9 erros pouco profissionais ao fazer videochamadas para o trabalho

Muitos profissionais ainda subestimam as reuniões virtuais. Fazem pouca ou nenhuma preparação, uma vez que estas chamadas se realizam através de plataformas de videoconferência, além de poderem desligar a câmara e o microfone.

Embora as conferências virtuais possam ser mais práticas do que as físicas, não devem ser subestimadas, pois podem ter um impacto significativo na produtividade. Uma preparação deficiente pode resultar em atrasos, dificultar o trabalho em equipa ou dar origem a mal-entendidos. Para manter uma experiência de reunião online polida e eficaz, é essencial seguir determinadas directrizes ao organizar e participar em sessões de vídeo remotas para fins empresariais.

Medidas de segurança negligenciadas

Créditos da imagem: Stefan Kühn/ Wikimedia Commons

É considerado pouco profissional e arriscado ignorar as precauções de privacidade antes de participar em videoconferências relacionadas com o trabalho. Se o fizer, pode expor as suas reuniões a potenciais violações de segurança, como o acesso não autorizado de indivíduos mal-intencionados que procuram causar perturbações ou roubar informações sensíveis, incluindo aqueles com competências técnicas avançadas que estão envolvidos em actividades criminosas.

Um método eficaz de garantir a segurança das reuniões envolve a implementação de uma estratégia abrangente que incorpora medidas técnicas e não técnicas, como a encriptação, os controlos de acesso e a formação dos funcionários sobre sensibilização para a cibersegurança. Ao adotar estas precauções, as organizações podem ajudar a proteger as suas informações sensíveis contra a divulgação ou interceção não autorizada durante as reuniões virtuais.

O processo de definição de palavras-passe deve ser efectuado com o máximo cuidado e atenção. Recomenda-se que cada indivíduo estabeleça um código distinto para cada reunião, garantindo a sua confidencialidade ao transmiti-lo de forma segura a todos os participantes através de meios privados.

A melhoria das salas de espera é a nossa prioridade, permitindo o rastreio e a confirmação dos participantes antes da entrada.

Ao limitar o número de participantes numa reunião virtual, torna-se mais viável supervisionar e controlar eficazmente os procedimentos.

A manutenção da privacidade é da maior importância quando se utilizam plataformas de videoconferência, pelo que seria prudente familiarizarmo-nos com estratégias que possam ajudar a preservar este aspeto essencial.

Deixar o microfone ligado durante as reuniões

É aconselhável não manter o microfone ativado durante as videoconferências, uma vez que pode captar sons indesejados provenientes de pessoas ou objectos domésticos que se encontrem nas imediações, o que pode causar perturbações aos participantes na reunião.Além disso, em situações extremas, o áudio que emana do seu dispositivo pode sobrepor-se ao dos outros participantes.

Para otimizar a qualidade de áudio e a articulação, é aconselhável utilizar prudentemente a função de silenciamento. Active o microfone enquanto fala, desactive-o enquanto ouve e toque nos emoticons do ecrã em caso de interrupções por parte de outros participantes.

De facto, mudar repetidamente de microfone pode ser incómodo em conferências prolongadas. No entanto, este é um meio simples de demonstrar consideração pelas opiniões dos outros e concentração durante o discurso.

Definir maus fundos de videochamadas

Para causar um impacto positivo e profissional durante as reuniões virtuais, é importante que os funcionários estabeleçam um espaço de trabalho limpo e bem organizado que reflicta a sua atenção aos detalhes e dedicação ao trabalho. Por outro lado, um ambiente desarrumado ou despenteado pode transmitir a mensagem oposta e sugerir uma falta de empenho na colaboração e produtividade da equipa.

Sem dúvida, a sugestão de incorporar prateleiras de biblioteca no espaço de trabalho doméstico não deve ser interpretada como uma aprovação. Em vez disso, uma extensão imaculada e sem adornos, desprovida de impedimentos visíveis, transmite uma sensação de elegância discreta e opulência modesta, ao mesmo tempo que evita potenciais fontes de distração.

