Hur man skapar och använder Gantt-diagram i Notion
Oavsett om du arbetar på egen hand eller i ett större team är Gantt-diagram ett utmärkt sätt att hantera komplexa projekt. Många projekthanteringsverktyg erbjuder möjligheten att använda Gantt-diagram, och Notion är ett av dessa.
Att navigera genom Gantt-diagram i Notion kan till en början verka skrämmande om man inte är bekant med hur de används. Men den här artikeln ger en omfattande guide till hur man bemästrar dessa verktyg, så att användarna är väl utrustade för att använda dem effektivt.
Vad är ett Gantt-diagram?
Ett Gantt-diagram är ett projekthanteringsverktyg som ger en översikt över status och progression för uppgifter inom ett större projekt. Även om de vanligtvis används av företag, kan de användas av individer som frilansare eller studenter, samt fjärrteam.
Gantt-diagram är visuella representationer som visar sekvensen och varaktigheten för de uppgifter som krävs för att slutföra ett projekt, t.ex. webbdesign eller marknadsföringsinitiativ. Dessa diagram visar förväntade tidslinjer och framstegsindikatorer, i likhet med andra allmänt använda projekthanteringsmetoder. Dessutom är det möjligt att tilldela ansvarsområden till teammedlemmar i enlighet med deras kapacitet och tillgänglighet.
För dem som arbetar i fjärrteam finns det en mängd olika projekthanteringsverktyg som underlättar samarbete i en virtuell miljö.
Hur man skapar och använder ett Gantt-diagram i Notion
Det kan vara möjligt att skapa ett Gantt-diagram i Notion från grunden, men det är mer praktiskt att använda en färdig designmall, särskilt för dem som är nya på plattformen. Lyckligtvis erbjuder Notion en kostnadsfri mall för Gantt-diagram som kan laddas ner och implementeras i den valda arbetsytan, som kommer att fungera som grund för vår demonstration.
Så här hämtar du mallen:
⭐ Gå till mallsidan Gnatt i Notion och välj Starta med den här mallen . 
⭐ Välj den arbetsyta där du vill duplicera din mall. 
När du har kopierat den medföljande mallen i Notion kan du fortsätta att anpassa den efter dina specifika krav eller preferenser.
I samband med användningen av ett Gantt-diagram inom Notion-plattformen är det nu lämpligt att gå vidare med processen för att anpassa och implementera diagrammet för specifika ändamål.
Ange projektnamn
För att kunna gå vidare med de komplicerade ändringarna rekommenderar vi att du börjar med att ange namnen på dina projekt.Denna process är okomplicerad och kan genomföras utan problem.
⭐Gå till flikenProjekt.
⭐ Håll muspekaren över det projekt du vill ändra och välj Öppna . 
⭐ Ange det nya namnet på ditt projekt i den övre textrutan. 
Alternativt kan man välja att välja en specifik post i den ovan nämnda tabellen och ändra den enligt sina individuella preferenser genom att interagera med tabellen. Denna operation kan upprepas tills varje projekttitel har skräddarsytts för att överensstämma med användarens unika förutsättningar.
Anpassa varje projekts specifika egenskaper
När du har döpt om alla projekt i ditt Notion Gantt-diagram kan du fortsätta med att skräddarsy ytterligare detaljer. Du har möjlighet att ändra olika aspekter, inklusive men inte begränsat till:
⭐Lägga till deluppgifter i varje fönster.
⭐Uppdatera din status och dina framsteg.
⭐Tidslinje
För att underlätta en omfattande förståelse av de efterföljande stegen kommer denna guide att delas in i olika segment som presenteras i de efterföljande styckena.
Lägga till deluppgifter i varje fönster
När du har ändrat dina projekttitlar kan det faktiskt vara en bra startpunkt att införliva deluppgifter. Följ dessa steg för att fortsätta med denna process:
För att komma åt och ändra en specifik uppgift i ditt projekt kan du välja att navigera till antingen avsnittet “Projekt” eller klicka på motsvarande flik som finns i tidslinjevyn.
⭐ Du kanske märker att ett förinställt antal uppgifter redan är listade i Notion. Klicka på var och en av dessa för att anpassa namn, uppgiftshanterare och status. Du kan också lägga till kommentarer om det behövs. 
⭐ Klicka på knappen \\+ för att lägga till nya uppgifter från grunden. Välj sedan antingen en sida att länka till eller skapa en ny genom att skriva “skapa” i sökfältet och trycka på “Nytt skapande i uppgifter”. 
