Os 12 melhores modelos de actas de reunião para profissionais

Key Takeaways

O registo dos procedimentos de uma reunião serve vários objectivos cruciais, incluindo o estabelecimento de uma agenda, a memorização de acordos e atribuições e a promoção da clareza no processo de trabalho.

O modelo para uma ata de reunião eficaz deve incluir a data, a hora e o local da reunião, a lista de participantes e o seu estatuto, um resumo dos tópicos discutidos e um registo das conclusões alcançadas e das tarefas atribuídas a cada parte.

As aplicações supramencionadas, incluindo o Microsoft Word, o Microsoft OneNote, o Evernote e o Google Docs, fornecem uma infinidade de modelos de actas de reunião com diversas formatações e disposições de secções que satisfazem uma variedade de requisitos de reunião.

Existe uma verdadeira pletora de opções de modelos para facilitar a documentação eficiente dos procedimentos, quer ocorram remotamente ou presencialmente. Estes recursos podem ser utilizados para uma variedade de objectivos, abrangendo vários âmbitos de discussão.

Foram apresentadas doze excelentes alternativas para iniciar a utilização do formato de actas de reunião (MoM) nos seus registos. Será que também é necessário um programa para marcar reuniões? A sua procura termina aqui!

Porque é que as actas de reunião são importantes?

O ato de transcrever o discurso trocado numa reunião é designado por ata de reunião. Embora possa não estar entre as principais responsabilidades a ter em conta durante uma reunião, existem vários motivos convincentes para registar diligentemente as actas de reunião em todas as assembleias:

As reuniões anteriores são documentadas em registos escritos, conhecidos como actas de reunião, que servem de referência para futuras discussões e fornecem um esboço claro dos tópicos a serem abordados durante a reunião.

O objetivo da manutenção de registos através de actas de reuniões é oferecer aos supervisores um relato das responsabilidades e tarefas de cada trabalhador, juntamente com orientações específicas e datas de vencimento para cada indivíduo.

A utilização desta ferramenta promove a transparência no processo de trabalho, permitindo a divulgação das actas de reunião aos membros ausentes e preservando-as para eventuais efeitos legais futuros.

Ao rever as actas das reuniões, é possível avaliar o progresso de cada membro do grupo, observando as suas promessas e contribuições documentadas.

A retrospeção das actas das reuniões é uma ferramenta valiosa para a elaboração de planos futuros, uma vez que oferece uma compreensão abrangente das deliberações anteriores. Ao revisitar os registos de reuniões anteriores, é possível identificar áreas a melhorar e evitar a duplicação de erros do passado.

Elementos-chave de modelos de actas de reunião eficazes

A inclusão de determinados elementos cruciais é essencial para aumentar a eficácia da ata de uma reunião.

A conferência está agendada para [inserir local] em [inserir data] às [inserir hora]. O formato do evento será [presencial/virtual].

A chamada nominal deve incluir os nomes de todos os participantes presentes e ausentes, com um registo separado para estes últimos, a fim de manter a responsabilidade.

O principal objetivo desta reunião é dar a conhecer o calendário da assembleia, que incluirá um resumo conciso dos próximos debates.

A ata da reunião deve registar as resoluções aprovadas, bem como as acções correspondentes a realizar. Pode também ser útil compilar uma lista de tarefas pendentes, especificando as respectivas responsabilidades de cada indivíduo. Caso alguma destas tarefas tenha datas de vencimento, certifique-se de que as inclui na ata.

Ao utilizar estes componentes, garante-se que todos os dados relevantes são incluídos de forma exaustiva.

Modelos de actas de reunião para o Vertex42

A partir de Vertex42 , este modelo básico apresenta apenas algumas secções, que são suficientes para pequenas reuniões. Este estilo funciona bem para reuniões de estado da equipa, encontros individuais e reuniões informais de última hora.

O modelo permite a simples adição de uma ordem de trabalhos, que pode incluir itens de ação, a lista de presenças e quaisquer notas adicionais que possam ser necessárias.

Para um modelo de ata de reunião detalhado, esta opção também da Vertex42 permite-lhe adicionar informações para reuniões mais oficiais. Quer se trate de uma reunião com o seu departamento, pessoal ou comité, estes detalhes adicionais conferem mais formalidade ao documento do que o modelo básico de ata de reunião.

Os participantes na reunião devem incluir uma lista de pessoas que foram convocadas, incluindo as suas respectivas designações como cronometrista e anotador. Além disso, é imperativo especificar o objetivo e a natureza da reunião, bem como as decisões que foram tomadas no decurso da mesma.

