업무 이메일 관리, 가사 업무의 균형, 가족 의무를 다하는 것은 벅찬 일이 될 수 있으므로 하루 중 잃어버린 시간을 되찾을 수 있는 효과적인 시간 관리 전략이 필요합니다.
다음 텍스트는 아이젠하워 매트릭스와 할 일 목록 방법의 차이점을 각각의 속성 측면에서 설명합니다.
아이젠하워 매트릭스와 할 일 목록의 기본
기존의 시간 관리 방법은 각 작업을 순차적으로 수행하기 위해 중요도에 따라 정렬된 작업으로 구성된 할 일 목록을 작성하는 것을 수반합니다. 이 기법은 유용할 수 있지만, 긴급성이라는 요소를 항상 고려하지는 않습니다.
아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도에 따라 작업의 우선순위를 결정하는 데 유용한 도구로 사용됩니다. 이 접근 방식을 구현하면 중요한 업무에 집중하여 생산성과 효율성을 높이는 동시에 위임하거나 연기할 수 있는 덜 중요한 책임을 구분할 수 있습니다.
어떤 것을 선택할지 결정할 때 다음 네 가지 측면을 고려하세요.
우선순위
할 일 목록을 작성하여 작업의 우선순위를 정할 때는 우선순위가 낮은 순서대로 정렬한 다음 순차적으로 완료하는 것이 일반적입니다. 이 기법은 간단한 과제나 기간이 짧은 프로젝트를 처리할 때는 유용할 수 있지만, 복잡한 작업이나 장기간이 소요되는 프로젝트를 처리할 때는 최적의 전략이 아닐 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스라고 알려진 드와이트 D. 아이젠하워 대통령이 제안한 업무 평가 프레임워크는 우선순위를 결정하는 데 독특한 방법을 사용합니다. 이 매트릭스는 작업을 ‘중요하고 긴급한’, ‘중요하지는 않지만 긴급한’,
긴급성과 중요성이 결합된 긴급성(예: 마감일이 임박한 벤처 기업) 등 네 가지 범주로 나눕니다.
장기적인 전략적 숙고 및 전문성 배양 등 중요하지만 즉각적인 주의가 필요하지 않은 사안과 관련된 업무.
앞서 설명한 업무는 긴박감은 높지만 중요성은 낮은 활동과 관련이 있습니다. 이러한 업무에는 전반적인 생산성이나 결과에 큰 영향을 미치지 않고 위임하거나 일정을 변경할 수 있는 의무 및 약속이 포함됩니다.
시간에 민감하거나 중요하다는 분류에 해당하지 않는 작업은 우선순위가 낮은 작업으로 분류할 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스를 활용하여 업무를 분류하면 중요한 업무의 우선순위를 쉽게 정할 수 있어 중요한 업무에 집중력을 높이는 동시에 덜 중요한 업무로 인한 방해 요소를 최소화할 수 있습니다.
긴급성 대 중요성
업무 분류는 긴급성과 중요성 모두를 기준으로 우선순위를 명확히 파악한 후 이루어져야 합니다. 특히 개인의 참여가 필요한지 여부에 중점을 두고 마감일과 필요한 수행자의 관점에서 각 업무를 면밀히 검토합니다. ‘누가’에 대한 답변은 그 중요도를 측정하는 데 도움이 될 것이며, 개인의 참여가 필요한 경우 가장 중요한 것으로 간주합니다.
업무의 ‘시기’를 결정하면 업무의 긴급성 수준을 파악할 수 있어 마감일을 정할 수 있습니다. 긴급한 과제와 중요한 과제를 구분하는 방법을 익히는 것은 제한된 기간 내에 더 많은 성과를 달성함으로써 효율성을 높이는 또 다른 방법입니다.
할 일 목록의 주요 기능은 작업에 대한 보조 메모 역할을 하는 것이지만, 아이젠하워 매트릭스는 긴급성 및 중요도에 따라 작업을 분류하는 시스템을 제공합니다. 이 시스템이 매트릭스 내에서 책임 당사자나 작업의 시기를 결정하는 조항을 자동으로 포함하지는 않는다는 점에 유의해야 합니다. 그럼에도 불구하고 이러한 결론에 도달하는 데 활용할 수 있습니다.
