Jak zmniejszyć rozmiar arkusza kalkulacyjnego Excel?

Arkusze kalkulacyjne programu Excel mogą łatwo stać się nieporęczne i duże, zwłaszcza jeśli zawierają dużo danych lub obrazów. Chociaż w większości przypadków może to nie stanowić problemu, może to utrudniać zarządzanie, udostępnianie i wydajną pracę z arkuszem kalkulacyjnym.

Na szczęście istnieje kilka środków, które można wdrożyć w celu zmniejszenia rozmiaru dokumentów Microsoft Excel przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich istotnych informacji. W związku z tym, w celach ilustracyjnych, zostanie teraz przedstawiona przykładowa ilustracja.

Usuń niepotrzebne arkusze

Aby zminimalizować rozmiar skoroszytu programu Microsoft Excel, zaleca się usunięcie wszelkich niepotrzebnych arkuszy w dokumencie. Aby wykonać to zadanie, wystarczy uzyskać dostęp do pliku Excel, kliknąć przyciskiem myszy w miejscu sąsiadującym ze zbędnym arkuszem, a następnie wybrać opcję “Usuń” z menu kontekstowego.

W podobny sposób można wyeliminować niepotrzebne wykresy, grafiki, tabele i inne elementy.

Usuń niepotrzebne formatowanie

Wymiar dokumentu Excel może ulec dalszemu rozszerzeniu w wyniku rozległego dostosowania komórek, a każda udoskonalona komórka zużywa dodatkowe miejsce w pliku. Aby to zilustrować, rozważmy scenariusz, w którym kontury obramowania komórek są dekorowane; takie ozdoby zajmowałyby więcej miejsca w dokumencie w porównaniu z ich domyślną prezentacją.

Aby wyeliminować niechciane formatowanie w arkuszu programu Excel, wykonaj następujące proste kroki:

Otwórz żądany skoroszyt programu Microsoft Excel i wybierz określony zakres komórek, który chcesz pozbawić formatowania.

Kliknij zakładkę “Strona główna” znajdującą się w górnej części strony.

⭐ W grupie Edycja kliknij przycisk Wyczyść i wybierz opcję Wyczyść formaty z wyświetlonego menu.

Modyfikowanie preferencji rozmiaru i jakości obrazu

Czy w dokumencie programu Microsoft Excel znajduje się zawartość graficzna? W takim scenariuszu zmniejszenie wymiarów i rozdzielczości elementów wizualnych może przyczynić się do zmniejszenia ogólnego rozmiaru pliku Excel.

Ważne jest, aby przyznać, że dostosowanie wymiarów i wierności treści wizualnej może wpłynąć na jej prezentację w dokumencie Excel. Jeśli jednak takie kompromisy są zgodne z oczekiwaniami, można przystąpić do wdrożenia niezbędnych konfiguracji programu Microsoft Excel w celu zachowania obrazów o zmniejszonej zdolności rozdzielczej.

⭐Otwórz program Microsoft Excel na komputerze.

Kliknij opcję “Plik” znajdującą się w górnej części ekranu.

⭐WybierzOpcje z lewego panelu.

W oknie dialogowym Opcje programu Excel przejdź do karty Zaawansowane, aby uzyskać dostęp i skonfigurować zaawansowane ustawienia aplikacji Microsoft Excel.

Dostosowanie rozmiaru obrazu i ustawień jakości ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji obrazów, co z kolei może znacznie poprawić wydajność witryny. W ten sposób zapewniasz, że ładowane są tylko niezbędne informacje, skracając w ten sposób czas ładowania strony i poprawiając komfort użytkowania. Aby osiągnąć ten cel, przejdź do sekcji “Rozmiar i jakość obrazu”, sprawdź, czy wybrano opcję “Odrzuć dane edycji” i w razie potrzeby dokonaj dodatkowych zmian.

Nie zmniejszaj jakości obrazu, odznaczając opcję “Kompresuj obrazy”, która jest reprezentowana przez pole wyboru z towarzyszącą ikoną gwiazdki.

Wybierz menu rozwijane znajdujące się obok opcji “Domyślna rozdzielczość”, aby wybrać rozdzielczość wyświetlania 150 pikseli na cal (ppi) lub mniej.

⭐ Kliknij OK, aby zapisać zmiany.