Modelos de actas de reunião para o Microsoft Word

A omnipresença do Microsoft Word torna-o uma plataforma ideal para a criação de modelos de actas de reunião, com uma abundância de opções à escolha.Seguem-se alguns modelos exemplares que podem ser utilizados eficazmente em tais contextos.

Microsoft Word 2021

Ao utilizar a plataforma Microsoft Word 2021, os utilizadores podem aceder e utilizar os modelos de actas de reunião pré-concebidos disponíveis no programa. Para iniciar o processo, é necessário navegar para a secção Modelos, seleccionando Ficheiro > Novo na barra de menu superior. Ao introduzir as palavras-chave “Actas de Reunião” no campo de pesquisa, o sistema gera uma lista de resultados aplicáveis para facilitar a recuperação.

O presente documento apresenta um formato elegante e ordenado, caracterizado por uma disposição de tabela visualmente apelativa, adornada com uma tonalidade vibrante. Uma área designada no cabeçalho acomoda a inserção de designações, semelhante ao padrão seguido pelo modelo abrangente do Vértice42.

A utilização deste formato específico de Gestão por Objectivos (MoM) no Microsoft Word permite uma divisão abrangente de cada tópico da agenda em secções individuais. Nestas secções, pode incluir informações valiosas, tais como discussões, conclusões, prazos, pessoas responsáveis designadas e itens de ação específicos relevantes para esse tópico em particular. A vantagem de utilizar este método reside na sua capacidade de organizar eficazmente as notas de reunião quando as tarefas são delegadas e os prazos são críticos.

Segue-se uma versão actualizada do texto com uma linguagem mais formal: No Microsoft Word 2021, existe um modelo pré-concebido que pode ser particularmente apelativo para as pessoas envolvidas em reuniões da Associação de Pais e Professores (PTA). Este modelo contém várias secções dedicadas aos relatórios do diretor e de várias comissões, bem como informações financeiras detalhadas e dados do conselho diretivo. A estrutura do documento facilita a compreensão clara, fornecendo áreas distintas que podem ser apresentadas em forma de parágrafo ou de marcador.

Estes modelos de actas de reunião são versáteis e adaptáveis a vários contextos, como reuniões de pais, reuniões de negócios, conferências ou reuniões de comités de voluntários. Com pequenas alterações nos títulos das secções, podem ser utilizados como formato padrão para e-mails que exijam um resumo das discussões realizadas durante o evento.

Microsoft Word Online

Se preferir utilizar o Microsoft Word Online, pode aceder a vários modelos de actas de reuniões no sítio Web do Microsoft Office . Quando chegar ao site, basta seleccionarMinutesna secçãoBrowse by Categorys à esquerda.

Foi concebido um formato normalizado de Ordem de Ata de Reunião (MoM) que inclui segmentos como a abertura da reunião, a confirmação das actas anteriores, as apresentações, os debates, as decisões tomadas, as acções atribuídas e a conclusão, juntamente com a secção para a assinatura e data do Secretário no final. A conceção deste modelo, que incorpora áreas estruturadas, é adequada para sessões do Comité, da Comissão Executiva e do Conselho de Administração.

O Word Online fornece um modelo alternativo que apresenta um layout simples, mas elegante, com cores subtis para melhorar a legibilidade. Este modelo versátil inclui secções para participantes, discussões, anúncios e mesas redondas, tornando-o adequado para vários tipos de reuniões, tais como reuniões de área, equipa ou departamento.

Embora seja possível modificar e incorporar detalhes pessoais nos modelos através do Word Online, também é possível preservá-los e recuperá-los a partir do Microsoft OneDrive para uma maior versatilidade. Tal disposição torna estes rascunhos de correio eletrónico MOM exemplares altamente adequados para referência ou utilização como ponto de partida.

Modelos de actas de reunião para o Microsoft OneNote

O OneNote é uma aplicação excecional que facilita a transcrição de actas de reunião no formato Oregon Modificado (MoM). Várias versões do OneNote fornecem aos utilizadores até cinco modelos pré-concebidos para fins profissionais, permitindo-lhes selecionar entre um aspeto simples e um aspeto formal com opções de seccionamento em conformidade.

Lamentavelmente, o processo de utilização da aplicação do Windows 10 requer o descarregamento do modelo de reunião do Microsoft OneNote escolhido ou a criação do seu próprio modelo. No entanto, existe um aspeto positivo no facto de estarem disponíveis vários recursos online fiáveis para este fim.

