Como eliminar a confusão de papel e organizar sua vida digitalmente
A acumulação de papel pode revelar-se uma fonte de irritação, especialmente quando forma pilhas gigantescas que parecem multiplicar-se incessantemente. Apesar dos melhores esforços para manter a ordem, os papéis tendem a se acumular, e a tarefa de organizar grandes quantidades de documentos pode ser assustadora.
Embora a adoção de uma mentalidade ambientalmente consciente em relação ao gerenciamento de papel e a utilização de uma estrutura digital minimize o acúmulo de desordem e promova uma sensação de tranquilidade, a implementação dessas medidas requer ações específicas. Para diminuir efetivamente o caos do papel e organizar a vida digitalmente, considere a execução das seguintes diretrizes.
Avalie sua situação atual
O ato de organizar e organizar o ambiente pode muitas vezes revelar-se um esforço assustador e indutor de ansiedade, especialmente à luz do grande volume de papelada que muitos indivíduos possuem. Antes de embarcar em uma iniciativa abrangente de organização digital, é aconselhável primeiro reservar algum tempo para avaliar a extensão e a natureza da situação atual de desordem de papel. Ao fazer isso, pode-se planejar melhor e abordar o processo de limpeza com maior clareza e foco, levando a um resultado mais eficiente e eficaz.
Antes de iniciar o processo de organização, é essencial classificar os documentos com base em seu significado. Isso permitirá que você aloque muito tempo e esforço para gerenciar cada categoria de forma eficaz. Em seguida, avalie o estoque de papel existente em sua área de trabalho, incluindo gavetas de escritório, mesas e estantes. Além disso, considere as ferramentas organizacionais eletrônicas necessárias para a tarefa em questão, como plataformas de armazenamento de dados baseadas em nuvem que oferecem serviços complementares, scanners de imagem e aplicativos móveis projetados especificamente para essa finalidade.
Para facilitar o processo de organização, é útil avaliar o espaço disponível antes de iniciar qualquer tipo de empreendimento de digitalização. Isso permite formular uma estratégia bem planejada para organizar seus ativos digitais, bem como visualizar o layout de seu sistema digital recém-organizado e seu ambiente de trabalho físico remodelado, servindo como fonte de inspiração para as tarefas que estão por vir.
Digitalize a papelada existente
Crédito da imagem: pressfoto/ Freepik
O processo de digitalização da papelada elimina a necessidade de manter cópias físicas de documentos e registros, pois todas as informações relevantes podem ser armazenadas eletronicamente. Isso torna obsoletas as pesquisas por arquivos específicos, pois tudo pode ser facilmente acessado por computador ou outro dispositivo digital. A eliminação de espaços de trabalho desordenados também promove maior eficiência e produtividade.
Ao converter seus registros físicos em formato digital através do processo de digitalização e salvamento, você pode acessar as informações a qualquer momento que for conveniente para você. Existem várias opções disponíveis para digitalizar seus documentos, incluindo o uso de um scanner de imagem dedicado ou a utilização de aplicativos de scanner em seu dispositivo móvel. Depois de capturar seus documentos dessa maneira, você pode optar por armazená-los como arquivos JPG ou PDF. Esse método moderno de compartilhamento de arquivos não apenas agiliza o processo, mas também elimina a necessidade de compilação manual e entrega por correio.
Habilitar Faturamento e Extratos Online
A utilização da correspondência eletrônica como meio de distribuição de documentos de cobrança, recibos e relatórios fiscais eliminaria a necessidade de armazenamento físico de papéis e o tedioso processo de busca por registros específicos. Além disso, permitiria um ambiente totalmente sem papel.
Ao utilizar sistemas eletrônicos de cobrança e extrato, pode-se minimizar bastante o acúmulo de documentos físicos, resultando em um espaço mais organizado, bem como na redução da pegada de carbono associada à fabricação de produtos de papel.
Nosso inovador sistema de faturamento on-line permite a recuperação contínua de faturas e recibos por meio de um dispositivo móvel ou computador. Esse recurso não apenas oferece conveniência, mas também facilita o rastreamento de históricos de pagamentos, registros de transações e despesas.
Vários aplicativos de gerenciamento de recebimentos e plataformas de faturamento complementares fornecem funcionalidades como monitoramento de despesas e alertas de pagamento que permitem aos usuários manter registros atualizados e evitar liquidações negligenciadas.
