Så här gör du det enklare att använda ändringsspår i Microsoft Word

Spåra ändringar är ett av de bästa verktygen för att redigera Word-dokument och samarbeta med andra, men det kan vara komplicerat och rörigt att använda det. Om du är nybörjare på den här funktionen i Microsoft Word eller inte står ut med de röda markeringarna och konstiga inställningarna ska du inte ge upp Spåra ändringar än.

När man väl har förstått hur den fungerar blir det betydligt enklare att använda den här funktionen. Man kan förfina funktionen för att underlätta ett mer organiserat tillvägagångssätt när man ändrar eller granskar skriftligt material. Nedan kommer jag att presentera flera förslag för att uppnå ett sådant resultat.

Visa ändringar i ballonger

När man fördjupar sig i Microsoft Words funktionalitet kan man upptäcka att aktivering av “Spåra ändringar” inte bara är ett binärt beslut; det erbjuder snarare olika alternativ för att anpassa redigeringsprocessen efter individuella preferenser.

En av de viktigaste parametrarna som kan justeras är den visuella presentationen av markeringar i dokumentet. För att ändra denna inställning, navigera till “Review” och välj “Show Markup”, välj sedan mellan de tillgängliga alternativen för att visa ballongkommentarer:

⭐Visa ändringar i ballonger

⭐Visa alla ändringar inline

⭐Visa endast formatering i ballonger

Spåra ändringar använder en inneboende metodik som innebär infogning i dokumentet för borttaget innehåll och modifiering i det för tillagt material. Denna metod kan vara lämplig för småskaliga tillämpningar, men om den används för mycket i ett helt manuskript kan det leda till visuell oreda och försämra läsbarheten. Dessutom skiljer denna funktion inte mellan formateringsändringar, vilket försvårar identifiering av ändringar.

Att enbart använda uppblåsbara material för strukturella justeringar innebär ett framsteg jämfört med att införliva ändringar direkt i berättelsen. Medan raderingar och tillägg fortfarande är integrerade i det primära innehållet, visas alla formateringsändringar i bildkommentarer som ligger bredvid texten till höger.

Om du föredrar att inte använda inline-redigering finns det ett alternativ som presenterar dina ändringar i ballongelement. Denna metod möjliggör mer omfattande manipulation som radering, tillägg och formatering, med ett detaljerat register över dessa justeringar som visas på höger sida. Även om denna metod använder den röda färgen ger den en snyggare och bättre organiserad presentation av dina ändringar.

Använd inga eller enkla markeringar för att undvika distraktioner

När du har bestämt dig för vilken redigeringsmetod du föredrar kan du välja att först läsa igenom ett manuskript för att förstå dess rytm, tydlighet och eventuella brister. Om du använder för många anteckningar i början kan det vara skadligt för denna process.

Spåra ändringar har två olika alternativ i rullgardinsmenyn Visa för granskning, som tillgodoser olika preferenser och krav. InställningenSimple Markups döljer både ballongkommentarer och inline-revisioner och visar endast vertikala röda linjer som indikerar ändringar. Genom att klicka på en av dessa markörer kan användarna snabbt komma åt det redigerade innehållet med ett enkelt klick. Med det här alternativet kan användarna dessutom växla synligheten för linjerna genom att klicka en gång till, vilket säkerställer sömlös navigering genom dokumentet.

Att arbeta med någon av dessa inställningar garanterar ett överskådligt dokument utan distraherande element. För dem som ingår i ett team är det viktigt att fastställa de mest effektiva metoderna för samtidigt samarbete på Microsoft Word-dokument och samtidigt fastställa riktlinjer för användningen av “Spåra ändringar” för att säkerställa ett sömlöst samarbete mellan alla medlemmar.

Använd all uppmärkning eller originalet sparsamt

Om du inte uttryckligen vill undersöka en viss iteration av ett Microsoft Word-dokument är det inte nödvändigt att avslöja hela dess uppmärkningsstruktur.

Att undersöka det oförändrade källmaterialet är inte särskilt användbart. Man kan läsa igenom det ursprungliga innehållet en kort stund för att jämföra aspekter som stilistiska nyanser och ordantal mellan de två versionerna, men detta är den enda praktiska tillämpningen. Följaktligen är det inte motiverat att aktivera något av alternativen om det inte uttryckligen krävs. Genom att skjuta upp aktiveringen av dessa funktioner kan man minska sitt missnöje med Track Changes-funktionen.

Anpassa färger och markeringar

Användningen av funktionen Spåra ändringar i ett delat Microsoft Word-dokument kan leda till att olika ändringar accentueras genom distinkta nyanser, vilket kan uppfattas som visuellt störande av vissa användare på grund av den livfulla röda nyans som används för dessa anteckningar, särskilt när sådana markeringar är rikligt utspridda i texten och konkurrerar med varandra.

Det är uppmuntrande att veta att man har möjlighet att ändra den nuvarande nyansen. I själva verket finns möjligheten att ge varje dokument en distinkt nyans.

I avsnittet Spårning kan du välja pilen “Ändra spårningsalternativ” för en rad grundläggande konfigurationsalternativ. Om du vill utforska ytterligare anpassningsmöjligheter klickar du på funktionen “Avancerade alternativ”. Denna åtgärd kommer att generera en displaypanel som presenterar ytterligare möjligheter att anpassa och skräddarsy Track Changes-upplevelsen enligt dina preferenser.

