In realtime samenwerken aan een Word-document
Samenwerken met andere mensen aan een Word-document kan een hele uitdaging zijn. Zelfs ervaren Microsoft 365 gebruikers kunnen het een uitdaging vinden om gedeelde documenten te bewerken en te bekijken.
Samenwerken aan een Word-document in realtime wordt vergemakkelijkt door verschillende tools waarmee gebruikers wijzigingen kunnen controleren en goed- of afkeuren kunnen geven. Deze tools verhogen de efficiëntie bij het samenwerken aan documenten. In dit artikel onderzoeken we deze tools en laten we zien hoe ze kunnen worden toegepast voor een optimale samenwerking.
Wat heb je nodig om samen te werken aan een Word-document?
Om gelijktijdige bewerking van een Microsoft Word bestand via de cloud opslagdienst OneDrive mogelijk te maken, moet de gebruiker eerst het document uploaden naar zijn persoonlijke OneDrive account door te navigeren naar “Bestand” en “Opslaan als” te selecteren.
Daarnaast raden we aan om een recentere versie van Microsoft 365 te gebruiken en een actief abonnement te hebben. Volgens Microsoft kun je het document nog steeds tegelijkertijd met andere mensen bewerken, maar heb je niet de mogelijkheid om in realtime samen te werken.
Om bijgewerkte versies van gedeelde documenten te verkrijgen, kan het nodig zijn om het bestand regelmatig opnieuw te laden om wijzigingen van anderen te bekijken. Als het Microsoft 365-abonnement van een individu is verlopen, kunnen ze bovendien verschillende opties onderzoeken voor het verkrijgen van een gereduceerd tarief voor het verlengen van hun abonnement.
Hoe een Word-document delen
Als je samenwerkt aan een Word-document, zijn er verschillende manieren waarop je je werk met anderen kunt delen. Eén zo’n methode is om het menu “Bestand” te openen en “Delen” te selecteren. Hierdoor kunnen alle betrokken partijen het document tegelijkertijd openen en bewerken, wat een naadloze samenwerking bevordert.
Je zult zien dat er twee verschillende opties zijn:
U kunt ervoor kiezen om een kopie van het document via e-mail te verzenden door de e-mailadressen van de gewenste ontvangers in te voeren in het daarvoor bestemde veld en op de knop “Delen†te klikken.
Door gebruik te maken van de deelfunctie in combinatie met een URL-link, kan een groot aantal personen toegang krijgen tot het bestand door simpelweg de gedeelde link in te voeren. In gevallen waar een groot aantal medewerkers nodig is, kan deze methode een praktisch alternatief zijn. Als je echter te maken hebt met gevoelige informatie, is het verstandig om elk teamlid er persoonlijk bij te betrekken voor extra veiligheidsmaatregelen.
Wanneer je een bepaalde aanpak gebruikt, is het cruciaal om voldoende tijd uit te trekken voor het instellen van de juiste permissies.Door op het pictogram “Bewerken” te klikken, kun je bepalen of degenen met wie het document wordt gedeeld alleen de rechten hebben om het te bekijken of ook de mogelijkheid hebben om wijzigingen aan te brengen.
Volg inderdaad deze stappen om de voorkeuren voor het delen van het document aan te passen:1. Beweeg de muisaanwijzer over het bestand in Google Drive en selecteer “Delen” in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt.2. Ga in het pop-upvenster dat verschijnt naar het gedeelte “Mensen toevoegen om te delen”.3. Voer de e-mailadressen in van degenen die toegang moeten hebben tot het document.4. Om een vervaldatum in te stellen of een wachtwoord toe te voegen, navigeer je naar de betreffende opties in het gedeelte “Geavanceerde instellingen”.5. Wanneer alle gewenste wijzigingen zijn aangebracht, klik je op “Wijzigingen opslaan”.
Je kunt er ook voor kiezen om een Word-document via OneDrive te verspreiden door op het bestand te klikken met de secundaire muisknop en “OneDrive” te kiezen uit het menu dat verschijnt. Vervolgens is het nodig om de parameters voor delen te configureren in overeenstemming met het eerder afgebeelde voorbeeld.
Wijzigingen bijhouden en controleren in Microsoft Word
Op basis van de ingestelde rechten mogen degenen die toegang hebben tot een bepaald document, bewerkingen en wijzigingen aanbrengen. Om effectief toezicht te houden op wijzigingen die door anderen kunnen worden doorgevoerd, wordt het sterk aanbevolen om de functie “Wijzigingen bijhouden” te activeren.
Voer de volgende stappen uit om het bijhouden van wijzigingen voor alle gebruikers in Microsoft Word in te schakelen:1. Navigeer naar het tabblad “Controle” van uw document.2. Selecteer de optie “Bijhouden” in het vervolgkeuzemenu.3. Klik op de knop “Wijzigingen bijhouden” onder in het venster.4. Zorg ervoor dat in het dialoogvenster dat verschijnt het selectievakje naast “Voor iedereen” is ingeschakeld. Hierdoor wordt nieuwe tekst die is toegevoegd onderstreept, terwijl verwijderde tekst wordt gemarkeerd met een doorgehaalde streep.
Open de instelling “Tracking vergrendelen” door op de bovenstaande optie te klikken en voer een veilig wachtwoord in. Door dit te doen, zorgt u ervoor dat er geen wijzigingen in het document over het hoofd worden gezien doordat deze functie per ongeluk is uitgeschakeld.