Quando se trabalha numa área confinada, é aconselhável modificar o fundo do vídeo. Por exemplo, as pessoas que utilizam frequentemente o Zoom podem navegar na sua seleção de cenários virtuais ou ocultar temporariamente o seu ambiente imediato antes de iniciar uma conferência Zoom. Além disso, pode ser vantajoso adquirir conhecimentos sobre a criação de cenários de fundo personalizados no Zoom.

Utilização de funções de chat privado para conversas pessoais

Ao utilizar aplicações de videoconferência para fins de comunicação, é aconselhável não utilizar a função de mensagens privadas para discussões pessoais, especialmente as relacionadas com tópicos não profissionais. Esta medida de precaução deve ser tomada devido à possibilidade de os superiores hierárquicos verem essas trocas de mensagens. Embora os anfitriões não possam monitorizar as conversas privadas durante uma chamada, certas plataformas retêm gravações dessas interacções que podem ficar acessíveis aos empregadores. Por conseguinte, pode presumir-se que as empresas têm autoridade total sobre as contas fornecidas pela organização.

Independentemente do facto de os supervisores examinarem pessoalmente ou não as conversas confidenciais, é inaceitável fazer comentários depreciativos durante as comunicações profissionais. Se tais afirmações forem descobertas, podem ser objeto de repercussões.É crucial promover um ambiente que seja simultaneamente cortês e eficiente; as piadas pessoais devem ser confinadas a contextos mais adequados.

Participar em reuniões em linha em contextos impróprios

Crédito da imagem: AbhiSuryawanshi/ Wikimedia Commons

Por muito benéficos que sejam os regimes de trabalho remoto e híbrido no que respeita à flexibilidade, continua a ser essencial que as pessoas participem em reuniões virtuais em contextos adequados. Seria imprudente participar em conversas relacionadas com o trabalho enquanto se está a conduzir um veículo, a viajar ou a tomar refeições. O envolvimento em tais actividades pode resultar em pensamentos fragmentados e desinformados, o que pode perturbar outros participantes que esperam um contributo concentrado e coerente dos seus colegas durante estas sessões.

Para garantir um processo de comunicação produtivo e respeitoso durante este período, seria mais prudente informar os outros da sua situação atual. Para o efeito, pode reorganizar os compromissos agendados de modo a que estejam de acordo com a sua disponibilidade futura ou recusar a participação se a sua agenda não o permitir. Se não conseguir estabelecer um ambiente adequado para conversas telefónicas em casa, outra alternativa viável poderá ser aderir a um espaço de trabalho partilhado. No entanto, antes de tomar essa decisão, é crucial avaliar cuidadosamente vários aspectos fundamentais, incluindo a localização, o custo, as comodidades e a compatibilidade com o seu estilo de trabalho.

Caros colegas,Espero que esta mensagem vos encontre bem. Como estou prestes a iniciar as minhas férias anuais, é com grande prazer que apresento a minha mais sincera gratidão por todo o vosso trabalho árduo e dedicação ao longo do último ano. Durante a minha ausência, podem ter a certeza de que quaisquer questões urgentes serão prontamente tratadas pelo nosso estimado colega [Nome], que recomendo vivamente como um substituto capaz durante o meu período de ausência. Se existirem quaisquer questões ou preocupações que requeiram atenção imediata, é favor dirigi-las a [Nome] para [Endereço de correio eletrónico]. Agradecia que se abstivesse de enviar e-mails ou comunicações não essenciais durante as minhas férias, para que eu possa desconectar-me totalmente e recarregar as baterias, de modo a regressar ao trabalho renovado e revitalizado. Mais uma vez, obrigado pela vossa compreensão

Participar em reuniões online com atraso

O cumprimento da pontualidade é um aspeto vital que se aplica tanto a reuniões presenciais como virtuais. Chegar atrasado às chamadas em conferência pode ser entendido como uma falta de respeito, resultando em atrasos desnecessários e recursos desperdiçados.

Além disso, é comum que as aplicações de videoconferência gerem notificações que informam os utilizadores quando os participantes entram ou saem de um espaço de reunião virtual. No entanto, algumas pessoas podem considerar este facto intrusivo e perturbador. Por exemplo, quando se utiliza o Zoom, é emitido um sinal auditivo distinto, como um som de estalo, sempre que um novo participante se junta à conversa, o que pode interromper o fluxo de pensamentos do apresentador principal.