Du har möjlighet att välja önskade färger för textredigering, t.ex. infogning, radering, formatering och annat. Dessutom kan du anpassa hur varje funktion visas, inklusive teckensnitt från fetstil till dubbel genomstrykning och specialtecken. Dessutom kan du ändra den visuella presentationen av pratbubblor. Överväg att använda ett färgschema som liknar produktiva applikationer med effektiv färgkodning eller alternativt välja lugnande nyanser som underlättar vid långvarig användning samtidigt som du använder Spåra ändringar.

Var strategisk och konsekvent med dina kommentarer

Att ge kommentarer i Microsoft Word är ett praktiskt sätt att ge feedback, näst efter att använda funktionen Spåra ändringar. Om man förlitar sig alltför mycket på kommentarer kan det dock leda till en lika tungrodd redigerings- och genomläsningsprocess.

För att effektivt kunna använda både kommentarer och ändringsspår i ett dokument är det viktigt att i förväg bestämma hur de ska användas. Kommentarer bör reserveras för frågor riktade till författaren eller förslag på förbättringar av innehållet - frågor som inte kan förmedlas via track changes utan att det blir för mycket markeringar.

Dessutom är det tillrådligt att selektivt betona endast de fraser som rör din feedback snarare än hela avsnitt. Ännu bättre är om du väljer att placera dina kommentarer i början eller slutet av specifika avsnitt.

Växla hur kommentarer ska visas

Om du har ett dokument som är fullproppat med anteckningar och kommentarer bör du överväga att undersöka de alternativ som finns i rullgardinsmenyn “Visa kommentarer”. Med den här funktionen kan du ordna kommentarer på ett sätt som passar din förståelse, oavsett om du läser igenom eller ändrar innehållet.

Om det dokument du redigerar är kompakt men ändå innehåller mycket innehåll som kräver omfattande revidering, kan ett alternativ vara att använda ett nytt ark i dokumentet för att registrera din feedback som kommentarer.Denna metod kan också användas genom att skapa ett tomt avsnitt i början eller slutet av texten för att ge utökade kommentarer till specifika avsnitt eller till och med hela kapitel. Kommentarfunktionen i många ordbehandlingsprogram kan vara mer praktisk, men användarna har möjlighet att själva bestämma hur och när de vill använda denna funktion.

Utforska gärna de olika funktioner som du har tillgång till, t.ex. att använda Microsoft Words radnumreringssystem i dokumentet och därefter citera vissa rader i dina kommentarer. Det är viktigt att du bekantar dig grundligt med alla funktioner i detta ordbehandlingsprogram och skräddarsyr varje Spåra ändringar-uppgift efter dina behov.

Acceptera eller förkasta grupper av ändringar

I egenskap av författare som utvärderar ändringar som föreslagits av en redaktör, bör man noggrant överväga de flesta ändringar, oavsett om personliga justeringar görs.

När det gäller relativt obetydliga justeringar som format eller stavning finns det faktiskt en snabb metod för att införliva dessa ändringar eller ta bort dem helt och hållet. Välj helt enkelt hela passagen, högerklicka på den och välj antingen “Acceptera ändring” eller “Avvisa ändring”. Det beslut du fattar i denna fråga kommer att få konsekvenser för varje revidering inom nämnda stycke.

Att införliva alla ändringar i ett dokument är möjligt genom att vidta vissa åtgärder efter att du valt ett markerat avsnitt. När markören befinner sig över den valda texten klickar du på den och navigerar sedan mot botten av skärmen där en pilikon ska vara synlig. Genom att klicka på pilen kan man acceptera alla ändringar som gjorts i dokumentet på en gång. Det går också att välja att inaktivera spårningsfunktionen; detta beslut kan verkställas genom att navigera direkt under den tidigare nämnda knappen “Acceptera alla ändringar”.

Justera din granskningsruta

För att ytterligare förbättra din upplevelse när du använder “Spåra ändringar” i Microsoft Word, finns det en mängd olika alternativ tillgängliga. Till exempel kan produktivitetstillägg som utformats speciellt för detta ändamål användas för att effektivisera och förenkla redigeringsprocessen. Dessutom kan en enkel justering av arrangemanget av ens digitala arbetsyta leda till förbättrad effektivitet i arbetsflödet.

Funktionen “Granskningsfönstret” i Microsoft Word erbjuder en alternativ metod för att visa alla ändringar som gjorts i ett dokument, samtidigt som de förhindras från att hindra innehållet på skärmen.Detta gör att användarna kan arbeta med omärkt text och få en kortfattad översikt över varje ändring. För att växla mellan att visa rutan vertikalt eller horisontellt klickar du bara på den intilliggande pilen bredvid “Granskningsruta”.

Få Track Changes att fungera för dig

Vid en första anblick kan Microsofts funktion Track Changes verka komplicerad, men när man fördjupar sig visar det sig vara ett praktiskt och effektivt verktyg som effektiviserar både redigerings- och samarbetsprocesser när man förstår dess nyanser. För att underlätta processen kan användarna anpassa sina inställningar för Spåra ändringar innan de påbörjar arbetet, och därmed bestämma hur revideringar, anteckningar och granskningspanelen ska presenteras i dokumentet.

Att justera funktionen Spåra ändringar i Microsoft Word blir mer hanterbart när man fastställer ett arrangemang och en färgpalett som inspirerar snarare än uttömmer ens kreativa energi.