Hoe je je tijd effectief kunt beheren als freelancer
Belangrijkste aandachtspunten
Het geven van prioriteit aan een paar lucratievere projecten kan leiden tot het leveren van uitzonderlijke resultaten en het voldoen aan de verwachtingen van de klant, in tegenstelling tot het proberen te beheren van talloze opdrachten van lagere kwaliteit die de algehele prestaties in gevaar kunnen brengen.
Het handhaven van productiviteit en organisatie is cruciaal voor succes als freelancer. Dit kan worden bereikt door een goed gestructureerd werkschema te maken en je hier consequent aan te houden, net zoals een kantoormedewerker zijn eigen dagelijkse routine zou volgen.
Door gebruik te maken van timemanagement applicaties en projectorganisatie tools kan iemand zijn tijd efficiënt indelen, ordelijk werken en zich houden aan de deadlines van de klant.
Een van de grootste problemen bij het werken als freelancer is het effectief beheren van je tijd. In tegenstelling tot werknemers die gebonden zijn aan de vooraf vastgestelde werktijden van hun werkgevers, hebben freelancers de autonomie om hun eigen schema’s te bepalen.
Gemak mag dan gewaardeerd worden, het leidt onvermijdelijk tot een grotere verantwoordelijkheid. Daarom hebben we een aantal aanbevelingen opgesteld om je te helpen je tijd als freelancer optimaal te beheren.
Zoek naar minder maar lucratievere projecten
Het is niet ongewoon voor beginnende freelancers om projecten te accepteren zonder na te denken over de beloning, en zelfs ervaren freelancers vallen soms ten prooi aan deze neiging. Zelfs ervaren freelancers kunnen soms ten prooi vallen aan deze neiging. Het is zelfs zo dat sommige mensen die een professionele portfolio van de grond af aan proberen op te bouwen, ook in deze verleiding kunnen komen.
Hoewel het waar is dat deze aanpak een aanzienlijk deel van iemands beschikbare tijd kan opslokken, wat kan resulteren in het onvermogen om elke individuele klant optimaal van dienst te zijn vanwege de noodzaak om voortdurend prioriteiten te stellen bij projecten. Een dergelijk resultaat kan mogelijk resulteren in negatieve beoordelingen van ontevreden klanten, wat een slechte indruk zou geven van de kwaliteit van het geleverde werk.
Een superieure methode van freelancen houdt in dat je minder, maar zeer lonende projecten binnenhaalt van goedbetalende klanten in plaats van talloze ondermaatse opdrachten. Door je te concentreren op één project op een bepaald moment, wordt het mogelijk om uitzonderlijke resultaten te produceren die je klanten tevreden stellen en gunstige aanbevelingen genereren.
Maak een werkschema en houd je eraan
Autonomie als freelancer heeft ongetwijfeld voordelen, maar deze onafhankelijkheid kan ook gemakkelijk misbruikt worden.In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, gedijt productiviteit als je je houdt aan een gestructureerde routine, vergelijkbaar met de negen-tot-vijf-werkweek van traditionele werknemers.
Als onafhankelijke aannemer hoef je je niet te houden aan een strikte 9-tot-5 werkdag. In plaats daarvan heb je de autonomie om een persoonlijk tijdschema op te stellen dat past bij jouw unieke behoeften en voorkeuren.
Er is een overvloed aan applicaties beschikbaar waarmee je roosters kunt maken en taken kunt beheren, zodat je kunt experimenteren met verschillende opties om te bepalen welke het beste aansluit bij je individuele behoeften en manier van leven.
Time Trackers en Project Management Apps gebruiken
Als freelancer kan het een uitdaging zijn om je werktijden bij te houden vanwege de flexibiliteit van het werk. Vooral als je onregelmatige werktijden hebt, vaak pauzeert of een ouder met zorgtaken bent, kan het gebruik van tijdregistratie-applicaties waardevolle inzichten verschaffen en zorgen voor een nauwkeurige registratie.
Elke app biedt iets unieks naast het bijhouden van je uren; Toggl heeft bijvoorbeeld een ingebouwde Pomorodo-timer en automatische detectie van inactiviteit, terwijl actiTIME gedetailleerde rapporten kan opstellen en kan helpen inzichten te verzamelen. Deze apps zijn cross-platform beschikbaar, dus je kunt ze vanaf vrijwel elk apparaat gebruiken.
Als je toch bezig bent, vergeet dan niet om jezelf vertrouwd te maken met project management tools zoals Asana , Trello , of Monday . Naarmate je carrière als freelancer groeit, zul je onvermijdelijk gespecialiseerde hulpmiddelen nodig hebben om de toegewezen projecten en deadlines in de gaten te houden.
Zoek naar manieren om delen van je workflow te automatiseren
In het begin was je misschien in staat om alle taken met de hand te doen. Maar naarmate de tijd vordert en de hoeveelheid werk toeneemt, wordt het onpraktisch om elke taak handmatig te blijven uitvoeren. Daarom is het raadzaam om methoden te onderzoeken om bepaalde aspecten van je activiteiten te stroomlijnen door middel van automatisering, zodat je je werklast beter kunt beheren.
