9 Onprofessionele fouten bij het hosten van videogesprekken voor het werk

Veel professionals onderschatten virtuele vergaderingen nog steeds. Ze doen weinig tot geen voorbereiding omdat deze gesprekken via videoconferentieplatforms plaatsvinden, plus ze kunnen hun camera en microfoon uitschakelen.

Hoewel virtuele vergaderingen praktischer zijn dan fysieke, mogen ze niet worden onderschat omdat ze nog steeds een grote impact kunnen hebben op de productiviteit. Een slechte voorbereiding kan leiden tot vertragingen, teamwerk belemmeren of tot misverstanden leiden. Om een gepolijste en effectieve online vergaderervaring te behouden, is het essentieel om je aan bepaalde richtlijnen te houden bij het organiseren van en deelnemen aan videosessies op afstand voor zakelijke doeleinden.

Veiligheidsmaatregelen over het hoofd zien

Image Credits: Stefan Kühn/ Wikimedia Commons

Het wordt als onprofessioneel en riskant beschouwd om privacymaatregelen te negeren voordat je deelneemt aan werkgerelateerde videoconferenties. Als u dit doet, kunnen uw vergaderingen worden blootgesteld aan mogelijke veiligheidsinbreuken, zoals ongeautoriseerde toegang door kwaadwillende personen die de orde willen verstoren of gevoelige informatie willen stelen, inclusief personen met geavanceerde technische vaardigheden die zich bezighouden met criminele activiteiten.

Een effectieve methode om de veiligheid van vergaderingen te waarborgen, is het implementeren van een uitgebreide strategie die zowel technische als niet-technische maatregelen omvat, zoals versleuteling, toegangscontroles en training van medewerkers over bewustzijn van cyberbeveiliging. Door deze voorzorgsmaatregelen te nemen, kunnen organisaties hun gevoelige informatie beschermen tegen ongeautoriseerde openbaarmaking of onderschepping tijdens virtuele bijeenkomsten.

Het instellen van wachtwoorden moet met uiterste zorg en aandacht gebeuren. Het wordt aanbevolen dat iedereen voor elke bijeenkomst een eigen code instelt en de vertrouwelijkheid ervan waarborgt door deze veilig via privémiddelen naar alle deelnemers te sturen.

Het verbeteren van wachtkamers is onze prioriteit, zodat deelnemers kunnen worden gescreend en bevestigd voordat ze naar binnen gaan.

Door het aantal deelnemers aan een virtuele vergadering te beperken, wordt het haalbaarder om de procedure effectief te overzien en te controleren.

Het behoud van iemands privacy is van het grootste belang bij het gebruik van videoconferentieplatforms, en het zou verstandig zijn om vertrouwd te raken met strategieën die kunnen helpen dit essentiële aspect te behouden.

Uw microfoon aan laten staan tijdens vergaderingen

Het is raadzaam om uw microfoon niet aan te laten staan tijdens videoconferenties, omdat deze ongewenste geluiden kan opvangen die afkomstig zijn van omringende personen of huishoudelijke voorwerpen, waardoor de deelnemers aan de vergadering mogelijk worden gestoord.Bovendien kan in extreme situaties het geluid van je apparaat dat van andere deelnemers afkomstig is, overstemmen.

Voor een optimale geluidskwaliteit en articulatie is het raadzaam om de mutefunctie voorzichtig te gebruiken. Activeer uw microfoon tijdens het spreken, deactiveer hem tijdens het luisteren en tik op emoticons op het scherm in geval van onderbrekingen door andere deelnemers.

Het herhaaldelijk omschakelen van je microfoon kan inderdaad vervelend zijn tijdens lange conferenties. Dit is echter een ongecompliceerde manier om te laten zien dat je rekening houdt met de inbreng van anderen en dat je je concentreert tijdens het hele gesprek.

Slechte achtergronden voor videogesprekken instellen

Om een positieve en professionele indruk te maken tijdens virtuele vergaderingen, is het belangrijk dat werknemers een schone en goed georganiseerde werkplek hebben die hun aandacht voor detail en toewijding aan hun werk weerspiegelt. Aan de andere kant kan een rommelige of onverzorgde omgeving de tegenovergestelde boodschap overbrengen en een gebrek aan toewijding aan teamsamenwerking en productiviteit suggereren.

De suggestie om bibliotheekplanken op te nemen in je huiselijke werkruimte moet ongetwijfeld niet worden opgevat als een goedkeuring. In plaats daarvan geeft een ongerepte, onopgesmukte ruimte zonder opvallende obstakels een gevoel van ingetogen elegantie en bescheiden weelde, terwijl potentiële bronnen van afleiding worden vermeden.

