Como tornar as alterações de rastreamento mais fáceis de usar no Microsoft Word
As alterações de faixa são uma das melhores ferramentas para editar documentos do Word e colaborar com outras pessoas, mas a sua utilização pode ser complicada e confusa. Se você é novo nesse recurso do Microsoft Word ou não suporta as marcações vermelhas e configurações estranhas, não desista das alterações de faixa ainda.
Uma vez que se compreenda a complexidade dos seus elementos constituintes, a utilização desta função torna-se consideravelmente mais fácil de gerir. É possível aperfeiçoar a funcionalidade para facilitar uma abordagem mais organizada na alteração ou análise de material escrito. De seguida, apresento várias sugestões para alcançar esse resultado.
Mostrar Revisões em Balões
Ao aprofundar a funcionalidade do Microsoft Word, pode descobrir-se que ativar “Seguir Alterações” não é meramente uma decisão binária; em vez disso, oferece várias opções para adaptar o processo de edição de acordo com as preferências individuais.
Um dos principais parâmetros que podem ser ajustados é a apresentação visual da marcação dentro do documento. Para modificar esta definição, navegue até “Rever” e seleccione “Mostrar Marcação”, depois escolha entre as opções disponíveis para apresentar as anotações do balão:
⭐Mostrar Revisões em Balões
⭐Mostrar Todas as Revisões Inline
⭐Mostrar Apenas Formatação em Balões
O Controlo de Alterações emprega uma metodologia inerente que envolve a inserção no contexto do documento para conteúdo eliminado e a modificação no mesmo para material adicionado. Embora esta abordagem possa ser adequada para aplicações de pequena escala, a sua utilização excessiva em todo um manuscrito pode levar a uma confusão visual e impedir a legibilidade. Além disso, esta funcionalidade não distingue as alterações de formatação, o que complica a identificação das alterações.
A utilização de insufláveis exclusivamente para ajustes estruturais representa um avanço em relação à incorporação de modificações diretamente na narrativa. Enquanto as supressões e as adições permanecem integradas no conteúdo principal, todas as alterações de formatação são exibidas em anotações pictóricas situadas ao lado do texto, imediatamente à direita.
Se preferir não utilizar a edição em linha, existe uma opção alternativa disponível que apresenta as suas modificações em elementos de balão. Este método permite uma manipulação mais extensa, como a eliminação, adição e formatação, com um registo detalhado destes ajustes apresentado no lado direito. Embora esta abordagem utilize a cor vermelha, resulta numa apresentação mais limpa e organizada das suas alterações.
Não faça marcações ou faça marcações simples para evitar distracções
Depois de rever o seu método preferido de edição, pode optar por ler um manuscrito inicialmente para perceber o seu ritmo, clareza e quaisquer deficiências. A utilização de um excesso de anotações no início pode ser prejudicial para este processo.
O Track Changes fornece duas opções distintas no menu suspensoDisplay for Review, atendendo a diferentes preferências e requisitos. A configuraçãoMarcação simples oculta os comentários em balão e as revisões em linha, apresentando apenas linhas vermelhas verticais que indicam modificações. Ao clicar num destes marcadores, os utilizadores podem aceder imediatamente ao conteúdo editado com um simples clique. Além disso, esta opção permite aos utilizadores alternar a visibilidade das linhas clicando mais uma vez, assegurando uma navegação perfeita pelo documento.
Trabalhar com qualquer uma destas definições garante um documento organizado, sem quaisquer elementos de distração. Para aqueles que fazem parte de uma equipa, é essencial determinar os métodos mais eficazes para a colaboração simultânea em documentos do Microsoft Word, ao mesmo tempo que se definem as directrizes para a utilização de “Controlar alterações” para garantir uma cooperação perfeita entre todos os membros.
Utilizar toda a marcação ou o original com moderação
A menos que deseje expressamente examinar uma determinada iteração de um documento do Microsoft Word, não é necessário revelar toda a sua estrutura de marcação.
O exame do material de origem inalterado tem pouca utilidade. É possível examinar momentaneamente o conteúdo inicial para contrastar aspectos como nuances estilísticas e contagem de palavras entre as duas versões; no entanto, isso constitui a extensão da sua aplicação prática. Consequentemente, a ativação de qualquer uma das opções não se justifica, a menos que seja explicitamente exigida. Ao adiar a iniciação destas funcionalidades, pode atenuar a sua insatisfação com a funcionalidade de Alterações de Rastreio.
Personalizar as Cores e Marcações
A utilização da funcionalidade de Seguimento de Alterações num documento partilhado do Microsoft Word pode resultar na acentuação de várias modificações através de tonalidades distintas, o que pode ser visto como visualmente desconcertante por alguns utilizadores devido à prevalência da tonalidade vermelha vibrante utilizada para estas anotações, particularmente quando essas marcações estão abundantemente dispersas pelo texto e competem entre si.
De facto, é encorajador saber que se tem a capacidade de alterar a tonalidade atual. De facto, existe a possibilidade de dar a cada documento uma tonalidade diferente.
Na secção Seguimento, seleccione a seta “Alterar opções de seguimento” para obter uma série de alternativas de configuração básicas. Para explorar opções de personalização adicionais, clique na funcionalidade “Opções avançadas”. Esta ação irá gerar um painel de visualização que apresenta outras oportunidades para personalizar e adaptar a experiência de Seguimento de Alterações de acordo com as suas preferências.
