如何在 Word 文檔上實時協作
與其他人一起處理 Word 文檔可能是一個真正的挑戰。即使是經驗豐富的 Microsoft 365 用戶也可能會發現編輯和審閱共享文檔具有挑戰性。
多種工具促進了 Word 文檔的實時協作，這些工具使用戶能夠監控更改並提供批准或拒絕。這些工具可提高協同處理文檔時的效率。在本文中，我們將研究這些工具並演示它們在實現最佳協作結果方面的應用。
協作處理 Word 文檔需要什麼?
為了方便通過雲存儲服務OneDrive同時編輯Microsoft Word文件，用戶需要首先通過導航到“文件”並選擇“另存為”將文檔上傳到其個人OneDrive帳戶。
此外，我們建議使用更新版本的 Microsoft 365 並擁有有效的訂閱。根據微軟 ，您仍然可以與其他人同時編輯文檔，但您將無法使用實時協作功能。
要獲取共享文檔的更新版本，可能需要定期重新加載文件才能查看其他人所做的任何修改。此外，如果個人的 Microsoft 365 訂閱已過期，他們可以探索各種選項來獲得續訂訂閱的折扣費率。
如何共享 Word 文檔
協作處理 Word 文檔時，可以通過多種方式與他人共享其工作成果。一種這樣的方法涉及訪問“文件”菜單並選擇“共享”。這將允許所有相關方同時訪問和編輯文檔，從而促進無縫協作。
您會注意到有兩個不同的選項:
您可以選擇通過電子郵件發送文檔的副本，方法是在提供的字段中輸入所需收件人的電子郵件地址，然後單擊“共享”按鈕。
通過利用帶有 URL 鏈接的共享功能，許多人只需輸入共享鏈接即可訪問該文件。在需要大量協作者的情況下，這種方法可能被證明是一種實用的替代方案。儘管如此，在處理敏感信息時，謹慎的做法是親自讓每個團隊成員參與進來，以採取額外的安全措施。
使用任何給定方法時，分配足夠的時間來建立適當的權限至關重要。通過單擊“編輯”圖標，人們可以確定共享文檔的人是否僅限於查看權限或也具有進行編輯的能力。
實際上，請按照以下步驟調整文檔的共享首選項:1.將鼠標懸停在 Google 雲端硬盤中的文件上，然後從出現的下拉菜單中選擇“共享”。2.在出現的彈出窗口中，找到標有“添加要共享的人員”的部分。3.輸入有權訪問該文檔的人員的電子郵件地址。4.要設置到期日期或添加密碼，請導航至“高級設置”區域中的相應選項。5。完成所有所需的更改後，單擊“保存更改”。
或者，您可以選擇通過 OneDrive 分發 Word 文檔，方法是使用鼠標的輔助按鈕單擊文件，然後從隨後的菜單中選擇“OneDrive”。隨後，需要根據前面描述的示例來配置共享參數。
如何跟踪和查看 Microsoft Word 中的更改
根據建立的權限，那些被授予訪問特定文檔的權限的人可以對其進行編輯和修改。為了有效監控其他人可能實施的任何更改，強烈建議激活“跟踪更改”功能。
要在 Microsoft Word 中啟用對所有用戶的跟踪，請按照下列步驟操作:1.導航到文檔上的“審閱”選項卡。2.從下拉菜單中選擇“跟踪”選項。3.單擊位於窗口底部的“跟踪更改”按鈕。4.在出現的對話框中，確保選中“對於所有人”旁邊的複選框。這將通過下劃線突出顯示添加的任何新文本，同時通過用刪除線標記來從已刪除的文本中刪除此功能。
單擊上述選項並輸入安全密碼即可訪問“鎖定跟踪”設置。通過這樣做，您將確保不會由於無意中禁用此功能而忽略對文檔的修改。
選擇 Microsoft Word 顯示的變化方式
為了優化工作流程，Word 提供了一個選項來確定顯示文檔修改的方法。要訪問此功能，請導航至“審閱”選項卡，然後找到“顯示審閱”圖標旁邊的下拉菜單。從那裡，您可以從各種選項中進行選擇，例如“頁面佈局視圖”、“最終顯示標記”或“故事編輯器”。
文本的未更改版本顯示在“原始”選項中；然而，這並不意味著刪除其他人引入的註釋或修改。
將顯示未經修飾的文本版本，顯示之前已批准的更改。
突出顯示的文本通過獨特的色調說明了各個貢獻者所做的修改，包括所有形式的註釋並在實時協作會話中顯示任何修改。
提供的文本似乎是簡單標記功能的簡短描述，該功能利用紅線來指示文檔或文本內的更改或修改。
如何接受或拒絕 Microsoft Word 中的更改
對 Microsoft Word 中正在跟踪的文檔進行更改時，在接受或拒絕之前仔細考慮每個編輯非常重要。為此，可以右鍵單擊文檔中所做的特定更改，然後選擇“接受插入”（如果添加了新文本）或“拒絕插入”（如果刪除了某些文本）。此外，在處理其他人進行的刪除時，您將可以訪問“接受刪除”選項以及“拒絕刪除”選項。
雖然該過程本身可能看起來很簡單，但可以想像，當多個人協作處理單個文檔時，可能會發生疏忽。為了確保沒有任何更改被忽視，人們可以利用“更改”功能，而不是仔細檢查文檔的每個方面。通過使用此部分中位置方便的“上一個”和“下一個”按鈕，用戶可以有效地瀏覽整個修訂版本。
或者，您可以選擇點擊“接受”，然後點擊“下一步”來確認並繼續進行後續修訂。如果已與同事就擬議的更改進行了討論，權宜之計的選擇是使用“接受所有更改”功能接受所有修改。
如果您希望繼續執行後續步驟，您也可以通過單擊“拒絕”選項或選擇“拒絕並繼續”來拒絕建議的更改。或者，要消除所有修改，請導航至“審閱”選項卡，然後單擊“拒絕”選項旁邊的向下箭頭。然後，選擇“刪除所有更改”作為糾正在 Microsoft Word 中未經事先協商而執行的任何單方面數據輸入的方法。
使用審閱窗格跟踪 Microsoft Word 中的更改
維持對所有編輯的監督的另一種有效方法是使用審閱窗格。此實用程序顯示文本中包含的顯著跟踪更改和註釋的總數。
“垂直審閱窗格”或“水平審閱窗格”，具體取決於您的偏好。
如何跟踪特定人員在 Microsoft Word 中所做的更改
為了在 Microsoft Word 中根據作者身份有效地組織修訂，請導航到“審閱”，然後導航到“跟踪”。然後，通過選擇“特定人員”來展開“顯示標記”選項，同時停用除與所需作者更改相關的所有其他選擇之外的所有其他選擇。
如何停止共享文檔或更改 Microsoft Word 中的權限
要撤銷某些協作者查看共享文檔的權限，請按照下列步驟操作:1.訪問文檔中的“共享”菜單。2。導航到“訪問”子菜單中的“管理訪問”選項。
要撤銷用戶對共享文檔的訪問權限，您首先需要確定授予訪問權限的個人。一旦確定，請按照下列步驟操作:1.單擊所需貢獻者的用戶名。2.從出現的下拉菜單中，選擇“直接訪問”。3.進一步下降
在 Microsoft Word 中輕鬆協作
利用 Microsoft Word 的一系列協作功能，用戶無需通過電子郵件與同事就共享文檔的修改進行重複溝通，從而節省大量時間。此外，這款多功能軟件擁有廣泛的特性和功能，無需額外的文字處理程序即可完成任務。示例包括將表格數據轉換為圖形表示並促進實時語言翻譯的能力。