Hoe de grootte van je Excel-spreadsheet verkleinen

Excel spreadsheets kunnen gemakkelijk onhandelbaar en groot worden, vooral als ze veel gegevens of afbeeldingen bevatten. Hoewel dit in de meeste gevallen geen probleem is, kan het het moeilijk maken om de spreadsheet efficiënt te beheren, te delen en ermee te werken.

Gelukkig bestaan er verschillende maatregelen die kunnen worden toegepast om de omvang van iemands Microsoft Excel-documenten te verkleinen en toch alle relevante informatie te behouden. Ter illustratie wordt nu een voorbeeld gegeven.

Ongewenste bladen verwijderen

Om de grootte van uw Microsoft Excel-werkmap te minimaliseren, is het raadzaam om alle onnodige werkbladen in het document te verwijderen. Om deze taak uit te voeren, opent u gewoon uw Excel-bestand, klikt u op de muisknop op een punt naast het overbodige blad en kiest u vervolgens de optie “Verwijderen” in het contextmenu dat verschijnt.

Op dezelfde manier is het ook mogelijk om overbodige grafieken, afbeeldingen, tabellen en andere onderdelen te verwijderen.

Onnodige opmaak verwijderen

De omvang van een Excel-document kan verder toenemen als gevolg van uitgebreide celaanpassingen, waarbij elke verfijnde cel extra opslagruimte in het bestand in beslag neemt. Ter illustratie een scenario waarin de omtreklijnen van cellen worden versierd; dergelijke versieringen zouden meer ruimte innemen in het document in vergelijking met hun standaardpresentatie.

Volg deze eenvoudige stappen om ongewenste opmaak in een Excel-werkblad te verwijderen:

Open de gewenste Microsoft Excel-werkmap en kies het specifieke celbereik waarvan u de opmaak wilt verwijderen.

Klik op het tabblad “Home” boven aan de pagina.

⭐ Klik in de groep Bewerken op de knop Opmaak wissen en selecteer Opmaak wissen in het resulterende menu.

Voorkeuren voor afbeeldingsgrootte en -kwaliteit wijzigen

Bevat uw Microsoft Excel-document grafische inhoud? In dat geval kan het verkleinen van de afmetingen en resolutie van de visuele elementen bijdragen aan het verkleinen van de totale grootte van het Excel-bestand.

Het is essentieel om te erkennen dat het aanpassen van de afmetingen en getrouwheid van visuele inhoud de presentatie ervan in een Excel-document kan beïnvloeden. Als dergelijke compromissen echter overeenkomen met iemands verwachtingen, kan men overgaan tot het implementeren van de noodzakelijke configuraties voor Microsoft Excel om afbeeldingen met een verminderde resolutiecapaciteit te behouden.

⭐Open Microsoft Excel op uw pc.

Klik op de optie “Bestand” in het bovenste gedeelte van uw scherm.

⭐SelecteerOpties aan de linkerkant.

Navigeer in het dialoogvenster Excel-opties naar het tabblad Geavanceerd om de geavanceerde instellingen voor uw Microsoft Excel-toepassing te openen en te configureren.

Het aanpassen van de instellingen voor afbeeldingsgrootte en -kwaliteit is cruciaal voor het optimaliseren van uw afbeeldingen, wat op zijn beurt de prestaties van uw website aanzienlijk kan verbeteren. Door dit te doen, zorg je ervoor dat alleen noodzakelijke informatie wordt geladen, waardoor de laadtijd van pagina’s wordt verkort en de gebruikerservaring wordt verbeterd. Om dit doel te bereiken, navigeer je naar de sectie “Afbeeldingsgrootte en -kwaliteit”, controleer je of de optie “Bewerkingsgegevens verwijderen” is geselecteerd en voer je indien nodig extra aanpassingen door.

Verminder de afbeeldingskwaliteit niet door de optie “Afbeeldingen comprimeren” te deselecteren, die wordt weergegeven door een selectievakje met een bijbehorend sterpictogram.

Selecteer het vervolgkeuzemenu naast “Standaardresolutie” om te kiezen voor een beeldschermresolutie van 150 pixels per inch (ppi) of minder.

