Jak używać ChatGPT do pisania trudnych e-maili w pracy?
Pisanie trudnych e-maili jest nieuniknione, niezależnie od tego, jaką karierę wykonujesz. Niezależnie od tego, czy musisz odmówić przyjęcia dodatkowych projektów, czy poprosić o czas wolny, napisanie e-maila może wywoływać niepokój; nieważne, znajdź odwagę, by wysłać.
ChatGPT zyskał rozgłos dzięki swojej zdolności do tworzenia atrakcyjnych listów motywacyjnych i życiorysów, co skłoniło niektóre osoby do zastanowienia się, czy może być również pomocny przy tworzeniu trudnych wiadomości e-mail. Po dostarczeniu wystarczającej ilości danych użytkownicy mogą wykorzystać dane wyjściowe wygenerowane przez sztuczną inteligencję jako punkt wyjścia do korespondencji. Polegając na wskazówkach ChatGPT, można skoncentrować się wyłącznie na treści wiadomości, zachowując bezstronną perspektywę, unikając w ten sposób potencjalnych uwikłań emocjonalnych, które w przeciwnym razie mogłyby utrudniać skuteczną komunikację.
Krok 1: Otwórz konto w ChatGPT
Proces otwierania konta w ChatGPT. Wejdź na stronę https://chat.openai.com/ , gdzie zobaczysz monit o zalogowanie się lub rejestrację. Możesz utworzyć konto za pomocą adresu e-mail lub konta Google.
Upewnij się, że Twoje urządzenie mobilne jest łatwo dostępne, ponieważ będziesz musiał wprowadzić sześciocyfrowy kod weryfikacyjny wysłany na Twój numer telefonu w celu potwierdzenia konta. Po pomyślnym zweryfikowaniu konta możesz rozpocząć swoje działania.
można korzystać ze standardowej wersji GPT-3.5 bez opłat lub uaktualnić do GPT-4, która nakłada ograniczenie na wysyłanie do 25 wiadomości w ciągu trzech godzin. Ta druga opcja oferuje szybszy czas reakcji i zapewnia dostęp do ekskluzywnych funkcji, takich jak interpreter kodu, integracje innych firm i możliwości przeglądania stron internetowych.
Dla tych, którzy chcą poznać najnowocześniejsze możliwości GPT-4, oferujemy miesięczną opłatę abonamentową w wysokości 20 USD. Co więcej, jeśli chcesz rzucić okiem na nasze innowacyjne funkcje Beta, zapraszamy do zagłębienia się w rozbudowane funkcje, które można osiągnąć dzięki potężnemu interpreterowi kodu ChatGPT.
Krok 2: Dostarczenie ChatGPT niestandardowych instrukcji
Aby wygenerować pożądane dane wyjściowe z ChatGPT, konieczne jest dostarczenie wyraźnych dyrektyw. Użytkownik musi odpowiedzieć na parę zapytań, które umożliwią sztucznej inteligencji generowanie wyników zgodnych z preferencjami użytkownika.
W kontekście naszej interakcji z ChatGPT, jestem ciekawy, aby dowiedzieć się więcej o twoich preferencjach i podstawowych informacjach, które mogłyby potencjalnie poprawić jakość naszej wymiany konwersacyjnej.W tym celu zachęcamy do podzielenia się wszelkimi istotnymi szczegółami dotyczącymi Twoich aspiracji, obszarów zainteresowań, osobistych dążeń, przedsięwzięć zawodowych, położenia geograficznego lub innych istotnych cech, które mogą przyczynić się do bogatszego dialogu.
W jaki sposób wolisz, aby ChatGPT przekazywał swoje odpowiedzi? Możliwe jest poinformowanie sztucznej inteligencji o preferencjach dotyczących języka formalnego lub potocznego, a także określenie wszelkich pożądanych ograniczeń dotyczących długości tekstu i wskazanie, czy należy wyrazić stanowisko, czy też należy go unikać.
Oto przykładowe wprowadzenie:
Krok 3: Poproś ChatGPT o napisanie wiadomości e-mail, którą chcesz
Po dostarczeniu ChatGPT istotnych szczegółów dotyczących Ciebie, Twojej przynależności zawodowej, a także pożądanego tonu i zwięzłości korespondencji, możesz poprosić ChatGPT o pomoc w stworzeniu wiadomości e-mail. Pamiętaj, że jeśli nie będziesz usatysfakcjonowany przedstawioną początkową wersją, możesz poprosić ChatGPT o wygenerowanie poprawionej odpowiedzi.
