如何使追蹤更改更易於在 Microsoft Word 上使用
追蹤變更是編輯 Word 文件和與他人協作的最佳工具之一，但使用它可能會變得複雜和混亂。如果您不熟悉 Microsoft Word 的此功能，或者無法忍受紅色標記和奇怪的設置，請不要放棄追蹤更改。
一旦掌握了其組成元素的複雜性，利用這項功能就變得更加容易管理。人們可以改進功能，以促進更有條理的方法來修改或審查書面資料。下面，我將提出一些實現這項成果的建議。
在氣球中顯示修訂
深入研究 Microsoft Word 的功能後，人們可能會發現啟用「追蹤變更」不僅僅是一個二元決策；它是一個二元決策。相反，它提供了各種選項來根據個人喜好自訂編輯過程。
可以調整的關鍵參數之一是文件中標記的視覺呈現。若要修改此設置，請導航至“審查”並選擇“顯示標記”，然後在用於顯示氣球註釋的可用選項之間進行選擇:
⭐在氣球中顯示修訂
⭐顯示所有內嵌修訂
⭐僅顯示氣球中的格式
追蹤變更採用一種固有的方法，涉及在文件上下文中插入已刪除的內容以及在其中修改新增的資料。雖然這種方法可能適合小規模應用，但在整個手稿中過度使用可能會導致視覺混亂並妨礙可讀性。此外，此功能不區分格式更改，使更改識別變得複雜。
專門使用充氣裝置進行結構調整代表著超越直接將修改納入敘事中的進步。雖然刪除和新增仍然整合到主要內容中，但所有格式變更都顯示在緊鄰文字右側的圖片註釋中。
如果您不想使用內聯編輯，可以使用另一個選項來在氣球元素中顯示您的修改。此方法允許進行更廣泛的操作，例如刪除、新增和格式化，並在右側顯示這些調整的詳細記錄。儘管這種方法使用紅色，但它可以使您的修正案的呈現更加整潔、組織得更好。
不使用標記或使用簡單標記來避免干擾
在審查您喜歡的編輯方法後，您可以選擇先仔細閱讀手稿，以掌握其節奏、清晰度和任何缺點。一開始就使用過多的註釋可能會對過程產生不利影響。
追蹤變更在「顯示審閱」下拉式選單中提供了兩個不同的選項，以滿足不同的偏好和要求。簡單標記設定隱藏了氣球註釋和內聯修訂，同時僅顯示指示修改的垂直紅線。透過點擊這些標記之一，使用者只需點擊一下即可立即存取編輯的內容。此外，此選項允許使用者透過再次點擊來切換線條的可見性，從而確保文件中的無縫導航。
使用這些設定中的任何一個都可以確保文件整潔，沒有任何分散注意力的元素。對於團隊成員來說，必須確定在 Microsoft Word 文件上同步協作的最有效方法，同時制定「追蹤變更」的使用指南，以確保所有成員之間的無縫合作。
謹慎使用所有標記或原始內容
除非您明確表示希望檢查 Microsoft Word 文件的特定版本，否則沒有必要揭示其整個標記結構。
檢查未改變的來源材料沒有什麼用處。人們可以暫時仔細閱讀最初的內容，以對比兩種翻譯之間的風格細微差別和字數等方面；然而，這構成了其實際應用的範圍。因此，除非明確要求，否則不保證啟動任一選項。透過推遲這些功能的啟動，人們可以減輕他們對「追蹤更改」功能的不滿。
個人化顏色和標記
在共享的Microsoft Word 文件中使用「追蹤更改」功能可能會導致透過獨特的色調強調各種修改，由於這些註釋普遍採用鮮豔的紅色陰影，因此某些用戶可能會覺得在視覺上令人不安，特別是在這些標記大量地分散在整個文本中並且相互競爭。
事實上，知道一個人有能力改變當前的色調是令人鼓舞的。事實上，有可能為每份文件賦予獨特的色彩。
在“追蹤”部分中，請選擇“更改追蹤選項”箭頭以獲得一系列基本配置選項。若要探索其他自訂選項，請按一下「進階選項」功能。此操作將產生一個顯示面板，提供根據您的偏好個性化和自訂追蹤變更體驗的更多機會。
