Så här samarbetar du i realtid i ett Word-dokument
Att arbeta med andra personer i ett Word-dokument kan vara en riktig utmaning. Även erfarna Microsoft 365-användare kan tycka att det är svårt att redigera och granska delade dokument.
Samarbete i realtid i ett Word-dokument underlättas av flera verktyg som gör det möjligt för användare att övervaka ändringar och ge godkännanden eller avslag. Dessa verktyg ökar effektiviteten när man arbetar tillsammans med dokument. I den här artikeln går vi igenom dessa verktyg och visar hur de kan användas för att optimera samarbetet.
Vad behöver du för att samarbeta i ett Word-dokument?
För att underlätta samtidig redigering av en Microsoft Word-fil via molnlagringstjänsten OneDrive, är det nödvändigt för användaren att först ladda upp dokumentet till sitt personliga OneDrive-konto genom att navigera till “Arkiv” och välja “Spara som”.
Dessutom rekommenderar vi att du använder en nyare version av Microsoft 365 och har en aktiv prenumeration. Enligt Microsoft kan du fortfarande redigera dokumentet samtidigt med andra personer, men du kommer inte att ha funktionen för realtidssamarbete.
För att få uppdaterade versioner av delade dokument kan det vara nödvändigt att regelbundet ladda om filen för att se eventuella ändringar som gjorts av andra. Om en persons Microsoft 365-prenumeration har löpt ut kan personen dessutom undersöka olika alternativ för att få ett reducerat pris för att förnya sin prenumeration.
Hur man delar ett Word-dokument
När man samarbetar i ett Word-dokument finns det flera sätt att dela sitt arbete med andra. En sådan metod är att öppna menyn “Arkiv” och välja “Dela”. Detta gör att alla inblandade parter kan komma åt och redigera dokumentet samtidigt, vilket främjar ett sömlöst samarbete.
Du ser att det finns två olika alternativ:
Du kan välja att skicka en kopia av dokumentet via e-post genom att ange e-postadresserna till de önskade mottagarna i det angivna fältet och klicka på knappen “Dela”.
Genom att använda delningsfunktionen tillsammans med en URL-länk kan ett stort antal personer få tillgång till filen genom att helt enkelt ange den delade länken. I fall där det krävs ett stort antal medarbetare kan denna metod visa sig vara ett praktiskt alternativ. Vid hantering av känslig information är det dock klokt att inkludera varje teammedlem personligen för att öka säkerheten.
När man använder en viss metod är det viktigt att avsätta tillräckligt med tid för att fastställa lämpliga behörigheter.Genom att klicka på ikonen “Redigera” kan man avgöra om de som dokumentet delas med är begränsade till att bara titta på det eller om de också har möjlighet att göra ändringar.
Följ dessa steg för att justera inställningarna för delning av dokumentet:1. Håll muspekaren över filen i Google Drive och välj “Dela” i den rullgardinsmeny som visas.2. Leta reda på avsnittet “Lägg till personer som ska dela” i popup-fönstret. 3. Ange e-postadresserna till dem som ska ha tillgång till dokumentet.4. Om du vill ange ett utgångsdatum eller ett lösenord, gå till respektive alternativ inom området “Avancerade inställningar”.5. När alla ändringar är gjorda, klicka på “Spara ändringar”.
Alternativt kan man välja att distribuera ett Word-dokument via OneDrive genom att klicka på filen med musens sekundära knapp och välja “OneDrive” från den efterföljande menyn. Därefter är det nödvändigt att konfigurera delningsparametrarna i enlighet med det tidigare beskrivna exemplet.
Hur man spårar och granskar ändringar i Microsoft Word
Baserat på de fastställda behörigheterna får de som har fått tillgång till ett visst dokument göra redigeringar och ändringar i det. För att effektivt kunna övervaka eventuella ändringar som kan genomföras av andra, rekommenderas starkt att aktivera funktionen “Spåra ändringar”.
För att aktivera spårning för alla användare i Microsoft Word, följ dessa steg:1. Navigera till fliken “Granska” i ditt dokument.2. Välj alternativet “Spåra” från rullgardinsmenyn.3. Klicka på knappen “Spåra ändringar” längst ner i fönstret.4. I dialogrutan som visas, se till att kryssrutan bredvid “För alla” är vald. Detta markerar all ny text som läggs till genom att understryka den, medan denna funktion tas bort från raderad text genom att markera den med en genomstruken linje.
Gå till inställningen “Lås spårning” genom att klicka på det ovannämnda alternativet och ange ett säkert lösenord. På så sätt säkerställer du att inga ändringar i dokumentet förbises på grund av att denna funktion oavsiktligt har inaktiverats.