⭐ Om du vill ta bort uppgifter klickar du på -ikonen efter att ha hållit markören över den specifika uppgiften. 
När du har lagt till nya uppgifter kan du skräddarsy alla aspekter på ett sätt som överensstämmer med de fördefinierade konfigurationerna.
Uppdatering av status för din uppgift
För att ändra uppgiftsschemat i din Notion Gantt-diagrammall, vänligen öppna motsvarande kort som är associerat med ditt pågående projekt eller underuppgift. På detta kort hittar du ett område med rubriken “Status”.I den här regionen ber vi dig att bredda rullgardinsmenyn och välja projektets nuvarande status bland de tillgängliga alternativen.
En av de viktigaste funktionerna som sannolikt kommer att vara tydlig vid genomläsning av fliken Progress är avsnittet Procent. Detta avsnitt kan uppdateras genom att flitigt arbeta med och slutföra olika deluppgifter som är kopplade till ett visst projekt.
För dem som inte känner till Notion rekommenderar jag att man utforskar en omfattande resurs som fördjupar sig i plattformens olika funktioner. Den här guiden täcker en rad värdefulla uppgifter och åtgärder som användare kan utföra inom Notion, inklusive funktioner som att organisera anteckningar, skapa databaser, hantera projekt och mycket mer. Genom att bekanta sig med dessa funktioner kan man maximera sin produktivitet och effektivitet när man använder Notion för olika ändamål.
Tidslinje
Tidsskalan för enskilda uppgifter kan justeras med hjälp av funktionen “Tidsskala”. När kalendern har aktiverats kan du välja alternativa start- och slutdatum för att ändra tidslinjen i enlighet med detta.
Att flytta fram tidslinjen för ett projekt är möjligt genom att manuellt flytta om uppgifter via dra-och-släpp-funktionen i Gantt-diagrammets gränssnitt, känt som “Gantt-diagrammets tidslinje”.
Ändra vy
Om du vill ändra perspektivet i ditt Gantt-diagram finns det flera alternativ tillgängliga. På höger sida finns en rullgardinsmeny som visar en förutbestämd tidsskala, som kan innehålla alternativ som Månad, År, Kvartal eller liknande intervall.
Välj önskad tidsperiod från de angivna alternativen, eller använd fliken “Idag” för att hoppa direkt till aktuellt datum.
Ett alternativt tillvägagångssätt innebär att man anpassar sitt perspektiv på uppgifter baserat på deras betydelse. För att implementera denna strategi kan du välja alternativet “Efter prioritet” som finns på vänster sida av gränssnittet. Om du väljer alternativet “Alla projekt” får du dessutom en omfattande översikt över alla uppgifter och initiativ.
Att införliva personlig nomenklatur medan man överväger ändringar är ett genomförbart alternativ, liksom att undersöka den snabba handledningen för Notions projekt- och uppgiftsritningar om man påbörjar en introduktionsfas.
Visa och delegera uppgifter
För enskilda projekt är det onödigt att inkludera fliken “Delegering” i ett Gantt-diagram i Notion. Men när man använder Gantt-diagrammet som en integrerad del av ett större samarbete är det viktigt att förstå och effektivt delegera uppgifter för att det ska bli framgångsrikt.
⭐Rulla ner tillAktiviteter.
⭐Klicka på fliken Tilldelad.
⭐ Skriv namnet på den person som du vill delegera uppgiften till. 
Alternativt kan du följa dessa instruktioner:
⭐Öppna en uppgift.
⭐Gå till deluppgiften.
⭐Välj den person du vill delegera uppgiften till i avsnittet Tilldelad. 
Om det vid något tillfälle visar sig att Gantt-diagram inte är det mest fördelaktiga sättet att hantera projekt, finns det flera alternativ inom projektledning.
Skapa effektiva Gantt-diagram i Notion
Vid en första anblick kan Gantt-diagram verka komplicerade, men de är verkligen ett kraftfullt verktyg för projektledning. Om du bekantar dig med att använda Gantt-diagram i Notion kan du uppnå betydande förbättringar av teamets produktivitet.
Även om diagrammen bara används för enstaka projekt kan de underlätta en mer effektiv hantering av större uppgifter. Gantt-diagrammens mångsidighet sträcker sig över olika projektformat, med särskild nytta vid långvariga ansträngningar.