Como criar rapidamente notas de reunião no Google Docs
Se é responsável por tomar notas de reuniões e partilhá-las com a sua equipa, sabe como pode ser difícil manter-se a par de tudo à medida que a reunião se desenrola. É preciso manter-se organizado, anotar pontos-chave, refinar detalhes e designar itens de ação para os participantes enquanto participa da reunião.
De facto, o modelo de notas de reunião do Google Docs simplifica o procedimento acima mencionado de uma forma fácil e eficiente. Apesar da sua simplicidade, esta funcionalidade é conhecida por aumentar consideravelmente a produtividade geral das reuniões.
Como criar e partilhar notas de reunião no Google Docs
A utilização de modelos é indispensável para maximizar a eficiência, uma vez que permitem concentrar-se no essencial em vez de gastar tempo valioso a construir uma organização ordenada dos seus registos. Com a ajuda dos modelos do Google Docs, é possível aproveitar todo o potencial destas ferramentas, utilizando formatos pré-concebidos que facilitam o processo de documentação. Por exemplo, este modelo específico tira partido da agenda de reuniões disponível no Calendário Google para capturar e disseminar facilmente as actas das reuniões entre os membros da equipa.
A utilização do modelo pré-existente do Google Docs para gerar e distribuir actas de reuniões é um processo relativamente simples. Os passos a seguir são os seguintes:
⭐Abrir o ficheiro do Google Docs.
Incorpore as seguintes notas de reunião, que podem ser acedidas seleccionando “Notas de reunião” no menu pendente da secção “Building Blocks” do seu documento.
⭐ Aparecerá um menu preenchido com todos os eventos do seu Calendário Google. Seleccione a reunião ou evento relevante. 
Comece por listar os nomes das pessoas presentes e, em seguida, tome notas detalhadas sobre os procedimentos.
Para anexar a ata da reunião à marcação no calendário, utilize a opção “Anexar” situada à direita. Esta ação permite que os participantes tenham acesso à ata através do seu Google Calendar.
Em alternativa, pode optar por transmitir a transcrição do conclave por correio eletrónico aos participantes, clicando no ícone do envelope situado à esquerda.
Além disso, tem a opção de incluir ficheiros adicionais do Google Drive nas suas notas de reunião, clicando nas elipses (três pontos) localizadas à esquerda do ecrã e seleccionando “Anexar ficheiros do Drive” no menu que se segue.
Como criar e atribuir itens de ação no Google Docs
Durante a chamada em conferência, é previsível que o seu grupo de trabalho chegue a várias linhas de ação que devem ser executadas. A utilização do Google Docs oferece um método simples para documentar estas tarefas e atribuí-las a indivíduos específicos do seu grupo, facilitando verificações rápidas. Para o efeito, siga os seguintes passos:
Em “Itens de ação”, liste as tarefas que precisam de ser concluídas, delineando cada atribuição individual com clareza e precisão.
⭐Clique duas vezes na tarefa para a realçar.
⭐ Clique no ícone Adicionar comentário e escreva o seu comentário. 
⭐ Na mesma caixa de texto, digite um sinal de arroba ( @ ) seguido do nome da pessoa responsável pela tarefa. 
Assinale a caixa de verificação localizada na área designada da secção de comentários, atribuindo assim a tarefa e assegurando que o destinatário pretendido é notificado do respetivo item de ação.
⭐ Por fim, clique emAtribuir.
Benefícios da utilização do Google Docs para tomar notas
A utilização do modelo especialmente concebido do Google Docs pode aumentar a eficiência e promover a cooperação durante as reuniões. Uma vantagem significativa da utilização do Google Docs em vez de plataformas alternativas de tomada de notas para conferências reside na sua perfeita integração com um ambiente de trabalho já estabelecido, eliminando a necessidade de qualquer instalação de software adicional.
Existem, sem dúvida, inúmeras justificações convincentes para adotar a prática de utilizar o Google Docs como instrumento de documentação de anotações vitais e tarefas imperativas:
Colaboração em tempo real
O Google Docs oferece uma experiência de colaboração perfeita que permite a todos os participantes numa reunião ver e acompanhar o progresso de documentos partilhados em tempo real. Esta funcionalidade garante que todos se mantêm actualizados em relação a quaisquer alterações ou modificações efectuadas por outros membros da equipa, permitindo-lhes gerir eficazmente as suas responsabilidades e manter um elevado nível de produtividade ao longo do ciclo de vida do projeto.
Melhor responsabilização
A utilização de caixas de verificação na atribuição de itens de ação aos membros da equipa promove a responsabilização, fomentando assim um sentido de responsabilidade entre os membros da equipa e incentivando-os a cumprir os prazos.
Acessibilidade remota
Devido à sua infraestrutura de nuvem, o Google Docs permite que os utilizadores acedam às actas das suas reuniões remotamente através de uma ligação segura à Internet.Os membros da equipa também podem efetuar revisões, alterações e monitorizar tarefas, independentemente da sua localização geográfica.
Eficiência de tempo
O design intuitivo e os modelos de notas pré-configurados aliviam o fardo de organizar os seus pensamentos, permitindo-lhe mergulhar totalmente na discussão em vez de se distrair com a tarefa de documentação e estruturação.
Simplifique as notas de reunião com o Google Docs
A utilização do Google Docs para redigir actas de reuniões é um processo simples, caracterizado pela simplicidade e eficiência. A interface de fácil utilização permite aos utilizadores compilar os seus pensamentos e ideias com maior facilidade e rapidez em comparação com os métodos tradicionais.
De facto, a assimilação sem esforço com o Google Calendar permite a visibilidade imediata, a cooperação e a monitorização de tarefas entre todas as partes envolvidas. A adoção deste esquema promove uma maior eficiência e reforça a sinergia entre os seus colaboradores.