Selecteren hoe Microsoft Word wijzigingen weergeeft
Om de workflow te optimaliseren, biedt Word een optie om zelf te bepalen hoe wijzigingen in een document worden weergegeven. Om deze functie te openen, navigeer je naar het tabblad “Controle” en zoek je het vervolgkeuzemenu naast het pictogram “Weergeven voor controle”. Van daaruit kun je kiezen uit verschillende alternatieven zoals “Paginaopmaakweergave”, “Definitieve opmaak” of “Verhaaleditor”.
De ongewijzigde versie van de tekst wordt weergegeven in de optie “Origineel”; dit houdt echter niet in dat aantekeningen of wijzigingen die door andere personen zijn aangebracht, worden verwijderd.
De ongewijzigde versie van de tekst wordt weergegeven, waarbij de eerder goedgekeurde wijzigingen zichtbaar zijn.
De gemarkeerde tekst illustreert wijzigingen die door individuele medewerkers zijn aangebracht door middel van verschillende kleuren, die alle vormen van annotatie omvatten en alle wijzigingen in realtime samenwerkingssessies weergeven.
De geleverde tekst lijkt een korte beschrijving te zijn van een eenvoudige opmaakfunctie die een rode lijn gebruikt om wijzigingen of aanpassingen binnen een document of tekst aan te geven.
Wijzigingen accepteren of afwijzen in Microsoft Word
Wanneer je wijzigingen aanbrengt in een document dat wordt bijgehouden in Microsoft Word, is het belangrijk om elke bewerking zorgvuldig te overwegen voordat je deze accepteert of afwijst. Om dit te doen, kun je met de rechtermuisknop klikken op de specifieke wijziging in het document en kiezen tussen “Invoegen accepteren” als er nieuwe tekst is toegevoegd, of “Invoegen afwijzen” als er tekst is verwijderd. Als je te maken hebt met verwijderingen door anderen, heb je bovendien toegang tot de optie “Verwijdering accepteren” en het alternatief “Verwijdering afwijzen”.
Hoewel de procedure op zich eenvoudig lijkt, is het denkbaar dat er fouten worden gemaakt wanneer meerdere personen aan één document werken. Om ervoor te zorgen dat er geen wijzigingen onopgemerkt blijven, kun je de functie “Wijzigingen” gebruiken in plaats van elk aspect van het document nauwkeurig te bekijken. Door gebruik te maken van de handig geplaatste knoppen “Vorige” en “Volgende” in dit gedeelte, kunnen gebruikers efficiënt door de revisies in hun geheel bladeren.
Je kunt er ook voor kiezen om de volgende revisie te accepteren door op “Accepteren” te klikken, gevolgd door “Volgende”. Als er discussies met collega’s zijn geweest over de voorgestelde wijzigingen, dan is de handigste keuze om alle wijzigingen te accepteren met de functie “Alle wijzigingen accepteren”.
U kunt voorgestelde wijzigingen ook afwijzen door op de optie “Afwijzen” te klikken of “Afwijzen & verdergaan” te selecteren als u door wilt gaan naar de volgende stap. Je kunt ook alle wijzigingen verwijderen door naar het tabblad “Review” te gaan en op de naar beneden wijzende pijl naast de keuze “Reject” te klikken. Kies vervolgens “Alle wijzigingen verwijderen” om alle eenzijdige gegevensinvoer die zonder voorafgaand overleg in Microsoft Word is uitgevoerd, te corrigeren.
Het deelvenster Controleren gebruiken om wijzigingen in Microsoft Word bij te houden
Een alternatieve effectieve manier om overzicht te houden over alle bewerkingen is door gebruik te maken van het deelvenster Controleren. Dit hulpprogramma geeft het totale aantal opvallende bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in je tekst weer.
ofwel het “Verticale deelvenster voor herzieningen” of het “Horizontale deelvenster voor herzieningen”, afhankelijk van je voorkeur.
Wijzigingen bijhouden die door specifieke personen zijn aangebracht in Microsoft Word
Om revisies op basis van auteurschap efficiënt te organiseren in Microsoft Word, navigeer je naar “Controleren” gevolgd door “Bijhouden”. Breid vervolgens de opties voor “Markering weergeven” uit door “Specifieke personen” te selecteren, terwijl je alle andere selecties uitschakelt behalve die met betrekking tot de wijzigingen van de gewenste auteurs.
Het delen van een document stopzetten of machtigingen wijzigen in Microsoft Word
Om de toestemming voor bepaalde medewerkers om een gedeeld document te bekijken in te trekken, volgt u de volgende stappen:1. Ga naar het menu “Delen” in het document.2. Navigeer naar de optie “Toegang beheren” in het submenu “Toegang”.
Om de toegang van een gebruiker tot een gedeeld document in te trekken, moet u eerst identificeren aan welke persoon toegang is verleend. Volg de volgende stappen:1. Klik op de gebruikersnaam van de gewenste medewerker.2. Selecteer “Directe toegang” in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt. 3. Selecteer nog een
Gemakkelijk samenwerken in Microsoft Word
Door gebruik te maken van de samenwerkingsfuncties van Microsoft Word kunnen gebruikers veel tijd besparen doordat ze niet steeds via e-mail met collega’s hoeven te communiceren over wijzigingen in gedeelde documenten. Bovendien beschikt deze veelzijdige software over een uitgebreide reeks functies en mogelijkheden die extra tekstverwerkingsprogramma’s overbodig maken om taken uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn de mogelijkheid om gegevens in tabelvorm om te zetten in grafische weergaven en om taalvertalingen in realtime te maken.