10 rzeczy, które należy zrobić przed zwrotem komputera służbowego

Kluczowe wnioski

Przed usunięciem jakichkolwiek danych lub zwrotem urządzenia firmowego ważne jest, aby skonsultować się z pracodawcą w sprawie jego polityki IT dotyczącej usuwania plików i procedur zwrotu sprzętu. Zapewni to zgodność z wytycznymi organizacyjnymi i pomoże utrzymać środki bezpieczeństwa dla poufnych informacji.

Przed odejściem ze stanowiska ważne jest, aby zabezpieczyć swoje dane osobowe i uporządkować pozostałe dokumenty zarówno dla siebie, jak i dla współpracowników.

Uzyskaj autoryzację do replikacji korzystnych aplikacji, zachowując kontakty, korespondencję e-mail, dane logowania, usuwając historię przeglądania, usuwając dane osobowe, wyrzucając zawartość kosza i odkażając system komputerowy.

Przed rezygnacją z urządzenia służbowego konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa wszelkich poufnych lub zastrzeżonych informacji przechowywanych na jego dysku twardym. Aby to osiągnąć, należy rozważyć wdrożenie kilku środków, takich jak szyfrowanie plików zawierających poufne dane, tworzenie kopii zapasowych ważnych dokumentów na osobistym urządzeniu pamięci masowej i przywrócenie ustawień fabrycznych w celu usunięcia wszelkich śladów poświadczeń dostępu i usunięcia wszelkich danych, które mogły zostać pozostawione. Podejmując te środki ostrożności, zabezpieczysz się przed potencjalnym naruszeniem prywatności i zachowasz integralność własności intelektualnej swojego byłego pracodawcy.

Przygotowując się do zwrotu laptopa służbowego, istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś zaangażował się w działania niezwiązane z jego obowiązkami zawodowymi. Aby upewnić się, że wszelkie wrażliwe informacje osobiste zostały usunięte z urządzenia, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami dotyczącymi czyszczenia dysku twardego laptopa przed jego zwrotem.

Skonsultuj się z pracodawcą

Przed wykonaniem jakichkolwiek operacji związanych z plikami przechowywanymi na stacji roboczej zdecydowanie zaleca się skonsultowanie się z działem informatycznym organizacji w celu przestrzegania ustalonych protokołów i wytycznych dotyczących obsługi danych. W niektórych przypadkach korporacje mogą egzekwować surowe ograniczenia dotyczące usuwania wrażliwych danych klientów lub poufnych materiałów uznawanych za własność intelektualną, co wymaga przestrzegania takich przepisów.

Odchodząc z pracy, kluczowe jest zachowanie profesjonalizmu i przestrzeganie zasad firmy do samego końca. Przed podjęciem jakichkolwiek działań upewnij się, że otrzymałeś zgodę od swojego pracodawcy.Chociaż proces ten nie obejmuje sprzedaży komputera, podane informacje mogą okazać się przydatne, jeśli szukasz wskazówek dotyczących bezpiecznego usuwania danych z komputera osobistego przed przeniesieniem własności.

Tworzenie kopii zapasowych dokumentów

Po uzyskaniu zgody pracodawcy na tworzenie kopii zapasowych wszelkich danych przechowywanych osobiście na urządzeniu służbowym, kolejnym działaniem byłoby przejrzenie dysku systemowego i usunięcie wszystkich plików, które nie są już potrzebne. Po tym procesie uporządkowania należy następnie ustalić logiczny układ zachowanych dokumentów w oparciu o zamierzonego odbiorcę lub grupę użytkowników.

Niezbędne jest zabezpieczenie plików osobistych i związanych z pracą poprzez wdrożenie niezawodnej strategii tworzenia kopii zapasowych. Może to obejmować korzystanie z dysku USB lub rozwiązań do przechowywania w chmurze, takich jak Dropbox lub Dysk Google. Ponadto ważne jest, aby upewnić się, że niezbędne pliki są dostępne dla współpracowników nawet po opuszczeniu organizacji przez daną osobę, przechowując je na udostępnionym dysku sieciowym. Ci, którzy potrzebują wskazówek dotyczących wykonywania kopii zapasowych, mogą znaleźć wartość w badaniu różnych opcji oprogramowania innych firm dostępnych do tworzenia kopii zapasowych danych systemu Windows.

Zachowaj przydatne programy

W świetle poprzedniego stanowiska, możliwe jest, że niektóre aplikacje, które okazały się korzystne podczas kadencji, mogą nadal być przydatne w nowej roli, biorąc pod uwagę podobieństwo do poprzedniego zawodu.

Przed powieleniem którejkolwiek z tych aplikacji zdecydowanie zaleca się uzyskanie pisemnej zgody pracodawcy, ponieważ niektóre organizacje uważają wykorzystywane oprogramowanie za poufną własność intelektualną i mogą potencjalnie wiązać się z komplikacjami licencyjnymi. Rozsądnie byłoby skonsultować się zarówno z pracodawcą, jak i działem technologii informacyjnej przed zainstalowaniem jakichkolwiek programów na firmowym urządzeniu komputerowym.

