Como colaborar em tempo real num documento do Word
Trabalhar com outras pessoas num documento do Word pode ser um verdadeiro desafio. Mesmo os utilizadores experientes do Microsoft 365 podem achar difícil editar e rever documentos partilhados.
A colaboração em um documento do Word em tempo real é facilitada por várias ferramentas que permitem que os usuários monitorem as alterações e forneçam aprovações ou rejeições. Estas ferramentas aumentam a eficiência quando se trabalha em conjunto em documentos. Neste artigo, vamos examinar estas ferramentas e demonstrar a sua aplicação para obter os melhores resultados de colaboração.
O que é necessário para colaborar num documento Word?
Para facilitar a edição simultânea de um ficheiro do Microsoft Word através do serviço de armazenamento na nuvem OneDrive, é necessário que o utilizador carregue primeiro o documento para a sua conta pessoal do OneDrive, navegando para “Ficheiro” e seleccionando “Guardar como”.
Além disso, recomendamos a utilização de uma versão mais recente do Microsoft 365 e a existência de uma subscrição ativa. De acordo com Microsoft , pode continuar a editar o documento em simultâneo com outras pessoas, mas não terá a funcionalidade de colaboração em tempo real.
Para obter versões actualizadas de documentos partilhados, poderá ser necessário recarregar regularmente o ficheiro para ver as modificações efectuadas por outras pessoas. Além disso, se a subscrição do Microsoft 365 de um indivíduo tiver expirado, este pode explorar várias opções para adquirir uma taxa reduzida para renovar a sua subscrição.
Como partilhar um documento do Word
Ao colaborar num documento do Word, existem várias formas de partilhar o trabalho com outras pessoas. Um desses métodos envolve aceder ao menu “Ficheiro” e selecionar “Partilhar”. Isto permitirá que todas as partes envolvidas acedam e editem o documento em simultâneo, promovendo uma colaboração perfeita.
Verá que existem duas opções diferentes:
Pode optar por enviar uma cópia do documento por correio eletrónico, introduzindo os endereços de correio eletrónico dos destinatários pretendidos no campo fornecido e clicando no botão “Partilhar”.
Ao utilizar a funcionalidade de partilha acompanhada de uma ligação URL, um grande número de pessoas pode aceder ao ficheiro, bastando para isso introduzir a ligação partilhada. Nos casos em que é necessário um grande número de colaboradores, este método pode revelar-se uma alternativa prática. No entanto, quando se trata de informações sensíveis, seria prudente incluir pessoalmente cada membro da equipa para medidas de segurança adicionais.
Ao utilizar qualquer abordagem, é crucial atribuir tempo suficiente para estabelecer as permissões adequadas.Ao clicar no ícone “Editar”, é possível determinar se as pessoas com quem o documento está a ser partilhado estão limitadas a meros privilégios de visualização ou se têm a capacidade de fazer edições também.
De facto, siga estes passos para ajustar as preferências de partilha do documento:1. Passe o cursor sobre o ficheiro no Google Drive e seleccione “Partilhar” no menu pendente que aparece.2. Na janela pop-up resultante, localize a secção “Adicionar pessoas para partilhar”.3. Introduza os endereços de correio eletrónico das pessoas que devem ter acesso ao documento.4. Para estabelecer uma data de validade ou adicionar uma palavra-passe, navegue até às respectivas opções na área “Definições avançadas”.5. Quando todas as alterações desejadas tiverem sido efectuadas, clique em “Guardar alterações”.
Em alternativa, pode optar-se por distribuir um documento Word através do OneDrive, clicando no ficheiro com o botão secundário do rato e escolhendo “OneDrive” no menu que se segue. Posteriormente, será necessário configurar os parâmetros de partilha de acordo com o exemplo anteriormente apresentado.
Como monitorizar e rever alterações no Microsoft Word
Com base nas permissões estabelecidas, aqueles a quem foi concedido acesso a um determinado documento podem fazer edições e modificações no mesmo. De modo a monitorizar eficazmente quaisquer alterações que possam ser implementadas por outros, é altamente recomendável ativar a funcionalidade “Controlar Alterações”.
Para ativar o rastreio para todos os utilizadores no Microsoft Word, siga estes passos:1. Navegue até ao separador “Revisão” no seu documento.2. Seleccione a opção “Rastreio” no menu pendente.3. Clique no botão “Rastrear alterações” localizado na parte inferior da janela.4. Na caixa de diálogo que aparece, certifique-se de que a caixa de verificação junto a “Para todos” está selecionada. Isto irá realçar qualquer novo texto adicionado, sublinhando-o, e remover esta caraterística do texto eliminado, marcando-o com uma linha riscada.
aceda à definição “Bloquear seguimento” clicando na opção acima mencionada e introduza uma palavra-passe segura. Desta forma, garante-se que nenhuma modificação do documento será ignorada devido à desativação inadvertida desta função.
