Jak współpracować w czasie rzeczywistym nad dokumentem programu Word
Praca z innymi osobami nad dokumentem Word może być prawdziwym wyzwaniem. Nawet doświadczeni użytkownicy Microsoft 365 mogą mieć trudności z edytowaniem i przeglądaniem udostępnionych dokumentów.
Współpraca nad dokumentem Word w czasie rzeczywistym jest ułatwiona dzięki kilku narzędziom, które umożliwiają użytkownikom monitorowanie zmian i zatwierdzanie lub odrzucanie. Narzędzia te zwiększają wydajność podczas wspólnej pracy nad dokumentami. W tym artykule przeanalizujemy te narzędzia i zademonstrujemy ich zastosowanie w celu uzyskania optymalnych wyników współpracy.
Czego potrzebujesz do współpracy nad dokumentem Word?
Aby ułatwić jednoczesną edycję pliku Microsoft Word za pośrednictwem usługi przechowywania w chmurze OneDrive, konieczne jest, aby użytkownik najpierw przesłał dokument na swoje osobiste konto OneDrive, przechodząc do “Plik” i wybierając “Zapisz jako”.
Ponadto zalecamy korzystanie z nowszej wersji Microsoft 365 i posiadanie aktywnej subskrypcji. Według Microsoft nadal możesz edytować dokument jednocześnie z innymi osobami, ale nie będziesz mieć funkcji współpracy w czasie rzeczywistym.
Aby uzyskać zaktualizowane wersje udostępnionych dokumentów, może być konieczne regularne ponowne ładowanie pliku w celu wyświetlenia wszelkich modyfikacji wprowadzonych przez inne osoby. Ponadto, jeśli subskrypcja Microsoft 365 danej osoby wygasła, może ona zbadać różne opcje uzyskania obniżonej stawki za odnowienie subskrypcji.
Jak udostępnić dokument Word
Podczas współpracy nad dokumentem Word istnieje kilka sposobów na udostępnienie swojej pracy innym. Jedną z takich metod jest dostęp do menu “Plik” i wybranie opcji “Udostępnij”. Pozwoli to wszystkim zaangażowanym stronom na jednoczesny dostęp i edycję dokumentu, sprzyjając płynnej współpracy.
Zauważysz, że istnieją dwie różne opcje:
Możesz wysłać kopię dokumentu pocztą elektroniczną, wprowadzając adresy e-mail żądanych odbiorców w odpowiednim polu i klikając przycisk “Udostępnij”.
Korzystając z funkcji udostępniania wraz z linkiem URL, szeroka gama osób może uzyskać dostęp do pliku, po prostu wprowadzając udostępniony link. W przypadkach, gdy wymagana jest duża liczba współpracowników, metoda ta może okazać się praktyczną alternatywą. Niemniej jednak, gdy mamy do czynienia z wrażliwymi informacjami, rozsądnie byłoby osobiście dołączyć każdego członka zespołu w celu zapewnienia dodatkowych środków bezpieczeństwa.
Korzystając z dowolnego podejścia, ważne jest, aby przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na ustanowienie odpowiednich uprawnień.Klikając ikonę “Edytuj”, można określić, czy osoby, którym udostępniany jest dokument, mają ograniczone uprawnienia do zwykłego przeglądania, czy też mają możliwość wprowadzania zmian.
Rzeczywiście, wykonaj następujące kroki, aby dostosować preferencje udostępniania dokumentu:1. Najedź kursorem na plik na Dysku Google i wybierz “Udostępnij” z rozwijanego menu, które się pojawi.2. W wyskakującym oknie znajdź sekcję oznaczoną “Dodaj osoby do udostępnienia”.3. Wprowadź adresy e-mail osób, które powinny mieć dostęp do dokumentu.4. Aby ustalić datę wygaśnięcia lub dodać hasło, przejdź do odpowiednich opcji w obszarze “Ustawienia zaawansowane”.5. Po wprowadzeniu wszystkich żądanych zmian kliknij “Zapisz zmiany”.