Je kunt bijvoorbeeld FreshBooks , Invoicely of Invoice Ninja gebruiken om binnen enkele seconden professionele facturen te maken in plaats van zelf een middelmatig uitziende factuur te maken op Microsoft Word.
Op dezelfde manier kunt u tools voor het plannen van sociale media gebruiken, zoals Buffer , Hootsuite , of Sprout Social om uw sociale mediaposts te maken en in te plannen zodat ze op een specifiek tijdstip worden gepubliceerd.
Als je dingen naar een hoger niveau wilt tillen, kun je IFTTT of Zapier gebruiken om het volledige potentieel van automatisering te benutten. Deze apps synchroniseren met bijna alle populaire werkapps zoals Gmail, Excel, Slack, Zoom en sociale media-apps en kunnen vrijwel alles automatiseren.
Delegeer een aantal van je projecten
Als je merkt dat je niet genoeg tijd hebt om al je projecten af te ronden, kun je er ook een aantal delegeren aan andere freelancers. Sites zoals Fiverr en Upwork zijn geweldige plekken om bekwame freelancers uit vrijwel elke branche te vinden.
Voordat je een overeenkomst aangaat, is het sterk aan te raden om het portfolio van een persoon zorgvuldig te bekijken. Hoewel de kosten een factor kunnen zijn, is het vaak raadzamer om te kiezen voor een dienstverlener die zowel vaardigheid als betrouwbaarheid bezit in plaats van een die lagere prijzen biedt ten koste van ervaring of geloofwaardigheid.
Gebruik de Eisenhower-matrix
De Eisenhower-matrix is een efficiënte manier om taken te organiseren door ze te categoriseren op basis van hun urgentie en belang. Om dit systeem te maken, kan men een 2x2 raster tekenen en de kolommen ervan aanduiden als “Urgent” of “Niet urgent”, terwijl de rijen ervan worden geclassificeerd als “Belangrijk” of “Niet belangrijk”.
Het taakclassificatiesysteem is onderverdeeld in vier verschillende categorieën, die ontworpen zijn om verschillende soorten werk te organiseren en te stroomlijnen. Deze classificaties bieden een duidelijk kader voor het toewijzen van taken op basis van hun respectievelijke prioriteiten en tijdsgevoeligheden. Door dit systeem te gebruiken, kunnen teams efficiënter werken door ervoor te zorgen dat elk lid zich bewust is van zijn verantwoordelijkheden en deadlines, wat leidt tot betere samenwerking en algehele productiviteit.
|
Dringend
|
Niet dringend
-|-|-
Belangrijk
|
Deze taken zijn van het grootste belang en moeten onmiddellijk worden uitgevoerd.
|
De verantwoordelijkheden die hier worden gepresenteerd vereisen een uitzonderlijke vaardigheid die niet kan worden ondergebracht binnen het onmiddellijke tijdsbestek, maar ze verdienen het opnieuw te worden ingepland op een meer geschikt moment.
Niet belangrijk
|
Overweeg om verantwoordelijkheden toe te wijzen die een kort tijdsbestek hebben en geen grote specialistische kennis vereisen.
|
Deze specifieke ondernemingen zijn zowel onnodig als financieel onhaalbaar en daarom zou het gepast zijn om ze te schrappen.
Vermijd overwerken en neem pauzes
Freelance werk kan door veel mensen gezien worden als een aantrekkelijk alternatief voor conventioneel werk, omdat er geen druk en stress heerst. Deze perceptie is echter niet helemaal juist, omdat degenen die kiezen voor een freelance carrière te maken krijgen met de verantwoordelijkheid van het beheren van hun eigen ondernemingen, wat vaak kan leiden tot gevoelens van zelfopgelegde druk om voortdurend resultaten te produceren.
Het is cruciaal om de mogelijke gevolgen van overmatige toewijding aan je beroep als freelancer te erkennen. Overwerk kan uitputting veroorzaken en uiteindelijk resulteren in een burn-out. Wil freelancen goed gedijen, dan moet het worden beoefend op een manier die langdurig uithoudingsvermogen mogelijk maakt. Daarom moet het nemen van periodieke pauzes niet worden gestigmatiseerd, maar juist worden omarmd als een essentieel onderdeel van het behouden van een optimaal prestatieniveau.
Haal het meeste uit je tijd als freelancer
Als freelancer moet je zelf je planning regelen en zelf verantwoordelijk zijn voor het halen van deadlines. Gelukkig hoeft deze taak niet ontmoedigend te zijn; er bestaan verschillende hulpmiddelen en strategieën om effectief tijdmanagement te vergemakkelijken.
Voordat je je baan opgeeft en een carrière als freelancer begint, is het raadzaam om bekend te raken met de mogelijke risico’s en de onderneming pragmatisch te benaderen in plaats van te optimistisch.