主持工作視頻通話時的 9 個不專業錯誤
許多專業人士仍然低估了虛擬會議。他們幾乎沒有做任何準備，因為這些通話是通過視頻會議平台進行的，而且他們可以關閉攝像頭和麥克風。
雖然虛擬會議可能比實體會議更實用，但不應低估它們，因為它們仍然可以對生產力產生重大影響。準備不足可能會導致延誤、阻礙團隊合作或導致誤解。為了保持良好且有效的在線會議體驗，在出於商業目的組織和參與遠程視頻會議時必須遵守某些準則。
忽視安全措施
圖片來源:Stefan Kühn/維基共享資源
在參加與工作相關的視頻會議之前忽視隱私預防措施被認為是不專業且有風險的。這樣做可能會使您的會議面臨潛在的安全漏洞，例如惡意人員（包括從事犯罪活動的具有高級技術技能的人員）未經授權的訪問，試圖造成乾擾或竊取敏感信息。
確保會議安全的一種有效方法是實施一項綜合策略，其中包含技術和非技術措施，例如加密、訪問控制和員工網絡安全意識培訓。通過採取這些預防措施，組織可以幫助保護其敏感信息在虛擬聚會期間免遭未經授權的披露或攔截。
設置密碼的過程應格外小心。建議每個人為每次聚會建立一個獨特的代碼，通過私人方式將其安全地傳輸給所有與會者，以確保其機密性。
加強等候室是我們的首要任務，以便在參與者進入前進行篩选和確認。
通過限制虛擬會議的與會者人數，可以更有效地監督和控制會議進程。
在使用視頻會議平台時，維護個人隱私至關重要，謹慎的做法是熟悉有助於保護這一重要方面的策略。
在整個會議期間保持麥克風開啟
建議在視頻會議期間不要保持麥克風處於激活狀態，因為它可能會捕獲周圍個人或家庭物品發出的不需要的聲音，從而可能對與會者造成乾擾。此外，在極端情況下，您的設備發出的音頻可能會壓倒其他參與者的音頻。
為了獲得最佳的音頻質量和清晰度，建議謹慎使用靜音功能。發言時激活麥克風，聆聽時關閉麥克風，並點擊屏幕表情符號以防其他參與者打斷。
事實上，在長時間的會議中，反复切換麥克風可能會很麻煩。然而，這是一種在整個談話過程中表達對他人意見和注意力的考慮的簡單方法。
設置不良視頻通話背景
為了在虛擬會議期間產生積極和專業的影響，員工必須建立一個乾淨且組織良好的工作空間，以反映他們對細節的關注和對工作的奉獻精神。另一方面，雜亂或不整潔的環境可能會傳達相反的信息，並表明缺乏對團隊協作和生產力的承諾。
毫無疑問，將圖書館書架納入家庭工作空間的建議不應被視為認可。相反，一片原始、樸素、沒有明顯障礙的廣闊空間給人一種低調的優雅和適度的富裕感，同時避免了潛在的消遣來源。
在狹窄區域工作時，建議修改視頻背景。例如，那些經常使用 Zoom 的人可以在啟動 Zoom 會議之前瀏覽其選擇的虛擬背景或暫時遮擋其周圍的環境。此外，獲取有關創建個性化縮放背景的知識可能會很有幫助。
使用私人聊天功能進行個人對話
當使用視頻會議應用程序進行通信時，建議不要使用私人消息功能進行個人討論，特別是那些與非工作相關的主題。由於上級可能會查看此類交流，因此應採取這種預防措施。儘管主持人無法監控通話期間的私人對話，但某些平台會保留上述互動的錄音，雇主可能可以訪問這些錄音。有鑑於此，可以假設公司對其組織提供的賬戶擁有完全的權力。
無論主管是否親自審查機密討論，在業務溝通中發表貶損性言論都是不可接受的。如果此類言論被發現，可能會面臨後果。營造一個禮貌且高效的環境至關重要；個人笑話應該限制在更合適的場合。
在不適當的環境下參加在線會議
圖片來源:AbhiSuryawanshi/維基共享資源
儘管遠程和混合工作安排在提供靈活性方面可能是有益的，但個人堅持在適當的環境中參加虛擬會議仍然至關重要。在駕駛車輛、旅行或用餐時參與與工作相關的對話是不謹慎的行為。參與此類活動可能會導致一個人的思想支離破碎且無知，這可能會擾亂其他參與者，他們希望在這些會議期間從同事那裡得到集中和連貫的輸入。
