilket ger ett kortfattat perspektiv på statusen för din dagliga agenda.

I det område som är avsett för en att göra-lista, belys de celler som ligger intill kryssrutorna.

⭐ Gå till fliken Format och välj Villkorlig formatering .

I avsnittet “Under” kan en användare anpassa formatet på sina inlägg genom att välja mellan olika alternativ under kategorin “Formatregler”. De tillgängliga anpassade formlerna listas och kan väljas för att tillämpa specifika formateringsstilar på ens innehåll.

⭐ I formelrutan skriver du följande för att bekräfta om kryssrutan i cell E12 är markerad:

=$E12=True

Eftersom detta är en relativ cellreferens justeras den automatiskt för att matcha var och en av de markerade cellerna.

⭐ Ställ in textformateringen till genomstreckning utan fyllningsfärg.

⭐Klicka påÅngra för att spara ändringarna.

Här är den villkorliga formateringen i aktion.

Tips för att underhålla och uppdatera din digitala planner i Google Kalkylark

När du har skapat din digitala planner i Google Kalkylark är det viktigt att du underhåller dess struktur och underlättar uppdateringen av den. För detta ändamål föreslår jag att du noterar följande användbara förslag:

Spara din design som en mall

När du har slutfört layouten och funktionerna i din dagliga planeringsmall i Google Sheets, rekommenderas det att du ger den ett nytt namn som återspeglar dess syfte mer exakt. Detta kan göras genom att byta namn på den befintliga arbetsboken till “Daily Planner Template”.

För att inleda en ny kalendermånad är det lämpligt att kopiera denna layout genom att gå till menyn “Arkiv” och välja alternativet för att skapa en kopia av den. Detta tillvägagångssätt ger en nystart för varje ny cykel samtidigt som tidigare dokumentation bevaras för potentiell framtida användning.

Ha ett “Dag 0”-ark i din mall

I början av din arbetsbok ska du ha en obefläckad kopia av din dagliga agenda. När du planerar för en ny dag kan du skapa en kopia av “Dag 0”, tilldela den motsvarande datum och börja organisera.

Använd färgkodning för tydlighet

Med hjälp av ett färgkodat system kan man effektivt utvärdera klassificering, prioritetsnivå eller avancemang av uppgifter genom att tilldela specifika nyanser till varje respektive kategori. I ett kategoriseringsbaserat färgschema kan exempelvis blått användas för yrkesmässiga uppgifter, orange för personliga sysslor och rosa för schemalagda möten eller konferenser.

Alternativt kan du välja att antingen utföra uppgiften manuellt eller använda villkorlig formatering som ett sätt att effektivisera proceduren enligt fördefinierade kriterier.

Håll fokus med en enkel digital planerare i Google Sheets

Att använda en digital planerare i Google Sheets effektiviserar uppgifter, möjliggör koncentration på mål samtidigt som en känsla av ordning upprätthålls. Med de medföljande instruktionerna till hands är det därför klokt att tillämpa dem för att skapa din personliga plan. I grund och botten markerar detta initieringen av att uppnå önskade resultat.