9 nieprofesjonalnych błędów podczas prowadzenia wideorozmów w pracy

Wielu profesjonalistów wciąż nie docenia wirtualnych spotkań. Przygotowują się do nich w niewielkim stopniu, ponieważ rozmowy te odbywają się za pośrednictwem platform wideokonferencyjnych, a ponadto mogą wyłączyć kamerę i mikrofon.

Chociaż wirtualne konferencje mogą być bardziej praktyczne niż fizyczne, nie należy ich lekceważyć, ponieważ nadal mogą mieć znaczący wpływ na produktywność. Słabe przygotowanie może powodować opóźnienia, utrudniać pracę zespołową lub prowadzić do nieporozumień. Aby utrzymać dopracowane i efektywne doświadczenie spotkań online, konieczne jest przestrzeganie pewnych wytycznych podczas organizowania i uczestniczenia w zdalnych sesjach wideo do celów biznesowych.

Pomijanie środków bezpieczeństwa

Image Credits: Stefan Kühn/ Wikimedia Commons

Lekceważenie środków ochrony prywatności przed uczestnictwem w wideokonferencjach związanych z pracą jest uważane za nieprofesjonalne i ryzykowne. Może to narazić spotkania na potencjalne naruszenia bezpieczeństwa, takie jak nieautoryzowany dostęp przez złośliwe osoby, które chcą zakłócić spokój lub ukraść poufne informacje, w tym osoby z zaawansowanymi umiejętnościami technicznymi, które są zaangażowane w działalność przestępczą.

Jedną ze skutecznych metod zapewnienia bezpieczeństwa spotkań jest wdrożenie kompleksowej strategii, która obejmuje zarówno środki techniczne, jak i nietechniczne, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i szkolenie pracowników w zakresie świadomości cyberbezpieczeństwa. Przyjmując te środki ostrożności, organizacje mogą pomóc chronić swoje poufne informacje przed nieautoryzowanym ujawnieniem lub przechwyceniem podczas wirtualnych spotkań.

Proces ustawiania haseł powinien być przeprowadzany z najwyższą starannością i uwagą. Zaleca się, aby każda osoba ustanowiła odrębny kod dla każdego spotkania, zapewniając jego poufność poprzez bezpieczne przekazywanie go wszystkim uczestnikom za pośrednictwem prywatnych środków.

Ulepszenie poczekalni jest naszym priorytetem, pozwalając na sprawdzenie uczestników i potwierdzenie przed wejściem.

Ograniczenie liczby uczestników wirtualnego spotkania sprawia, że skuteczniejsze staje się nadzorowanie i kontrolowanie jego przebiegu.

Zachowanie prywatności ma ogromne znaczenie podczas korzystania z platform wideokonferencyjnych i rozsądnie byłoby zapoznać się ze strategiami, które mogą pomóc w zachowaniu tego istotnego aspektu.

Pozostawianie włączonego mikrofonu podczas spotkań

Zaleca się powstrzymanie się od włączania mikrofonu podczas wideokonferencji, ponieważ może on przechwytywać niepożądane dźwięki pochodzące od otaczających osób lub przedmiotów gospodarstwa domowego, potencjalnie powodując zakłócenia dla uczestników spotkania.Co więcej, w ekstremalnych sytuacjach dźwięk wydobywający się z urządzenia może zagłuszyć innych uczestników.

Aby uzyskać optymalną jakość dźwięku i artykulacji, zaleca się rozważne korzystanie z funkcji wyciszania. Aktywuj mikrofon podczas mówienia, wyłącz go podczas słuchania i stuknij w emotikony na ekranie w przypadku przerwania przez innych uczestników.

Rzeczywiście, wielokrotne przełączanie mikrofonu może okazać się uciążliwe podczas dłuższych konferencji. Jest to jednak nieskomplikowany sposób na wykazanie uwagi na wkład innych i koncentrację podczas dyskursu.

Ustawianie złego tła rozmów wideo

Aby wywrzeć pozytywny i profesjonalny wpływ podczas wirtualnych spotkań, ważne jest, aby pracownicy stworzyli czyste i dobrze zorganizowane miejsce pracy, które odzwierciedla ich dbałość o szczegóły i zaangażowanie w pracę. Z drugiej strony, zagracone lub zaniedbane środowisko może przekazywać przeciwny komunikat i sugerować brak zaangażowania we współpracę zespołową i produktywność.

Niewątpliwie, sugestia włączenia półek bibliotecznych do domowego miejsca pracy nie powinna być interpretowana jako poparcie. Zamiast tego, nieskazitelna, nieozdobiona przestrzeń pozbawiona rzucających się w oczy przeszkód daje poczucie subtelnej elegancji i skromnego bogactwa, jednocześnie unikając potencjalnych źródeł dywersji.