Para atenuar os potenciais atrasos causados por erros de agendamento de compromissos ou por descuidos, é aconselhável utilizar aplicações de calendário para definir lembretes. A configuração de um alarme que se ativa alguns minutos antes de cada evento agendado pode ajudar a garantir a pontualidade nas plataformas profissionais e pessoais. Esta abordagem pode facilitar uma maior eficiência na gestão do tempo, ao mesmo tempo que reduz a probabilidade de atrasos resultantes de esquecimentos não intencionais de datas ou prazos importantes.

Não preparar o dispositivo para partilha de ecrã

Para garantir uma apresentação profissional sem problemas durante uma reunião remota utilizando a funcionalidade de partilha de ecrã, recomenda-se que tome as precauções necessárias antes da sessão, organizando os seus dispositivos em conformidade. Especificamente, seria prudente organizar todos os materiais não relacionados com o trabalho, tais como ficheiros pessoais ou confidenciais e tudo o que for considerado inadequado. O objetivo é evitar qualquer potencial embaraço que possa resultar da exposição acidental de informações sensíveis durante a chamada.

As pessoas que efectuam frequentemente apresentações a título profissional são encorajadas a solicitar equipamento específico para o seu trabalho; se não o fizerem, podem perder um tempo precioso na recuperação e restauro de dados perdidos ou corrompidos.

Não pensar na sua aparência

É importante notar que as reuniões virtuais já não se limitam a ser conduzidas sem câmaras. De facto, é essencial que as pessoas se preparem para as videoconferências, garantindo uma boa apresentação através de uma preparação adequada. Isto inclui lavar o rosto, pentear o cabelo e vestir-se de forma adequada. Além disso, ao preparar a videoconferência, certifique-se de que a câmara é colocada perto de uma fonte de luz para melhorar a visibilidade e a clareza do rosto durante a reunião.

Conversa informal e descuidada

Durante a participação em teleconferências com colegas de trabalho ou clientes, não é invulgar as pessoas conversarem casualmente enquanto aguardam a chegada de todas as partes envolvidas.Estas trocas de impressões agradáveis ajudam a aliviar qualquer desconforto que possa surgir antes do início da reunião. No entanto, é importante usar de contenção quando se discutem assuntos não relacionados com o trabalho e concentrar-se em tópicos apropriados relacionados com a tarefa em questão. Deve evitar-se ficar demasiado entusiasmado ao saber que conhecidos pessoais também estão a participar na chamada, uma vez que isso pode ter um resultado indesejável, como chamar a atenção indesejada de associados profissionais ou superiores que possam inesperadamente juntar-se à conversa.

Caso esteja a facilitar a conversa, é aconselhável ativar a área de espera para permitir a seleção dos participantes e avisar os outros com antecedência. É importante assegurar que todos os indivíduos reúnem as suas ideias antes de admitir funcionários de alto nível. Os participantes devem também estar atentos aos sinais sonoros que indicam a chegada de outros participantes.

Organize chamadas de trabalho como um profissional de negócios

À medida que as empresas adoptam cada vez mais disposições de trabalho híbridas e remotas, as conferências virtuais ganharam proeminência como um substituto aceitável para as interacções presenciais tradicionais. Consequentemente, é imperativo tratar as reuniões virtuais com o mesmo nível de profissionalismo que as suas contrapartes presenciais. Pequenos descuidos, como desativar a transmissão de vídeo, parecer desgrenhado ou utilizar um cenário desorganizado, podem diminuir a credibilidade de uma pessoa. Além disso, negligenciar a preparação adequada pode fazer com que os colegas se ofendam numa fase posterior.

Estabelecer um ritual de pré-chamada simples pode ser benéfico quando se prepara para videoconferências. Considere a possibilidade de adotar uma prática de vestuário profissional, verificar a funcionalidade do seu equipamento e organizar um cenário adequado antes de participar em reuniões virtuais.