Jak ułatwić śledzenie zmian w programie Microsoft Word?
Śledzenie zmian to jedno z najlepszych narzędzi do edycji dokumentów programu Word i współpracy z innymi, ale korzystanie z niego może być skomplikowane i nieuporządkowane. Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z tej funkcji programu Microsoft Word lub nie możesz znieść czerwonych oznaczeń i dziwnych ustawień, nie rezygnuj jeszcze ze śledzenia zmian.
Po zrozumieniu zawiłości jego elementów składowych, korzystanie z tej funkcji staje się znacznie łatwiejsze w zarządzaniu. Można udoskonalić funkcjonalność, aby ułatwić bardziej zorganizowane podejście do poprawiania lub analizowania materiałów pisemnych. Poniżej przedstawię kilka sugestii dotyczących osiągnięcia takiego rezultatu.
Pokaż poprawki w dymkach
Zagłębiając się w funkcjonalność programu Microsoft Word, można odkryć, że włączenie funkcji “Śledź zmiany” nie jest jedynie decyzją binarną; oferuje raczej różne opcje dostosowania procesu edycji do indywidualnych preferencji.
Jednym z kluczowych parametrów, które można dostosować, jest wizualna prezentacja znaczników w dokumencie. Aby zmodyfikować to ustawienie, przejdź do “Recenzja” i wybierz “Pokaż znaczniki”, a następnie wybierz jedną z dostępnych opcji wyświetlania adnotacji w dymkach:
⭐Pokaż poprawki w dymkach
⭐Pokaż wszystkie poprawki Inline
⭐Pokaż tylko formatowanie w dymkach
Śledzenie zmian wykorzystuje nieodłączną metodologię, która obejmuje wstawianie w kontekście dokumentu dla usuniętych treści i modyfikację w nim dla dodanych materiałów. Chociaż podejście to może być odpowiednie dla małych aplikacji, jego nadmierne użycie w całym manuskrypcie może prowadzić do wizualnego bałaganu i utrudniać czytelność. Ponadto funkcja ta nie rozróżnia zmian formatowania, co komplikuje identyfikację zmian.
Wykorzystanie nadmuchiwanych elementów wyłącznie do korekt strukturalnych stanowi postęp wykraczający poza wprowadzanie modyfikacji bezpośrednio w narracji. Podczas gdy usunięcia i dodatki pozostają zintegrowane z główną treścią, wszystkie zmiany formatowania są wyświetlane w adnotacjach obrazkowych umieszczonych obok tekstu po prawej stronie.
Jeśli wolisz nie korzystać z edycji wbudowanej, dostępna jest alternatywna opcja, która przedstawia modyfikacje w elementach dymków. Metoda ta pozwala na bardziej rozległe manipulacje, takie jak usuwanie, dodawanie i formatowanie, ze szczegółowym zapisem tych zmian wyświetlanym po prawej stronie. Chociaż to podejście wykorzystuje kolor czerwony, skutkuje bardziej uporządkowaną i lepiej zorganizowaną prezentacją zmian.
Nie używaj znaczników lub używaj prostych znaczników, aby uniknąć rozpraszania uwagi
Po zapoznaniu się z preferowaną metodą edycji, możesz zdecydować się na wstępne przejrzenie rękopisu, aby uchwycić jego rytm, przejrzystość i wszelkie niedociągnięcia. Stosowanie nadmiaru adnotacji na początku może okazać się szkodliwe dla tego procesu.
Track Changes oferuje dwie różne opcje w menu rozwijanymDisplay for Review, odpowiadające różnym preferencjom i wymaganiom. UstawienieSimple Markups ukrywa zarówno komentarze w dymkach, jak i poprawki w tekście, prezentując wyłącznie pionowe czerwone linie wskazujące modyfikacje. Klikając na jeden z tych znaczników, użytkownicy mogą szybko uzyskać dostęp do edytowanej treści za pomocą jednego kliknięcia. Dodatkowo, opcja ta pozwala użytkownikom na przełączanie widoczności linii poprzez ponowne kliknięcie, zapewniając płynną nawigację po dokumencie.
Praca z jednym z tych ustawień gwarantuje uporządkowany dokument pozbawiony jakichkolwiek rozpraszających elementów. Dla tych, którzy są częścią zespołu, ważne jest, aby określić najbardziej efektywne metody jednoczesnej współpracy nad dokumentami Microsoft Word, jednocześnie ustalając wytyczne dotyczące korzystania ze “Śledzenia zmian”, aby zapewnić płynną współpracę między wszystkimi członkami.
