Jak używać Airtable do efektywnego zarządzania projektami
Czy masz odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami? Zarządzanie dużymi projektami wymaga wiele wysiłku, aby informacje były zawsze aktualne i wszyscy byli na tej samej stronie. Jeśli chcesz wydajnie zarządzać i nadzorować swój projekt, Airtable to świetna platforma do rozważenia.
Airtable płynnie łączy wszechstronne możliwości oprogramowania do zarządzania projektami z nieskomplikowaną funkcjonalnością arkuszy kalkulacyjnych, tworząc wysoce wszechstronną i intuicyjną platformę. Aby w pełni wykorzystać jego potencjał do efektywnego zarządzania projektami, wykonaj następujące kroki.
Krok 1: Konfigurowanie bazy
W Airtable użytkownicy mogą tworzyć odrębne obszary robocze dla różnych projektów, jednocześnie umieszczając wiele baz danych w każdym obszarze roboczym. Te bazy danych, określane w Airtable jako „Bazy”, można łączyć ze sobą w celu usprawnienia organizacji danych w poszczególnych bazach.
Aby stworzyć funkcjonalną i efektywną bazę Airtable, wykonaj następujące kroki:
⭐ Po zalogowaniu się na swoje konto Airtable możesz rozpocząć w domyślnym obszarze roboczym lub utworzyć nowy obszar roboczy, który można udostępniać współpracownikom. Aby utworzyć nowy obszar roboczy, po prostu kliknij Utwórz obszar roboczy i nazwij swój obszar roboczy. 
⭐ Przejdź do żądanego obszaru roboczego i kliknij Utwórz bazę, aby skonfigurować nową bazę danych. 
⭐ Kliknij tytuł bazy (domyślnie „Bez tytułu”), aby zmienić jej nazwę. Tutaj możesz również dostosować wygląd strony. 
Masz możliwość włączenia wcześniej istniejących informacji do swojej tabeli poprzez ich zaimportowanie, wykorzystanie szablonu dostarczonego przez Airtable lub zbudowanie tabeli całkowicie od podstaw.
⭐ Domyślnie Airtable dodaje już kilka pól na początek. Aby edytować te pola, kliknij dwukrotnie nazwę pola. Umożliwia to zmianę nazwy pola i typu pola. 
⭐ Aby dodać więcej pól, kliknij \+ w nagłówku tabeli. Wybierz żądany typ pola, wprowadź nazwę pola, skonfiguruj konfigurację i kliknij Utwórz pole. 
Twoja baza danych została teraz w pełni dostosowana ze wszystkimi niezbędnymi polami do wprowadzania danych. Dodatkowo możesz zreorganizować rozmieszczenie tych pól, po prostu manipulując ich położeniem w procesie zwanym „przeciąganiem i upuszczaniem”. Pozwala to na większą elastyczność w określaniu najbardziej atrakcyjnego wizualnie i intuicyjnego układu dla konkretnych potrzeb.
Dla tych, którzy nie znają Airtable, platforma zapewnia kompleksowe wprowadzenie, które prowadzi użytkowników przez proces tworzenia ich początkowej bazy danych lub „bazy”.
Krok 2: Tworzenie i dostosowywanie widoków
Airtable znacznie usprawnił proces badania informacji dzięki różnorodnej gamie opcji wizualizacji, takich jak siatka, kalendarz, galeria, formularz i Kanban. Konfiguracje te zapewniają użytkownikom różnorodne sposoby korzystania z danych, umożliwiając im tworzenie nieograniczonej liczby widoków w ramach każdej tabeli, maksymalnie do 1000 łącznie.
Aby ustalić odpowiednią konfigurację widoku Airtable, wykonaj następujące kroki:
Airtable domyślnie zapewnia użytkownikom początkowy widok siatki dla ich stołów. Możliwe jest jednak wygenerowanie wielu widoków siatki i alternatywnych wizualizacji poprzez dostosowanie różnych parametrów.
⭐ W menu Utwórz… kliknij żądany typ widoku, aby utworzyć nowy widok. 
⭐ W nowo utworzonym widoku możesz dostosować pola, które chcesz wyświetlić, filtrować rekordy na podstawie niektórych kryteriów, a także sortować rekordy zgodnie z własnymi potrzebami. 
Krok 3: Dodawanie współpracowników i zarządzanie nimi
Włączenie wielu osób w rozległą platformę, taką jak Airtable, pozwala na lepszą współpracę i synchronizację między wszystkimi stronami zaangażowanymi w określone przedsięwzięcie. Dzięki włączeniu współpracowników w różne projekty możliwe jest kompleksowe zrozumienie odpowiednich danych, obowiązków, terminów i innych istotnych szczegółów, co sprzyja ujednoliconemu postępowi w osiąganiu wspólnych celów.
Aby zaprosić dodatkowe osoby do współtworzenia obszaru roboczego Airtable, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do strony głównej swojego konta Airtable, a stamtąd uzyskaj dostęp do obszaru roboczego.
