끝없이 밀려드는 업무를 처리하지 못해 길을 잃은 적이 얼마나 자주 있으신가요? 밤에 침대에 누워 낮에 끝낼 수 있었지만 끝내지 못한 모든 일에 대해 생각하곤 하죠.
어떻게 하면 시간을 더 잘 관리하고 더 많은 일을 해낼 수 있었을지 생각해봅니다. 하지만 하루는 이미 지나가 버렸습니다. 미리 계획을 세웠더라면 좋았을 텐데 말이죠. 위의 시나리오가 여러분의 상황을 설명한다면 타임 매핑을 고려해야 합니다.
타임 매핑이란 무엇인가요? 타임 블로킹과 어떻게 다른가요?
타임 매핑은 시간과 관련하여 활동(업무, 회의, 개인 약속)을 매핑하는 프레임워크를 만드는 프로세스를 말합니다. 시간 매핑을 스케줄링이나 시간 차단과 같은 기존의 시간 관리 방법과 혼동하기 쉽습니다. 하지만 주목할 만한 차이점이 있습니다.
시간 맵은 하루, 한 주 또는 한 달을 전체적으로 볼 수 있는 보기를 제공합니다. 하루를 어떻게 보내야 하는지, 무엇을 언제 해야 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 시간 사용 계획의 골격이 잡히면 우선순위가 높은 작업(시간 차단)에 대한 시간 블록 예약을 시작할 수 있습니다.
다른 시간 관리 방법과 달리, 시간 매핑은 단순히 업무에 시간을 할당하는 것이 아닙니다. 업무와 취미, 여가, 가족 시간까지 시간을 어떻게 보낼 것인지에 대한 종합적인 계획입니다. 타임 매핑을 습관화하면 마법이 일어납니다.
해야 할 일을 명확하게 파악할 수 있으므로 의사 결정의 피로가 사라집니다. 우선순위가 높은 작업에 대한 시간 블록을 이미 예약해 두었기 때문에 여러 프로젝트 사이에서 허둥대던 날들이 사라집니다. 언제 일해야 하는지, 언제 걱정을 내려놓고 따뜻한 커피 한 잔을 마셔야 하는지 알 수 있습니다. 더 이상 서두르지 않고 더 많은 업무를 처리할 수 있습니다.
멋지지 않나요? 생산성을 높이고 삶을 통제하기 위해 시간 지도를 만드는 방법에 대해 이야기해 봅시다.
생산성 향상을 위한 시간 지도 만드는 방법
시간 지도는 개인적인 것이기 때문에 표준적인 시간 지도 만드는 방법은 없습니다. 사람마다 목표, 기질, 환경이 다르기 때문입니다. 한 사람에게 효과적인 방법이 다른 사람에게는 효과가 없을 수도 있습니다. 하지만 다음 가이드는 일반적인 타임맵 작성 프로세스의 대략적인 윤곽을 제시하며, 이를 따라 각자의 상황에 맞게 수정할 수 있습니다.
1단계: 시간을 어떻게 보내는지 고려하기
시간 지도를 만들기 전에 스스로에게 질문하는 것이 중요합니다: 시간 지도를 만드는 이유는 무엇이며, 무엇을 달성할 수 있을 것으로 기대하는가? 이러한 질문은 시간 매핑이 얼마나 효과적인지에 영향을 미치는 중요한 질문입니다. 그렇기 때문에 이러한 질문에 답할 때 진실성을 유지하는 것이 중요합니다.
평소에 시간을 어떻게 보내는지 생각해보는 것부터 시작할 수 있습니다. 현재 일상에 만족하시나요? 그렇지 않다면 어떤 점을 개선하고 싶은지 생각해 보세요. 스스로를 위한 시간 지도를 만들고 있다는 사실을 잊지 마세요.
즉, 이러한 질문에 답할 때 자신의 성격, 생산성이 가장 높은 시간, 습관 등을 고려해야 합니다. 예를 들어, 밤늦게 가장 잘 일한다는 것을 알고 있다면 우선순위가 가장 높은 작업의 시간 블록을 밤에 설정하여 효율성을 극대화할 수 있습니다.
라이프스타일을 한눈에 살펴보고, 일상의 결점을 고려하고, 개선하고 싶은 점을 기록하고, 시간 지도를 통해 달성하고자 하는 목표를 깨달았다면 다음 단계로 넘어가세요.