Als je in een kleine ruimte werkt, is het aan te raden om je videoachtergrond aan te passen. Wie Zoom bijvoorbeeld vaak gebruikt, kan door de selectie virtuele achtergronden bladeren of zijn directe omgeving tijdelijk verduisteren voordat hij een Zoom-conferentie begint. Daarnaast kan het handig zijn om kennis op te doen over het maken van gepersonaliseerde Zoom achtergronden.

Privé chatfuncties gebruiken voor persoonlijke gesprekken

Als je videoconferentie applicaties gebruikt voor communicatiedoeleinden, is het aan te raden om de privé chatfunctie niet te gebruiken voor persoonlijke discussies, vooral als het gaat om niet-werkgerelateerde onderwerpen. Deze voorzorgsmaatregel moet worden genomen omdat meerderen dergelijke uitwisselingen kunnen zien. Hoewel hosts niet in staat zijn om privégesprekken tijdens een gesprek te monitoren, bewaren bepaalde platforms opnames van deze interacties die toegankelijk kunnen worden voor werkgevers. In het licht hiervan kan worden aangenomen dat bedrijven volledige zeggenschap hebben over accounts die door de organisatie worden aangeleverd.

Ongeacht of leidinggevenden vertrouwelijke gesprekken persoonlijk bekijken of niet, het is onaanvaardbaar om denigrerende opmerkingen te maken tijdens zakelijke communicatie. Er kunnen repercussies volgen als dergelijke uitspraken worden ontdekt.Het is cruciaal om een omgeving te creëren die zowel hoffelijk als efficiënt is; persoonlijke grappen moeten worden beperkt tot meer geschikte contexten.

Online vergaderingen bijwonen in ongeschikte omgevingen

Image Credit: AbhiSuryawanshi/ Wikimedia Commons

Hoe voordelig externe en hybride werkafspraken ook zijn met betrekking tot het bieden van flexibiliteit, het blijft essentieel dat individuen zich houden aan het bijwonen van virtuele vergaderingen in geschikte contexten. Het zou onverstandig zijn om werkgerelateerde gesprekken te voeren terwijl je een voertuig bestuurt, reist of eet. Dergelijke activiteiten kunnen ertoe leiden dat iemands gedachten gefragmenteerd en ongeïnformeerd zijn, wat andere deelnemers kan verstoren die tijdens deze sessies gefocuste en coherente input van hun collega’s verwachten.

Om tijdens deze periode een productief en respectvol communicatieproces te garanderen, is het het verstandigst om anderen op de hoogte te brengen van je huidige omstandigheden. Dit kun je doen door geplande afspraken aan te passen aan je toekomstige beschikbaarheid of door af te zien van deelname als je agenda dat niet toelaat. Beide opties zijn te verkiezen boven het alleen in naam bijwonen van de vergadering, omdat dit de integriteit van de vergadering kan ondermijnen. Als je niet in staat bent om thuis een geschikte omgeving voor telefoongesprekken te creëren, is een ander haalbaar alternatief misschien om deel te nemen aan een gedeelde werkruimte. Voordat je een dergelijke beslissing neemt, is het echter cruciaal om verschillende belangrijke aspecten zorgvuldig te evalueren, waaronder locatie, kosten, voorzieningen en compatibiliteit met je werkstijl.

Beste collega’s, ik hoop dat dit bericht u goed zal bevallen. Nu ik op het punt sta om aan mijn jaarlijkse verlof te beginnen, is het mij een groot genoegen om mijn oprechte dankbaarheid uit te spreken voor al jullie harde werk en toewijding van het afgelopen jaar. Tijdens mijn afwezigheid kunt u er zeker van zijn dat alle dringende zaken direct zullen worden afgehandeld door onze gewaardeerde collega, [Naam], die ik van harte aanbeveel als een bekwame vervanger tijdens mijn afwezigheid. Als er vragen of zorgen zijn die onmiddellijke aandacht vereisen, kunt u deze richten aan [Naam] op [E-mailadres]. Het zou zeer op prijs worden gesteld als u tijdens mijn vakantie geen niet-essentiële e-mails of communicatie stuurt, zodat ik mij volledig kan loskoppelen en kan opladen om verfrist en gerevitaliseerd weer aan het werk te gaan. Nogmaals hartelijk dank voor uw begrip

Te laat komen bij online vergaderingen

Stiptheid is een belangrijk aspect dat geldt voor zowel face-to-face als virtuele bijeenkomsten. Te laat komen bij conferentiegesprekken kan als respectloos worden ervaren, met onnodige vertragingen en verspilling van middelen tot gevolg.