E-mail z rezygnacją
Zastanawiając się, czy wyrazić entuzjazm z powodu zbliżającego się awansu zawodowego, czy też z powodu niezadowolenia z obecnej sytuacji, stworzenie e-maila z rezygnacją może okazać się wyzwaniem. Ważne jest, aby nie zrywać więzi negatywnie i zamiast tego odejść polubownie.
Pamiętaj, że w przyszłości możesz potrzebować rekomendacji i ważne jest, abyś czuł się pewnie, podając nazwiska osób, z którymi współpracowałeś. Wskazane jest, aby nie wyrażać niezadowolenia z przełożonych lub polityki urlopowej firmy, ani nie krytykować współpracowników podczas tego procesu; ważne jest raczej, aby zapewnić pracodawcy odpowiednie powiadomienie.
“Jak pokazano powyżej, pierwotne zapytanie dotyczyło skomponowania krótkiej korespondencji informującej zarząd o odejściu danej osoby i pożegnaniu. Czy rozważałeś rezygnację ze stanowiska w pracy? Przygotowując się na taką ewentualność, warto wziąć pod uwagę pewne czynniki finansowe.
Email informujący przełożonego o tym, że nie dotrzymasz terminu
Ważne jest, aby nie dopuścić do sytuacji, w której uczucie zażenowania przeszkodzi w ujawnieniu kierownictwu i współpracownikom wszelkich trudności napotkanych w dotrzymaniu terminów projektu.Otwarte przyznanie się do tych wyzwań umożliwia innym zapewnienie wsparcia i pomocy, które mogą ułatwić pomyślne ukończenie zadania w określonych ramach czasowych.
Wskazane jest, aby nie zwlekać z poinformowaniem kierownictwa i zespołu, jeśli nie jesteś w stanie dotrzymać terminu, ponieważ może to potencjalnie stworzyć napięcie i podważyć zaufanie w miejscu pracy. Komunikując się proaktywnie, można uniknąć bycia postrzeganym jako przeszkoda, która powoduje opóźnienia dla innych.
Niektóre osoby mają trudności z dotrzymywaniem terminów ze względu na skłonność do zwlekania. Dla tych, którzy identyfikują się z tą trudną sytuacją, zrozumienie i wdrożenie skutecznych strategii przezwyciężania prokrastynacji i skutecznego dotrzymywania terminów może być cennym celem.
Email to Request Emergency Leave
Sytuacje awaryjne często wymagają nieoczekiwanej nieobecności w pracy i mogą powodować dodatkową presję w i tak już gorączkowym środowisku. Jednym z wyzwań, które mogą pojawić się w takich sytuacjach, jest terminowe złożenie wniosku o urlop, co może powodować dalsze cierpienie, gdy obowiązki zawodowe wymagają natychmiastowej uwagi.
W świetle faktu, że rozmowy ustne nie zawsze są wystarczające, często konieczne jest dostarczenie pisemnej dokumentacji jako części dokumentacji zatrudnienia danej osoby. Omawiając przewidywany powrót z urlopu lub nieobecności, konieczne jest ustalenie praktycznych oczekiwań, które są zarówno wykonalne, jak i korzystne dla wszystkich zaangażowanych stron.
W świetle faktu, że nieprzewidziane okoliczności często wymagają wniosków o nieobecność w ostatniej chwili, dobrze byłoby poinformować współpracowników o odpowiednich środkach, za pomocą których mogą się z Tobą skontaktować w przypadku konieczności podróży. Zapewniając przełożonego i zespół, że będziesz sumiennie zajmować się wszelką korespondencją lub wiadomościami podczas swojej nieobecności, możesz skutecznie zachować ciągłość swoich obowiązków zawodowych.
Jeśli ktoś ma starszego członka rodziny lub przyjaciela, może odczuwać obawy związane z potencjalną koniecznością podjęcia nieprzewidzianej nieobecności w codziennej rutynie. Możliwe, że takie osoby mogą znaleźć wartość w badaniu wykorzystania innowacyjnych urządzeń zaprojektowanych specjalnie dla osób starszych jako sposobu na zachowanie optymalnego samopoczucia fizycznego i emocjonalnego dla siebie i swoich bliskich.