Podczas pracy w ograniczonym obszarze zaleca się zmianę tła wideo. Na przykład ci, którzy często korzystają z Zoom, mogą przeglądać wybór wirtualnych teł lub tymczasowo zasłonić swoje bezpośrednie otoczenie przed rozpoczęciem konferencji Zoom. Dodatkowo, zdobycie wiedzy na temat tworzenia spersonalizowanych teł Zoom może być korzystne.

Korzystanie z funkcji prywatnego czatu do rozmów osobistych

Podczas korzystania z aplikacji do wideokonferencji do celów komunikacyjnych, zaleca się powstrzymanie się od korzystania z funkcji prywatnych wiadomości do osobistych dyskusji, szczególnie tych dotyczących tematów niezwiązanych z pracą. Ten środek ostrożności należy podjąć ze względu na możliwość przeglądania takich rozmów przez przełożonych. Chociaż gospodarze nie są w stanie monitorować prywatnych rozmów podczas połączenia, niektóre platformy przechowują nagrania tych interakcji, które mogą stać się dostępne dla pracodawców. W świetle tego można założyć, że firmy mają pełną władzę nad kontami dostarczonymi przez organizację.

Niezależnie od tego, czy przełożeni osobiście sprawdzają poufne dyskusje, niedopuszczalne jest wygłaszanie obraźliwych uwag podczas komunikacji biznesowej. Jeśli takie stwierdzenia zostaną odkryte, mogą zostać wyciągnięte konsekwencje.Kluczowe znaczenie ma wspieranie środowiska, które jest zarówno uprzejme, jak i wydajne; osobiste żarty powinny być ograniczone do bardziej odpowiednich kontekstów.

Uczestniczenie w spotkaniach online w nieodpowiednich warunkach

Image Credit: AbhiSuryawanshi/ Wikimedia Commons

Mimo że praca zdalna i hybrydowa może być korzystna pod względem elastyczności, ważne jest, aby osoby uczestniczyły w wirtualnych spotkaniach w odpowiednich kontekstach. Nierozważne byłoby uczestniczenie w rozmowach związanych z pracą podczas prowadzenia pojazdu, podróży lub spożywania posiłków. Angażowanie się w takie działania może spowodować, że myśli będą fragmentaryczne i niedoinformowane, co może potencjalnie zakłócać innych uczestników, którzy oczekują skupionego i spójnego wkładu od swoich kolegów podczas tych sesji.

Aby zapewnić produktywny i pełen szacunku proces komunikacji w tym okresie, najrozsądniej byłoby poinformować innych o swojej obecnej sytuacji. Można to osiągnąć poprzez zmianę zaplanowanych spotkań w celu dostosowania ich do przyszłej dostępności lub odmowę uczestnictwa, jeśli harmonogram na to nie pozwala. Jeśli nie jesteś w stanie stworzyć odpowiedniego środowiska do rozmów telefonicznych w domu, inną realną alternatywą może być dołączenie do wspólnej przestrzeni roboczej. Jednak przed podjęciem takiej decyzji należy dokładnie ocenić kilka kluczowych aspektów, w tym lokalizację, koszty, udogodnienia i zgodność ze stylem pracy.

Drodzy Koledzy i Koleżanki, Mam nadzieję, że ta wiadomość dobrze Was przyjęła. W związku z tym, że zbliżam się do rozpoczęcia mojego rocznego urlopu, z wielką przyjemnością wyrażam moją najszczerszą wdzięczność za całą ciężką pracę i poświęcenie w ciągu ostatniego roku. Podczas mojej nieobecności, proszę o zapewnienie, że wszelkie pilne sprawy zostaną niezwłocznie rozwiązane przez naszego cenionego kolegę, [Imię i nazwisko], którego gorąco polecam jako zdolnego zastępcę na czas mojej nieobecności. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, które wymagają natychmiastowej uwagi, prosimy o kierowanie ich do [Imię i nazwisko] na adres [Adres e-mail]. Byłbym bardzo wdzięczny, gdybyś mógł powstrzymać się od wysyłania nieistotnych wiadomości e-mail lub komunikacji podczas mojego urlopu, abym mógł w pełni odłączyć się i naładować, aby wrócić do pracy odświeżony i zrewitalizowany. Jeszcze raz dziękuję za wyrozumiałość

Dołączanie do spotkań online z opóźnieniem

Przestrzeganie punktualności jest istotnym aspektem, który dotyczy zarówno spotkań twarzą w twarz, jak i wirtualnych. Spóźnianie się na telekonferencje może być postrzegane jako brak szacunku, skutkujący niepotrzebnymi opóźnieniami i marnowaniem zasobów.

Ponadto aplikacje do wideokonferencji często generują powiadomienia, które informują użytkowników o wejściu lub wyjściu uczestników z wirtualnej przestrzeni spotkań. Jednak niektóre osoby mogą uznać to za natrętne i uciążliwe. Na przykład, podczas korzystania z Zoom, wyraźny sygnał dźwiękowy, taki jak wyskakujący dźwięk, będzie emitowany za każdym razem, gdy nowy uczestnik dołączy do rozmowy, potencjalnie zatrzymując przepływ myśli wyrażanych przez głównego prezentera.

