Vad är skuggdata och hur kan du minimera skadan?

Du kan inte vara säker på att din organisations data är dolda för nyfikna ögon även om du har implementerat de senaste datasäkerhetslösningarna. Hotaktörer kan rikta in sig på skuggdata i ditt företag för att orsaka dataintrång och skada ditt företags rykte och ekonomi.

Med skuggdata avses information som finns utanför en organisations formella datahanteringssystem men som fortfarande kan användas eller åberopas för beslutsfattande. Den kommer ofta från olika källor, t.ex. anställdas enheter, tredjepartsapplikationer och molntjänster. För att minska riskerna med skuggdata bör organisationer implementera en omfattande strategi för datastyrning som omfattar policyer och rutiner för hantering av känslig information, övervakning av användningsmönster och efterlevnad av relevanta bestämmelser. Dessutom kan utbildning av anställda om bästa praxis för hantering av datasäkerhet bidra till att minska sannolikheten för oavsiktlig exponering eller avsiktligt missbruk av skuggdata.

Vad är skuggdata?

Skuggdata, även kallat “dataskugga”, omfattar information som förblir dold från en individs eller en organisations övergripande datastyrningsstruktur.

Organisationer använder en rad olika datasäkerhetsåtgärder för att identifiera, kategorisera och skydda känslig information. Skuggdata - som inte omfattas av traditionella övervaknings- och loggningssystem - innebär dock betydande utmaningar för efterlevnad och säkerhet på grund av att de inte övervakas.

Exempel på skuggdata är bl.a:

Att använda autentisk kundinformation i utvecklingssammanhang är en vanlig praxis, även om det innebär inneboende risker på grund av risken för intrång och oavsiktlig användning.

Ett företag kan ha föråldrad programvara som de inte längre använder, som kan innehålla viktig information och vara föremål för potentiella säkerhetsproblem på grund av bristande underhåll.

Generering av applikationsloggar kan leda till att register skapas som innehåller konfidentiella uppgifter, vilket potentiellt kan leda till kompromisser om de inte aktivt övervakas och hanteras.

Det är inte ovanligt att företag delegerar olika ansvarsområden till externa tjänsteleverantörer, men detta kan medföra vissa risker om sådana enheter saknar robusta säkerhetsprotokoll.

Låt oss fördjupa oss i en diskussion om skillnaderna mellan skuggdata och skugg-IT.

Hur skiljer sig skuggdata från skugg-IT?

Skugg-IT, som omfattar icke godkänd hårdvara och programvara som används av organisationer, kan ta sig olika uttryck, t.ex. att anställda använder förbjudna kommunikationsapplikationer eller att projektteam använder extern programvara som IT-avdelningen inte är medveten om.

Medan skuggdata avser information som förblir dold för en organisations datasäkerhetsåtgärder och operativa protokoll, omfattar det alla former av känsligt material som inte omfattas av sådana skyddsåtgärder och policyer.

Med tanke på att organisationens IT-avdelning inte känner till förekomsten av Shadow IT, kan all data som bearbetas med icke-godkänd hård- och mjukvara förbli oupptäckt av institutionens cybersäkerhetsåtgärder. Följaktligen kommer all känslig information som överförs eller lagras inom denna olagliga domän att existera som “skuggdata”, utanför räckvidden för konventionella dataskyddsstrategier.

All arbetsrelaterad information som lagras av anställda på deras personliga molnplattformar utgör i själva verket skuggdata i ett företagssammanhang.

Även om både skugg-IT och skuggdata utgör tydliga faror, skiljer sig deras respektive faror åt i karaktär. Användningen av skugg-IT kan leda till oadresserade säkerhetsbrister i en organisations nätverksinfrastruktur samt bristande efterlevnad av etablerade policyer och regler. Å andra sidan innebär hanteringen av skuggdata en förhöjd risk för obehörig åtkomst till konfidentiella register och känslig information.

Skugg-IT och skuggdata utgör tillsammans ett potentiellt säkerhetshot eftersom de utgör medlet respektive målet.

