如何在 Notion 中建立和使用甘特圖

無論您是獨自工作還是作為更大團隊的一部分，甘特圖都是管理複雜專案的絕佳方式。許多專案管理工具都提供使用甘特圖的機會，Notion 就是其中之一。

如果不熟悉甘特圖的用法，一開始在 Notion 瀏覽甘特圖可能會讓人感到害怕。然而，本文將提供有關掌握這些工具的全面指南，確保使用者俱備有效利用它們的能力。

什麼是甘特圖?

甘特圖是一種專案管理工具，可概述較大工作中任務的狀態和進度。雖然通常由公司使用，但它們也可能由自由工作者或學生等個人以及遠端團隊僱用。

甘特圖是描述完成專案所需任務的順序和持續時間的視覺表示，例如網頁設計或行銷計劃。這些圖表顯示預期的時間表和進度指標，類似於其他廣泛使用的專案管理方法。此外，可以根據團隊成員的能力和可用性向他們分配職責。

對於在遠端團隊中工作的人來說，可以使用各種專案管理工具來促進虛擬環境中的協作。

如何在 Notion 中建立和使用甘特圖

在 Notion 中從頭開始創建甘特圖是可能的；然而，使用預先建立的設計模板更實用，特別是對於剛接觸平台的人來說。幸運的是，Notion 提供了一個免費的甘特圖模板，可以在您選擇的工作區中下載和實施該模板，這將作為我們演示的基礎。

取得範本的方法如下:

⭐ 前往【Notion 中的 Gnatt 範本頁面】(https://www.notion.so/templates/gantt-chart)，選擇從該模板開始。

⭐ 選擇您要複製範本的工作區。

在 Notion 中複製提供的範本後，人們可以根據自己的特定要求或偏好對其進行個性化設定。

在 Notion 平台內使用甘特圖的背景下，現在適合出於特定目的繼續個人化和實施所述圖表的過程。

輸入項目名稱

為了繼續進行複雜的更改，建議您先提供專案名稱。這個過程很簡單，可以毫不費力地完成。

⭐轉到項目標籤。

⭐ 將遊標停留在要變更的項目上，然後選擇「開啟」。

⭐ 在頂部文字方塊中輸入項目的新名稱。

或者，人們可以選擇在上述表格內選擇特定條目，並透過與所述表格的交互根據他們的個人偏好來修改它。可以重複此操作，直到每個項目標題都經過自訂以符合使用者的獨特先決條件。

自訂每個項目的細節

重新命名概念甘特圖中的所有項目後，您可以繼續自訂其他詳細資訊。您可以靈活地修改各個方面，包括但不限於:

⭐在每個視窗中新增子任務。

⭐更新您的狀態和進度。

⭐時間軸

為了便於全面理解後續步驟，本指南將分為不同的部分，並在後續段落中介紹。

在每個視窗中新增子任務

事實上，一旦您更改了專案標題，合併子任務可能是一個值得稱讚的起點。若要繼續此流程，請按照下列步驟操作:

若要存取和修改專案中的特定任務，您可以選擇導覽至「專案」部分或按一下時間軸檢視中的對應標籤。

⭐ 您可能會注意到 Notion 中已經列出了預設數量的任務。按一下其中的每一個可自訂名稱、任務管理器和狀態。如果需要，您也可以新增評論。

⭐ 若要從頭開始新增任務，請點選 \+ 按鈕。然後，選擇要連結的頁面，或透過在搜尋欄中輸入「建立」並點擊「在任務中新建」來建立新頁面。

⭐ 若要刪除任務，請將遊標停留在該特定任務上後選擇-圖示。

新增任務後，可以以與預先定義配置一致的方式自訂所有方面。

更新任務的狀態

為了修改您的 Notion 甘特圖範本中的任務計劃，請造訪與您正在進行的專案或子任務相關的相應卡片。在這張卡中，您會發現一個名為「狀態」的指定區域。在這個特定區域，請繼續擴大下拉列表，並從提供的可用選項中選擇您專案的當前狀態。

事實上，仔細閱讀「進度」標籤時可能會發現的關鍵功能之一是「百分比」部分。本節可以透過努力工作並完成與特定項目相關的各種子任務來更新。

對於那些不熟悉 Notion 的人，我建議探索深入研究該平台各種功能的綜合資源。本指南涵蓋了使用者可以在 Notion 中執行的一系列有價值的任務和操作，包括組織筆記、建立資料庫、管理專案等功能。透過熟悉這些功能，人們可以在將 Notion 用於不同目的時最大限度地提高生產力和效率。

##＃ 時間線

透過利用「時間刻度」功能可以調整單一任務的時間刻度。啟動日曆後，選擇替代開始和結束日期將使您能夠相應地修改時間表。

推進專案的時間軸可以透過甘特圖介面中的拖放功能（稱為「甘特圖時間軸」）手動操作重新定位任務來實現。

改變視圖

如果您希望修改甘特圖中的視角，可以使用多種替代方法。位於右側的是下拉式選單，顯示預定的時間刻度，其中可能包括月、年、季或類似間隔等選項。

從提供的選項中選擇所需的持續時間，或使用「今天」標籤直接跳到目前日期。

另一種方法是根據任務的重要性來調整人們對任務的看法。若要實施此策略，您可以選擇介面左側的「按優先順序」選項。此外，選擇「所有項目」選項可提供所有任務和計劃的廣泛概述。

在考慮變更的同時納入個人化命名法是一個可行的選擇，如果開始入門階段，還可以檢查 Notion 專案和任務藍圖的快速教學。

查看和委派任務

對於個人努力，沒有必要在 Notion 的甘特圖中包含「委派」選項卡。然而，當使用所述甘特圖作為更大協作工作的組成部分時，理解和有效委派任務對於其成功執行至關重要。

⭐向下捲動到任務。

⭐點選「已指派」標籤。

⭐ 輸入您想要委派任務的人員的姓名。

或者，您也可以按照以下說明操作:

⭐打開任務。

⭐轉到子任務。

⭐ 在「已指派」區段中選擇您想要將任務委派給的人員。

如果在任何時間點確定甘特圖不能提供最有利的專案管理方法，則在專案管理領域內有多種替代選項可用。

在 Notion 中創建有效的甘特圖

初步檢查時，甘特圖可能看起來很複雜，但它們確實是專案管理的強大工具。熟悉在 Notion 中使用甘特圖可以顯著提高團隊生產力。

事實上，即使僅用於孤立的任務，這些圖表也可以促進對實質任務的更有效的管理。甘特圖的多功能性涵蓋各種專案格式，在長期工作中特別有用。