⭐ Kliknij Udostępnij i dodaj współpracowników przez e-mail. 
Zaproszenie zostanie wysłane e-mailem do twoich współpracowników, rozszerzając zaproszenie dla nich do dołączenia do wspólnego obszaru roboczego. Po przyjęciu wspomnianego zaproszenia uzyskają dostęp do wszystkich zasobów i baz danych znajdujących się na wspólnej platformie.
Rzeczywiście, można się zastanawiać, jak włączyć współpracowników do swojej bazy danych Airtable. Aby to zrobić, wykonaj następujące proste kroki:
⭐Idź do swojej bazy Airtable.
⭐ Kliknij Udostępnij i dodaj współpracowników przez e-mail. 
Po otrzymaniu zaproszenia pocztą elektroniczną Twoi współpracownicy otrzymują pozwolenie na dostęp do informacji zawartych w naszym zbiorowym obszarze roboczym. Oznacza to, że mogą jedynie przeglądać i wchodzić w interakcje z treściami udostępnianymi w ramach wspólnej bazy danych.
Po dodaniu współpracowników ponowne kliknięcie „Udostępnij” pozwoli na przejrzenie listy uczestników i modyfikację ich autoryzowanych uprawnień.
Włączenie do bazy danych typu pola „Użytkownik” pozwala na dodawanie współpracowników do określonych rekordów, jednocześnie zapewniając im możliwość otrzymywania powiadomień e-mailem o przypisaniu do konkretnego rekordu.
Inne przydatne funkcje Airtable
Aby skutecznie zarządzać projektami i współpracować z wykorzystaniem Airtable, powyższe wytyczne stanowią doskonały punkt wyjścia. Dla tych, którzy chcą dalej doskonalić swoją biegłość w Airtable, zaleca się zbadanie dodatkowych funkcjonalności, które niewątpliwie podniosą możliwości zarządzania projektami:
Interfejsy
Projektant interfejsu Airtable zapewnia użytkownikom możliwość stworzenia spersonalizowanego interfejsu, który zaspokoi ich unikalne potrzeby i preferencje. Ta funkcja zapewnia swobodę wizualnej modyfikacji i edycji rekordów zgodnie z indywidualnymi wymaganiami, przy jednoczesnym zachowaniu zasadniczej struktury widoków bazowych.
Rzeczywiście, ta funkcja pozwala na generowanie niestandardowych wizualizacji kokpitów projektowych, które przedstawiają informacje zgodnie z konkretnymi preferencjami i wymaganiami.
Automatyzacja
Airtable Automations usprawnia proces wykonywania powtarzających się zadań, w tym między innymi wysyłania wiadomości, modyfikowania wpisów w rejestrze. Włączenie tej funkcji umożliwia synchronizację bazy danych z aplikacjami zewnętrznymi, takimi jak Microsoft Outlook i Arkusze Google, w celu automatycznego wykonywania określonych operacji.
Połączone bazy
Airtable oferuje funkcję znaną jako „połączone bazy”, która umożliwia wzajemne łączenie wielu baz danych za pośrednictwem wspólnych pól. W ten sposób gwarantuje spójność aktualizacji informacji we wszystkich powiązanych tabelach, promując w ten sposób większą przejrzystość i przejrzystość w systemie.
Udostępnianie tylko do odczytu
Funkcja udostępniania Airtable tylko do odczytu umożliwia udzielanie dostępu do określonych widoków danych osobom zewnętrznym bez wymagania od nich zostania współpracownikami w Twojej bazie danych. Ta funkcja ogranicza ich możliwość modyfikowania lub interakcji z dowolną częścią zestawu danych poza tym, co jest określone przez wybraną konfigurację widoku.
Funkcja formuły
Airtable, podobnie jak popularne arkusze kalkulacyjne, takie jak Microsoft Excel i Arkusze Google, zapewnia użytkownikom możliwość generowania obliczonych informacji za pomocą funkcji pola „Formuła”. Użytkownicy mają swobodę tworzenia określonych formuł wraz z dostosowanymi wytycznymi dotyczącymi formatowania dla szerokiego zakresu obliczeń, od podstawowych operacji arytmetycznych po skomplikowane analizy danych.
Zwiększ poziom zarządzania projektami dzięki Airtable
W szybko zmieniającym się krajobrazie nowoczesnych firm utrzymanie jasnego zrozumienia własnych projektów ma nadrzędne znaczenie. W tym celu niezbędne jest wykorzystanie skutecznego narzędzia, które usprawnia procesy i zapewnia przejrzystość dla wszystkich interesariuszy. Na szczęście Airtable oferuje takie rozwiązanie, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwo śledzić swoje postępy i być na bieżąco informowani o kluczowych wydarzeniach.
Airtable oferuje intuicyjny i atrakcyjny wizualnie interfejs, który pozwala użytkownikom szybko założyć bazę danych projektu w krótkim czasie. Platforma stanowi niezastąpione narzędzie do wspierania produktywności, współpracy i wydajności w nowoczesnym miejscu pracy.