Gantt-diagrammen maken en gebruiken in Notion

Of je nu alleen werkt of in een groter team, Gantt-diagrammen zijn een uitstekende manier om complexe projecten te beheren. Veel projectmanagementtools bieden de mogelijkheid om Gantt-diagrammen te gebruiken en Notion is er daar één van.

Navigeren door Gantt grafieken in Notion kan in het begin intimiderend lijken als je niet bekend bent met het gebruik ervan. Dit artikel biedt echter een uitgebreide handleiding om deze tools onder de knie te krijgen, zodat gebruikers ze effectief kunnen gebruiken.

Wat is een planningstabel?

Een Gantt-diagram is een hulpmiddel voor projectbeheer dat een overzicht geeft van de status en voortgang van taken binnen een groter project. Hoewel ze meestal gebruikt worden door bedrijven, kunnen ze ook gebruikt worden door individuen zoals freelancers of studenten, en door teams op afstand.

Gantt-grafieken zijn visuele weergaven van de volgorde en duur van de taken die nodig zijn om een project te voltooien, zoals webdesign- of marketinginitiatieven. Deze diagrammen geven verwachte tijdlijnen en voortgangsindicatoren weer, vergelijkbaar met andere veelgebruikte projectmanagementbenaderingen. Bovendien is het mogelijk om verantwoordelijkheden toe te wijzen aan teamleden in overeenstemming met hun capaciteiten en beschikbaarheid.

Voor mensen die in teams op afstand werken, is er een verscheidenheid aan projectmanagementtools beschikbaar om de samenwerking in een virtuele omgeving te vergemakkelijken.

Hoe een Gantt Grafiek maken en gebruiken in Notion

Een Gantt Grafiek maken in Notion vanuit het niets is mogelijk; het is echter praktischer om gebruik te maken van een vooraf opgesteld ontwerpsjabloon, vooral voor degenen die nieuw zijn op het platform. Gelukkig biedt Notion een gratis sjabloon voor een Gantt-diagram dat kan worden gedownload en geïmplementeerd in de gekozen werkruimte. Dit sjabloon dient als basis voor onze demonstratie.

Zo verkrijg je de sjabloon:

⭐ Ga naar de Gnatt sjabloonpagina in Notion en selecteer Starten met deze sjabloon .

⭐ Kies de werkruimte waarin u uw sjabloon wilt dupliceren.

Nadat u de sjabloon in Notion hebt gedupliceerd, kunt u deze aanpassen aan uw specifieke wensen en voorkeuren.

Binnen de context van het gebruik van een Gantt-diagram in het Notion-platform, is het nu passend om verder te gaan met het personaliseren en implementeren van het diagram voor specifieke doeleinden.

De projectnamen invoeren

Om verder te gaan met de ingewikkelde wijzigingen, is het aan te raden dat u begint met het opgeven van de namen van uw projecten.Dit proces is eenvoudig en kan moeiteloos worden uitgevoerd.

⭐ Ga naar het tabbladProject.

⭐ Beweeg je cursor over het project dat je wilt wijzigen en selecteer Openen .

⭐ Voer de nieuwe naam van uw project in het bovenste tekstvak in.

Je kunt er ook voor kiezen om een specifiek item in de bovenstaande tabel te selecteren en het aan te passen aan je individuele voorkeuren door middel van interactie met de tabel. Deze handeling kan herhaald worden tot elke projecttitel aangepast is aan de unieke vereisten van de gebruiker.

Elk project specifiek aanpassen

Na het hernoemen van alle projecten in je Notion Gantt chart, kun je doorgaan met het aanpassen van extra details. Je hebt de flexibiliteit om verschillende aspecten aan te passen, inclusief maar niet beperkt tot:

⭐ Subtaken toevoegen binnen elk venster.

⭐ Uw status en voortgang bijwerken.

⭐Timeline

Voor een goed begrip van de volgende stappen, wordt deze handleiding onderverdeeld in verschillende segmenten die in de volgende paragrafen worden gepresenteerd.

Subtaken toevoegen in elk venster

Als je eenmaal je projecttitels hebt aangepast, kan het een goed begin zijn om subtaken toe te voegen. Volg deze stappen om verder te gaan met dit proces:

Om een specifieke taak in je project te openen en te wijzigen, kun je ervoor kiezen om naar het gedeelte “Project” te gaan of op het bijbehorende tabblad in de tijdlijnweergave te klikken.

⭐ Het kan zijn dat je een vooraf ingesteld aantal taken ziet die al in Notion staan. Klik op elk van deze taken om de naam, taakbeheerder en status aan te passen. Je kunt ook opmerkingen toevoegen als dat nodig is.

⭐ Klik op de knop \+ om nieuwe taken toe te voegen. Kies vervolgens een pagina om te koppelen of maak een nieuwe aan door “creÃ"ren†in de zoekbalk te typen en op “Nieuw maken in Taken†te tikken.

