Como utilizar o campo Anexo no Airtable
O Airtable ganhou popularidade como uma ferramenta de produtividade versátil, graças ao seu conjunto diversificado de funcionalidades. A capacidade de ligação e integração com uma quantidade ilimitada de dados e informações é um dos pontos fortes únicos do Airtable.
O Airtable possui um conjunto impressionante de funcionalidades, sendo uma delas a capacidade de anexar documentos diretamente a registos individuais numa base de dados. Nesta secção, vamos aprofundar as nuances da funcionalidade de anexação do Airtable e demonstrar como incorporar o campo “Attachment” nas suas bases de dados.
O que é o campo Anexo no Airtable?
A integração da funcionalidade “Anexos” no Airtable facilita a associação direta de ficheiros a registos individuais de uma forma simples. Ao incorporar materiais suplementares, tais como imagens visuais, documentações, apresentações de diapositivos e dados de folhas de cálculo, esta abordagem simplifica a gestão de projectos através da plataforma Airtable, proporcionando aos utilizadores um método eficiente de organização dos seus dados.
O campo Anexo permite-lhe anexar uma variedade de ficheiros de várias fontes, como o armazenamento local do seu computador ou serviços de nuvem populares como o Google Drive, OneDrive e Dropbox. No entanto, é essencial ter em mente que os ficheiros carregados não devem exceder cinco gigabytes de tamanho.
Os ficheiros de formatos comuns, incluindo ficheiros de imagem PNG e JPEG, documentos do Microsoft Word, ficheiros do Adobe Photoshop e ficheiros do Portable Document Format (PDF), são suportados pelo Airtable e exibem pré-visualizações em miniatura nas tabelas. Estas miniaturas podem ser clicadas para revelar uma vista ampliada do ficheiro. No entanto, os tipos de ficheiros menos convencionais não apresentam uma pré-visualização, mas permanecem acessíveis através do Airtable para fins de interação.
Como adicionar o campo Anexo à sua base Airtable
Para incorporar o campo “Anexo” na sua base Airtable, existem duas abordagens simples disponíveis. Estas incluem a adição do campo através de uma vista do Airtable, como a vista de Grelha, ou através da edição de um registo específico dentro da base.
Adicionar campos de anexo utilizando a vista de grelha
Para expandir a secção do cabeçalho na vista de grelha do Airtable, navegue até ao canto inferior direito da linha superior dos cabeçalhos. Dependendo das dimensões do seu ecrã e do número atual de campos apresentados, é possível que seja necessário deslocar mais o ecrã para aceder a este botão.
Ao selecionar a opção “Anexo” no menu pendente apresentado, o utilizador pode continuar a incluir o campo de anexo pretendido no seu processo de recolha de dados, fornecendo uma etiqueta adequada e guardando a configuração.
Adicionar campos de anexo a um registo
Para adicionar um campo de anexo a um registo específico da sua base de dados, siga os seguintes passos:1. Navegue até ao registo pretendido, acedendo ao mesmo através do seu sistema ou aplicação.2. Localize o botão “Adicionar novo campo” situado na parte inferior da área de visualização do registo.3. Uma vez clicado, aparecerá um menu pendente com várias opções para selecionar o tipo de campo que pretende adicionar. Na lista fornecida, escolha “Texto de uma linha”.4. Em seguida, seleccione a opção “Anexo” entre as opções disponíveis. Esta ação permitirá criar uma função de carregamento de ficheiros nesse registo específico.5. Se for caso disso, introduza um título breve para o documento anexado como etiqueta para facilitar a referência. Em seguida, guarde as alterações efectuadas no registo.
O popup do campo de edição oferece uma opção conhecida como “Mostrar anexos por ordem inversa”, que é especificamente aplicável quando se utiliza um modelo predefinido. Ao ativar esta funcionalidade, os ficheiros recentemente adicionados serão listados no início da sequência, em vez de no seu final. No entanto, esta funcionalidade foi considerada obsoleta desde abril de 2020, e os utilizadores são agora obrigados a organizar os anexos no ficheiro através de manipulação manual.
Anexar um ficheiro utilizando o campo “Anexo”
Ao incorporar o campo “Anexo”, os utilizadores podem aceder e manipular o seu conteúdo tanto através da vista de grelha como ao examinar individualmente cada registo.
Em primeiro lugar, passe o cursor sobre o campo “Anexo” situado na linha correspondente ao registo pretendido; em seguida, clique na opção disponível através do ícone do sinal de mais que representa a possibilidade de carregar um novo ficheiro. Em alternativa, pode optar por realizar uma operação de arrastar e largar a partir do seu sistema local, na qual pode transferir facilmente ficheiros diretamente para a célula designada, bastando para tal colocá-los na mesma.
Dentro dos limites de uma entrada na base de dados, uma área designada como “Anexo” apresenta-se sob a forma de um recetáculo substancial com a frase “Arrastar ficheiros para aqui ou procurar”. O utilizador pode optar por efetuar o carregamento de ficheiros iniciando o processo de colocação física dos referidos documentos neste recipiente através de manipulação manual ou clicando na hiperligação designada por “procurar ficheiros”, que, quando accionada, instigará o aparecimento de uma interface suplementar que permite um âmbito mais alargado de alternativas de seleção de ficheiros.
No modo de visualização em grelha, ao clicar no símbolo “\+” junto a cada linha, abre-se uma nova caixa de diálogo que permite ao utilizador navegar no seu sistema de ficheiros e selecionar vários ficheiros para anexar num único registo. Da mesma forma, ao clicar na opção “Browse Files” (Procurar ficheiros), localizada na página de detalhes de um registo individual, esta mesma funcionalidade é activada, permitindo aos utilizadores carregar facilmente vários documentos, utilizando a funcionalidade de arrastar e largar e as opções de seleção direta de pastas.
Também pode optar por obter um ficheiro para anexar, seleccionando outra opção apresentada na barra lateral. Esta alternativa permite-lhe ligar um ficheiro através de um URL ou efetuar uma pesquisa na Internet, capturar uma imagem utilizando a câmara do seu dispositivo ou incorporar documentos guardados em plataformas na nuvem, como o Google Drive, OneDrive, Dropbox e Box, juntamente com fotografias obtidas em redes sociais como o Facebook.
Tenha em atenção que, para adicionar ficheiros à sua base Airtable, terá primeiro de estabelecer ligações com os respectivos serviços. Para tal, basta seguir as instruções apresentadas no ecrã ao clicar no serviço pretendido e conceder as permissões necessárias, conforme solicitado.
Ligue sem esforço o seu fluxo de trabalho com o Airtable
Nos fluxos de trabalho digitais contemporâneos, existe uma multiplicidade de componentes que devem ser monitorizados, o que pode apresentar dificuldades em manter a organização e estabelecer ligações entre o trabalho e os dados pertinentes.
A integração do campo Attachment no Airtable facilita uma organização perfeita, ligando diretamente os ficheiros relevantes aos dados pertinentes armazenados na sua extensa rede de bases de dados. Ao fazê-lo, aumenta a eficiência e promove a produtividade, mantendo todos os recursos necessários à disposição.