Como utilizar o ChatGPT para escrever mensagens de correio eletrónico difíceis no trabalho

Escrever e-mails difíceis é inevitável, independentemente da carreira em que se está. Quer precise de dizer não a projectos adicionais ou de pedir uma folga, pode ser ansioso escrever o e-mail; não importa, encontre a coragem para clicar em enviar.

O ChatGPT ganhou notoriedade pela sua capacidade de ajudar na elaboração de cartas de apresentação e currículos convincentes, levando algumas pessoas a questionar se também poderia ser útil na composição de e-mails desafiantes. Com dados suficientes fornecidos, os utilizadores podem utilizar o resultado gerado pela IA como ponto de partida para a sua correspondência. Ao confiar na orientação do ChatGPT, o utilizador tem a oportunidade de se concentrar apenas na substância da mensagem, mantendo uma perspetiva imparcial, evitando assim quaisquer potenciais envolvimentos emocionais que, de outra forma, poderiam impedir uma comunicação eficaz.

Passo 1: Abrir uma conta no ChatGPT

O processo para abrir uma conta no ChatGPT. Vá para o site https://chat.openai.com/ , onde você verá um prompt para fazer login ou se inscrever. Você pode criar uma conta com um e-mail ou usar sua conta do Google.

Certifique-se de que o seu dispositivo móvel está acessível, pois ser-lhe-á pedido que introduza um código de verificação de seis dígitos enviado para o seu número de telefone para confirmar a sua conta. Após a verificação bem sucedida da sua conta, está agora preparado para iniciar as suas actividades.

pode utilizar gratuitamente a versão standard do GPT-3.5 ou passar para o GPT-4, que limita o envio de 25 mensagens num período de três horas. A última opção oferece tempos de resposta mais rápidos e dá acesso a funcionalidades exclusivas, como um intérprete de código, integrações de terceiros e capacidades de navegação na Web.

Para aqueles que estão ansiosos por explorar as capacidades de ponta do GPT-4, oferecemos uma taxa de subscrição mensal de $20. Para além disso, se desejar ter uma visão exclusiva das nossas inovadoras características Beta, convidamo-lo a aprofundar as extensas funcionalidades que podem ser alcançadas através do poderoso interpretador de código do ChatGPT.

Passo 2: Fornecer instruções personalizadas ao ChatGPT

Para gerar a saída desejada do ChatGPT, é necessário fornecer directivas explícitas. O utilizador deve responder a um par de perguntas que permitirão à IA produzir resultados alinhados com as suas preferências.

No contexto da nossa interação com o ChatGPT, tenho curiosidade em saber mais sobre as suas preferências e informações de base que possam melhorar a qualidade da nossa conversa.Para tal, sinta-se à vontade para partilhar todos os detalhes relevantes sobre as suas aspirações, áreas de interesse, actividades pessoais, esforços profissionais, localização geográfica ou outras características pertinentes que possam contribuir para um diálogo mais rico.

De que forma prefere que o ChatGPT transmita as suas respostas? É possível informar a inteligência artificial sobre a sua preferência por uma linguagem formal ou coloquial, bem como especificar quaisquer restrições desejadas quanto ao comprimento do texto e indicar se uma posição deve ser expressa ou evitada.

Eis um exemplo de introdução:

Passo 3: Solicitar ao ChatGPT que escreva o e-mail que pretende

Depois de ter fornecido ao ChatGPT detalhes pertinentes sobre si, a sua afiliação profissional, bem como o teor e a brevidade desejados para a sua correspondência, pode solicitar a assistência do ChatGPT para escrever um e-mail. Tenha em atenção que, caso não fique satisfeito com a iteração inicial apresentada, tem a liberdade de solicitar ao ChatGPT uma resposta revista.

Email de demissão

Quando se pensa em expressar entusiasmo por uma promoção profissional iminente ou insatisfação com a situação atual, a elaboração de um email de demissão pode ser um desafio. É essencial não cortar os laços de forma negativa e, em vez disso, partir amigavelmente.

Lembre-se de que pode precisar de recomendações no futuro e é importante que se sinta seguro ao fornecer os nomes das pessoas com quem colaborou. É aconselhável não manifestar insatisfação em relação aos seus supervisores ou à política de férias da empresa, nem criticar os seus colegas durante este processo; pelo contrário, é essencial informar a sua entidade patronal com a devida antecedência.

“Como ilustrado acima, o inquérito original referia-se à redação de uma breve correspondência informando a direção da saída do indivíduo e apresentando as suas despedidas. Tem estado a pensar em abandonar o seu posto de trabalho? Para se preparar para essa eventualidade, pode ser prudente ter em conta determinados factores financeiros.

E-mail para informar o seu superior hierárquico de que não vai cumprir o prazo

É fundamental não permitir que sentimentos de embaraço impeçam a divulgação de quaisquer dificuldades encontradas no cumprimento dos prazos dos projectos, tanto à direção como aos colegas.Ao reconhecer abertamente estes desafios, permite que outros prestem apoio e assistência que podem facilitar a conclusão bem sucedida da tarefa dentro do prazo estabelecido.

É aconselhável não demorar a informar a chefia e a sua equipa se não conseguir cumprir o prazo, uma vez que isso pode criar tensões e corroer a confiança no local de trabalho. Ao comunicar de forma proactiva, pode evitar ser visto como um obstáculo que causa atrasos aos outros.