Kompresja obrazów w arkuszu kalkulacyjnym Excel

Jeśli nie chcesz zmniejszać rozdzielczości każdego obrazu w dokumencie Excel, Microsoft Excel zapewnia alternatywne rozwiązanie, które pozwala na kompresję określonych zdjęć indywidualnie. W ten sposób można skutecznie zminimalizować rozmiar pliku Excel bez wpływu na inne elementy wizualne.

Wybierz reprezentację graficzną w skoroszycie programu Microsoft Excel, której rozmiar chcesz zmniejszyć.

⭐Kliknij kartę Formularz obrazu.

Popraw tekst w następujący sposób:W sekcji “Dostosuj” użyj przycisku “Kompresuj obrazy”, aby w razie potrzeby zmniejszyć rozmiar pliku obrazu.

Wybierz obraz, który chcesz skompresować i zaznacz odpowiednie pole. Spowoduje to zastosowanie procesu kompresji wyłącznie do wybranego obrazu, a nie do wszystkich w zaznaczeniu.

Zaznacz pole wyboru obok opcji “Usuń przycięte obszary zdjęć”, aby włączyć tę funkcję, która umożliwia usunięcie niechcianych fragmentów zdjęcia, które mogły zostać przypadkowo odcięte podczas procesu edycji.

W sekcji “Rozdzielczość” możesz wybrać jedną z wielu opcji PPI (pikseli na cal), aby dopasować ją do swoich preferencji.

⭐ Kliknij OK .

Wielokrotne powtórzenie powyższego procesu spowoduje dalszą kompresję obrazów w skoroszycie programu Excel, co z kolei doprowadzi do znacznego zmniejszenia jego ogólnego rozmiaru.

Zapobieganie zapisywaniu przez program Excel pamięci podręcznej tabeli przestawnej

Pamięć podręczna tabeli przestawnej w programie Microsoft Excel służy jako tymczasowe repozytorium informacji wykorzystywanych przez tabele przestawne. Funkcja ta zwiększa wydajność obliczeniową i umożliwia użytkownikom bardziej efektywną interakcję z tabelami przestawnymi, a jednocześnie przyczynia się do zwiększenia rozmiaru pliku ze względu na trwałość danych buforowanych w dokumencie.

Aby uniknąć zapisania pamięci podręcznej tabeli przestawnej wraz ze skoroszytem programu Excel zawierającym tabelę przestawną, należy postępować zgodnie z poniższymi wskazówkami podczas pracy z pakietem oprogramowania Microsoft Office.

⭐Otwórz arkusz kalkulacyjny Excel.

Aby uzyskać dostęp do funkcji analizy tabeli przestawnej, wykonaj następujące kroki:1. Najpierw wybierz komórkę w tabeli przestawnej.2. Następnie przejdź do górnej części ekranu i znajdź kartę “Analiza tabeli przestawnej”.3. Kliknij tę kartę, aby aktywować funkcję analizy tabeli przestawnej.

⭐Kliknij przycisk Opcje.

Aby uzyskać dostęp do okna Opcje tabeli przestawnej i przejść do karty Dane, wykonaj następujące czynności:1. Otwórz arkusz kalkulacyjny zawierający tabelę przestawną, którą chcesz zmodyfikować.2.Kliknij przycisk “Dane” w lewym górnym rogu ekranu lub przejdź do “Analizuj” > “Opcje tabeli przestawnej”.3 Po otwarciu okna opcji tabeli przestawnej wybierz zakładkę “Ogólne”, jeśli nie jest jeszcze wybrana.4 Stamtąd znajdź sekcję “Dane” w panelu opcji. Jeśli określona opcja związana z danymi nie jest dostępna w tym miejscu, spróbuj wybrać inne zakładki, takie jak “Układ i format”, “Etykiety wierszy” itp.

Potwierdź, czy chcesz zapisać dane źródłowe wraz z zaznaczonym polem wyboru, jednocześnie odświeżając dane po ponownym otwarciu pliku, zaznaczając odpowiednie pola wyboru.

⭐ Kliknij OK, aby potwierdzić.

Po wykonaniu wyżej wymienionych czynności pamięć podręczna tabeli przestawnej w skoroszycie programu Excel zostanie celowo wyeliminowana, co spowoduje zmniejszenie ogólnego rozmiaru pliku.