Pobieranie i przechowywanie plików elektronicznych, takich jak programy komputerowe, na wymiennym urządzeniu pamięci masowej, takim jak dysk USB lub w chmurze, jest praktyczną metodą zapewnienia ich dostępności w razie potrzeby. Dla tych, którzy szukają narzędzia do planowania, dostępnych jest kilka bezpłatnych tygodniowych szablonów organizacyjnych, które mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu czasem poprzez ustalanie priorytetów ważnych zadań.

Zapisywanie kontaktów i wiadomości e-mail

Utrzymywanie kontaktów z byłymi współpracownikami jest ważnym aspektem rozwoju zawodowego, ponieważ mogą oni służyć jako cenne zasoby dla potrzeb osobistych lub związanych z karierą.Dodatkowo, dostęp do wcześniejszej korespondencji może okazać się przydatny w wyszukiwaniu materiałów referencyjnych lub informacji kontaktowych w celu nawiązania kontaktów. Aby ułatwić ten proces, pomocne może być zapoznanie się z zasobami dotyczącymi importowania i eksportowania kontaktów e-mail.

Istnieją dwie metody, dzięki którym korporacja korzystająca z programu Microsoft Outlook może zachować swoją korespondencję elektroniczną i umowy:

Ręczne przenoszenie pojedynczych wiadomości e-mail lub wpisów kontaktów poprzez przeciąganie ich z jednego folderu do drugiego może być żmudnym zadaniem, ale pozwala na bardziej precyzyjną organizację kontaktów i wiadomości w Outlooku. Aby utworzyć nowy folder specjalnie do przechowywania ważnych kontaktów, wykonaj następujące kroki:1. Otwórz program Microsoft Outlook na komputerze.2. Kliknij “Foldery” w górnym panelu nawigacyjnym.3. Wybierz “\+ Utwórz folder” w prawym dolnym rogu ekranu.4. Wpisz nazwę nowego folderu i naciśnij Enter.5. Kliknij prawym przyciskiem myszy nowo utworzony folder i wybierz “Przenieś do”, a następnie “Inny folder”.6. Nawiguj po folderach, aż znajdziesz żądaną lokalizację, do której chcesz przenieść folder.7

Skorzystaj z funkcji “Otwórz & Eksportuj” znajdującej się w menu “Plik” i wybierz opcję zapisania wyniku jako pliku z wartościami oddzielonymi przecinkami (.csv). Niezwykle ważne jest, aby zweryfikować włączenie wszelkich podfolderów, upewniając się, że pole wyboru “Uwzględnij podfoldery” jest zaznaczone, aby zapewnić kompleksowy transfer wszystkich istotnych danych do wyznaczonego katalogu.

Zapisz swoje dane logowania

Korzystanie z przeglądarki, z którą jest się najbardziej zaznajomionym do przechowywania danych logowania, stało się powszechne wśród wielu osób ze względu na wygodę w uzyskiwaniu dostępu do ich kont. Praktyka ta stanowi proste i celowe rozwiązanie, umożliwiające płynny dostęp do tych kont podczas korzystania z tego samego urządzenia. Podejście to może jednak stanowić wyzwanie podczas próby pobrania informacji z innego komputera lub urządzenia mobilnego.

Aby zapewnić bezpieczne przechowywanie, sugeruję śledzenie kombinacji nazwy użytkownika i hasła poprzez zanotowanie ich i przechowywanie w miejscu, które jest łatwo dostępne w razie potrzeby. Praktyka ta umożliwia wygodne wyszukiwanie przy jednoczesnym zachowaniu poufności. Dodatkowo, dla osób korzystających z urządzeń z systemem Android, odkrywanie funkcjonalności Menedżera haseł Google może okazać się korzystne w efektywnym zarządzaniu i organizowaniu przechowywanych haseł.

Wyczyść historię przeglądarki

Darmowe zdjęcia stockowe autorstwa Vecteezy
https://www.vecteezy.com/photo/31176220-cleaning-safari-internet-browser-history-and-cache-data-on-iphone

Zdecydowanie zaleca się wyczyszczenie pamięci podręcznej przeglądarki, usunięcie zapisanych zakładek i plików cookie, wyeliminowanie historii przeglądania i odrzucenie wszelkich zapisanych danych logowania. Szczególną uwagę należy zwrócić na bezpieczne usuwanie haseł, ponieważ niezastosowanie się do tego zalecenia może skutkować nieautoryzowanym dostępem do kont online przez osoby uzyskujące dostęp do komputera.

