9 ferramentas para tornar as suas reuniões em linha mais produtivas

Key Takeaways

As aplicações de agendamento, como o Calendly e o Cal, podem ser utilizadas para organizar e coordenar compromissos sem esforço, tendo em conta a disponibilidade de todas as partes envolvidas.

A utilização de ferramentas como a supressão de ruído na aplicação, ou de aplicações como o Krisp e o Noise Blocker, pode ajudar a realizar uma chamada com a máxima clareza, reduzindo as perturbações ambientais.

A utilização de software como o Krisp, o Magical ou o Supernormal pode revelar-se vantajosa para automatizar as actas das reuniões através da utilização de inteligência artificial para efeitos de transcrição e condensação, permitindo que os indivíduos se concentrem na substância do diálogo.

Apesar de serem essenciais para um trabalho de equipa eficiente e para as operações organizacionais, as reuniões podem ocasionalmente revelar-se um obstáculo à produtividade devido a vários factores, tais como atrasos, falhas de áudio e dificuldade em ouvir ou compreender certas partes da conversa. Isto é especialmente verdade no caso das reuniões em linha, que podem sofrer de problemas semelhantes causados por dificuldades técnicas.

No entanto, com os instrumentos adequados, manter a concentração apesar destas distracções não é um desafio. A seguir, apresentamos os instrumentos mais eficazes para garantir uma produtividade óptima nas suas conferências em linha.

Agendar como um profissional

O processo de organização e coordenação de reuniões pode revelar-se complicado, especialmente quando se considera a disponibilidade de todos os participantes. Agendar conferências em diferentes fusos horários com funcionários distantes é uma tarefa assustadora. No entanto, existem aplicações disponíveis que simplificam este processo, tornando-o mais fácil de gerir.

Calendly.com

O Calendly é uma aplicação de agendamento altamente eficiente que elimina a possibilidade de dupla marcação, permitindo aos utilizadores sincronizar os seus vários calendários. Isto resulta na apresentação apenas das faixas horárias disponíveis para reserva, protegendo assim a privacidade da organização das reuniões.

Cal.com

O Calendly oferece uma opção para considerar vários calendários e apresentar as faixas horárias disponíveis, à semelhança do próprio Calendly. Além disso, por um custo adicional, oferece uma funcionalidade Teams que permite aos utilizadores incluir outros participantes na sua programação. Isto é particularmente útil para coordenar reuniões com um grupo de indivíduos, tendo em conta o horário de cada pessoa.

Magical

O Magical é uma ferramenta altamente avançada que funciona como um sincronizador de calendário abrangente e um auxiliar de reunião virtual competente. Esta extensão inovadora funde-se sem esforço com o navegador Web Google Chrome para oferecer aos utilizadores actualizações constantes sobre os seus compromissos futuros.

Tenha chamadas nítidas

As conferências virtuais dependem muito da nitidez do áudio. Embora possa parecer uma tarefa fácil, manter uma comunicação clara na privacidade de casa é muitas vezes dificultado por distracções como crianças a brincar, animais a fazer barulho e sons de aparelhos domésticos. No entanto, existem

Supressão de ruído na aplicação

As aplicações de reunião em linha proeminentes acima mencionadas, como o Zoom, o Microsoft Teams e o Discord, possuem capacidades de redução de ruído integradas que podem eliminar eficazmente a maioria dos sons ambiente sem necessitar de qualquer assistência de software adicional.

Krisp

Krisp é uma aplicação muito aclamada que ganhou imensa popularidade pela sua capacidade de suprimir ruídos de fundo indesejados, melhorando assim a clareza e a qualidade do áudio durante as reuniões. Esta aplicação pode ser instalada sem esforço em várias plataformas e funciona sem problemas em conjunto com uma série de software de conferência.

Noise Blocker

A aplicação conhecida como Noise Blocker é uma ferramenta eficaz para reduzir os sons de fundo indesejados. Fornece aos utilizadores a capacidade de regular o nível de redução de ruído, tornando-a adequada para aqueles que desejam manter uma certa quantidade de som ambiente. No entanto, uma desvantagem deste programa é a sua disponibilidade limitada, sendo acessível apenas em sistemas operativos como o Windows 10 ou versões posteriores.

Automatize as suas notas de reunião

O texto seguinte foi simplificado para facilitar a leitura e a compreensão:Tomar notas durante uma reunião ou chamada telefónica pode ser moroso e exigir toda a atenção, o que pode levar à perda de informações. Felizmente, existem várias aplicações disponíveis que empregam inteligência artificial (IA) para gravar e transcrever discussões, permitindo que os utilizadores se concentrem na conversa sem sacrificar os seus detalhes.A lista seguinte inclui algumas dessas ferramentas:

Krisp

O Krisp oferece uma tecnologia de supressão de ruído de última geração, para além de capacidades de transcrição excepcionais para reuniões. Quando equipado com a funcionalidade de gravação de áudio, o Krisp gera transcrições automáticas, notas e resumos de chamadas com o mínimo de esforço exigido ao utilizador.

Magical

O Magical oferece mais do que apenas um calendário de reuniões. Também pode funcionar como um assistente virtual durante as chamadas telefónicas, tomando notas e ajudando a criar agendas com base em reuniões anteriores. Além disso, a sua funcionalidade AI Notetaker permite a transcrição de chamadas em tempo real e a criação de resumos de reuniões e pontos de ação.

Supernormal

A utilização de inteligência artificial permite ao Supernormal registar e resumir meticulosamente as conferências, permitindo que os indivíduos se concentrem no diálogo. A plataforma é capaz de criar actas completas, identificar resoluções cruciais e arquivar tarefas mencionadas durante a reunião.

Tire o máximo partido das suas reuniões

A incorporação dos utilitários discutidos anteriormente pode aumentar significativamente a produtividade das suas reuniões. Através da utilização criteriosa de aplicações e ferramentas, verificará que é possível criar um fluxo de trabalho e um ambiente adequados às suas necessidades. De facto, existe uma aplicação para cada objetivo concebível!

Embora as aplicações possam eliminar barreiras técnicas, é igualmente importante promover uma atmosfera encorajadora que conduza a um diálogo aberto e à colaboração quando se utilizam esses programas.