Selecionar como o Microsoft Word exibe as alterações
Para otimizar o fluxo de trabalho, o Word oferece uma opção para determinar o método de exibição das modificações em um documento. Para aceder a esta funcionalidade, navegue até ao separador “Revisão” e localize o menu pendente adjacente ao ícone “Mostrar para revisão”. A partir daí, pode selecionar entre várias alternativas, tais como “Vista de apresentação da página”, “Marcação de apresentação final” ou “Editor de histórias”.
A versão inalterada do texto é apresentada na opção “Original”; no entanto, tal não implica a remoção de anotações ou modificações introduzidas por outros indivíduos.
A versão sem adornos do texto será apresentada, revelando as alterações que foram previamente sancionadas.
O texto destacado ilustra as alterações efectuadas por colaboradores individuais através de tonalidades distintas, englobando todas as formas de anotação e apresentando quaisquer alterações em sessões de colaboração em tempo real.
O texto fornecido parece ser uma breve descrição de uma funcionalidade de marcação simples que utiliza uma linha vermelha para indicar alterações ou modificações num documento ou texto.
Como aceitar ou rejeitar alterações no Microsoft Word
Ao efetuar alterações a um documento que está a ser controlado no Microsoft Word, é importante considerar cuidadosamente cada edição antes de a aceitar ou rejeitar. Para o fazer, pode clicar com o botão direito do rato na alteração específica efectuada no documento e escolher entre “Aceitar Inserção”, se tiver sido adicionado novo texto, ou “Rejeitar Inserção”, se tiver sido removido algum texto. Além disso, ao lidar com eliminações feitas por outros, terá acesso à opção “Aceitar eliminação”, bem como à alternativa “Rejeitar eliminação”.
Embora o procedimento em si possa parecer simples, é possível que ocorram erros quando várias pessoas colaboram num único documento. Para garantir que nenhuma alteração passa despercebida, pode utilizar a função “Alterações” em vez de examinar meticulosamente cada aspeto do documento. Ao utilizar os botões “Anterior” e “Seguinte” convenientemente situados nesta secção, os utilizadores podem percorrer eficazmente as revisões na sua totalidade.
Em alternativa, pode optar por reconhecer e avançar para a revisão seguinte clicando em “Aceitar” seguido de “Seguinte”. Caso tenha havido discussões com colegas sobre as alterações propostas, a opção mais conveniente será aceitar todas as modificações utilizando a funcionalidade “Aceitar todas as alterações”.
Também pode recusar as alterações propostas, clicando na opção “Rejeitar” ou seleccionando “Rejeitar & Avançar”, se pretender avançar para o passo seguinte. Em alternativa, para eliminar todas as alterações, navegue até ao separador “Revisão” e clique na seta que aponta para baixo, adjacente à opção “Rejeitar”. Em seguida, escolha “Eliminar todas as alterações” como forma de retificar qualquer introdução unilateral de dados efectuada no Microsoft Word sem consulta prévia.
Utilizar o Painel de Revisão para Monitorizar Alterações no Microsoft Word
Uma alternativa eficaz para manter a supervisão de todas as edições é utilizar o Painel de Revisão. Este utilitário exibe a contagem total de alterações e observações conspícuas rastreadas contidas no seu texto.
o “Painel de Revisão Vertical” ou o “Painel de Revisão Horizontal”, dependendo da sua preferência.
Como rastrear alterações feitas por pessoas específicas no Microsoft Word
Para organizar eficientemente as revisões com base na autoria no Microsoft Word, navegue até “Revisão” seguido de “Rastreamento”. Depois, expanda as opções de “Mostrar Marcação” seleccionando “Pessoas Específicas”, desactivando todas as outras selecções para além das relativas às alterações dos autores pretendidos.
Como parar de partilhar o documento ou alterar as permissões no Microsoft Word
Para revogar a permissão de determinados colaboradores para visualizarem um documento partilhado, siga estes passos:1. Aceda ao menu “Partilhar” localizado no documento.2. Navegue até à opção “Gerir acesso” encontrada no sub-menu “Acesso”.
Para revogar o acesso de um utilizador a um documento partilhado, primeiro é necessário identificar a pessoa a quem está a ser concedido o acesso. Uma vez identificada, siga os seguintes passos:1. Clique no nome de utilizador do colaborador pretendido.2. No menu pendente que aparece, seleccione “Acesso direto”.3.
Colabore com facilidade no Microsoft Word
A utilização do conjunto de funções de colaboração do Microsoft Word permite aos utilizadores poupar quantidades consideráveis de tempo, eliminando a necessidade de comunicação repetida via e-mail com colegas relativamente a modificações feitas em documentos partilhados. Além disso, este software versátil possui uma vasta gama de funcionalidades e capacidades que tornam desnecessários programas de processamento de texto adicionais para a realização de tarefas. Os exemplos incluem a capacidade de transformar dados tabulares em representações gráficas e facilitar a tradução de idiomas em tempo real.