2단계: 할 일 목록 만들기
정해진 시간 내에 하고 싶은 활동을 나열하세요. 처음 지도를 만들 때는 가급적 일주일 정도로 짧은 기간을 설정하는 것이 가장 좋습니다. 기간이 짧을수록 현실적인 목표를 설정하고 부담감을 덜 느낄 수 있기 때문입니다.
한 주 동안의 활동을 나열할 때는 삶의 여러 영역(일, 취미, 건강, 친구, 가족)에 대한 카테고리를 만드세요. 관련 카테고리로 분류하면 작업을 쉽게 관리할 수 있습니다. 하지만 과용하지 마세요. 카테고리를 3~5개 사이로 유지해 어수선해지지 않도록 하는 것이 가장 좋습니다.
3단계: 다양한 활동에 색상 코드 지정
시간 지도를 만드는 것이 지루할 필요는 없습니다. 다양한 시간 지도 카테고리에 색상을 추가할 수 있습니다(추가해야 합니다). 색상을 추가하면 시간 지도를 더 재미있게 만들 수 있고, 다양한 색상은 시간 지도를 시각화하는 데 도움이 됩니다. 하지만 무작위로 색상을 추가하지 마세요. 색상마다 다른 느낌을 나타내므로 그에 따라 색상을 코딩하세요.
녹색은 자연과 풍요로움을 나타내므로 Clockify에서 내 건강 카테고리에 녹색을 할당했습니다.
4단계: 작업 우선순위 지정
일주일 안에 완료하고 싶은 활동을 나열하다 보면 모든 작업을 완료하기에 시간이 부족하다는 것을 알게 될 것입니다. 이때부터 우선순위를 정해야 합니다. 하지만 대부분의 사람들은 우선순위를 정하기가 어렵습니다. 이런 분이라면 아이젠하워 매트릭스를 사용해 작업의 우선순위를 정하세요.
아이젠하워 매트릭스는 중요도와 긴급성에 따라 작업을 네 개의 사분면으로 분류하는 데 도움이 됩니다. 가장 중요하고 긴급한 작업은 가장 높은 우선순위를 가지며, 덜 중요하고 긴급하지 않은 작업은 나중에 예약되거나 위임되거나 할 일 목록에서 제거됩니다.
5단계: 시간 차단 예약
작업의 우선순위를 정했다면 다음 단계는 시간 차단입니다. 캘린더에서 시간 블록을 만드는 방법은 다음과 같습니다:
⭐ 우선순위가 가장 높은 작업에 대한 시간 블록을 만드세요.
⭐ 그 다음에는 미팅을 위한 시간 블록을 만드세요.
⭐ 시간 슬롯이 충분히 남았다면 다른 중요한 작업이나 프로젝트를 위한 시간 블록을 만드세요.
이 과정은 간단해 보이지만 처음에는 실수를 할 수 있습니다. 하지만 걱정하지 마세요. 언젠가는 더 잘할 수 있으니까요. 하지만 프로세스에 쉽게 적응하고 실수 가능성을 최소화하기 위해 몇 가지 팁을 참고하세요:
⭐ 예상치 못한 전화나 피할 수 없는 방해 요소에 대비해 시간 블록을 충분히 유연하게 설정하세요.
⭐ 일상적인 작업(아침, 아침 조깅, 저녁)에 고정된 시간을 설정하세요.
⭐ 하루 종일 흩어져 있는 회의는 생산성을 저해할 수 있으므로 가능한 경우 단일 시간 블록으로 회의를 예약하세요.
⭐ 휴식을 위한 시간 블록을 만드는 것을 잊지 마세요.
⭐ 갑작스럽고 예상치 못한 이벤트에 대비해 시간 블록을 비워 두세요.
6단계: 검토 및 수정
이제 시간 지도를 만들었으니 검토할 차례입니다. 주간 시간 지도가 일주일을 어떻게 보내고 싶은지 완벽하게 표현하고 있는지 확인하세요. 그렇지 않다면 수정하세요. 예를 들어 월요일과 화요일에 집중적인 업무가 많이 쌓여 있고 수요일에는 시간이 많이 남는다면 수요일에 업무의 일부를 추가하여 하루의 균형을 맞출 수 있습니다.
시간 계획표는 법원 명령이 아니므로 자유롭게 수정하고 적합하다고 판단되는 조정을 할 수 있습니다. 하지만 중간에 타임맵을 변경하면 일주일 전체 일정이 흐트러질 수 있으므로 먼저 타임맵을 수정한 후 따르시기 바랍니다.
