Como reduzir o tamanho da sua folha de cálculo do Excel
As folhas de cálculo do Excel podem facilmente tornar-se pesadas e grandes, especialmente se contiverem muitos dados ou imagens. Embora isto possa não ser um problema na maioria dos casos, pode dificultar a gestão, a partilha e o trabalho com a folha de cálculo de forma eficiente.
Felizmente, existem várias medidas que podem ser implementadas para diminuir a magnitude dos documentos do Microsoft Excel, preservando todas as informações relevantes. Para o efeito, apresenta-se de seguida um exemplo para fins ilustrativos.
Eliminar Folhas Indesejadas
Para minimizar o tamanho do seu livro de trabalho do Microsoft Excel, é aconselhável remover quaisquer folhas de trabalho desnecessárias dentro do documento. Para realizar esta tarefa, basta aceder ao seu ficheiro Excel, clicar no botão do rato num ponto adjacente à folha supérflua e, em seguida, escolher a opção “Eliminar” no menu de contexto que se segue.
Da mesma forma, também é possível eliminar tabelas, gráficos, quadros e outros componentes desnecessários.
Remover formatação desnecessária
A dimensão de um documento do Excel pode expandir-se ainda mais como resultado de uma personalização extensiva das células, com cada célula refinada a consumir armazenamento adicional no ficheiro. Para ilustrar, considere um cenário em que os contornos das bordas das células são decorados; esses enfeites ocupariam mais espaço no documento em comparação com sua apresentação padrão.
Para eliminar qualquer formatação indesejada numa folha de cálculo do Excel, siga estes passos simples:
Abra o livro de trabalho do Microsoft Excel pretendido e seleccione o intervalo de células específico que pretende eliminar de qualquer formatação.
Clique no separador “Home” localizado na parte superior da página.
⭐ No grupo Edição, clique no botão Limpar e seleccione Limpar Formatos no menu resultante. 
Modificar Preferências de Tamanho e Qualidade da Imagem
Há algum conteúdo gráfico presente no seu documento do Microsoft Excel? Nesse caso, reduzir as dimensões e a resolução dos elementos visuais pode contribuir para diminuir o tamanho total do ficheiro Excel.
É essencial reconhecer que o ajuste das dimensões e da fidelidade do conteúdo visual pode influenciar a sua apresentação num documento Excel. No entanto, se tais compromissos estiverem de acordo com as expectativas, pode-se proceder à implementação das configurações necessárias para que o Microsoft Excel preserve as imagens com uma capacidade de resolução reduzida.
⭐Abra o Microsoft Excel no seu PC.
Clique na opção “Ficheiro” localizada na parte superior do ecrã.
⭐SeleccionarOpçõesno painel esquerdo.
Na caixa de diálogo Opções do Excel, navegue até ao separador Avançadas para aceder e configurar as definições avançadas da aplicação Microsoft Excel.
Ajustar as definições de tamanho e qualidade da imagem é crucial para otimizar as suas imagens, o que, por sua vez, pode melhorar significativamente o desempenho do seu Web site. Ao fazê-lo, está a garantir que apenas as informações necessárias são carregadas, reduzindo assim os tempos de carregamento da página e melhorando a experiência do utilizador. Para atingir este objetivo, navegue até à secção “Tamanho e qualidade da imagem”, verifique se a opção “Descartar dados de edição” foi selecionada e proceda a quaisquer ajustes adicionais necessários.
Para não reduzir a qualidade da imagem, desmarque a opção “Comprimir imagens”, que é representada por uma caixa de verificação com um ícone de estrela.
Seleccione o menu pendente situado ao lado de “Resolução por defeito” para optar por uma resolução de visualização igual ou inferior a 150 pixels por polegada (ppi).
⭐ Clique em OK para guardar as alterações. 
Comprimir imagens na folha de cálculo do Excel
Se preferir não reduzir a resolução de todas as imagens no documento do Excel, o Microsoft Excel fornece uma solução alternativa que permite comprimir fotografias específicas individualmente. Ao fazê-lo, pode minimizar eficazmente o tamanho do ficheiro Excel sem afetar outros elementos visuais.
Seleccione a representação gráfica no seu livro de trabalho do Microsoft Excel que pretende reduzir em tamanho.
⭐Clique na guia Formato de imagem.
Por favor, refine o texto fornecido da seguinte forma:Na secção “Ajustar”, utilize o botão “Comprimir imagens” para reduzir o tamanho do ficheiro de imagem, quando necessário.
Seleccione a imagem que pretende comprimir e assinale a caixa correspondente. Isto aplicará o processo de compressão apenas à imagem escolhida, em vez de a todas as imagens da seleção.
Seleccione a caixa de verificação junto a “Apagar áreas cortadas de imagens” para ativar esta funcionalidade, que lhe permite remover quaisquer partes indesejadas de uma fotografia que possam ter sido acidentalmente cortadas durante o processo de edição.
Na secção “Resolução”, pode escolher entre uma gama de opções PPI (Pixels por polegada) que se adequam às suas preferências.
⭐ Clique em OK . 
Repetir o processo mencionado acima várias vezes resultará em mais compressão das imagens dentro da pasta de trabalho do Excel, levando subsequentemente a uma redução considerável no seu tamanho total.
Impedir que o Excel salve o cache de tabela dinâmica
Os caches de tabela dinâmica no Microsoft Excel servem como um repositório provisório para informações utilizadas por tabelas dinâmicas. Esta funcionalidade aumenta a eficiência computacional e permite aos utilizadores interagir com as tabelas dinâmicas de forma mais eficaz, ao mesmo tempo que contribui para o aumento do tamanho do ficheiro devido à persistência dos dados em cache no documento.
