6 ferramentas de produtividade de correio eletrónico que lhe vão poupar horas

Apesar da disponibilidade generalizada de diversos canais de comunicação com atributos práticos, o correio eletrónico continua a ocupar uma posição crucial nos escritórios modernos. O seu papel como instrumento indispensável para a correspondência interna, a interface com os clientes e o registo em vários serviços torna imperativa a utilização de ferramentas de produtividade de correio eletrónico de topo para garantir o melhor desempenho desta tecnologia.

A sua produtividade no que diz respeito ao correio eletrónico pode ser significativamente melhorada através da otimização do seu processo de comunicação, eliminando o número avassalador de mensagens que entopem a sua caixa de correio e permitindo uma maior concentração em responsabilidades adicionais. Na secção seguinte, apresentaremos os recursos mais eficazes para melhorar a eficiência do seu correio eletrónico.

ChatGPT

para escrever e-mails

ChatGPT é uma ferramenta de tecnologia avançada, que utiliza inteligência artificial para imitar a comunicação humana e produzir respostas que parecem ter sido formuladas naturalmente. Esta capacidade inovadora pode ser aproveitada em vários aspectos da produtividade profissional, incluindo funcionar como um auxiliar de escrita para compor mensagens electrónicas.

Tudo o que precisa de fazer para

utilizar o ChatGPT para escrever e-mails difíceis no trabalho

é ir ao site OpenAI e criar uma conta, se ainda não tiver uma. Em seguida, dê contexto ao que pretende escrever no seu e-mail.

Utilizando um tom apropriado, diga que, para comunicar eficazmente através de correio eletrónico, é crucial considerar inicialmente certos aspectos como o seu próprio papel, o destinatário da mensagem e o objetivo da correspondência. De seguida, o ChatGPT deve ser solicitado a redigir uma versão preliminar da missiva, que pode ser utilizada na íntegra ou sofrer as alterações que se considerem necessárias.

Em alternativa, pode ser utilizado o Bing Chat da Microsoft, um chatbot de conversação pré-instalado, com a inteligência artificial do modelo de linguagem natural GPT da OpenAI, que também é utilizado pelo ChatGPT.

A utilização do Bing Chat tem várias vantagens, sendo uma delas a sua integração com o navegador Web Microsoft Edge. Basta registar-se na pesquisa do Bing com IA no Edge e, em seguida, utilizar a função “Compor” localizada na barra lateral para escrever um e-mail.

GrammarlyGO

para Editar e Compor Emails

GrammarlyGo é um editor altamente avançado equipado

GrammarlyGO é uma ferramenta que permite aos utilizadores detetar e retificar erros no seu trabalho escrito, incluindo pontuação, ortografia, gramática e estilo. Além disso, esta aplicação também oferece a opção de utilizar os seus algoritmos avançados de inteligência artificial para gerar novos conteúdos ou rever o texto existente nas comunicações por correio eletrónico.

A subscrição de uma conta Grammarly gratuita dá-lhe acesso a recomendações fundamentais de escrita e edição, juntamente com um subsídio mensal de 100 sugestões. Além disso, pode instalar a extensão de browser do Grammarly para fazer correcções imediatas e criar conteúdos diretamente a partir da página Web, sem ter de sair da página.

Spike

para simplificar e melhorar a sua experiência de correio eletrónico

À procura de uma solução pioneira que ultrapasse as capacidades dos clientes de correio eletrónico tradicionais, apresentamos o Spike - uma plataforma de correio eletrónico avançada concebida para melhorar a funcionalidade e a eficiência da sua experiência de correio eletrónico.

Um dos principais desafios com que se deparam vários clientes de correio eletrónico é uma caixa de entrada sobrelotada, associada às suas limitações inerentes à automatização da organização das mensagens.

A utilização da ferramenta de organização inerente ao Spike, designada por “Caixa de entrada prioritária”, permite segregar facilmente as mensagens de baixa prioridade, incluindo materiais promocionais e notificações de aplicações de redes sociais, numa caixa de entrada separada designada por “Outros”. Entretanto, as comunicações críticas permanecerão na “Caixa de entrada prioritária” para atenção imediata.

O Spike apresenta um encadeamento de estilo de conversação que reflecte o formato das aplicações de mensagens, permitindo uma navegação perfeita das conversas com o contacto. O design de conversação simplifica e melhora o processo de correio eletrónico, facilitando o progresso rápido através das mensagens.