Tem a opção de selecionar as cores preferidas para operações de edição de texto, como inserção, eliminação, formatação e outras. Além disso, pode personalizar a forma como cada funcionalidade é apresentada, incluindo estilos de letra que vão do negrito ao duplo traço e caracteres especiais. Além disso, pode modificar a apresentação visual dos balões de diálogo. Considere a possibilidade de adotar um esquema de cores semelhante ao das aplicações produtivas com um código de cores eficaz ou, em alternativa, opte por tons suaves que proporcionem facilidade durante uma utilização prolongada enquanto utiliza o Track Changes.
Seja Estratégico e Consistente com os seus Comentários
Fornecer comentários no Microsoft Word constitui um meio prático de oferecer feedback, ficando apenas atrás da utilização da função de Alterações de Rastreio. No entanto, uma dependência excessiva dos comentários pode levar a um processo de edição e leitura igualmente complicado.
Para utilizar eficazmente os comentários e as alterações num documento, é importante premeditar a sua utilização. Especificamente, os comentários devem ser reservados para perguntas dirigidas ao autor ou sugestões para melhorar o conteúdo - assuntos que não podem ser transmitidos através de alterações de pista sem introduzir um excesso de destaque.
Além disso, é aconselhável sublinhar seletivamente apenas as frases que dizem respeito ao seu feedback, em vez de passagens inteiras. Melhor ainda, pode optar por colocar as suas observações no início ou no fim de secções específicas.
Alternar a forma como os comentários devem aparecer
Se estiver a lidar com um documento que está cheio de anotações e comentários, considere investigar as alternativas fornecidas no menu pendente “Mostrar comentários”. Esta funcionalidade permite-lhe organizar os comentários de uma forma que se alinhe com o seu entendimento, seja ao ler ou modificar o conteúdo.
Em alternativa, se o documento que está a editar for compacto, mas tiver um conteúdo substancial que necessite de uma revisão extensa, uma abordagem pode ser utilizar uma nova folha dentro do documento para registar os seus comentários.Além disso, este método também pode ser aplicado através da criação de uma secção vazia no início ou na conclusão do texto para fornecer comentários alargados sobre secções específicas ou mesmo capítulos inteiros. Embora a função de comentário fornecida por muitos processadores de texto possa oferecer maior comodidade, os utilizadores têm a flexibilidade de determinar como e quando pretendem utilizar esta funcionalidade.
Não hesite em explorar as várias funcionalidades disponíveis, como a incorporação do sistema de numeração de linhas do Microsoft Word no documento e a subsequente citação de linhas específicas nos seus comentários. É essencial familiarizar-se completamente com todas as capacidades desta aplicação de processamento de texto e adaptar cada tarefa de Alterações de Faixa de acordo com as suas necessidades.
Aceitar ou rejeitar grupos de revisões
Na qualidade de escritor que avalia alterações propostas por um editor, deve ser dada uma atenção meticulosa à maioria das alterações, independentemente de estarem a ser feitos ajustes pessoais.
De facto, no que diz respeito a ajustes relativamente insignificantes, como os relativos ao formato ou à ortografia, existe um método expedito para incorporar essas alterações ou erradicá-las completamente. Basta escolher a passagem inteira, clicar com o botão direito do rato e optar por “Aceitar alteração” ou “Rejeitar alteração”. A decisão que tomar relativamente a este assunto terá ramificações em todas as revisões desse parágrafo.
A incorporação de todas as alterações num documento é possível através de determinadas acções após a seleção de uma passagem destacada. Quando o cursor estiver sobre o texto escolhido, clique sobre ele e, em seguida, navegue até à parte inferior do ecrã, onde deverá aparecer um ícone de seta. Ao clicar nessa seta, é possível aceitar todas as revisões efectuadas no documento de uma só vez. Além disso, a opção de desativar a funcionalidade de rastreio também está disponível; esta decisão pode ser executada navegando diretamente por baixo do botão “Aceitar todas as alterações” mencionado anteriormente.
Ajustar o Painel de Revisão
Para melhorar a experiência de utilização da função “Monitorizar Alterações” no Microsoft Word, existem várias opções disponíveis. Por exemplo, os suplementos de produtividade concebidos especificamente para este fim podem ser utilizados para agilizar e simplificar o processo de edição. Além disso, o simples ajuste da disposição do espaço de trabalho digital de uma pessoa pode levar a uma maior eficiência no seu fluxo de trabalho.
A funcionalidade “Painel de Revisão” do Microsoft Word oferece um método alternativo para visualizar todas as modificações efectuadas num documento, evitando que estas obstruam o conteúdo no ecrã.Isto permite aos utilizadores trabalhar com texto não marcado e receber uma visão geral condensada de cada alteração. Para fazer a transição entre a apresentação do painel na vertical ou na horizontal, basta clicar na seta adjacente situada junto a “Painel de Revisão”.
Faça com que as Alterações de rastreio trabalhem para si
À primeira vista, a funcionalidade de Alterações de rastreio da Microsoft pode parecer complicada; no entanto, após uma análise mais aprofundada, revela-se uma ferramenta prática e eficiente que agiliza os processos de edição e colaboração, uma vez compreendidas as suas nuances. Para facilitar este processo, os utilizadores podem personalizar as definições de Alterações de seguimento antes de começarem a trabalhar, determinando assim a forma como as revisões, as anotações e o painel de revisão serão apresentados no documento.
Ajustar a funcionalidade de alterações de faixa no Microsoft Word torna-se mais fácil de gerir quando se estabelece uma paleta de arranjos e tonalidades que inspira em vez de esgotar a energia criativa.