⭐ Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan.

Afbeeldingen comprimeren in uw Excel-spreadsheet

Als u liever niet de resolutie van elke afbeelding in uw Excel-document verlaagt, biedt Microsoft Excel een alternatieve oplossing waarmee u specifieke foto’s afzonderlijk kunt comprimeren. Op deze manier kun je de grootte van je Excel-bestand effectief minimaliseren zonder andere visuele elementen aan te tasten.

Selecteer de grafische weergave binnen uw Microsoft Excel-werkmap die u wilt verkleinen.

⭐Klik op het tabblad Afbeeldingsindeling.

Verfijn de bijgeleverde tekst als volgt:Gebruik in het gedeelte ‘Aanpassen’ de knop ‘Afbeeldingen comprimeren’ om de bestandsgrootte van de afbeelding te verminderen wanneer dat nodig is.

Selecteer de afbeelding die je wilt comprimeren en vink het bijbehorende vakje aan. Hierdoor wordt het compressieproces alleen toegepast op de gekozen afbeelding, in plaats van op alle afbeeldingen in de selectie.

Schakel het selectievakje naast “Bijgesneden gedeelten van foto’s verwijderen” in om deze functie in te schakelen, waarmee je ongewenste gedeelten van een foto kunt verwijderen die per ongeluk zijn afgesneden tijdens het bewerkingsproces.

In het gedeelte “Resolutie” kun je kiezen uit een reeks PPI-opties (Pixels Per Inch) die passen bij jouw voorkeuren.

⭐ Klik op OK .

Door het bovengenoemde proces meerdere keren te herhalen, worden de afbeeldingen in de Excel-werkmap verder gecomprimeerd, wat leidt tot een aanzienlijke vermindering van de totale grootte.

Voorkom dat Excel de draaitabelcache opslaat

Draaitabelcaches in Microsoft Excel dienen als tijdelijke opslagplaats voor informatie die wordt gebruikt door draaitabellen. Deze functie verbetert de rekenefficiëntie en stelt gebruikers in staat om effectiever met draaitabellen om te gaan, maar draagt ook bij aan een grotere bestandsgrootte doordat gegevens in de cache in het document blijven staan.

Om te voorkomen dat de draaitabelcache wordt opgeslagen naast een Excel-werkmap die een draaitabel bevat, moet u de volgende richtlijnen volgen bij het werken met de Microsoft Office-softwaresuite.

⭐Open uw Excel-spreadsheet.

Volg deze stappen om de functie Draaitabel analyseren te openen:1. Selecteer eerst een cel in uw draaitabel.2. Navigeer vervolgens naar de bovenkant van het scherm en zoek het tabblad “Draaitabel analyseren”.3. Klik op dit tabblad om de functie Draaitabel analyseren te activeren.

⭐Klik op de knopOpties.

Volg deze stappen om het venster Opties draaitabel te openen en naar het tabblad Gegevens te navigeren:1. Open uw spreadsheet met de draaitabel die u wilt wijzigen.2Klik op de knop “Gegevens” in de linkerbovenhoek van uw scherm of ga naar “Analyseren” > “Draaitabelopties”.3. Zodra het venster met draaitabelopties is geopend, selecteert u het tabblad “Algemeen” als dit nog niet is geselecteerd.4. Ga vervolgens naar het gedeelte “Gegevens” in het deelvenster met opties. Als een specifieke optie met betrekking tot gegevens hier niet beschikbaar is, probeer dan andere tabbladen te selecteren zoals “Layout & Format”, “Row Labels”, etc., die relevante instellingen kunnen bevatten voor het wijzigen van de weergave van gegevens.

Bevestig of u uw brongegevens samen met het aangevinkte selectievakje wilt opslaan, terwijl u de gegevens ook wilt verversen bij het opnieuw openen van het bestand door de betreffende selectievakjes in te schakelen.

⭐ Klik op OK om te bevestigen.

Na uitvoering van de bovengenoemde maatregelen wordt de cache van de draaitabellen in de Excel-werkmap opzettelijk verwijderd, waardoor de totale bestandsgrootte afneemt.

