9 oprofessionella misstag när du är värd för videosamtal på jobbet

Många yrkesverksamma underskattar fortfarande virtuella möten. De gör få eller inga förberedelser eftersom dessa samtal sker via videokonferensplattformar, plus att de kan stänga av sin kamera och mikrofon.

Även om virtuella konferenser kan vara mer praktiska än fysiska, bör de inte underskattas eftersom de fortfarande kan ha en betydande inverkan på produktiviteten. Dåliga förberedelser kan leda till förseningar, försvåra teamarbetet eller leda till missförstånd. För att onlinemötena ska bli så bra och effektiva som möjligt är det viktigt att följa vissa riktlinjer när man organiserar och deltar i distansvideosessioner för affärsändamål.

Att förbise säkerhetsåtgärder

Image Credits: Stefan Kühn/ Wikimedia Commons

Det anses vara oprofessionellt och riskabelt att bortse från sekretessåtgärder innan man deltar i arbetsrelaterade videokonferenser. Om du gör det kan dina möten utsättas för potentiella säkerhetsöverträdelser som obehörig åtkomst av illasinnade personer som vill orsaka störningar eller stjäla känslig information, inklusive personer med avancerad teknisk kompetens som är inblandade i kriminell verksamhet.

En effektiv metod för att garantera säkerheten vid möten är att implementera en omfattande strategi som omfattar både tekniska och icke-tekniska åtgärder, t.ex. kryptering, åtkomstkontroller och utbildning av medarbetarna i cybersäkerhet. Genom att vidta dessa försiktighetsåtgärder kan organisationer skydda sin känsliga information från obehörigt röjande eller avlyssning under virtuella sammankomster.

Arbetet med att sätta lösenord bör utföras med största omsorg och uppmärksamhet. Det rekommenderas att varje individ fastställer en särskiljande kod för varje sammankomst och säkerställer dess konfidentialitet genom att överföra den säkert till alla deltagare via privata medel.

Vi prioriterar att förbättra väntrummen så att deltagarna kan kontrolleras och bekräftas innan de släpps in.

Genom att begränsa antalet deltagare i ett virtuellt möte blir det lättare att övervaka och styra förloppet på ett effektivt sätt.

Att värna om sin integritet är av yttersta vikt när man använder videokonferensplattformar, och det skulle vara klokt att bekanta sig med strategier som kan hjälpa till att bevara denna viktiga aspekt.

Lämna mikrofonen på under hela mötet

Det är tillrådligt att avstå från att hålla mikrofonen aktiverad under videokonferenser eftersom den kan fånga upp oönskade ljud från omgivande personer eller hushållsföremål, vilket kan orsaka störningar för mötesdeltagarna.I extrema situationer kan ljudet från din enhet dessutom överrösta ljudet från andra deltagare.

För optimal ljudkvalitet och artikulation är det tillrådligt att använda muting-funktionen med försiktighet. Aktivera mikrofonen när du talar, avaktivera den när du lyssnar och tryck på uttryckssymboler på skärmen om du blir avbruten av andra deltagare.

Det kan faktiskt vara besvärligt att byta mikrofon upprepade gånger under längre konferenser. Detta är dock ett okomplicerat sätt att visa att man tar hänsyn till andras inlägg och är koncentrerad under hela samtalet.

Ställa in dåliga bakgrunder för videosamtal

För att få en positiv och professionell inverkan under virtuella möten är det viktigt att de anställda har en ren och välorganiserad arbetsyta som återspeglar deras uppmärksamhet på detaljer och engagemang för sitt arbete. Å andra sidan kan en rörig eller ovårdad miljö förmedla motsatt budskap och tyda på bristande engagemang för teamsamarbete och produktivitet.

Utan tvekan bör förslaget att införliva bibliotekshyllor i den egna arbetsytan inte tolkas som ett stöd. Istället ger en ren, osmyckad yta utan iögonfallande hinder en känsla av diskret elegans och blygsamt överflöd, samtidigt som den undviker potentiella källor till förströelse.

