Wat is factuurfraude en hoe kun je veilig blijven?
Overal waar geld stroomt op het internet, zijn oplichters niet ver achter in het verwerven van zwart geld. Factuurfraude is slechts een van de vele manieren waarop kwaadwillenden mensen hun zuurverdiende geld afhandig kunnen maken.
In dit gedeelte gaan we dieper in op de verschillende trucs die worden toegepast bij factuurfraude en bespreken we maatregelen om jezelf te beschermen tegen dergelijke illegale activiteiten.
Wat is factuurfraude?
Factuurfraude omvat verschillende trucs om misbruik te maken van het factureringssysteem. Deze bedrieglijke praktijken kunnen nadelige gevolgen hebben voor entiteiten aan beide kanten van de transactie, of het nu gaat om een bedrijf dat een factuur uitschrijft of een klant die betaalt.
Ongeacht het perspectief blijft het uiteindelijke resultaat consistent. Fraudeurs maken gebruik van mazen in de wet en misleiden het systeem voor persoonlijk gewin, waardoor factuurfraude moet worden opgespoord voordat er geld wordt uitbetaald aan gewetenloze personen.
De verschillende soorten factuurfraude
In het besef dat factuurfraude gevolgen heeft voor zowel klanten als ondernemers, is het raadzaam om vertrouwd te raken met de manieren waarop oplichters beide partijen beïnvloeden om de veiligheid te vergroten terwijl je door het digitale landschap navigeert.
Een nepfactuur versturen
Het is mogelijk voor frauduleuze personen om ongeautoriseerde toegang te krijgen tot het e-mailsysteem van een organisatie als ze zich in de financiële administratie hebben gevestigd. Deze criminelen kunnen ook zeer overtuigende namaakberichten opstellen die legitiem lijken en worden verzonden namens de partij die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van taken die aan de klant zijn toegewezen.
Nadat de cybercrimineel met succes heeft gephisht naar gevoelige informatie van een klant, kan hij zich voordoen als de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de betreffende taak. Vervolgens misleiden ze de klant door te beweren dat ze hun financiële instelling hebben gewijzigd en vragen ze om toekomstige betalingen naar de opgegeven bankrekening over te maken. Vervolgens stuurt de crimineel zijn eigen rekeninggegevens door als vervangende bestemming.
Na voltooiing van een transactie wordt de persoon die verantwoordelijk is voor de betaling geïnstrueerd om geld over te maken naar herziene financiële gegevens die door de onderneming zijn verstrekt. Voordat de klant een gefrustreerd bericht ontvangt van het bedrijf met informatie over de status van de overschrijving, is de frauduleuze partij meestal al verdwenen met het geld.
Facturen omleiden en herschrijven met de rekeninggegevens van de oplichter
Als een frauduleus persoon toegang krijgt tot een factuur, kan hij de gegevens in zijn voordeel aanpassen.Dit kan op twee manieren: ofwel door de factuur in het computersysteem van het bedrijf te manipuleren, ofwel door de factuur aan te passen terwijl hij nog onderweg is en voordat hij door de ontvanger is verwerkt.
In veel gevallen houdt dit in dat de financiële gegevens op de factuur worden aangepast, zodat de klant betalingen kan overmaken naar de bankrekening van de fraudeur in plaats van naar die van het legitieme bedrijf. Als dit vakkundig wordt uitgevoerd, weten zowel het bedrijf als de klant niet dat deze transactiegegevens zijn gewijzigd tijdens het verwerken van de factuur.
Hoe je jezelf kunt beschermen tegen factuurfraude
Factuurfraude kan gevolgen hebben voor beide partijen die betrokken zijn bij een financiële transactie, waardoor verschillende verdedigingsstrategieën nodig zijn, afhankelijk van of je de verzender of ontvanger van de factuur bent.
Hoe je je als bedrijf kunt beschermen tegen factuurfraude
Nauwkeurigheid en aandacht voor details zijn cruciaal bij het opstellen en verzenden van facturen voor klanten. Het is essentieel om te controleren of alle relevante informatie correct is ingevoerd en of alle wijzigingen in de bestemming van de betaling zorgvuldig zijn overwogen en nauwkeurig zijn uitgevoerd.
Om uw online accounts verder te beveiligen, is het cruciaal om een uniek en onneembaar wachtwoord te gebruiken dat moeilijk te kraken is voor cybercriminelen. Daarnaast biedt het inschakelen van twee-factor authenticatie (2FA), indien beschikbaar, een extra beveiligingslaag door een tweede vorm van verificatie te vereisen naast alleen een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze extra stap helpt ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot je gevoelige informatie en financiële transacties. In het geval dat een hacker ongeautoriseerde toegang krijgt tot je accounts, kunnen ze mogelijk je identiteit stelen en namens jou geld overmaken van je klanten of contactpersonen, waardoor 2FA een essentiële voorzorgsmaatregel is tegen dergelijke frauduleuze activiteiten.
Tot slot is het essentieel om blunders te vermijden die twijfel kunnen zaaien over uw geloofwaardigheid bij uw klant. Stuur niet meer dan eens dezelfde factuur en zorg ervoor dat de taken die je hebt uitgevoerd nauwkeurig worden weergegeven op de factuur. Elke onoplettendheid in dit opzicht kan je klant doen vermoeden dat je frauduleuze bedoelingen hebt.
Hoe je je als klant kunt beschermen tegen factuurzwendel
Zorg ervoor dat alle ontvangen facturen grondig worden gecontroleerd voordat er wordt betaald. Het is van cruciaal belang om te bevestigen dat de diensten die worden gefactureerd overeenkomen met de gevraagde diensten, tegen de juiste kosten, en om dubbel werk van reeds betaalde kosten te voorkomen.
Het is cruciaal om in gedachten te houden dat mensen die onder jouw toezicht werken inderdaad menselijk zijn en onbedoeld fouten kunnen maken bij het maken van facturen. Desalniettemin zou het verstandig zijn om hun volgende facturen met uiterste zorg te controleren, omdat dit zal helpen voorkomen dat er te veel wordt betaald, ongeacht of dit opzettelijk of per ongeluk was van hun kant.
Om je zakelijke accounts te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, is het cruciaal om een robuust wachtwoordbeleid en cyberbeveiligingsprotocollen te hanteren. Als je de verantwoordelijkheid voor het beheren van facturen aan anderen delegeert, is het bovendien essentieel dat zij een veilig account hebben en basiskennis hebben van social engineering-tactieken om niet ten prooi te vallen aan phishing-zwendel.
Veilig blijven voor factuurfraude
Zowel individuele ondernemers als grote bedrijven staan bloot aan de potentiële dreiging van factuurfraude. Het is voor alle betrokken partijen van cruciaal belang om voorzichtige maatregelen te nemen bij het genereren en beheren van facturen om zich te beschermen tegen de ongeoorloofde verwerving van fondsen door kwaadwillende actoren.