Safari to popularna przeglądarka internetowa używana przez wiele osób na różnych urządzeniach, w tym iPhone’ach i komputerach Mac. Czyszczenie historii przeglądania w Safari wymaga dostępu do ustawień przeglądarki w samej przeglądarce. Jeśli korzystasz z iPhone’a lub komputera Mac, warto dowiedzieć się, jak usunąć historię przeglądania Safari w celu zapewnienia optymalnej prywatności i bezpieczeństwa.

Usuń osobiste programy i pliki

Przeprowadź kompleksowe przeszukiwanie dysków komputera w celu zlokalizowania i odzyskania danych osobowych, w tym zdjęć, nagrań wideo i plików audio. Zaleca się rozpoczęcie dochodzenia od sprawdzenia zwykłych repozytoriów, w których przechowywane są dokumenty, takich jak Pobrane, Moje dokumenty, Pulpit i wszelkie niestandardowe katalogi, które można utworzyć.

Korzystanie z funkcji wyszukiwania w systemie Windows jest wygodnym sposobem lokalizowania plików multimedialnych, w tym filmów, obrazów i plików PDF, które mogły zostać zapisane na komputerze. Ponadto dostępne są różne metody usuwania niechcianego oprogramowania z systemu Windows. Ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie osobiste wiadomości e-mail zawierające wiadomości wysłane z konta służbowego zostały usunięte przed opuszczeniem pracy, wraz z wszelkimi aplikacjami zainstalowanymi wyłącznie w celu prywatnej rozrywki, takimi jak Netflix lub Spotify.

Opróżnij kosz

Photo credit: Lars Plougmann
https://visualhunt.com/f7/photo/127133764/b8adf0216e/

Aby upewnić się, że poufne informacje zostały całkowicie usunięte z komputera lub urządzenia elektronicznego, ważne jest, aby nie pominąć kroku opróżniania kosza po usunięciu osobistych plików. Niezastosowanie się do tego wymogu może spowodować, że na urządzeniu pozostaną szczątkowe dane, potencjalnie dostępne dla osób nieupoważnionych. Ważne jest, aby pamiętać, że proces usuwania jest zakończony dopiero po wyrzuceniu zawartości pojemnika do recyklingu.

Jeśli ostatnio nie opróżniłeś kosza na śmieci, możesz doświadczyć lepszej wydajności komputera, gdy w końcu zdecydujesz się to zrobić. Aby usunąć zawartość kosza na śmieci, wystarczy kliknąć go myszą i wybrać opcję “Opróżnij kosz” z wyświetlonych opcji. Alternatywnie, jeśli chcesz skonfigurować system Windows do automatycznego czyszczenia Kosza, wykonaj następujące kroki:

Czyszczenie komputera

Podczas korzystania z laptopa przez dłuższy czas, nierzadko zdarza się, że osoby spożywają jedzenie i napoje w pobliżu urządzenia, co powoduje potencjalne rozlanie i gromadzenie się zanieczyszczeń na klawiaturze. Przed ponownym włączeniem laptopa do codziennej rutyny zaleca się użycie sprężonego powietrza w celu dokładnego usunięcia wszelkich pozostałości z klawiatury, przy użyciu ściereczki z mikrofibry lub chusteczki sanitarnej w celu skutecznego oczyszczenia zewnętrznych powierzchni komputera, w tym monitora lub ekranu, a także obszaru touchpada.

Szukając wskazówek dotyczących utrzymania nieskazitelnego doświadczenia komputerowego, warto zapoznać się z różnymi technikami, które mogą przywrócić laptopa lub komputer stacjonarny do pierwotnego stanu świetności i funkcjonalności.

Nie zapomnij też o telefonie służbowym!

W przypadku, gdy pracodawca wymaga odzyskania urządzenia, które zostało wydane do celów związanych z pracą, należy pamiętać, że może to również dotyczyć wszelkich telefonów komórkowych dostarczonych przez firmę. Proces zwrotu takich urządzeń będzie prawdopodobnie przebiegał zgodnie z podobną procedurą, jak w przypadku zwrotu komputera służbowego.

Istotne jest, aby skrupulatnie usuwać informacje dotyczące życia osobistego z urządzenia mobilnego, biorąc pod uwagę, że smartfony są z natury intymne. Obejmuje to usuwanie wszelkich poufnych wiadomości tekstowych i aplikacji zainstalowanych specjalnie do użytku indywidualnego.

Odejdź z pracy z pozytywnym nastawieniem

Odchodząc z obecnego stanowiska, kluczowe jest utrzymywanie pozytywnych relacji z byłymi współpracownikami i pracodawcami, aby zapewnić płynne przejście. Obejmuje to zapewnienie łatwego dostępu do wszelkich produktów pracy lub projektów, które mogły zostać ukończone w trakcie kadencji.

Przed odejściem z obecnej roli ważne jest, aby przekazać obecny stan projektu wszystkim członkom zespołu i współpracownikom, jednocześnie rozwiązując wszelkie zaległe sprawy najlepiej jak potrafisz. W ten sposób można zapewnić płynne przejście i utrzymać korzystne wrażenie w kontekście przyszłych możliwości.