A unificação de várias contas de correio eletrónico através do Spike permite uma caixa de entrada centralizada em que as mensagens de várias contas podem ser acedidas e geridas de forma conveniente, sem ter de alternar entre elas. A funcionalidade de pesquisa avançada facilitada pelo Spike simplifica ainda mais o processo de localização de mensagens de correio eletrónico específicas com base em critérios especificados.

Zapier

para automatizar os seus fluxos de trabalho de correio eletrónico

Ao incorporar as ferramentas mais utilizadas no seu fluxo de trabalho de produtividade, pode poupar tempo e aumentar a eficiência sincronizando dados em várias aplicações e plataformas. Dada a quantidade substancial de tempo passado na caixa de correio eletrónico, parece sensato associar a conta de correio eletrónico a outros utilitários e serviços habitualmente utilizados.

Pode utilizar uma ferramenta de automatização do fluxo de trabalho como o Zapier para ligar o seu correio eletrónico a outras ferramentas de produtividade populares. Por exemplo, pode utilizar a integração Email by Zapier para ligar o seu e-mail ao Slack e enviar todos os e-mails recebidos para um canal específico do Slack. É um utilizador do Google Calendar? Pode utilizar o Zapier para criar automaticamente eventos do Google Calendar a partir de mensagens de correio eletrónico recebidas.

A automatização de tarefas repetitivas através da utilização do Zapier é uma solução viável para melhorar a eficiência na gestão de e-mails, bem como de outras aplicações de software. A criação de fluxos de trabalho personalizados específicos para as necessidades de cada um pode levar a um aumento da produtividade no tratamento de e-mails.

SaneBox

para organizar a sua caixa de entrada

A sua capacidade de realizar qualquer tarefa fica prejudicada quando a sua caixa de correio eletrónico está congestionada com um número excessivo de mensagens, fazendo com que gaste uma parte significativa do seu tempo a organizá-las e categorizá-las. Felizmente, existe um sistema de gestão de correio eletrónico altamente inteligente, conhecido como SaneBox, que foi especificamente concebido para ajudar os utilizadores a automatizar a organização da sua caixa de entrada através de algoritmos e técnicas avançadas.

Ao utilizar o SaneBox, é possível limpar eficazmente a sua caixa de correio eletrónico de correspondências indesejadas ou desnecessárias de várias fontes, tais como aplicações, sítios Web e boletins informativos. Este processo envolve uma análise abrangente de todos os conteúdos subscritos na conta de e-mail, permitindo a eliminação de itens específicos considerados obsoletos ou indesejados.

Ao utilizar inteligência artificial, o SaneBox consegue categorizar e dar prioridade aos e-mails na caixa de entrada do utilizador com base na sua importância, enquanto os que são considerados menos urgentes são posteriormente organizados na pasta “@SaneLater”. Além disso, os utilizadores têm a opção de direcionar pessoalmente as mensagens para pastas específicas através de etiquetagem manual.

Se enviar mensagens não solicitadas para o endereço de correio eletrónico " SaneBlackHole " ou designar uma pasta específica para a correspondência com familiares próximos, SaneBox reconhecerá e atribuirá sem falta todas as novas missivas electrónicas às pastas designadas.

Todoist

para transformar e-mails em tarefas

Incorporar as suas comunicações electrónicas em tarefas geríveis é uma forma segura de aumentar a sua eficiência no envio e receção de mensagens. A utilização do Todoist, uma plataforma eficiente de gestão de tarefas, permite a organização de responsabilidades e uma maior capacidade de as cumprir.

Pode instalar os add-ons Todoist para Gmail ou Todoist para Outlook para transformar rapidamente os e-mails diretamente da sua caixa de entrada em tarefas. Depois de instalado, abra qualquer correio eletrónico que pretenda transformar numa tarefa Todoist, clique na opçãoTodoist, dê um nome ao projeto, defina uma data de vencimento e um nível de prioridade e clique emADICIONAR TAREFA.

Passe menos tempo na sua caixa de correio eletrónico e faça mais coisas

O seu correio eletrónico deve fornecer-lhe os dados necessários para permitir escolhas informadas e acções imediatas. O tempo excessivo passado na caixa de entrada pode prejudicar a sua produtividade no desempenho eficaz das suas funções.

Ao adotar uma estratégia proactiva utilizando as ferramentas de produtividade de correio eletrónico aqui descritas, pode gerir eficazmente a sua caixa de entrada e atenuar a sobrecarga de correio eletrónico, mantendo-se a par das mensagens importantes e respondendo-lhes rapidamente, libertando assim tempo para se concentrar em tarefas cruciais.