Para aceder aos modelos no OneNote 2016, basta seleccionarInserir no menu superior e, em seguida, clicar em Modelos de página. A partir daí, verá um catálogo de modelos utilizados anteriormente, bem como a capacidade de os revelar a todos, clicando emPage Templatesno menu pendente.

Seleccione um modelo de página no menu pendente, que será apresentado ao clicar na seta acima mencionada.

Os modelos básicos de actas de reunião do OneNote são muito adequados para reuniões de pequenos grupos, incluindo as reuniões com o supervisor, uma vez que incluem apenas três secções para registar a ordem de trabalhos, a lista de participantes e os itens de ação.

Um modelo informal mas abrangente para registar actas de reuniões é adequado para reuniões que envolvam uma pequena força de trabalho e funcionários de alto nível. Estes modelos fornecem mais do que apenas dados fundamentais e incluem segmentos para declarações, deliberações, acções arquivadas e disposições para futuras conferências.

Numa reunião executiva, de direção ou oficial com vários pontos na agenda, é essencial um formato bem estruturado. O presente modelo do OneNote inclui áreas para iniciar e concluir a reunião, assuntos actuais não resolvidos, novos assuntos e ratificações, juntamente com componentes padrão.

Modelos de actas de reuniões para o Evernote

Se o

Evernote é a sua ferramenta de anotações preferida

, estão disponíveis alguns modelos de actas de reuniões no sítio Web do Evernote . Uma caraterística interessante destes modelos é o facto de incluírem uma ordem de trabalhos e uma ata de reunião.

Para aceder e utilizar um modelo, escolha “Utilizar modelo” ou “Guardar cópia no Evernote” no canto superior direito do ecrã de pré-visualização. Poderá ser necessário iniciar sessão no Evernote, mas se já tiver efectuado a autenticação, o modelo aparecerá automaticamente numa nota do Evernote, acompanhado de orientações passo a passo. Para mais pormenores, consulte as instruções que aparecem a verde, após o que podem ser eliminadas para utilização do modelo.

O modelo inicial apresenta uma opção abrangente de actas de reunião que inclui uma ordem de trabalhos e itens de ação, organizados num formato tabular claro, acompanhado de caixas de verificação para assinalar as tarefas realizadas. Além disso, inclui uma área para notas não estruturadas.

Este formato é mais adequado para reuniões de pequena a média dimensão, classificadas como de natureza casual, tais como sessões de formação de equipas e actualizações regulares do progresso.

O segundo modelo segue um formato convencional, composto por três segmentos principais para a ordem de trabalhos, actas e pontos de ação. Esta variante pode ser mais adequada para reuniões informais ou breves de um para um, devido à sua estrutura simples.

A utilização do Evernote para registar as actas das reuniões oferece uma série de vantagens, nomeadamente a simples partilha de notas com os participantes através da plataforma Evernote, bem como a capacidade de anexar materiais suplementares e definir lembretes para acções de acompanhamento.

Modelos de actas de reuniões para o Google Docs

Se preferir utilizar o

Google Docs para os seus documentos empresariais

, estão disponíveis modelos de actas de reuniões. Para aceder às suas opções, inicie sessão na sua conta Google Docs e, na parte superior, emIniciar um novo documento, seleccione as setas da Galeria de modelos para expandir a secção.

Navegue até à secção intitulada “Trabalho” na parte inferior da página, onde encontrará vários modelos de notas de reunião pré-elaborados.

Os três modelos possuem uma versatilidade casual a formal, incluindo secções essenciais para uma agenda, participantes, itens de ação, notas e detalhes de reuniões subsequentes, garantindo assim uma organização completa.

Existem diferenças subtis no tipo de letra e na paleta de cores utilizadas por cada um dos três modelos de design, mas estas nuances não afectam significativamente a sua estética ou funcionalidade geral.

Prepare-se para registar as actas das reuniões com excelentes modelos

As plataformas acima mencionadas oferecem vários modelos apelativos, estruturados e práticos para facilitar a organização eficiente das actas das reuniões.

Se nenhum modelo das opções apresentadas for adequado às suas necessidades, uma alternativa é importar um modelo de terceiros que seja compatível com a sua aplicação preferida de anotações. Na realidade, é aconselhável continuar a pesquisar várias aplicações, pois ficará surpreendido com a diversidade de Reuniões e Projectos em que estas são capazes de ajudar.