Jak automatycznie wysyłać UDW lub UDW do siebie w Outlooku i Gmailu?
Uwzględnienie siebie w CC lub BCC podczas wysyłania wiadomości e-mail to sprytny sposób na zachowanie kopii wiadomości w skrzynce odbiorczej, upraszczając prowadzenie dokumentacji i zarządzanie pocztą e-mail. Poniżej przedstawiamy kroki, jak to zrobić w dwóch najpopularniejszych klientach poczty e-mail: Gmail i Outlook.
Jak automatycznie CC lub BCC siebie w Gmailu
Aby włączyć funkcję kopiowania siebie w ciemno lub wysyłania wiadomości e-mail do siebie z kopią (lub dowolnym dodatkowym adresem e-mail) w Gmailu, konieczne jest użycie dodatku do przeglądarki internetowej. Możliwość ta nie jest nieodłączną cechą Gmaila, a wiele dodatków innych firm wymaga znacznych uprawnień, aby uzyskać dostęp do swoich wiadomości e-mail.
Auto BCC for Gmail od CloudHQ to jedno z niezbędnych rozszerzeń Chrome dla Gmaila z najmniejszymi wymaganymi uprawnieniami. Nie uzyskuje dostępu do historii przeglądania poza domeną Gmail. Dodaj to rozszerzenie do przeglądarki Chrome i utwórz konto w CloudHQ.
Po wybraniu rozszerzenia, które przyznaje mu dostęp do konta Gmail i zostało pomyślnie zainstalowane, możesz wdrożyć regułę, wykonując kolejne kroki:
Kliknij przycisk “Utwórz”, aby rozpocząć proces tworzenia nowej wiadomości elektronicznej.
Kliknij ikonę koperty znajdującą się obok przycisku “Wyślij”, znajdującego się w pobliżu dla Twojej wygody.
⭐ W otwartym oknie dialogowym kliknij Dodaj nową regułę . 
Podczas wysyłania wiadomości e-mail za pośrednictwem naszej platformy oczekuje się, że adres e-mail zostanie automatycznie wypełniony w polu “Do”. Ta funkcja eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i usprawnia proces tworzenia i wysyłania wiadomości.
Wybierz jedną z opcji dostępnych w rozwijanym menu poniżej i kliknij ją, aby kontynuować.
⭐ Z rozwijanej listy wybierz BCC (lub CC, jeśli wolisz) i wprowadź swój adres e-mail. 
⭐Kliknij Zapisz regułę.
Kliknij przycisk “Zamknij” poniżej, aby kontynuować tworzenie wiadomości e-mail.
Jeśli nie chcesz już używać tego rozszerzenia, możesz je odinstalować za pośrednictwem myaccount.google.com/permissions .
Alternatywnym podejściem dla tych, którzy nie korzystają z Google Chrome lub wolą nie zapewniać dostępu stronom trzecim do swojego konta e-mail, jest wykorzystanie funkcji filtrowania i przekazywania Gmaila w celu uzyskania automatycznego BCC bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.
Jak automatycznie wysyłać UDW lub UDW do siebie w programie Outlook
Aby włączyć automatyczne wysyłanie UDW lub UDW w programie Microsoft Outlook, należy skorzystać z wbudowanej funkcji reguł. Zaleca się upewnienie się, że reguły Outlooka zostały aktywowane przed wdrożeniem tej akcji. Ponadto rozsądne może być usunięcie wszelkich zbędnych reguł, aby uniknąć komplikacji z nowo utworzonymi.
Gdy wszystko jest już ustawione, wykonaj następujące kroki:
⭐ W zakładce Strona główna kliknij Reguły > Zarządzaj regułami & Alerty . 
⭐Kliknij Nowa reguła.
⭐ W sekcji Rozpocznij od pustej reguły kliknij Zastosuj regułę do wiadomości, które wysyłam i naciśnij Dalej . 
Wybierz żądane konto z dostępnych opcji, klikając je, a następnie określ wybrane konto jako to, które ma być używane do wysyłania powiadomień e-mail.
Po wybraniu konkretnego konta, kliknij “Dalej”, aby kontynuować.
Wybierz jedną z dostępnych poniżej opcji, aby kontynuować wysyłanie żądania:1. Wyślij prywatną wiadomość do indywidualnego odbiorcy.2. Udostępnij wiadomość określonej grupie publicznej.3. Opublikuj wiadomość jako aktualizację statusu, aby wszyscy mogli ją zobaczyć.
⭐ W tym samym oknie dialogowym kliknij łącze osób lub grupy publicznej i naciśnij Dalej . 
Wprowadź adresy e-mail wszystkich zamierzonych odbiorców w wyznaczonym polu oznaczonym “Do” poniżej.
⭐ Możesz dodać opcjonalne wyjątki do wiadomości e-mail, do których nie chcesz stosować tej reguły. Po zakończeniu kliknij Dalej. 
⭐ Wprowadź nazwę reguły i zaznacz opcję Włącz regułę. 
⭐Kliknij na Zakończ.
Dbaj o porządek w Outlooku i Gmailu
Po ustanowieniu tych dyrektyw w Gmailu lub Outlooku nie będą wymagane żadne dalsze dostosowania, ponieważ będą one działać autonomicznie przez cały czas, chyba że zostaną wyłączone. Ta metoda jest szybsza niż indywidualne dodawanie siebie do pól kopii lub ślepej kopii każdej korespondencji.
Korzystając z Gmaila lub Outlooka do zarządzania wiadomościami e-mail, ważne jest, aby korzystać z narzędzi organizacyjnych, takich jak etykiety i foldery, aby utrzymać uporządkowaną skrzynkę odbiorczą. Praktyka kopiowania się do każdej wiadomości e-mail może szybko doprowadzić do bałaganu i dezorganizacji skrzynki odbiorczej.