O que é a fraude de facturas e como se pode proteger?
Onde quer que o dinheiro circule na Internet, os burlões não ficam atrás na obtenção de fundos ilícitos. A fraude de facturas é apenas uma das muitas formas de os agentes mal-intencionados enganarem as pessoas e roubarem o seu dinheiro suado.
Nesta secção, analisaremos os vários esquemas utilizados na fraude de facturas e discutiremos medidas para nos protegermos destas actividades ilícitas.
O que é a fraude em facturas?
A fraude nas facturas engloba vários esquemas destinados a explorar o sistema de faturação. Estas práticas enganosas podem ter um impacto negativo nas entidades de ambos os lados da transação, quer se trate de uma empresa que emite uma fatura ou de um cliente que efectua o pagamento.
Independentemente da perspetiva de cada um, o resultado final permanece consistente. Os autores de fraudes exploram as lacunas e enganam o sistema para obter ganhos pessoais, o que exige a deteção de fraudes nas facturas antes de os fundos serem pagos a indivíduos sem escrúpulos.
Os diferentes tipos de fraude nas facturas
Tendo em conta que a fraude nas facturas tem consequências tanto para os clientes como para os empresários, é aconselhável familiarizar-se com as formas como os burlões afectam ambas as partes, com o objetivo de aumentar a segurança enquanto navegam no panorama digital.
Enviar uma fatura falsa
É possível que indivíduos fraudulentos obtenham acesso não autorizado ao sistema de e-mail de uma organização se tiverem estabelecido uma presença nos seus registos financeiros. Em alternativa, estes criminosos podem ser capazes de criar comunicações falsas altamente convincentes que parecem legítimas e são enviadas em nome da parte responsável pelo cumprimento das tarefas atribuídas ao cliente.
Depois de conseguir obter informações sensíveis de um cliente, o cibercriminoso pode fazer-se passar pelo indivíduo responsável pela realização da tarefa em causa. Posteriormente, o criminoso engana o cliente, afirmando que alterou a sua instituição financeira e pede-lhe que direccione os pagamentos futuros para a conta bancária fornecida. Posteriormente, o criminoso enviará os dados da sua própria conta como destino substituto.
Após a conclusão de uma transação, o indivíduo responsável pelo pagamento é instruído a transferir fundos para a informação financeira revista fornecida pela empresa. Normalmente, antes de o cliente receber uma mensagem frustrada da empresa a perguntar sobre o estado da remessa, a parte fraudulenta já fugiu com os fundos.
Redirecionar e reescrever facturas com os dados da conta do burlão
No caso de um indivíduo fraudulento ter acesso a uma fatura, tem a capacidade de modificar os seus dados em seu benefício.Isto pode ser conseguido de duas formas: ou manipulando a fatura no sistema informático da empresa, ou ajustando-a enquanto ainda está em trânsito e antes de ser processada pelo destinatário.
Em muitos casos, isto implica a modificação dos dados financeiros da fatura para que o cliente remeta os pagamentos para a conta bancária do autor da fraude e não para a da empresa legítima. Se a operação for bem sucedida, tanto a empresa como o seu cliente não se apercebem de que os dados da transação foram alterados durante o processamento da fatura.
Como se proteger de fraudes com facturas
De facto, a fraude com facturas pode afetar ambas as partes envolvidas numa troca financeira, necessitando de estratégias defensivas diferentes, consoante se seja o remetente ou o destinatário da fatura.
Como se proteger contra fraudes com facturas enquanto empresa
Garantir a exatidão e a atenção aos detalhes é crucial na preparação e envio de facturas aos clientes. É essencial verificar se todas as informações relevantes foram corretamente introduzidas e se quaisquer alterações feitas ao destino de pagamento designado são cuidadosamente consideradas e executadas com precisão.
Para proteger ainda mais as suas contas em linha, é crucial utilizar uma palavra-passe única e inexpugnável que seja difícil de decifrar pelos cibercriminosos. Além disso, a ativação da autenticação de dois factores (2FA), quando disponível, oferece uma camada extra de segurança ao exigir uma segunda forma de verificação para além do nome de utilizador e da palavra-passe. Este passo adicional ajuda a garantir que apenas indivíduos autorizados têm acesso às suas informações sensíveis e transacções financeiras. No caso de um hacker obter acesso não autorizado às suas contas, pode potencialmente roubar a sua identidade e solicitar transferências de dinheiro dos seus clientes ou contactos em seu nome, tornando a 2FA uma medida de precaução essencial contra tais actividades fraudulentas.
Por último, é essencial evitar erros que possam pôr em causa a sua credibilidade junto do seu cliente. Evite transmitir facturas idênticas mais do que uma vez e certifique-se de que as tarefas que realizou estão corretamente reflectidas na fatura. Qualquer descuido a este respeito pode levar o seu cliente a suspeitar de intenções fraudulentas da sua parte.
Como se proteger contra fraudes nas facturas enquanto cliente
Certifique-se de que todas as facturas recebidas são cuidadosamente verificadas antes de efetuar o pagamento. É crucial confirmar que os serviços facturados correspondem aos solicitados, com o custo correto, e evitar qualquer duplicação de despesas já liquidadas.
É fundamental ter em conta que as pessoas que trabalham sob a sua supervisão são, de facto, humanas e podem, involuntariamente, cometer erros ao criar facturas. No entanto, seria prudente examinar as suas facturas subsequentes com o máximo cuidado, pois isso ajudará a evitar o pagamento excessivo, independentemente de esse lapso ter sido intencional ou acidental da sua parte.
Para proteger as contas da sua empresa contra o acesso não autorizado, é crucial aplicar políticas de palavras-passe e protocolos de cibersegurança sólidos. Além disso, ao delegar a responsabilidade pela gestão de facturas a outras pessoas, é essencial que estas mantenham uma conta segura e possuam conhecimentos básicos sobre tácticas de engenharia social para evitar serem vítimas de esquemas de phishing.
Proteger-se contra a fraude de facturas
De facto, tanto os empresários individuais como as grandes empresas são susceptíveis à ameaça potencial de fraude de facturas. É crucial que todas as partes envolvidas tomem medidas prudentes na geração e gestão de facturas, de modo a protegerem-se contra a aquisição não autorizada de fundos por agentes maliciosos.