När du arbetar i ett trångt utrymme är det lämpligt att ändra videobakgrunden. De som ofta använder Zoom kan t.ex. bläddra i utbudet av virtuella bakgrunder eller tillfälligt dölja sin närmiljö innan de startar en Zoom-konferens. Dessutom kan det vara bra att skaffa sig kunskap om hur man skapar personliga Zoom-bakgrunder.

Använda privata chattfunktioner för personliga samtal

När man använder videokonferensprogram för kommunikation är det lämpligt att avstå från att använda funktionen för privata meddelanden för personliga samtal, särskilt om det gäller ämnen som inte är arbetsrelaterade. Denna försiktighetsåtgärd bör vidtas på grund av möjligheten att överordnade ser sådana utbyten. Även om värdarna inte kan övervaka privata konversationer under ett samtal sparar vissa plattformar inspelningar av sådana interaktioner som kan bli tillgängliga för arbetsgivare. Mot bakgrund av detta kan det antas att företag har fullständig behörighet över konton som tillhandahålls av organisationen.

Oavsett om arbetsledare personligen granskar konfidentiella samtal eller inte, är det oacceptabelt att göra nedsättande kommentarer under affärskommunikation. Om sådana uttalanden upptäcks kan det få återverkningar.Det är viktigt att skapa en miljö som är både hövlig och effektiv; personliga skämt bör begränsas till mer lämpliga sammanhang.

Delta i onlinemöten i olämpliga sammanhang

Bildkredit: AbhiSuryawanshi/ Wikimedia Commons

Även om distans- och hybridarbetslösningar kan vara bra för flexibiliteten, är det fortfarande viktigt att individer deltar i virtuella möten i lämpliga sammanhang. Det skulle vara olämpligt att delta i arbetsrelaterade samtal medan man kör ett fordon, reser eller äter. Sådana aktiviteter kan leda till att ens tankar blir fragmentariska och oinformerade, vilket potentiellt kan störa andra deltagare som förväntar sig fokuserade och sammanhängande inlägg från sina kollegor under dessa sessioner.

För att säkerställa en produktiv och respektfull kommunikationsprocess under denna period är det bäst att informera andra om din nuvarande situation. Detta kan ske genom att du antingen flyttar eventuella inbokade möten så att de passar din framtida tillgänglighet eller avböjer att delta om ditt schema inte tillåter det. Båda alternativen är att föredra framför att bara närvara till namnet, eftersom det kan undergräva mötets integritet.Om du inte kan skapa en lämplig miljö för telefonsamtal hemma, kan ett annat alternativ vara att gå med i en delad arbetsyta. Innan du fattar ett sådant beslut är det dock viktigt att noggrant utvärdera flera viktiga aspekter, inklusive plats, kostnad, bekvämligheter och kompatibilitet med din arbetsstil.

Kära kollegor,Jag hoppas att detta meddelande når er välbehållna. När jag nu påbörjar min årliga semester är det med stor glädje som jag vill framföra min uppriktiga tacksamhet för allt ert hårda arbete och engagemang under det gångna året. Under min frånvaro kan du vara säker på att alla brådskande frågor kommer att behandlas omgående av vår uppskattade kollega, [Namn], som jag varmt rekommenderar som en bra ersättare under min frånvaro. Om det finns några frågor eller problem som kräver omedelbar uppmärksamhet, vänligen rikta dem till [Namn] på [E-postadress]. Det skulle uppskattas mycket om du kunde avstå från att skicka icke-väsentliga e-postmeddelanden eller kommunikation under min semester så att jag helt kan koppla bort och ladda för att återvända till jobbet uppfriskat och vitaliserat. Tack än en gång för din förståelse

Kommer för sent till online-möten

Att vara punktlig är en viktig aspekt som gäller både fysiska och virtuella möten. Att komma för sent till konferenssamtal kan uppfattas som respektlöst och leda till onödiga förseningar och slöseri med resurser.