Uw spreadsheet opslaan in binair (.Xslb) formaat

Het standaard bestandsformaat van Microsoft Excel voor het opslaan van bestanden is gebaseerd op XML, wat een naadloze gegevensuitwisseling tussen verschillende toepassingen en systemen mogelijk maakt. Wanneer het echter nodig is, kan iemand ervoor kiezen om zijn Excel-werkmap op te slaan in een binair formaat voor een kleinere bestandsgrootte.

Volg dit proces om een Excel-werkmap in zijn oorspronkelijke vorm te bewaren en te reduceren tot een reeks nullen en enen:

⭐Open je Excel-spreadsheet.

Klik op de optie “Bestand” en selecteer vervolgens “Opslaan als”.

Kies een gewenste locatie om het bestand op te slaan. Er zijn verschillende opties beschikbaar.

Kies een geschikte bestandsindeling uit het vervolgkeuzemenu en klik op “Opslaan” om je werk in die indeling op te slaan. Als je “Excel Binary Workbook (.xlsb)” kiest, ben je verzekerd van compatibiliteit met Microsoft Excel, waarbij alle functies zoals formules, opmaak en hyperlinks behouden blijven.

⭐ Klik op de knop Opslaan.

Om opslagruimte te besparen, wordt een Excel-document in de oorspronkelijke binaire indeling opgeslagen. Om binair opslaan als standaardinstelling in te stellen voor alle toekomstige Excel-documenten, kunnen de instellingen in Microsoft Excel zelf worden gewijzigd. De stappen die hiervoor nodig zijn, worden hieronder beschreven:

Open Microsoft Excel en navigeer naar het menu “Bestand”, gevolgd door de selectie “Opties”.

Selecteer het tabblad “Opslaan” in de linker zijbalk om de opslagfunctie te openen.

Kies de juiste selectie uit het vervolgkeuzemenu naast “Bestanden in dit formaat opslaan” en kies de optie “Excel Binary Workbook (.xlsb)”.

⭐ Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

Na voltooiing van het bovengenoemde proces slaat Microsoft Excel alle relevante documenten standaard op in binaire vorm, tenzij anders aangegeven.

De spreadsheet omzetten in een ZIP-bestand

Als u de instellingen in Microsoft Excel liever niet wijzigt en toch de bestandsgrootte wilt comprimeren, is een aanpak om de spreadsheet op te slaan als een gecomprimeerd archief dat bekend staat als een ZIP-bestand. Dit kan worden bereikt door gebruik te maken van de ingebouwde gegevenscompressiemogelijkheden van het Windows-besturingssysteem. Op deze manier kun je de afmetingen van het Excel-document verkleinen zonder dat je toegang tot de inhoud nodig hebt. Volg deze stappen om dit proces uit te voeren:

Door tegelijkertijd op de Windows-toets en de letter “E” te drukken, wordt de Bestandsverkenner gestart, zodat u uw bestanden en mappen gemakkelijk kunt openen.

Misschien wilt u naar de locatie op uw opslagapparaat gaan waar het bovengenoemde document zich bevindt, om de inhoud te openen en te bekijken.

⭐ Klik met de rechtermuisknop op je Excel-bestand en selecteer de optie Comprimeren naar ZIP-bestand in het contextmenu.

Windows bewaart de gearchiveerde versie van het bestand op dezelfde locatie als waar het oorspronkelijk was opgeslagen. Je kunt er ook voor kiezen om een betrouwbaar hulpprogramma voor gegevenscompressie van derden te gebruiken om dit resultaat te bereiken.Na het comprimeren van het bestand kunnen gebruikers hun Excel-werkmap met een gerust hart verspreiden, ongeacht de afmetingen.

Verklein uw Excel-bestanden met gemak

Het beheren van grote Excel-documenten kan een aantal uitdagingen met zich meebrengen, waaronder trage laadtijden en problemen met het delen van gegevens via e-mail. Deze problemen zijn echter gemakkelijk te voorkomen door de eenvoudige technieken die hier worden beschreven toe te passen. Door deze richtlijnen te volgen, kunnen gebruikers de afmetingen van hun Excel-bestanden zonder problemen verkleinen.