Aby złagodzić potencjalne spóźnienia spowodowane błędami w planowaniu spotkań lub niedopatrzeniami, zaleca się korzystanie z aplikacji kalendarza do ustawiania przypomnień. Skonfigurowanie alarmu, który aktywuje się na kilka minut przed każdym zaplanowanym wydarzeniem, może pomóc w zapewnieniu punktualności zarówno na platformach zawodowych, jak i osobistych. Takie podejście może ułatwić większą efektywność zarządzania czasem, jednocześnie zmniejszając prawdopodobieństwo spóźnienia wynikającego z niezamierzonego przeoczenia ważnych dat lub terminów.

Nieprzygotowanie urządzenia do udostępniania ekranu

Aby zapewnić płynną prezentację związaną z pracą podczas zdalnego spotkania przy użyciu funkcji udostępniania ekranu, zaleca się podjęcie niezbędnych środków ostrożności przed sesją poprzez odpowiednie zorganizowanie urządzeń. W szczególności rozsądne byłoby uporządkowanie wszelkich materiałów niezwiązanych z pracą, takich jak pliki osobiste lub poufne oraz wszystko, co zostanie uznane za nieodpowiednie. Celem jest uniknięcie potencjalnego zakłopotania, które może wyniknąć z przypadkowego ujawnienia poufnych informacji podczas rozmowy.

Osoby, które często prowadzą prezentacje w charakterze zawodowym, są zachęcane do żądania dedykowanego sprzętu do swojej pracy; niezastosowanie się do tego zalecenia może spowodować, że cenny czas zostanie poświęcony na odzyskiwanie i przywracanie utraconych lub uszkodzonych danych.

Nieprzemyślany wygląd

Należy zauważyć, że wirtualne spotkania nie ograniczają się już do prowadzenia ich bez kamer. W rzeczywistości ważne jest, aby osoby przygotowywały się do wideokonferencji, upewniając się, że dobrze się prezentują poprzez odpowiednią pielęgnację. Obejmuje to mycie twarzy, czesanie włosów i ubieranie się w odpowiedni strój. Ponadto podczas konfigurowania wideokonferencji należy upewnić się, że kamera jest umieszczona w pobliżu źródła światła, aby poprawić widoczność i wyrazistość twarzy podczas spotkania.

Nieostrożne angażowanie się w swobodne rozmowy

Podczas uczestniczenia w połączeniach konferencyjnych ze współpracownikami lub klientami, nierzadko zdarza się, że osoby angażują się w swobodne rozmowy w oczekiwaniu na przybycie wszystkich zaangażowanych stron.Taka przyjemna wymiana zdań pomaga złagodzić dyskomfort, który może pojawić się przed rozpoczęciem spotkania. Ważne jest jednak, aby zachować powściągliwość podczas omawiania tematów niezwiązanych z pracą, a zamiast tego skupić się na odpowiednich tematach związanych z wykonywanym zadaniem. Należy unikać nadmiernego entuzjazmu po dowiedzeniu się, że w rozmowie uczestniczą również znajomi, ponieważ może to potencjalnie skutkować niepożądanym rezultatem, takim jak zwrócenie niechcianej uwagi ze strony współpracowników lub przełożonych, którzy mogą nieoczekiwanie dołączyć do rozmowy.

W przypadku, gdy prowadzisz rozmowę, zaleca się aktywowanie obszaru wstrzymania, aby umożliwić wybór uczestników i powiadomić innych z wyprzedzeniem. Ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie osoby zbierają myśli przed dopuszczeniem wysokich rangą urzędników. Uczestnicy powinni również zwracać uwagę na sygnały dźwiękowe wskazujące na przybycie dodatkowych uczestników.

Prowadź rozmowy służbowe jak profesjonalista

Ponieważ firmy coraz częściej korzystają z hybrydowych i zdalnych form pracy, wirtualne konferencje zyskały na znaczeniu jako akceptowalny substytut tradycyjnych interakcji twarzą w twarz. W związku z tym konieczne jest traktowanie wirtualnych spotkań z takim samym poziomem profesjonalizmu, jak ich osobiste odpowiedniki. Minimalne niedopatrzenia, takie jak wyłączenie kanału wideo, wyglądanie na rozczochranego lub korzystanie z zagraconego tła, mogą obniżyć wiarygodność. Co więcej, zaniedbanie odpowiedniego przygotowania może spowodować, że współpracownicy obrażą się na późniejszym etapie.

Ustanowienie prostego rytuału przed połączeniem może być korzystne podczas przygotowywania się do wideokonferencji. Rozważ przyjęcie praktyki zakładania profesjonalnego stroju, sprawdzania funkcjonalności sprzętu i aranżowania odpowiedniego tła przed dołączeniem do wirtualnych spotkań.