Hur skiljer sig skuggdata från dark data?

Med Dark Data avses information som samlas in av en organisation inom ramen för dess ordinarie verksamhet men som inte används för något annat ändamål. Ofta sparas denna typ av data på grund av efterlevnadskrav och kan finnas på olika avdelningar inom företaget. Dessa data kan utgöra ett hot mot företagets cybersäkerhet om de inte hanteras på rätt sätt.

Mörka data omfattar en mängd olika outnyttjade informationskällor, t.ex. historiska personalregister, föråldrat presentationsmaterial, inaktuella kundundersökningar och arkiverade e-postmeddelanden.

Dark data avser information som genereras av ett företags egen IT-infrastruktur inom ramen för den normala affärsverksamheten, men som inte används för något annat ändamål och som med tiden kan bli föråldrad, överflödig eller inte längre anses vara värdefull.Detta står i kontrast till skuggdata, som omfattar alla typer av ostrukturerade och halvstrukturerade data utanför en organisations formella system och databaser som skapas som ett resultat av anställdas beteende och interaktioner på olika digitala plattformar som sociala medier, meddelandeappar, molnlagringstjänster etc., och som ofta samlas in utan uttryckligt samtycke från individer.

Det finns däremot två metoder för att skapa skuggdata:

Avsiktligt framkallad utanför ramarna för en organisations auktoriserade ramverk för informationsteknik, ofta kallad “skugg-IT”, är ett fenomen som uppstår ur olika motiv och behov inom företaget eller på arbetsplatsen.

⭐Omedvetet orsakad av ditt företags överdrivna delande.

Begreppet “dark data” kan omfatta vissa fall av “skuggdata”, vilket avser information som finns i en organisations system men som inte enkelt kan nås eller analyseras på grund av tekniska begränsningar eller andra faktorer. I den meningen kan all data som faller inom ramen för någon av kategorierna potentiellt betraktas som en del av den bredare definitionen av dark data.

Hur uppstår skuggdata?

Skuggdata uppstår på grund av flera avgörande faktorer.

I första hand är det tänkbart att din DevOps-personal, i sin iver att påskynda verksamheten, förbiser viktiga säkerhetsåtgärder. En sådan förbiseende kan ge upphov till latenta hot som härrör från “skuggdata”. I samband med att molnbaserade resurser snabbt tillhandahålls och avvecklas finns det en möjlighet att oupptäckta informationstillgångar oavsiktligt lämnas kvar och undgår uppmärksamhet från både IT- och dataskyddsenheter.

Dessutom har det allt vanligare distansarbetet lett till ett ökat beroende av nischade programvarulösningar som syftar till att underlätta kommunikation och samarbete i realtid, och därmed oavsiktligt gett upphov till fenomenet “skuggdata”. Detta inträffar när personal använder obehöriga tredjepartsapplikationer som faller utanför IT-ledningens ansvarsområde, vilket leder till en smygande ackumulering av känslig information.

Dessutom ger personalens användning av icke godkända tekniska resurser upphov till vad som kallas skugg-IT. Användningen av sådana verktyg för att lagra eller dela information resulterar i att skuggdata skapas, som existerar utanför gränserna för ett företags auktoriserade system och övervakning.

Att hantera ett företag som är verksamt i flera moln innebär en utmaning när det gäller att övervaka data effektivt och identifiera ackumulering av skuggdata.

Slutligen är det möjligt att dina anställda lagrar känslig information på sina personliga enheter eller molnlagringstjänster som Google Drive eller OneDrive utan korrekt behörighet och därmed kringgår din organisations datahanteringsprotokoll.

Hur man minimerar riskerna med skuggdata

Förekomsten av skuggdata är till viss del oundviklig, eftersom den ofta uppstår i samband med ett företags dagliga verksamhet.

Genom att vidta vissa åtgärder kan man dock minska de potentiella hot som skuggdata utgör för ett företag.