Algumas pessoas têm dificuldade em cumprir prazos devido à sua propensão para a procrastinação. Para aqueles que se identificam com esta situação, compreender e implementar estratégias eficazes para ultrapassar a procrastinação e cumprir os prazos com sucesso pode ser uma atividade valiosa.

Email para pedir uma licença de emergência

As emergências obrigam frequentemente a ausências inesperadas do trabalho e podem criar uma pressão acrescida num ambiente já de si agitado. Um dos desafios que podem surgir nestas situações é a redação de um pedido de licença atempado, o que pode causar ainda mais angústia quando as obrigações profissionais exigem atenção imediata.

Tendo em conta que as conversas verbais nem sempre são suficientes, é muitas vezes necessário fornecer documentação escrita como parte do registo de emprego de um indivíduo. Ao discutir o regresso antecipado de uma licença ou ausência, é essencial estabelecer expectativas práticas que sejam viáveis e benéficas para todas as partes envolvidas.

Dado que circunstâncias imprevistas exigem muitas vezes pedidos de ausência de última hora, convém que informe os seus colegas de um meio adequado para o contactarem em caso de necessidade de viajar. Ao garantir ao seu superior hierárquico e à sua equipa que responderá diligentemente a qualquer correspondência ou mensagem durante a sua ausência, pode efetivamente manter a continuidade das suas responsabilidades profissionais.

Se alguém tem um familiar ou amigo sénior, pode sentir-se apreensivo em relação à potencial necessidade de uma ausência imprevista da sua rotina diária. É possível que essas pessoas encontrem valor em explorar a utilização de dispositivos inovadores concebidos especificamente para adultos mais velhos como forma de preservar o bem-estar físico e emocional ideal para si e para os seus entes queridos.

E-mail para dizer “não” a um projeto

Embora possa parecer apropriado responder com “Estás a brincar comigo?” em reação a um pedido de trabalho adicional, recomenda-se uma abordagem mais diplomática e ponderada.É importante considerar o seu público e as suas potenciais reacções ao elaborar a sua resposta. Se tem tendência para ser demasiado complacente com os outros, pode ser sensato enviar rapidamente uma mensagem de correio eletrónico, em vez de perder muito tempo a construir cuidadosamente uma mensagem.

Atrasar o envio de uma mensagem de correio eletrónico pode potencialmente resultar numa situação em que a pessoa se vê obrigada a conceder assistência, apesar de a sua inclinação intuitiva sugerir o contrário, devido ao facto de ter uma abundância de responsabilidades e tarefas a ocupar a sua atenção. É essencial transmitir ao destinatário que, embora a assistência fosse desejada, as circunstâncias actuais tornam inconveniente ou impraticável a prestação de ajuda.

Ao redigir uma mensagem, é importante verificar se ela está de acordo com as directrizes da empresa e se será bem recebida pelo destinatário. Para aqueles que precisam de orientação sobre como recusar pedidos profissionalmente, existem recursos disponíveis que ensinam como dizer “não” de forma cortês num ambiente profissional.

Email para obter clareza sobre as prioridades organizacionais

Por vezes, a multiplicidade de tarefas e deveres pode ser assustadora, deixando-nos perplexos quanto à forma de começar a lidar com elas eficazmente. Nesses casos, procurar a orientação de um superior para determinar quais as responsabilidades que devem ter prioridade pode ser muito benéfico.

Iniciar a comunicação com a direção pode provocar sentimentos de apreensão devido à preocupação em demonstrar a sua competência no trabalho. Muitas vezes é preferível procurar orientação junto dos supervisores, perguntando-lhes quais as prioridades cruciais, em vez de presumir e potencialmente interpretar mal a situação.

Melhorar a capacidade de priorização de tarefas é uma competência que pode ser cultivada através de esforço e prática dedicados. Para aqueles que procuram ajuda para organizar as suas prioridades, existem várias aplicações altamente conceituadas disponíveis que podem ajudar a simplificar este processo num ambiente profissional.

Passo 4: Rever e editar os e-mails que o ChatGPT cria

Depois de gerar uma resposta através do ChatGPT com base nas suas informações, é essencial examinar o conteúdo e fazer os ajustes necessários. Alguns aspectos do rascunho inicial podem não estar alinhados com as suas circunstâncias específicas, enquanto a IA pode ignorar detalhes cruciais que considere vitais para inclusão.

Passo 5: Enviar o e-mail

A elaboração de uma correspondência complexa pode ser uma tarefa árdua, sobretudo quando se pensa na reação do destinatário. No entanto, é fundamental não deixar que a apreensão impeça o processo de transmissão. Antes de enviar a mensagem, deve familiarizar-se com os erros comuns que prejudicam o comportamento profissional num e-mail de negócios.

É necessário enviar e-mails difíceis

Transmitir mensagens com uma conotação desfavorável pode ser exigente, mas é muitas vezes necessário. Evitar assuntos complexos pode resultar em maiores complicações do que confrontá-los diretamente. Embora a elaboração de um e-mail desafiante possa provocar sentimentos de apreensão, geralmente sente-se alívio ao transmiti-lo.

Pode não estar de acordo com as preferências do seu superior hierárquico, mas notificá-lo antecipadamente de quaisquer preocupações irá, sem dúvida, demonstrar o seu profissionalismo e empenho em manter uma comunicação aberta. Embora confrontar desacordos possa ser um desafio, lidar com conflitos de forma competente é um ativo crucial para a vida e para a carreira. Consequentemente, a gestão proficiente de situações discordantes pode melhorar o crescimento pessoal e profissional.