您可以選擇為文字編輯操作（例如插入、刪除、格式化等）選擇更喜歡的顏色。此外，您可以自訂每個功能的顯示方式，包括從粗體到雙刪除線以及特殊字元的字體樣式。此外，您可以修改氣泡的視覺呈現。考慮採用與具有有效顏色編碼的生產應用程式類似的配色方案，或選擇舒緩的色調，以便在使用追蹤變更時在長時間使用期間提供輕鬆。
保持策略性並與您的評論保持一致
在 Microsoft Word 中提供評論是一種提供回饋的實用方法，僅次於使用追蹤變更功能。儘管如此，過度依賴評論可能會導致同樣繁瑣的編輯和閱讀過程。
為了有效地利用註釋並追蹤文件中的更改，預先考慮其預期用途非常重要。具體來說，評論應保留用於針對作者的詢問或增強內容的建議-在不引入過多突出顯示的情況下無法透過追蹤變更來傳達的事項。
此外，建議有選擇地僅強調與您的回饋相關的短語，而不是整個段落。更好的是，您可以選擇將您的評論放在特定部分的開頭或結尾。
切換評論的顯示方式
如果您正在處理充滿註釋和備註的文檔，請考慮研究「顯示評論」下拉式功能表中提供的替代方案。此功能可讓您以符合您理解的方式排列評論，無論是在閱讀還是修改內容時。
或者，如果您正在編輯的文檔很緊湊，但包含需要進行大量修改的大量內容，一種方法可能是利用文件中的新表將您的回饋記錄為評論。此外，還可以透過在文本的開頭或結尾創建一個空白部分來應用此方法，以提供對特定部分甚至整個章節的擴展評論。雖然許多文字處理器提供的註釋功能可能會提供更大的便利，但使用者可以靈活地確定他們希望如何以及何時使用此功能。
您可以隨意探索可用的各種功能，例如將 Microsoft Word 的行編號系統合併到文件中，然後在註釋中引用特定行。必須徹底熟悉此文字處理應用程式的所有功能，並根據您的需求自訂每個追蹤變更任務。
接受或拒絕修訂群組
作為評估編輯提出的修改的作者，無論是否進行個人調整，都應該對大多數修改進行仔細的考慮。
事實上，對於相對無關緊要的調整（例如與格式或拼字有關的調整），有一種快速方法來合併這些變更或完全消除它們。只需選擇整個段落，右鍵單擊它，然後選擇“接受更改”或“拒絕更改”。您就此事所做的決定將對上述段落中的每項修訂產生影響。
透過在選擇突出顯示的段落後採取某些操作，可以將所有變更合併到文件中。將遊標懸停在所選文字上後，按一下它，隨後導航到螢幕底部，其中應該可見箭頭圖示。透過點擊所述箭頭，人們可以立即接受文件中所做的每項修訂。此外，還可以選擇停用追蹤功能；可以透過直接導航到前面提到的“接受所有更改”按鈕下方來執行此決定。
調整您的審閱面板
為了進一步增強在 Microsoft Word 中使用「追蹤變更」時的體驗，有多種選項可供選擇。例如，可以採用專為此目的設計的生產力外掛程式來簡化和簡化編輯過程。此外，僅調整數位工作空間的佈局就可以提高工作流程的效率。
Microsoft Word 中的「審查窗格」功能提供了另一種方法來檢視文件所做的所有修改，同時防止它們遮擋螢幕上的內容。這允許使用者使用未標記的文字並接收每個變更的簡要概述。若要在垂直或水平顯示窗格之間進行轉換，只需按一下「檢視窗格」旁的相鄰箭頭即可。
讓追蹤變更為您服務
乍一看，微軟的「追蹤更改」功能可能顯得很複雜。然而，經過更深入的研究，它被證明是一種實用且高效的工具，一旦了解其細微差別，就可以簡化編輯和協作流程。為了促進此過程，使用者可以在開始工作之前自訂其追蹤變更設置，從而確定修訂、註釋和審閱面板在文件中的呈現方式。
當一個人建立了一種能夠激發而不是耗盡他們的創造力的排列和色調調色板時，調整 Microsoft Word 中的追蹤變更功能就會變得更容易管理。