Używaj wszystkich znaczników lub oryginału oszczędnie
O ile nie chcesz wyraźnie zbadać konkretnej iteracji dokumentu Microsoft Word, nie jest konieczne ujawnianie całej jego struktury znaczników.
Badanie niezmienionego materiału źródłowego ma niewielką użyteczność. Można chwilowo przejrzeć początkową zawartość, aby porównać takie aspekty, jak niuanse stylistyczne i liczba słów między dwiema wersjami; stanowi to jednak zakres jego praktycznego zastosowania. W związku z tym aktywacja którejkolwiek z opcji nie jest uzasadniona, chyba że jest to wyraźnie wymagane. Odkładając uruchomienie tych funkcji, można złagodzić niezadowolenie z funkcji śledzenia zmian.
Personalizacja kolorów i oznaczeń
Korzystanie z funkcji śledzenia zmian w udostępnionym dokumencie Microsoft Word może skutkować podkreśleniem różnych modyfikacji za pomocą charakterystycznych odcieni, co może być postrzegane przez niektórych użytkowników jako wizualnie niepokojące ze względu na przewagę żywego czerwonego odcienia zastosowanego do tych adnotacji, zwłaszcza gdy takie oznaczenia są obficie rozproszone w tekście i konkurują ze sobą.
Rzeczywiście, zachęcająca jest świadomość, że można zmienić obecny odcień. W rzeczywistości istnieje możliwość nadania każdemu dokumentowi charakterystycznego odcienia.
W sekcji Śledzenie wybierz strzałkę “Zmień opcje śledzenia”, aby uzyskać dostęp do szeregu podstawowych opcji konfiguracji. Aby zapoznać się z dodatkowymi opcjami dostosowywania, kliknij funkcję “Opcje zaawansowane”. Ta czynność spowoduje wygenerowanie panelu wyświetlającego dalsze możliwości personalizacji i dostosowania funkcji śledzenia zmian zgodnie z preferencjami użytkownika.
Możesz wybrać preferowane kolory dla operacji edycji tekstu, takich jak wstawianie, usuwanie, formatowanie i inne. Co więcej, możesz dostosować sposób wyświetlania każdej funkcji, w tym style czcionek, od pogrubienia do podwójnego przekreślenia i znaków specjalnych. Ponadto można modyfikować wizualną prezentację dymków. Rozważ przyjęcie schematu kolorów podobnego do wydajnych aplikacji z efektywnym kodowaniem kolorów lub alternatywnie zdecyduj się na kojące odcienie, które zapewniają łatwość podczas długotrwałego użytkowania podczas korzystania ze Śledzenia zmian.
Bądź strategiczny i konsekwentny w swoich komentarzach
Dostarczanie komentarzy w programie Microsoft Word stanowi praktyczny sposób oferowania informacji zwrotnych, ustępując jedynie funkcji śledzenia zmian. Niemniej jednak nadmierne poleganie na komentarzach może prowadzić do równie uciążliwego procesu edycji i przeglądania.
Aby skutecznie wykorzystać zarówno komentarze, jak i śledzenie zmian w dokumencie, ważne jest, aby z góry określić ich przeznaczenie. W szczególności komentarze powinny być zarezerwowane dla zapytań skierowanych do autora lub sugestii dotyczących ulepszenia treści - spraw, których nie można przekazać za pomocą śledzenia zmian bez wprowadzania nadmiaru wyróżnień.
Ponadto zaleca się selektywne podkreślanie tylko tych fraz, które odnoszą się do Twojej opinii, a nie całych fragmentów. Co więcej, możesz zdecydować się na umieszczenie swoich uwag na początku lub na końcu określonych sekcji.
Toggle How Comments Should Appear
Jeśli zmagasz się z dokumentem, który jest zaśmiecony adnotacjami i uwagami, rozważ zbadanie alternatyw dostępnych w menu rozwijanym “Pokaż komentarze”. Funkcja ta umożliwia rozmieszczanie komentarzy w sposób zgodny ze zrozumieniem, czy to podczas przeglądania, czy modyfikowania treści.