Zapisywanie arkusza kalkulacyjnego w formacie binarnym (.Xslb)

Domyślny format zapisywania plików w programie Microsoft Excel jest oparty na języku XML, co ułatwia płynną wymianę danych między różnymi aplikacjami i systemami. Jednak, gdy wymaga tego celowość, można zdecydować się na zapisanie skoroszytu programu Excel w formacie binarnym w celu zmniejszenia rozmiaru pliku.

Aby zachować skoroszyt programu Excel w jego oryginalnej formie i zredukować go do sekwencji zer i jedynek, należy postępować zgodnie z poniższym procesem:

⭐Otwórz arkusz kalkulacyjny Excel.

Kliknij opcję “Plik”, a następnie wybierz “Zapisz jako”.

Wybierz żądaną lokalizację do zapisania pliku, mając do wyboru kilka opcji.

Wybierz odpowiedni format pliku z rozwijanego menu i kliknij “Zapisz”, aby zapisać swoją pracę w tym konkretnym formacie. Wybór “Excel Binary Workbook (.xlsb)” zapewni kompatybilność z Microsoft Excel, zachowując wszystkie funkcje, takie jak formuły, formatowanie i hiperłącza.

⭐ Kliknij przycisk Zapisz.

Aby zaoszczędzić miejsce na dysku, proces ten polega na zapisaniu dokumentu Excel w jego natywnym formacie binarnym. Aby ustanowić zapis binarny jako domyślne ustawienie dla wszystkich przyszłych dokumentów programu Excel, można zmodyfikować ustawienia w samym programie Microsoft Excel. Kroki niezbędne do tego są opisane poniżej:

Otwórz program Microsoft Excel i przejdź do menu “Plik”, a następnie wybierz “Opcje”.

Wybierz zakładkę “Zapisz” znajdującą się na lewym pasku bocznym, aby uzyskać dostęp do funkcji zapisywania.

Wybierz odpowiednią opcję z rozwijanego menu obok “Zapisz pliki w tym formacie” i wybierz opcję “Binarny skoroszyt programu Excel (.xlsb)”.

⭐ Kliknij OK, aby zapisać zmiany.

Po zakończeniu powyższego procesu program Microsoft Excel automatycznie zapisze wszystkie odpowiednie dokumenty w formie binarnej, chyba że określono inaczej.

Konwersja arkusza kalkulacyjnego do pliku ZIP

Jeśli wolisz nie modyfikować ustawień w programie Microsoft Excel i nadal chcesz skompresować rozmiar pliku, jednym z podejść jest zapisanie arkusza kalkulacyjnego jako skompresowanego archiwum znanego jako plik ZIP. Można to osiągnąć poprzez wykorzystanie natywnych możliwości kompresji danych zintegrowanych z systemem operacyjnym Windows. W ten sposób można skutecznie zmniejszyć wymiary dokumentu Excel bez konieczności uzyskiwania dostępu do jego zawartości. Aby kontynuować ten proces, wykonaj następujące kroki:

Jednoczesne naciśnięcie klawisza Windows i litery “E” spowoduje uruchomienie Eksploratora plików, umożliwiając łatwy dostęp do plików i folderów.

Być może będziesz chciał udać się do lokalizacji w urządzeniu pamięci masowej, w której znajduje się wyżej wymieniony dokument, aby uzyskać dostęp i przejrzeć jego zawartość.

⭐ Kliknij plik Excel prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Kompresuj do pliku ZIP z menu kontekstowego.

Windows zachowa zarchiwizowaną wersję pliku w identycznej lokalizacji, w której został pierwotnie zapisany. Ponadto można zdecydować się na wykorzystanie niezawodnego narzędzia do kompresji danych innej firmy, aby osiągnąć ten wynik.Następnie, po skompresowaniu pliku, użytkownicy mogą bez obaw rozpowszechniać swój skoroszyt programu Excel, niezależnie od jego wymiarów.

Zmniejsz swoje pliki Excel z łatwością

Zarządzanie dużymi dokumentami Excel może stanowić szereg wyzwań, w tym powolny czas ładowania i trudności w udostępnianiu danych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Problemów tych można jednak łatwo uniknąć, wdrażając proste techniki opisane w niniejszym dokumencie. Przestrzegając tych wskazówek, użytkownicy mogą skutecznie i bez przeszkód zmniejszać rozmiary swoich plików Excel.