為了確保在此期間進行富有成效和相互尊重的溝通過程，最謹慎的做法是告知他人您目前的情況。這可以通過重新安排任何預定的約會以符合您未來的空閒時間或在您的日程安排不允許的情況下拒絕參與來實現。這兩種選擇都比僅名義參加要好，因為這樣做可能會破壞會議的完整性。如果您發現自己無法在家中建立適當的電話交談環境，另一個可行的選擇可能是加入共享工作空間。然而，在做出這樣的決定之前，仔細評估幾個關鍵方面至關重要，包括位置、成本、便利設施以及與您的工作方式的兼容性。
親愛的同事們，我希望這封信對您有好處。在我即將開始我的年假之際，我非常高興地對你們過去一年的辛勤工作和奉獻表示最誠摯的謝意。在我缺席期間，請放心，我們尊敬的同事[姓名]將立即解決任何緊急問題，我強烈推薦他作為我缺席期間的得力替代者。如果有任何需要立即關注的疑問或疑慮，請將其發送至 [姓名]，地址為 [電子郵件地址]。如果您能在我的假期期間避免發送不必要的電子郵件或通信，以便我可以完全斷開連接並充電，以便以精神煥發和充滿活力的方式返回工作崗位，我將不勝感激。再次感謝您的理解
遲到參加在線會議
遵守準時是一個重要方面，同樣適用於面對面和虛擬聚會。參加電話會議遲到可能會被視為不尊重，從而導致不必要的延誤和資源浪費。
此外，視頻會議應用程序通常會生成通知，以便在參與者進入或退出虛擬會議空間時通知用戶。然而，有些人可能會覺得這具有侵入性和破壞性。例如，使用 Zoom 時，每次有新參與者加入對話時，都會發出明顯的聽覺提示，例如爆裂聲，這可能會阻止主要演示者表達的思想流。
為了減少由於預約安排錯誤或疏忽而導致的潛在遲到，建議使用日曆應用程序來設置提醒。通過配置在每個預定事件之前幾分鐘激活的警報，這可以幫助確保專業和個人平台的準時性。這種方法可以提高時間管理效率，同時減少因無意忽略重要日期或最後期限而導致遲到的可能性。
未能準備好設備進行屏幕共享
為了確保在使用屏幕共享功能的遠程會議期間順利進行與工作相關的演示，建議您在會議之前採取必要的預防措施，相應地組織您的設備。具體來說，應謹慎整理任何與工作無關的材料，例如個人或機密文件以及任何被視為不適當的內容。這樣做的目的是避免在通話過程中意外洩露敏感信息可能引起的任何潛在尷尬。
鼓勵經常以專業身份進行演示的個人為其工作申請專用設備；否則可能會導致將寶貴的時間花費在檢索和恢復丟失或損壞的數據上。
不考慮自己的外表
值得注意的是，虛擬會議不再局限於在沒有攝像頭的情況下進行。事實上，對於個人來說，通過適當的修飾確保自己表現良好，為視頻會議做好準備非常重要。這包括洗臉、梳理頭髮和穿合適的衣服。此外，在設置視頻會議時，請確保攝像頭放置在光源附近，以提高會議期間人臉的可視性和清晰度。
漫不經心地進行隨意交談
在與同事或客戶參加電話會議時，個人在等待所有相關方到來時進行隨意交談的情況並不少見。這種愉快的交流有助於減輕會議開始前可能出現的任何不適。然而，在討論工作相關事項之外的話題時，一定要保持克制，而應關注與手頭任務相關的適當話題。當得知私人熟人也參與通話時，人們應該避免變得過於熱情，因為這可能會導致不良結果，例如引起可能意外加入談話的專業同事或上級的不必要的注意。
如果您正在促進對話，建議激活等待區域以允許選擇參與者並提前通知其他人。重要的是要確保所有個人在接納高級官員之前都集思廣益。與會者還應注意指示其他與會者到達的音頻提示。
像商務人士一樣主持工作電話
隨著企業越來越多地採用混合和遠程工作安排，虛擬會議作為傳統面對面互動的可接受替代品而受到重視。因此，必須以與面對面會議相同的專業水平對待虛擬會議。一些最小的疏忽，例如禁用視頻、顯得凌亂或使用雜亂的背景，可能會降低一個人的可信度。此外，忽視充分的準備可能會導致同事在後期感到生氣。
在準備視頻會議時，建立簡單的通話前儀式可能會很有幫助。考慮採取穿著職業裝、驗證設備功能並在加入虛擬會議之前安排適當背景的做法。