Dessutom är det vanligt att videokonferensapplikationer genererar meddelanden som informerar användarna när deltagare har gått in i eller ut ur ett virtuellt mötesutrymme. Vissa personer kan dock uppleva detta som påträngande och störande. När Zoom används kommer t.ex. en tydlig auditiv signal, t.ex. ett poppande ljud, att avges varje gång en ny deltagare ansluter till konversationen, vilket potentiellt kan stoppa tankeflödet som uttrycks av den primära presentatören.

För att minska risken för förseningar på grund av fel eller förbiseenden vid schemaläggningen är det lämpligt att använda kalenderapplikationer för att ställa in påminnelser. Genom att konfigurera ett larm som aktiveras några minuter före varje schemalagd händelse kan du säkerställa punktlighet på både professionella och privata plattformar. Detta tillvägagångssätt kan underlätta tidshanteringen och samtidigt minska risken för förseningar till följd av att viktiga datum eller deadlines förbises.

Förbereder inte din enhet för skärmdelning

För att säkerställa en smidig arbetsrelaterad presentation under ett distansmöte med skärmdelningsfunktionen rekommenderas att du vidtar nödvändiga försiktighetsåtgärder före sessionen genom att organisera dina enheter i enlighet med detta. Det vore särskilt klokt att rensa bort allt material som inte är arbetsrelaterat, t.ex. personliga eller konfidentiella filer och annat som anses olämpligt. Syftet är att undvika eventuella pinsamheter som kan uppstå om känslig information oavsiktligt avslöjas under samtalet.

Personer som ofta håller presentationer i tjänsten uppmanas att begära särskild utrustning för sitt arbete. Om detta inte görs kan det leda till att värdefull tid går åt till att hämta och återställa förlorade eller skadade data.

Att inte tänka på sitt utseende

Det är viktigt att notera att virtuella möten inte längre är begränsade till att genomföras utan kameror. I själva verket är det viktigt att förbereda sig för videokonferenser genom att se till att man ser bra ut och sköter sig ordentligt. Detta inkluderar att tvätta ansiktet, kamma håret och klä sig i lämplig klädsel. När du ställer in videokonferensen bör du dessutom se till att kameran är placerad nära en ljuskälla så att ansiktet syns bättre under mötet.

Slarvigt deltagande i vardagliga samtal

När man deltar i konferenssamtal med kollegor eller kunder är det inte ovanligt att personer deltar i vardagliga samtal medan de väntar på att alla parter ska anlända.Sådana trevliga samtal hjälper till att lindra eventuella obehag som kan uppstå innan mötet inleds. Det är dock viktigt att vara återhållsam när man diskuterar ämnen som inte har med arbetet att göra, och istället fokusera på lämpliga ämnen som har med den aktuella uppgiften att göra. Man bör undvika att bli alltför entusiastisk när man får reda på att personliga bekanta också deltar i samtalet, eftersom detta kan leda till oönskade resultat som oönskad uppmärksamhet från ens arbetskamrater eller överordnade som oväntat kan ansluta sig till samtalet.

Om du leder samtalet är det lämpligt att aktivera vänteläget för att göra det möjligt att välja deltagare och ge förhandsbesked till andra. Det är viktigt att se till att alla individer samlar sina tankar innan högt uppsatta tjänstemän släpps in. Deltagarna bör också vara uppmärksamma på ljudsignaler som indikerar att ytterligare deltagare anländer.

Anordna arbetssamtal som ett affärsproffs

I takt med att företag i allt högre grad anammar hybrid- och distansarbetsformer har virtuella konferenser blivit ett acceptabelt substitut för traditionell interaktion ansikte mot ansikte. Därför är det viktigt att behandla virtuella möten med samma nivå av professionalism som de personliga mötena. Minimala förbiseenden som att inaktivera sin videoflöde, se ovårdad ut eller använda en rörig bakgrund kan minska trovärdigheten. Om man inte förbereder sig ordentligt kan det dessutom leda till att kollegorna tar illa vid sig i ett senare skede.

Det kan vara bra att införa en enkel ritual inför videokonferenser. Överväg att ta på er professionell klädsel, kontrollera att utrustningen fungerar och ordna en lämplig bakgrund innan ni går med i virtuella möten.