Hur du minskar storleken på ditt Excel-kalkylblad
Excel-kalkylblad kan lätt bli otympliga och stora, särskilt om de innehåller mycket data eller bilder. I de flesta fall är detta inget problem, men det kan göra det svårt att hantera, dela och arbeta med kalkylbladet på ett effektivt sätt.
Som tur är finns det flera åtgärder som kan vidtas för att minska omfattningen av ens Microsoft Excel-dokument samtidigt som all relevant information bevaras. I detta avseende skall nu ett exempel ges i illustrativt syfte.
Ta bort oönskade kalkylblad
För att minimera storleken på din Microsoft Excel-arbetsbok är det tillrådligt att ta bort alla onödiga kalkylblad i dokumentet. Det gör du genom att öppna Excel-filen, klicka med musknappen på en punkt intill det överflödiga bladet och sedan välja alternativet “Ta bort” i snabbmenyn.
På samma sätt är det möjligt att eliminera onödiga diagram, grafik, tabeller och andra komponenter.
Ta bort onödig formatering
Dimensionen på ett Excel-dokument kan öka ytterligare till följd av omfattande cellanpassning, där varje förfinad cell förbrukar ytterligare lagringsutrymme i filen. För att illustrera detta kan man tänka sig ett scenario där cellernas kantlinjer är dekorerade; sådana utsmyckningar skulle uppta mer utrymme i dokumentet jämfört med standardpresentationen.
Följ dessa enkla steg för att eliminera oönskad formatering i ett Excel-kalkylblad:
Öppna den önskade Microsoft Excel-arbetsboken och välj det specifika cellområdet som du vill ta bort all formatering.
Klicka på fliken “Hem” längst upp på sidan.
⭐ I gruppen Redigering klickar du på knappen Rensa och väljer Rensa format i den resulterande menyn. 
Ändra inställningar för bildstorlek och bildkvalitet
Finns det något grafiskt innehåll i ditt Microsoft Excel-dokument? I ett sådant scenario kan en minskning av de visuella elementens dimensioner och upplösning bidra till att minska Excel-filens totala storlek.
Det är viktigt att erkänna att justering av dimensioner och upplösning av visuellt innehåll kan påverka dess presentation i ett Excel-dokument. Men om sådana kompromisser motsvarar ens förväntningar kan man fortsätta att implementera de nödvändiga konfigurationerna för Microsoft Excel för att bevara bilder med en minskad upplösningsförmåga.
⭐Öppna Microsoft Excel på din PC.
Klicka på alternativet “File” som finns längst upp på skärmen.
⭐VäljOptionsfrån den vänstra rutan.
I dialogrutan Excel-alternativ går du till fliken Avancerat för att komma åt och konfigurera avancerade inställningar för Microsoft Excel-programmet.
Att justera inställningarna för bildstorlek och bildkvalitet är avgörande för att optimera dina bilder, vilket i sin tur kan förbättra webbplatsens prestanda avsevärt. Genom att göra detta säkerställer du att endast nödvändig information laddas, vilket minskar sidladdningstiderna och förbättrar användarupplevelsen. För att uppnå detta mål navigerar du till avsnittet “Bildstorlek och kvalitet”, kontrollerar att alternativet “Kassera redigeringsdata” har valts och fortsätter med eventuella ytterligare justeringar efter behov.
Vänligen avstå från att minska bildkvaliteten genom att avmarkera alternativet “Komprimera bilder”, som representeras av en kryssruta med en åtföljande stjärnsymbol.
Välj rullgardinsmenyn bredvid “Standardupplösning” för att välja en upplösning på 150 pixlar per tum (ppi) eller mindre.
⭐ Klicka på OK för att spara dina ändringar. 
Komprimera bilder i ditt Excel-kalkylblad
Om du föredrar att inte minska upplösningen för varje bild i ditt Excel-dokument, tillhandahåller Microsoft Excel en alternativ lösning som gör att du kan komprimera specifika fotografier individuellt. På så sätt kan du effektivt minimera storleken på din Excel-fil utan att påverka andra visuella element.
Välj den grafiska representation i din Microsoft Excel-arbetsbok som du vill förminska i storlek.
⭐Klicka på flikenBildformulär.
Förfina den medföljande texten enligt följande:I avsnittet “Justera”, vänligen använd knappen “Komprimera bilder” för att lindra bildfilstorleken vid behov.
Välj den bild som du vill komprimera och kryssa i motsvarande ruta. Detta kommer att tillämpa komprimeringsprocessen endast på den valda bilden, snarare än alla bilder i urvalet.
Markera kryssrutan bredvid “Ta bort beskurna områden i bilder” för att aktivera denna funktion, som gör att du kan ta bort oönskade delar av ett fotografi som kan ha klippts av misstag under redigeringsprocessen.
Under “Upplösning” kan du välja mellan en rad olika PPI-alternativ (Pixlar per tum) som passar dina önskemål.
⭐ Klicka på OK . 
Om du upprepar den ovan nämnda processen flera gånger kommer det att leda till ytterligare komprimering av bilderna i Excel-arbetsboken, vilket leder till en avsevärd minskning av dess totala storlek.
Förhindra att Excel sparar pivotcache
Pivotcache i Microsoft Excel fungerar som en tillfällig lagringsplats för information som används av pivottabeller. Denna funktion förbättrar beräkningseffektiviteten och gör det möjligt för användare att interagera med pivottabeller mer effektivt samtidigt som den också bidrar till ökad filstorlek på grund av att cachade data finns kvar i dokumentet.