Alternatywnie można zdecydować się na dystrybucję dokumentu Word za pośrednictwem OneDrive, klikając plik za pomocą drugiego przycisku myszy i wybierając “OneDrive” z menu. Następnie konieczne będzie skonfigurowanie parametrów udostępniania zgodnie z wcześniej przedstawionym przykładem.
Jak śledzić i przeglądać zmiany w programie Microsoft Word
W oparciu o ustalone uprawnienia, osoby, którym przyznano dostęp do określonego dokumentu, mogą wprowadzać w nim zmiany i modyfikacje. Aby skutecznie monitorować wszelkie zmiany, które mogą zostać wprowadzone przez inne osoby, zaleca się aktywowanie funkcji “Śledzenie zmian”.
Aby włączyć śledzenie dla wszystkich użytkowników w programie Microsoft Word, wykonaj następujące czynności:1. Przejdź do zakładki “Recenzja” w dokumencie.2. Wybierz opcję “Śledzenie” z menu rozwijanego.3. Kliknij przycisk “Śledź zmiany” znajdujący się w dolnej części okna.4. W wyświetlonym oknie dialogowym upewnij się, że pole wyboru obok opcji “Dla wszystkich” jest zaznaczone. Spowoduje to wyróżnienie każdego nowo dodanego tekstu poprzez jego podkreślenie, jednocześnie usuwając tę funkcję z usuniętego tekstu poprzez oznaczenie go przekreśloną linią.
uzyskać dostęp do ustawienia “Zablokuj śledzenie”, klikając wyżej wymienioną opcję i wprowadzając bezpieczne hasło. W ten sposób upewnisz się, że żadne modyfikacje dokumentu nie zostaną przeoczone z powodu nieumyślnego wyłączenia tej funkcji.
Wybierz sposób wyświetlania zmian w programie Microsoft Word
Aby zoptymalizować przepływ pracy, program Word udostępnia opcję określania metody wyświetlania modyfikacji dokumentu. Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, przejdź do zakładki “Recenzja” i znajdź menu rozwijane obok ikony “Wyświetl do recenzji”. Z tego miejsca można wybrać jedną z różnych alternatyw, takich jak “Widok układu strony”, “Ostateczne wyświetlanie znaczników” lub “Edytor wątków”.
Niezmieniona wersja tekstu jest wyświetlana w opcji “Oryginał”; nie oznacza to jednak usunięcia adnotacji lub modyfikacji wprowadzonych przez inne osoby.
Zostanie wyświetlona niezmieniona wersja tekstu, ujawniająca zmiany, które zostały wcześniej usankcjonowane.
Wyróżniony tekst ilustruje modyfikacje wprowadzone przez poszczególnych współpracowników za pomocą różnych odcieni, obejmując wszystkie formy adnotacji i wyświetlając wszelkie poprawki w sesjach współpracy w czasie rzeczywistym.
Podany tekst wydaje się być krótkim opisem prostej funkcji znaczników, która wykorzystuje czerwoną linię do wskazywania zmian lub modyfikacji w dokumencie lub tekście.
Jak zaakceptować lub odrzucić zmiany w programie Microsoft Word
Podczas wprowadzania zmian w dokumencie, który jest śledzony w programie Microsoft Word, ważne jest, aby dokładnie rozważyć każdą edycję przed jej zaakceptowaniem lub odrzuceniem. W tym celu można kliknąć prawym przyciskiem myszy konkretną zmianę wprowadzoną w dokumencie i wybrać opcję “Zaakceptuj wstawienie”, jeśli dodano nowy tekst, lub “Odrzuć wstawienie”, jeśli jakiś tekst został usunięty. Dodatkowo, gdy mamy do czynienia z usunięciami dokonanymi przez inne osoby, mamy dostęp do opcji “Zaakceptuj usunięcie”, jak również do alternatywy “Odrzuć usunięcie”.