⭐ Om taken te verwijderen, selecteert u het pictogram - nadat u uw cursor over die specifieke taak hebt bewogen.

Na het toevoegen van nieuwe taken kunt u alle aspecten aanpassen op een manier die overeenkomt met de vooraf gedefinieerde configuraties.

De status van uw taak bijwerken

Om de taakplanning binnen uw Notion Ganttgrafieksjabloon te wijzigen, gaat u naar de bijbehorende kaart die is gekoppeld aan uw lopende project of subtaak. Binnen deze kaart vind je een gebied met de titel “Status”.In dit specifieke gebied kunt u de vervolgkeuzelijst verbreden en de huidige status van uw project selecteren uit de beschikbare opties.

Een van de belangrijkste kenmerken die je waarschijnlijk zult zien als je het tabblad Voortgang bekijkt, is het gedeelte Percentage. Deze sectie kan worden bijgewerkt door ijverig te werken aan en het voltooien van verschillende subtaken die bij een bepaald project horen.

Voor degenen die niet bekend zijn met Notion, raad ik aan om een uitgebreide bron te verkennen die dieper ingaat op de verschillende functionaliteiten van het platform. Deze gids behandelt een scala aan waardevolle taken en handelingen die gebruikers kunnen uitvoeren binnen Notion, waaronder functies zoals het organiseren van notities, het maken van databases, het beheren van projecten en nog veel meer. Door vertrouwd te raken met deze mogelijkheden, kan iemand zijn productiviteit en efficiëntie maximaliseren wanneer hij Notion voor verschillende doeleinden gebruikt.

Tijdlijn

Het aanpassen van de tijdschaal voor individuele taken is mogelijk door gebruik te maken van de functie “Tijdschaal”. Zodra de kalender is geactiveerd, kun je door alternatieve begin- en einddata te selecteren de tijdlijn dienovereenkomstig aanpassen.

U kunt de tijdlijn van een project vervroegen door taken handmatig te verplaatsen via drag-and-drop functionaliteit binnen de Gantt chart interface, bekend als de “Gantt chart tijdlijn”.

De weergave wijzigen

Als je het perspectief binnen je Ganttgrafiek wilt wijzigen, zijn er verschillende alternatieven beschikbaar. Aan de rechterkant bevindt zich een vervolgkeuzemenu dat een vooraf bepaalde tijdschaal weergeeft, die opties kan bevatten zoals Maand, Jaar, Kwartaal of vergelijkbare intervallen.

Selecteer een gewenste duur uit de beschikbare opties of gebruik het tabblad “Vandaag” om direct naar de huidige datum te springen.

Een alternatieve aanpak houdt in dat je je perspectief op taken aanpast op basis van hun belang. Om deze strategie te implementeren, kun je de optie “Op prioriteit” aan de linkerkant van de interface kiezen. Als je daarnaast de optie “Alle projecten” selecteert, krijg je een uitgebreid overzicht van alle taken en initiatieven.

Het opnemen van een persoonlijke nomenclatuur tijdens het overwegen van wijzigingen is een haalbare optie, evenals het bestuderen van de versnelde handleiding voor de project- en taakblauwdrukken van Notion als je aan een inleidende fase begint.

Taken bekijken en delegeren

Voor individuele inspanningen is het niet nodig om het tabblad “Delegeren” in een planningstabel in Notion op te nemen. Maar als je een dergelijk Gantt-diagram gebruikt als integraal onderdeel van een grotere gezamenlijke inspanning, is het begrijpen en effectief delegeren van taken cruciaal voor een succesvolle uitvoering.

⭐Schuif omlaag naarTaken.

⭐Klik op de tab Toegewezen.

⭐ Typ de naam van de persoon aan wie u de taak wilt delegeren.

Je kunt ook deze instructies volgen:

⭐Open een taak.

⭐Ga naar de subtaak.

⭐Kies de persoon aan wie je de taak wilt delegeren in het gedeelte Toegewezen.

Als op een bepaald moment wordt vastgesteld dat Gantt-grafieken niet de meest voordelige aanpak bieden voor het beheren van projecten, zijn er verschillende alternatieve opties beschikbaar op het gebied van projectbeheer.

Effectieve Gantt-diagrammen maken in Notion

Op het eerste gezicht lijken Gantt-diagrammen misschien ingewikkeld, maar ze zijn inderdaad een krachtig hulpmiddel voor projectmanagement. Als je vertrouwd raakt met het gebruik van Gantt-diagrammen in Notion, kun je de productiviteit van je team aanzienlijk verbeteren.

Sterker nog, zelfs als deze diagrammen alleen worden gebruikt voor geïsoleerde ondernemingen, kunnen ze een effectiever beheer van omvangrijke taken mogelijk maken. De veelzijdigheid van Gantt-diagrammen strekt zich uit over verschillende projectformaten, met bijzonder nut bij langdurige inspanningen.