För att undvika att pivotcachen sparas tillsammans med en Excel-arbetsbok som innehåller en pivottabell, följ dessa riktlinjer när du arbetar inom Microsoft Office-programvarusviten.
⭐Öppna ditt Excel-kalkylblad.
Följ dessa steg för att komma åt funktionen PivotTable Analyze:1. Välj först en cell i din pivottabell.2. Navigera sedan till toppen av skärmen och leta reda på fliken “PivotTable Analyze”.3. Klicka på den här fliken för att aktivera funktionen PivotTable Analyze.
⭐Klicka på knappen Alternativ.
Följ dessa steg för att öppna fönstret Pivottabellalternativ och navigera till fliken Data:1. Öppna kalkylbladet med den Pivottabell som du vill ändra.2Klicka på knappen “Data” längst upp till vänster på skärmen eller gå till “Analysera” > “Alternativ för pivottabell”.3. När fönstret Alternativ för pivottabell är öppet, välj fliken “Allmänt” om den inte redan är vald.4. Leta sedan upp avsnittet “Data” i alternativrutan. Om ett specifikt alternativ relaterat till data inte är tillgängligt här, försök välja andra flikar som “Layout & Format”, “Row Labels”, etc., som kan innehålla relevanta inställningar för att ändra datavisning.
Vänligen bekräfta om du vill spara dina källdata tillsammans med den markerade kryssrutan, medan du också uppdaterar data när du öppnar filen igen genom att välja lämpliga kryssrutor.
⭐ Klicka på OK för att bekräfta. 
När du utför de ovannämnda åtgärderna kommer pivotcachen i Excel-arbetsboken avsiktligt att elimineras, vilket resulterar i en minskad total filstorlek.
Spara kalkylbladet i binärt format (.Xslb)
Microsoft Excels standardfilformat för att spara filer är baserat på XML, vilket underlättar sömlöst datautbyte mellan olika applikationer och system. När det är lämpligt kan man dock välja att spara sin Excel-arbetsbok i ett binärt format för att minska filstorleken.
För att bevara en Excel-arbetsbok i dess ursprungliga form och reducera den till en sekvens av nollor och ettor, följ denna process:
⭐Öppna ditt Excel-kalkylblad.
Klicka på alternativet “Arkiv” och välj sedan “Spara som”.
Välj en önskad plats för att spara filen, från vilken du har flera alternativ tillgängliga.
Välj ett lämpligt filformat från rullgardinsmenyn och klicka på “Spara” för att spara ditt arbete i det specifika formatet. Om du väljer “Excel Binary Workbook (.xlsb)” säkerställs kompatibilitet med Microsoft Excel, och alla funktioner som formler, formatering och hyperlänkar bevaras.
⭐ Klicka på knappen Spara. 
För att spara lagringsutrymme innebär denna process att ett Excel-dokument sparas i sitt ursprungliga binära format. För att göra binär sparning till standardinställning för alla framtida Excel-dokument kan man ändra inställningarna i själva Microsoft Excel. De steg som krävs för att göra detta beskrivs nedan:
Öppna Microsoft Excel och navigera till menyn “Arkiv” och välj sedan “Alternativ”.
Välj fliken “Spara” i det vänstra sidofältet för att komma åt sparfunktionen.
Välj lämpligt alternativ från rullgardinsmenyn bredvid “Spara filer i detta format” och välj alternativet “Excel Binary Workbook (.xlsb)”.
⭐ Klicka på OK för att spara ändringarna. 
När du har slutfört ovan nämnda process sparar Microsoft Excel automatiskt alla relevanta dokument i binär form som standard, om inget annat anges.
Konvertera kalkylbladet till en ZIP-fil
Om du inte vill ändra inställningarna i Microsoft Excel men ändå vill komprimera filstorleken kan du spara kalkylbladet som ett komprimerat arkiv, en s.k. ZIP-fil. Detta kan åstadkommas genom att använda de inbyggda datakomprimeringsfunktionerna i Windows-operativsystemet. På så sätt kan du effektivt minska storleken på Excel-dokumentet utan att behöva ha tillgång till dess innehåll. Följ dessa steg för att gå vidare med denna process:
Om du trycker på Windows-tangenten och bokstaven “E” samtidigt startas filutforskaren, så att du enkelt kan komma åt dina filer och mappar.
Du kanske vill resa till den plats på din lagringsenhet där det ovannämnda dokumentet finns, för att få tillgång till och granska dess innehåll.
⭐ Högerklicka på din Excel-fil och välj alternativet Komprimera till ZIP-fil från snabbmenyn. 
Windows sparar den arkiverade versionen av filen på samma plats som den ursprungligen sparades. Dessutom kan man välja att använda ett pålitligt datakomprimeringsverktyg från tredje part för att uppnå detta resultat.Efter komprimering av filen kan användarna distribuera sin Excel-arbetsbok med tillförsikt, oavsett dess dimensioner.
Förminska dina Excel-filer med lätthet
Att hantera stora Excel-dokument kan innebära ett antal utmaningar, inklusive långsamma laddningstider och svårigheter att dela data via e-post. Det är dock lätt att undvika dessa problem genom att implementera de enkla tekniker som beskrivs här. Genom att följa dessa riktlinjer kan användare effektivt minska dimensionerna på sina Excel-filer utan hinder.