Alternatywnie, jeśli edytowany dokument jest niewielki, ale zawiera istotną treść, która wymaga obszernej rewizji, jednym z podejść może być wykorzystanie nowego arkusza w dokumencie do zapisania opinii jako komentarzy.Dodatkowo, metoda ta może być również stosowana poprzez utworzenie pustej sekcji na początku lub na końcu tekstu, aby zapewnić rozszerzony komentarz do określonych sekcji lub nawet całych rozdziałów. Podczas gdy funkcja komentarzy oferowana przez wiele edytorów tekstu może oferować większą wygodę, użytkownicy mają swobodę określania, w jaki sposób i kiedy chcą korzystać z tej funkcji.
Zachęcamy do zapoznania się z różnymi dostępnymi funkcjami, takimi jak włączenie systemu numeracji wierszy programu Microsoft Word w dokumencie, a następnie cytowanie poszczególnych wierszy w komentarzach. Ważne jest, aby dokładnie zapoznać się ze wszystkimi możliwościami tego edytora tekstu i dostosować każde zadanie śledzenia zmian do swoich potrzeb.
Zaakceptuj lub odrzuć grupy poprawek
Jako autor oceniający zmiany zaproponowane przez redaktora, większość poprawek powinna być skrupulatnie rozważona, niezależnie od tego, czy wprowadzane są osobiste poprawki.
Rzeczywiście, w odniesieniu do stosunkowo nieistotnych korekt, takich jak te dotyczące formatu lub pisowni, istnieje przyspieszona metoda wprowadzania tych zmian lub ich całkowitego usuwania. Wystarczy wybrać cały fragment, kliknąć go prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję “Zaakceptuj zmianę” lub “Odrzuć zmianę”. Decyzja podjęta w tej sprawie będzie miała wpływ na każdą zmianę we wspomnianym akapicie.
Uwzględnienie wszystkich zmian w dokumencie jest możliwe poprzez podjęcie pewnych działań po wybraniu podświetlonego fragmentu. Po najechaniu kursorem na wybrany tekst należy go kliknąć, a następnie przejść do dolnej części ekranu, gdzie powinna być widoczna ikona strzałki. Klikając na wspomnianą strzałkę, można od razu zaakceptować każdą poprawkę wprowadzoną w dokumencie. Dodatkowo dostępna jest również opcja wyłączenia funkcji śledzenia; decyzję tę można wykonać, nawigując bezpośrednio pod wspomnianym wcześniej przyciskiem “Zaakceptuj wszystkie zmiany”.
Dostosuj okienko przeglądania
Aby jeszcze bardziej zwiększyć komfort korzystania z funkcji “Śledź zmiany” w programie Microsoft Word, dostępnych jest wiele opcji. Na przykład, dodatki zwiększające produktywność zaprojektowane specjalnie w tym celu mogą być wykorzystane do usprawnienia i uproszczenia procesu edycji. Ponadto, samo dostosowanie układu cyfrowego obszaru roboczego może prowadzić do poprawy wydajności pracy.
Funkcja “Okienko przeglądania” w programie Microsoft Word oferuje alternatywną metodę przeglądania wszystkich modyfikacji wprowadzonych w dokumencie, jednocześnie zapobiegając zasłanianiu treści na ekranie.Pozwala to użytkownikom na pracę z niezaznaczonym tekstem i otrzymywanie skondensowanego przeglądu każdej zmiany. Aby przejść między wyświetlaniem okienka w pionie lub poziomie, wystarczy kliknąć sąsiednią strzałkę znajdującą się obok “Okienka przeglądania”.
Spraw, by śledzenie zmian działało dla Ciebie
Na pierwszy rzut oka funkcja śledzenia zmian Microsoftu może wydawać się skomplikowana; jednak po zagłębieniu się okazuje się, że jest to praktyczne i wydajne narzędzie, które usprawnia zarówno procesy edycji, jak i współpracy, gdy tylko zrozumie się jego niuanse. Aby ułatwić ten proces, użytkownicy mogą dostosować ustawienia śledzenia zmian przed rozpoczęciem pracy, określając w ten sposób, w jaki sposób poprawki, adnotacje i panel recenzji będą prezentowane w dokumencie.
Dostosowanie funkcji śledzenia zmian w programie Microsoft Word staje się łatwiejsze do opanowania, gdy ustali się układ i paletę odcieni, które inspirują, a nie wyczerpują energię twórczą.