Välj hur Microsoft Word ska visa ändringar
För att optimera arbetsflödet tillhandahåller Word ett alternativ för att bestämma vilken metod som ska användas för att visa ändringar i ett dokument. För att komma åt denna funktion, navigera till fliken “Granskning” och leta reda på rullgardinsmenyn intill ikonen “Visa för granskning”. Därifrån kan du välja mellan olika alternativ, t.ex. “Sidlayoutvy”, “Slutlig markering” eller “Story Editor”.
Den oförändrade versionen av texten visas i alternativet “Original”; detta innebär dock inte att anteckningar eller ändringar som gjorts av andra personer tas bort.
Den obearbetade versionen av texten visas, med de ändringar som tidigare har godkänts.
Den markerade texten illustrerar ändringar som gjorts av enskilda bidragsgivare genom distinkta nyanser, som omfattar alla former av anteckningar och visar alla ändringar i realtidssamarbetssessioner.
Den angivna texten verkar vara en kort beskrivning av en enkel markeringsfunktion som använder en röd linje för att indikera ändringar eller modifieringar i ett dokument eller en text.
Hur man accepterar eller avvisar ändringar i Microsoft Word
När man gör ändringar i ett dokument som spåras i Microsoft Word är det viktigt att noggrant överväga varje redigering innan man accepterar eller avvisar den. För att göra detta kan man högerklicka på den specifika ändring som gjorts i dokumentet och välja mellan “Acceptera infogning” om ny text har lagts till, eller “Avvisa infogning” om text har tagits bort. När du hanterar raderingar som gjorts av andra har du dessutom tillgång till alternativet “Acceptera radering” samt alternativet “Avvisa radering”.
Även om proceduren i sig kan verka okomplicerad, är det tänkbart att förbiseenden kan uppstå när flera personer samarbetar på ett enda dokument. För att säkerställa att inga ändringar går obemärkta förbi kan man använda funktionen “Ändringar” istället för att noggrant granska varje aspekt av dokumentet. Genom att använda de bekvämt placerade knapparna “Föregående” och “Nästa” i detta avsnitt kan användarna på ett effektivt sätt gå igenom alla ändringar.
Alternativt kan man välja att bekräfta och gå vidare till nästa revision genom att klicka på “Acceptera” följt av “Nästa”. Om diskussioner har förts med kollegor om de föreslagna ändringarna, är det lämpligt att acceptera alla ändringar med hjälp av funktionen “Acceptera alla ändringar”.
Du kan också avvisa föreslagna ändringar genom att klicka på alternativet “Avvisa” eller välja “Avvisa & Gå vidare” om du vill gå vidare till nästa steg. Alternativt kan du radera alla ändringar genom att navigera till fliken “Review” och klicka på den nedåtriktade pilen bredvid alternativet “Reject”. Välj sedan “Radera alla ändringar” som ett sätt att korrigera alla ensidiga datainmatningar som utförts i Microsoft Word utan föregående samråd.
Använd granskningsfönstret för att spåra ändringar i Microsoft Word
Ett annat effektivt sätt att hålla uppsikt över alla redigeringar är att använda granskningsfönstret. Detta verktyg visar det totala antalet iögonfallande spårade ändringar och kommentarer i din text.
antingen det “Vertikala granskningsfönstret” eller det “Horisontella granskningsfönstret”, beroende på vad du föredrar.
Hur man spårar ändringar som gjorts av specifika personer i Microsoft Word
För att effektivt organisera revisioner baserat på författarskap i Microsoft Word, navigera till “Granska” följt av “Spårning”. Expandera sedan alternativen för “Visa markering” genom att välja “Specifika personer”, medan du inaktiverar alla andra val förutom de som gäller de önskade författarnas ändringar.
Hur man slutar dela dokumentet eller ändrar behörigheter i Microsoft Word
Följ dessa steg för att återkalla behörigheten för vissa medarbetare att visa ett delat dokument:1. Öppna menyn “Dela” i dokumentet.2. Navigera till alternativet “Hantera åtkomst” som finns i undermenyn “Åtkomst”.
För att återkalla en användares åtkomst till ett delat dokument måste du först identifiera vilken person som har beviljats åtkomst. När du har identifierat personen följer du dessa steg:1. Klicka på användarnamnet för önskad person.2. Välj “Direktåtkomst” i rullgardinsmenyn som visas.3. Ytterligare en rullgardinsmeny
Samarbeta enkelt i Microsoft Word
Med hjälp av Microsoft Words många samarbetsfunktioner kan användare spara mycket tid eftersom de slipper upprepad kommunikation via e-post med kolleger om ändringar som gjorts i delade dokument. Dessutom har denna mångsidiga programvara ett omfattande utbud av funktioner och möjligheter som gör ytterligare ordbehandlingsprogram onödiga för att slutföra uppgifter. Exempel på detta är möjligheten att omvandla tabelldata till grafiska representationer och underlätta språköversättning i realtid.