Email to Say “No” to a Project
Chociaż może wydawać się właściwe, aby odpowiedzieć “Żartujesz sobie?” w reakcji na prośbę o podjęcie dodatkowej pracy, zaleca się bardziej dyplomatyczne i wyważone podejście.Ważne jest, aby wziąć pod uwagę odbiorców i ich potencjalne reakcje podczas tworzenia odpowiedzi. Jeśli masz tendencję do nadmiernego dostosowywania się do innych, rozsądne może być przyspieszenie wysyłania wiadomości e-mail, zamiast poświęcania zbyt dużej ilości czasu na staranne skonstruowanie wiadomości.
Opóźnianie wysłania wiadomości elektronicznej może potencjalnie skutkować uwikłaniem się w sytuację, w której jest się zmuszonym do udzielenia pomocy, pomimo intuicyjnych skłonności sugerujących inaczej, ze względu na fakt, że ma się mnóstwo obowiązków i zadań, które obecnie zajmują ich uwagę. Istotne jest, aby przekazać odbiorcy, że chociaż pomoc byłaby pożądana, obecne okoliczności sprawiają, że udzielenie pomocy jest niewygodne lub niepraktyczne.
Podczas tworzenia wiadomości ważne jest, aby sprawdzić, czy jest ona zgodna z wytycznymi firmy i zostanie dobrze odebrana przez odbiorcę. Dla tych, którzy potrzebują wskazówek dotyczących profesjonalnego odrzucania próśb, dostępne są zasoby, które uczą, jak uprzejmie powiedzieć “nie” w środowisku zawodowym.
E-mail w celu uzyskania jasności co do priorytetów organizacyjnych
Czasami mnogość zadań i obowiązków może być zniechęcająca, pozostawiając osobę zakłopotaną, jak zacząć skutecznie się nimi zajmować. W takich przypadkach najbardziej korzystne może okazać się zasięgnięcie porady przełożonego w zakresie ustalenia, które obowiązki powinny mieć pierwszeństwo.
Inicjowanie komunikacji z kierownictwem może wywoływać uczucie lęku z powodu obaw o wykazanie swoich kompetencji w pracy. Często lepiej jest szukać wskazówek u przełożonych, pytając o kluczowe priorytety, niż zakładać i potencjalnie błędnie interpretować sytuację.
Zwiększanie swojej zdolności do ustalania priorytetów zadań jest kompetencją, którą można rozwijać poprzez poświęcony wysiłek i praktykę. Dla tych, którzy szukają pomocy w organizowaniu swoich priorytetów, dostępnych jest kilka wysoko cenionych aplikacji, które mogą pomóc w usprawnieniu tego procesu w środowisku zawodowym.
Krok 4: Przejrzyj i edytuj wiadomości e-mail utworzone przez ChatGPT
Po wygenerowaniu odpowiedzi za pośrednictwem ChatGPT na podstawie twoich danych wejściowych, ważne jest, aby sprawdzić treść i wprowadzić wszelkie wymagane poprawki. Niektóre aspekty w początkowej wersji roboczej mogą nie być zgodne z konkretnymi okolicznościami, podczas gdy sztuczna inteligencja może przeoczyć kluczowe szczegóły, które uważasz za niezbędne do uwzględnienia.
Krok 5: Wyślij wiadomość e-mail
Tworzenie skomplikowanej korespondencji może być żmudnym zadaniem, zwłaszcza gdy zastanawiamy się, jak może zareagować odbiorca. Ważne jest jednak, aby nie pozwolić, aby obawy utrudniały proces transmisji. Przed wysłaniem wiadomości należy zapoznać się z typowymi błędami, które wpływają negatywnie na profesjonalną postawę w biznesowym e-mailu.
Trudne e-maile muszą być wysyłane
Przekazywanie wiadomości o niekorzystnej konotacji może okazać się wymagające, ale często jest konieczne. Unikanie zawiłych tematów prawdopodobnie spowoduje większe komplikacje niż konfrontacja z nimi. Chociaż tworzenie trudnych wiadomości e-mail może wywoływać uczucie lęku, zazwyczaj odczuwa się ulgę po ich przesłaniu.
Może to nie być zgodne z preferencjami przełożonego, ale powiadomienie z wyprzedzeniem o wszelkich wątpliwościach niewątpliwie pokaże twój profesjonalizm i zaangażowanie w utrzymanie otwartej komunikacji. Chociaż konfrontacja z nieporozumieniami może stanowić wyzwanie, kompetentne rozwiązywanie konfliktów jest kluczowym atutem w życiu i karierze. W związku z tym umiejętne zarządzanie sytuacjami spornymi może zwiększyć zarówno rozwój osobisty, jak i zawodowy.