타임 맵을 따르는 동안 얼마나 잘 작동하는지 확인하세요. 스스로에게 물어보세요: 끝까지 따라갈 수 있었나요? 생산성이 향상되었나요? 추가 개선이 필요한 부분은 없나요? 답변에 따라 향후 타임맵에 필요한 사항을 조정하세요.
사용할 수 있는 최고의 타임 매핑 도구 4가지
타임 매핑 소프트웨어는 필수는 아니지만, 프로세스를 더 효율적으로 만들어 줍니다. 펜과 종이만 있으면 주간 활동을 나열하고 우선순위를 정하고 한 주 동안의 시간 블록을 생성하여 시간 지도를 만들 수 있습니다.
하지만 여기에는 문제가 있습니다. 변경할 수 없습니다. 타임 매핑 소프트웨어를 사용하면 더 쉽고 효율적으로 타임 매핑을 할 수 있습니다. 또한, 휴대폰에서 언제든지 타임맵에 액세스할 수 있습니다.
Clockify
Clockify는 최고의 시간 관리 소프트웨어 중 하나입니다. 깔끔하고 탐색하기 쉬운 인터페이스와 포괄적인 시간 지도를 만드는 데 도움이 되는 많은 기능을 제공합니다.
앱의 캘린더 보기에서 시간 블록을 쉽게 만들 수 있습니다. 아직 시간 블록이 설정되지 않은 시간 프레임을 클릭하면 시간 항목 추가 팝업이 나타납니다. 이제 세부 정보를 입력하고 추가 버튼을 클릭합니다. 원하는 만큼의 시간 블록에 대해 이 과정을 반복합니다.
TimeCamp
TimeCamp를 사용하여 시간을 절약하고, 생산성을 높이고, 시간 지도를 만들 수 있습니다. 일주일(또는 한 달)의 시간 블록을 추가한 후 Google 캘린더를 TimeCamp에 통합하세요.
Google 캘린더의 시간 블록은 지정된 시간에 TimeCamp 작업표에 자동으로 표시됩니다. 또한, TimeCamp는 자동 시간 추적 기능을 제공하여 시간 항목을 추가하는 것을 자주 잊어버리는 사람들을 위한 생명의 은인입니다.
Planyway
Planyway를 사용하면 Trello, Jira, Google 캘린더 및 Microsoft Teams를 통합할 수 있습니다. 트렐로에서 프로젝트를 관리하고 구글 캘린더에서 미팅을 예약하는 경우, 언제 무엇을 해야 하는지 알기 어려울 수 있습니다.
Planyway는 이 모든 것을 한곳에 모아 시간 지도를 더 쉽게 만들 수 있게 해줍니다. 시간 블록을 Planyway 캘린더에 드래그할 수 있어 마지막 순간에 쉽게 조정할 수 있습니다.
Google 스프레드시트
기사 작성과 예산 책정부터 좋아하는 영화의 시청 목록 만들기까지, Google 문서 편집기 제품군으로 많은 일을 할 수 있습니다. 시간 지도를 만드는 것도 다르지 않습니다.
Google 스프레드시트는 완벽한 시간 지도를 만드는 데 필요한 모든 것을 제공합니다. Google 스프레드시트가 다른 시간 매핑 소프트웨어와 차별화되는 점은 자유도입니다. 애플리케이션 인터페이스에 제한을 두지 않고 원하는 대로 시간 지도를 만들 수 있습니다.
하지만 처음부터 시간 지도를 만드는 번거로움을 원하지 않는다면 Google 스프레드시트 시간 지도 템플릿 을 사용하고 맞춤 설정할 수 있습니다.
미루는 것은 적이다
시간 매핑을 사용하면 시간을 더 잘 관리할 수 있습니다. 시간 매핑은 방향을 제시하고 따라야 할 트랙을 제공합니다. 하지만 그 놀라운 효과를 발휘하려면 반드시 실천해야 합니다. 그리고 그 과정에서 직면하게 될 가장 큰 장애물은 미루는 것입니다.
많은 사람들이 미루는 습관으로 어려움을 겪고 있으며 이를 해결하기 위해 다양한 방법을 사용합니다. 이 모든 방법에는 장점도 있지만, 5분 법칙이 가장 효과적인 방법 중 하나입니다.