Daarnaast is het gebruikelijk dat toepassingen voor videoconferenties meldingen genereren die gebruikers informeren wanneer deelnemers een virtuele vergaderruimte zijn binnengegaan of hebben verlaten. Sommige mensen kunnen dit echter als opdringerig en storend ervaren. Als je bijvoorbeeld Zoom gebruikt, hoor je een duidelijk geluidssignaal, zoals een knallend geluid, telkens als een nieuwe deelnemer zich bij het gesprek voegt, waardoor de gedachtenstroom van de primaire presentator mogelijk wordt onderbroken.

Om mogelijke vertraging door fouten of vergissingen in het plannen van afspraken te beperken, is het aan te raden om kalendertoepassingen te gebruiken voor het instellen van herinneringen. Door een alarm in te stellen dat een paar minuten voor elke geplande afspraak afgaat, kan dit helpen om punctualiteit te garanderen op zowel professionele als persoonlijke platforms. Deze aanpak kan zorgen voor een efficiënter tijdbeheer, terwijl de kans op te laat komen als gevolg van het onbedoeld over het hoofd zien van belangrijke data of deadlines afneemt.

Je apparaat niet voorbereiden op scherm delen

Om een soepele werkgerelateerde presentatie te garanderen tijdens een vergadering op afstand met behulp van de functie scherm delen, is het aan te raden om voorafgaand aan de sessie de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen door je apparaten dienovereenkomstig te organiseren. Het is vooral verstandig om alle niet-werkgerelateerde materialen, zoals persoonlijke of vertrouwelijke bestanden en alles wat ongepast wordt geacht, op te ruimen. Het doel hiervan is om mogelijke verlegenheid te voorkomen die kan ontstaan door het per ongeluk vrijgeven van gevoelige informatie tijdens het gesprek.

Personen die regelmatig presentaties geven in een professionele hoedanigheid worden aangemoedigd om speciale apparatuur aan te vragen voor hun werk; als ze dit niet doen, kan het kostbare tijd kosten om verloren of beschadigde gegevens terug te vinden en te herstellen.

Niet nadenken over je uiterlijk

Het is belangrijk op te merken dat virtuele vergaderingen niet langer beperkt zijn tot vergaderingen zonder camera. In feite is het essentieel voor individuen om zich voor te bereiden op videovergaderingen door ervoor te zorgen dat ze zich goed presenteren door zich goed te verzorgen. Dit omvat het wassen van het gezicht, het kammen van het haar en het dragen van gepaste kleding. Zorg er daarnaast bij het opzetten van de videoconferentie voor dat de camera in de buurt van een lichtbron wordt geplaatst, zodat iemands gezicht tijdens de vergadering beter zichtbaar en duidelijk is.

Onachtzaam deelnemen aan een gesprek

Tijdens het deelnemen aan conferentiegesprekken met collega’s of klanten is het niet ongewoon dat mensen een gesprek voeren terwijl ze wachten op de komst van alle betrokken partijen.Zulke aangename uitwisselingen helpen eventuele ongemakken te verlichten die kunnen ontstaan voordat de vergadering begint. Het is echter belangrijk om terughoudend te zijn bij het bespreken van onderwerpen die niet werkgerelateerd zijn, en je in plaats daarvan te richten op geschikte onderwerpen die verband houden met de taak die je uitvoert. Je moet voorkomen dat je te enthousiast wordt als je hoort dat er ook persoonlijke kennissen deelnemen aan het gesprek, omdat dit kan leiden tot een ongewenst resultaat, zoals het trekken van ongewenste aandacht van je professionele partners of superieuren die onverwacht aan het gesprek kunnen deelnemen.

Als je het gesprek faciliteert, is het aan te raden om de wachtruimte te activeren zodat je deelnemers kunt selecteren en anderen van tevoren op de hoogte kunt stellen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen zijn gedachten op een rijtje heeft voordat hoge functionarissen worden toegelaten. Deelnemers moeten ook letten op geluidssignalen die de komst van extra deelnemers aangeven.

Voer werkgesprekken als een zakelijke professional

Nu bedrijven steeds meer gebruik maken van hybride werkvormen en werken op afstand, hebben virtuele conferenties aan belang gewonnen als een aanvaardbare vervanging voor traditionele face-to-face interacties. Daarom is het noodzakelijk om virtuele vergaderingen net zo professioneel te behandelen als hun persoonlijke tegenhangers. Kleine vergissingen zoals het uitschakelen van je videofeed, er verfomfaaid uitzien of een rommelige achtergrond gebruiken, kunnen afbreuk doen aan je geloofwaardigheid. Bovendien kan het verwaarlozen van een goede voorbereiding ertoe leiden dat collega’s er in een later stadium aanstoot aan nemen.

Het vaststellen van een duidelijk ritueel voorafgaand aan een videoconferentie kan nuttig zijn bij de voorbereiding. Overweeg om professionele kleding aan te trekken, de functionaliteit van uw apparatuur te controleren en een geschikte achtergrond te regelen voordat u deelneemt aan virtuele vergaderingen.