Automatize a assinatura de documentos digitais
Na sociedade digital de hoje, o ato de assinar um documento com uma caneta no papel não é mais necessário. Em vez disso, os aplicativos de assinatura de documentos on-line fornecem um meio eficiente de economizar recursos, eliminando a necessidade de cópias impressas e assinadas.
Certas plataformas de assinatura de documentos digitais incorporam a criptografia de dados como uma medida de segurança adicional, diminuindo assim a probabilidade de manipulação de documentos.
Ao implementar um procedimento de assinatura eletrónica, fomenta-se uma mentalidade aberta à eliminação do papel e à adoção de uma abordagem digital de organização e despojamento no dia-a-dia.
Armazene documentos na nuvem
O armazenamento em nuvem surgiu como um meio altamente inovador de armazenar e manter informações confidenciais. Essa abordagem oferece uma excelente solução para organizar espaços de trabalho digitalizando registros, reduzindo assim a necessidade de arquivos físicos, pastas e armários.
Utilizar o armazenamento em nuvem para armazenar seus arquivos pode facilitar o gerenciamento e a organização aprimorados de seus documentos. Uma infinidade de plataformas de armazenamento em nuvem oferece ferramentas organizacionais intuitivas, permitindo acesso sem esforço aos arquivos armazenados. Além disso, a tecnologia de armazenamento em nuvem fornece recursos avançados de segurança que protegem seus dados, permitindo o compartilhamento seguro de arquivos com outras pessoas.
O armazenamento inadequado de cópias impressas pode resultar em sua deterioração, desaparecimento ou roubo. Por outro lado, manter dados sensíveis na nuvem oferece um meio de salvaguardar esses registros a longo prazo, evitando assim os riscos associados à sua degradação física ou extravio.
O armazenamento em nuvem oferece uma quantidade abundante de espaço para armazenar um grande número de documentos, que podem ser facilmente transferidos por meio de um dispositivo móvel ou laptop para qualquer destinatário desejado.
Defina os padrões da impressora para frente e verso
A impressão em ambos os lados de uma folha de papel, comumente conhecida como impressão em frente e verso, pode ser obtida configurando a impressora para executar esta função automaticamente. Essa prática não apenas economiza recursos de papel, mas também ajuda a manter um espaço de trabalho organizado, reduzindo a confusão de papel.
Reduzir a quantidade de materiais impressos implica diminuir a quantidade de armazenamento físico necessário para documentos dentro de armários e estantes. Além disso, promove a utilização mínima de papel e um ambiente organizado e organizado pessoal e profissionalmente.
A impressão duplex tem dois benefícios: em primeiro lugar, diminui o acúmulo de papéis em cinquenta por cento, em segundo lugar, conserva a utilização de papel e promove a preservação ecológica ao diminuir a quantidade de árvores exploradas para a fabricação de papel.
Elimine as bandejas de papel de mesa/carta
As bandejas de papel são freqüentemente utilizadas como um local eficiente para acumular documentos recebidos, resultando em confusão excessiva de papel. Ao digitalizar a vida de alguém, a necessidade de armazenamento físico, como bandejas de papel, diminui. Embora a remoção dessas bandejas possa parecer atraente, principalmente quando se busca acesso rápido aos registros, é crucial adotar a organização digital.
Embora algumas pessoas prefiram manter um arquivo físico de seus registros, é evidente que a utilização de um método digital para gerenciamento de documentos oferece inúmeras vantagens em relação aos meios tradicionais. Ao eliminar a necessidade de bandejas de papel, pode-se manusear novos arquivos com eficiência e manter uma área de trabalho organizada.
Ao se tornar digital com armazenamento e gerenciamento de documentos, você economizará tempo que, de outra forma, seria gasto organizando e arrumando bandejas físicas de papel. Essa mudança de abordagem em relação à organização ajudará a cultivar um estado mental organizado, promovendo um modo de vida mais estruturado.
Transição para um espaço sem papel
Adotar uma abordagem digital para o gerenciamento de documentos e se esforçar para manter um ambiente sem papel pode ser um método altamente eficaz e ecológico de gerenciar assuntos profissionais e pessoais.
Verificou-se que a digitalização de registros físicos melhora a eficiência organizacional em contextos pessoais e profissionais. Esse processo facilita a categorização de documentos importantes, levando a uma melhor acessibilidade e armazenamento.