Upptäck och skydda dina data

Det är absolut nödvändigt för dina säkerhets- och efterlevnadsavdelningar att noggrant undersöka alla datalagringsanläggningar, inklusive datasjöar, molnbaserade system och SaaS-plattformar (Software as a Service), för att identifiera tillgångar som innehåller känslig information.

För att effektivt kunna implementera lämpliga säkerhetsåtgärder för din organisations data är det viktigt att först identifiera och kategorisera all relevant information som lagras i olika arkiv. Denna process bör inte begränsas till strukturerad data utan även omfatta semistrukturerade och ostrukturerade datakällor.

Helst bör man använda ett verktyg som konsoliderar alla organisationens datakällor till en enhetlig plattform och samtidigt ger tillgång till en omfattande instrumentpanel. En sådan lösning gör det möjligt att snabbt identifiera avvikande trender eller mönster i data.

Genom att införa restriktioner för behörigheter och åtkomst till data kan organisationer förhindra att obehöriga parter får tillgång till konfidentiell information. Mekanismer för åtkomstkontroll möjliggör selektivt utlämnande av känsliga data genom att ge tillstånd till specifik personal som behöver det för legitima ändamål. Denna åtgärd skyddar mot missbruk av känslig information och upprätthåller dataintegriteten.

Hantera förekomst och ackumulering av skugg-IT

Effektiv hantering av skugg-IT kan minska de potentiella faror som skuggdata utgör. Genom att hålla uppsikt över den programvara och de plattformar som används blir det lättare att säkra den information som lagras där.

Att se till att vår personal har tillgång till lämpliga resurser för att kunna utföra sina uppgifter effektivt, effektivisera utvärderings- och godkännandeförfarandet för integrering av nya tekniska lösningar och öka medvetenheten bland vår personal om potentiella faror i samband med obehöriga programvaruapplikationer kan bidra till en effektiv hantering av skugg-IT inom vår organisation.

Mot bakgrund av detta är det möjligt att reglera mängden skuggdata som produceras inom en organisation som en följd av skugg-IT-praxis.

Implementera Security-First Policies

Att integrera robusta cybersäkerhetsåtgärder i livscykeln för mjukvaruutveckling (SDLC) måste vara en prioritet för alla organisationer, med efterlevnads- och säkerhetsteam som upprätthåller omfattande tillsyn över DevOps-aktiviteter och utvecklarnas hantering av känslig information.

Genom att implementera lämpliga riktlinjer för säkerhet och regelverk i början av livscykeln för programvaruutveckling (SDLC) kan man effektivt minska genereringen av skuggdata till följd av DevOps-praxis och utvecklaraktiviteter.

Dessutom rekommenderas det starkt att omfattande riktlinjer fastställs för systematisk radering av eventuella kvarvarande skuggdata i databasen på en konsekvent basis.

Utbilda dina anställda

För att minska de potentiella hot som förknippas med skuggdata är det viktigt att organisationer prioriterar att utveckla robusta utbildningsprogram för cybersäkerhet som fokuserar på att öka medvetenheten bland anställda om farorna med osäkrad datalagring och de åtgärder som krävs för att förhindra att sådana skapas.

Dessutom är det viktigt att undvika att behandla cybersäkerhet som en engångsföreteelse inom organisationen. Överväg istället att genomföra regelbundna, mindre utbildningstillfällen utspridda över året, med fokus på att känna igen skuggdata, skydda lagrad information på ett säkert sätt och skydda kritiska datatillgångar från potentiella hot.

Skuggdata är en stor säkerhetsrisk

Det är absolut nödvändigt att minska de potentiella riskerna med oreglerade data för att kunna garantera säkerheten för konfidentiell information. Information som faller utanför ett företags ansvarsområde kan utsättas för obehörigt intrång, cyberattacker och avslöjanden. Sådana händelser kan leda till rättsliga konsekvenser, skadat rykte och urholkat förtroende hos konsumenterna.

Hantering av skuggdata är av yttersta vikt för att säkerställa omfattande cybersäkerhet.