Chociaż sama procedura może wydawać się prosta, można sobie wyobrazić, że mogą wystąpić przeoczenia, gdy wiele osób współpracuje nad jednym dokumentem. Aby upewnić się, że żadne zmiany nie pozostaną niezauważone, można skorzystać z funkcji “Zmiany” zamiast skrupulatnie sprawdzać każdy aspekt dokumentu. Korzystając z wygodnie umieszczonych przycisków “Poprzedni” i “Następny” w tej sekcji, użytkownicy mogą efektywnie przeglądać poprawki w całości.
Alternatywnie, można zdecydować się na potwierdzenie i przejście do kolejnej wersji, klikając “Akceptuj”, a następnie “Dalej”. Jeśli przeprowadzono dyskusje ze współpracownikami na temat proponowanych zmian, najlepszym wyborem będzie zaakceptowanie wszystkich modyfikacji za pomocą funkcji “Zaakceptuj wszystkie zmiany”.
Możesz także odrzucić proponowane zmiany, klikając opcję “Odrzuć” lub wybierając “Odrzuć i zatwierdzaj; przejdź dalej”, jeśli chcesz przejść do następnego kroku. Alternatywnie, aby usunąć wszystkie modyfikacje, przejdź do zakładki “Recenzja” i kliknij strzałkę skierowaną w dół obok opcji “Odrzuć”. Następnie wybierz opcję “Usuń wszystkie zmiany”, aby skorygować wszelkie jednostronne dane wprowadzone w programie Microsoft Word bez uprzedniej konsultacji.
Korzystanie z okienka przeglądania w celu śledzenia zmian w programie Microsoft Word
Alternatywnym skutecznym sposobem utrzymania nadzoru nad wszystkimi zmianami jest korzystanie z okienka przeglądania. To narzędzie wyświetla całkowitą liczbę widocznych śledzonych zmian i uwag zawartych w tekście.
“Pionowe okienko przeglądania” lub “Poziome okienko przeglądania”, w zależności od preferencji.
Jak śledzić zmiany wprowadzone przez określone osoby w programie Microsoft Word
Aby skutecznie organizować poprawki w oparciu o autorstwo w programie Microsoft Word, przejdź do “Recenzja”, a następnie “Śledzenie”. Następnie rozwiń opcje “Pokaż znaczniki”, wybierając “Określone osoby”, jednocześnie dezaktywując wszystkie inne opcje poza tymi, które odnoszą się do pożądanych zmian autorów.
Jak zatrzymać udostępnianie dokumentu lub zmienić uprawnienia w programie Microsoft Word
Aby cofnąć uprawnienia niektórych współpracowników do przeglądania udostępnionego dokumentu, wykonaj następujące czynności:1. Przejdź do menu “Udostępnij” znajdującego się w dokumencie.2. Przejdź do opcji “Zarządzaj dostępem” znajdującej się w podmenu “Dostęp”.
Aby odebrać użytkownikowi dostęp do udostępnionego dokumentu, należy najpierw zidentyfikować osobę, której udzielono dostępu. Po zidentyfikowaniu należy wykonać następujące kroki:1. Kliknij nazwę użytkownika żądanego współtwórcy.2. Z wyświetlonego menu rozwijanego wybierz “Bezpośredni dostęp. “3. Dalszy spadek
Współpracuj z łatwością w programie Microsoft Word
Korzystanie z szeregu funkcji współpracy programu Microsoft Word pozwala użytkownikom zaoszczędzić znaczną ilość czasu, eliminując konieczność wielokrotnego komunikowania się za pośrednictwem poczty elektronicznej ze współpracownikami w sprawie modyfikacji wprowadzonych w udostępnionych dokumentach. Co więcej, to wszechstronne oprogramowanie oferuje szeroki zakres funkcji i możliwości, które sprawiają, że dodatkowe edytory tekstu stają się zbędne do wykonywania zadań. Przykłady obejmują możliwość przekształcania danych tabelarycznych w reprezentacje graficzne i ułatwiania tłumaczenia językowego w czasie rzeczywistym.