Para evitar que a cache dinâmica seja guardada juntamente com um livro de trabalho do Excel que contenha uma tabela dinâmica, siga estas directrizes quando trabalhar com o pacote de software Microsoft Office.
⭐Abrir a folha de cálculo do Excel.
Para aceder à funcionalidade Análise de tabela dinâmica, siga estes passos:1. Primeiro, seleccione uma célula na sua tabela dinâmica.2. Em seguida, navegue até à parte superior do ecrã e localize o separador “Análise de tabela dinâmica”.3. Clique neste separador para ativar a funcionalidade Análise de tabela dinâmica.
⭐Clique no botãoOptions (Opções).
Para aceder à janela Opções da Tabela Dinâmica e navegar para o separador Dados, siga estes passos:1. abra a folha de cálculo que contém a Tabela Dinâmica que pretende modificar.2.Clique no botão “Dados” no canto superior esquerdo do ecrã ou vá para “Analisar” > “Opções de tabela dinâmica”.3. Quando a janela Opções de tabela dinâmica estiver aberta, seleccione o separador “Geral” se ainda não estiver selecionado.4. A partir daí, localize a secção “Dados” no painel de opções. Se uma opção específica relacionada com os dados não estiver disponível aqui, tente selecionar outros separadores, como “Layout & Format”, “Row Labels”, etc., que podem conter definições relevantes para modificar a apresentação dos dados.
Confirme se pretende guardar os seus dados de origem juntamente com a caixa de verificação assinalada e, ao mesmo tempo, atualizar os dados quando reabrir o ficheiro, seleccionando as caixas de verificação adequadas.
⭐ Clique em OK para confirmar. 
Ao executar as medidas acima mencionadas, a cache de pivô dentro da pasta de trabalho do Excel será intencionalmente eliminada, resultando em uma diminuição do tamanho total do arquivo.
Guardar a folha de cálculo em formato binário (.Xslb)
O formato de ficheiro predefinido do Microsoft Excel para guardar ficheiros é baseado em XML, facilitando a troca de dados entre diferentes aplicações e sistemas. No entanto, quando a conveniência o exige, pode optar-se por guardar o livro de trabalho do Excel num formato binário para reduzir o tamanho do ficheiro.
Para preservar um livro de trabalho do Excel na sua forma original e reduzi-lo a uma sequência de zeros e uns, siga este processo:
⭐Abrir a folha de cálculo do Excel.
Clique na opção “Ficheiro” e depois seleccione “Guardar como”.
Escolha o local pretendido para guardar o ficheiro, entre as várias opções disponíveis.
Escolha um formato de ficheiro adequado no menu pendente e clique em “Guardar” para guardar o seu trabalho nesse formato específico. Se selecionar “Livro de trabalho binário do Excel (.xlsb)”, garantirá a compatibilidade com o Microsoft Excel, preservando todas as funcionalidades, como fórmulas, formatação e hiperligações.
⭐ Clique no botão Guardar. 
Para economizar espaço de armazenamento, esse processo envolve salvar um documento do Excel em seu formato binário nativo. Para estabelecer o salvamento binário como a configuração padrão para todos os futuros documentos do Excel, é possível modificar as configurações do próprio Microsoft Excel. Os passos necessários para o fazer estão descritos abaixo:
Por favor, abra o Microsoft Excel e navegue até ao menu “Ficheiro”, seguido da seleção de “Opções”.
Seleccione o separador “Guardar” localizado na barra lateral esquerda para aceder à funcionalidade de guardar.
Escolha a seleção apropriada no menu suspenso adjacente a “Guardar ficheiros neste formato” e opte pela opção “Livro de trabalho binário do Excel (.xlsb)”.
⭐ Clique em OK para guardar as alterações. 
Ao completar o processo acima mencionado, o Microsoft Excel salvará automaticamente todos os documentos relevantes em formato binário por padrão, a menos que estipulado de outra forma.
Converter a folha de cálculo num ficheiro ZIP
Se preferir não modificar as definições no Microsoft Excel e ainda assim desejar comprimir o tamanho do ficheiro, uma abordagem é guardar a folha de cálculo como um arquivo comprimido conhecido como ficheiro ZIP. Isto pode ser conseguido através da utilização das capacidades nativas de compressão de dados integradas no sistema operativo Windows. Ao fazê-lo, pode efetivamente diminuir as dimensões do documento Excel sem necessitar de aceder ao seu conteúdo. Para prosseguir com este processo, siga estes passos:
Pressionando simultaneamente a tecla Windows e a letra “E”, será iniciado o Explorador de Ficheiros, permitindo-lhe aceder facilmente aos seus ficheiros e pastas.
Talvez queira deslocar-se até ao local do seu dispositivo de armazenamento onde se encontra o documento acima mencionado, para aceder e rever o seu conteúdo.
⭐ Clique com o botão direito do rato no seu ficheiro Excel e seleccione a opção Comprimir para ficheiro ZIP no menu de contexto. 
O Windows preservará a versão arquivada do ficheiro no mesmo local onde foi originalmente guardado. Além disso, pode-se optar por utilizar um utilitário de compressão de dados de terceiros confiável para obter esse resultado.Subsequentemente, depois de comprimir o ficheiro, os utilizadores podem distribuir o seu livro de trabalho Excel com confiança, independentemente das suas dimensões.
Reduza os seus ficheiros Excel com facilidade
A gestão de documentos Excel de grandes dimensões pode apresentar uma série de desafios, incluindo tempos de carregamento lentos e dificuldades na partilha de dados por correio eletrónico. No entanto, estes problemas são facilmente evitáveis através da implementação das técnicas simples aqui descritas. Ao aderir a estas directrizes, os utilizadores podem reduzir eficazmente as dimensões dos seus ficheiros Excel sem qualquer obstáculo.