특정 업무와 관련된 긴급성 및 중요도를 평가함으로써 즉각적인 주의가 필요한 업무와 추후 시점으로 미뤄도 되는 업무를 효과적으로 구분할 수 있습니다. 또한 주어진 과제의 가치와 관련성을 인정함으로써 개인은 이 문제를 직접 해결해야 하는지 아니면 필요한 전문성과 숙련도를 갖춘 다른 사람에게 맡겨야 하는지를 확인할 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스는 업무 위임과 일정 수립을 구체적으로 다루지는 않지만, 장기 목표에 미치는 영향에 따라 우선순위를 재평가하는 반복 프로세스를 활용하여 이러한 측면에 접근 방식을 적용할 수 있습니다. 이를 통해 기존의 할 일 목록 방식으로는 어려운 작업 할당 및 시간 관리와 관련하여 보다 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있으므로 매트릭스의 활용도가 단순한 우선순위 지정 이상으로 확장됩니다.
유연성
작업 인벤토리를 활용하려면 각 보류 중인 항목을 미리 정해진 순서대로 수행해야 한다는 지속적인 의무감이 수반됩니다. 실행 항목을 통해 아젠다를 구성하려면 우선순위의 변동에 따라 정기적으로 업데이트하고 작업을 재배치해야 합니다.
또한 마감 기한이 촉박할 경우, 할 일 목록을 통해 작업을 정리하는 것의 장점을 포기하고 각 작업의 개별 중요도나 우선순위를 제대로 고려하지 않은 채 모든 작업을 동시에 완료하는 데 집중하는 경향이 있을 수 있습니다.
생산성을 위해 작업의 우선순위를 정할 때 아이젠하워 매트릭스를 활용하면 중요도와 시급성을 기준으로 과제를 선택할 수 있습니다. 이를 통해 개인은 긴급한 사안에 대한 결정을 내릴 수 있으며, 이후 재량에 따라 시간에 덜 민감한 책임에 집중할 수 있습니다.
긴급성과 중요도에 따라 작업을 네 가지 범주로 분류하면 보다 효율적으로 계획을 세울 수 있으며, 각 작업을 신중하게 고려하는 동시에 완료에 필요한 적절한 시간을 할당할 수 있습니다. 이 방법은 우선순위를 정하기 위한 포괄적인 프레임워크를 제공함으로써 중요한 사안을 간과하는 것을 방지합니다.
시간 약속
선택 및 우선순위를 정할 수 있는 작업 카탈로그를 활용하면, 현재 수행 중인 특정 과제에 전적으로 집중하기 위해 인식 범위 내에 있을 수 있는 외부 고려 사항을 무시하고 각 개별 항목이 완료될 때까지 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스 시스템을 사용하면 첫 번째 사분면 내에 분류된 과제에 시간적, 인지적 자원을 집중할 수 있습니다. 이를 통해 생산적인 워크플로우 내에서 필수적이고 가치 있는 작업을 식별하고 실행할 수 있으므로 시간 관리 오류 가능성을 최소화할 수 있습니다.
올바른 시간 관리 방법 선택하기
앞서 언급한 시나리오는 엄격한 시간 내에 작업을 완료하는 것과 관련이 있습니다. 기존의 할 일 목록은 항목을 단순한 시간 순서대로 정렬합니다. 하지만 아이젠하워 매트릭스를 활용하면 즉각적인 주의가 필요한 중요한 과제를 중요 과제로 분류하여 오른쪽 상단 사분면에 배치함으로써 그 중요성과 시급성을 강조할 수 있습니다.
두 번째 사분면에는 완료하는 데 더 많은 시간이 필요한 장기 계획 또는 기술 개발과 관련된 작업이 있습니다. 이러한 작업은 반드시 기한이 임박하지는 않지만 시간이 지남에 따라 성공을 달성하는 데 중요한 역할을 합니다.
“특정 작업을 완료할 때는 다른 사람에게 맡기는 것이 더 나을 때가 있습니다.
네 번째 사분면으로 분류된 작업은 우선순위가 높거나 중요하지 않으므로 위임과 연기가 모두 가능합니다. 예를 들어 새 사무용품 구매를 들 수 있습니다. 기존의 할 일 목록은 할당된 모든 작업에 대한 알림 역할만 하지만, 아이젠하워 매트릭스 시스템은 긴급하고 급한 업무에 우선순위를 둡니다.
아이젠하워 매트릭스로 긴급한 업무에 집중하세요
아이젠하워 매트릭스 시스템을 활용하면 쇼핑 목록이나 체크리스트처럼 짧고 빈번하지 않은 업무에 더 효과적인 단순 할 일 목록과 달리 장기간 지속되는 업무를 관리하는 데 유리할 수 있습니다.
사용자는 작업의 실행 시기 및 방식을 포함하여 작업의 세부 사항을 선택하고 결정할 수 있으므로 모든 작업이 지연이나 중단 없이 지정된 시간 내에 완료되도록 할 수 있습니다.