데이터를 정리, 분류 또는 분석할 때 가장 빠른 방법이라 생각하여 ChatGPT나 다른 인공지능(AI) 챗봇을 사용해 본 경험이 많으실 겁니다. 하지만 Excel은 광범위한 데이터 작업을 놀라운 속도로 처리할 수 있는 여러 자동화 기능을 제공합니다. 문제는 어떤 도구를 사용해야 할지, 혹은 그 도구가 어디에 있는지 항상 명확하지 않다는 점입니다.
각 작업에 적합한 기능을 이해하고 정확한 위치를 파악하고 나면, Excel이 이미 자체적으로 처리할 수 있는 작업을 자동화하기 위해 계속해서 ChatGPT와 같은 도구를 열 필요가 없어질 것입니다.
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Power Query
반복 작업 없이 가져오고, 정리하고, 재구성하기
외부 파일, 데이터베이스 또는 웹 소스에서 데이터를 정기적으로 가져온 뒤 열 분할, 데이터 형식 수정, 테이블 병합과 같은 정리 작업에 시간을 쏟고 있다면, Power Query가 바로 이러한 작업을 자동화하기 위해 설계된 기능입니다.
적용하는 모든 변환 작업은 Power Query 편집기의 ‘적용된 단계(Applied Steps)’ 창에 단계별로 기록됩니다.
다음에 데이터가 업데이트될 때(로컬 파일, 클라우드 서비스, 데이터베이스 등 어디에서 오든 상관없이) 아무것도 다시 할 필요가 없습니다. 단순히 ‘새로 고침’을 누르기만 하면 Power Query가 모든 단계를 자동으로 다시 실행하며, 완전히 다른 소스의 데이터를 하나로 결합(병합 또는 추가)하여 깔끔한 테이블로 만들 수도 있습니다. 이 과정에서 원본 데이터는 안전하게 그대로 유지됩니다.
이 기능을 찾으려면 리본 메뉴의 ‘데이터(Data)’ 탭으로 이동하여 ‘데이터 가져오기 및 변환(Get & Transform Data)’ 그룹을 확인하세요. 그곳에서 파일, 데이터베이스 또는 웹 페이지에 연결하여 자동화된 데이터 정리 파이프라인을 구축할 수 있습니다.
PivotTable
드래그 앤 드롭으로 데이터 자동 정리하기
PivotTable은 수년간 Excel의 일부였지만, 여전히 많은 사람이 PivotTable로 30초 안에 처리할 수 있는 데이터 집계 및 합계 계산을 수동으로 수식을 작성해 수행하곤 합니다. 과정은 매우 매끄럽습니다. 데이터를 선택하고 PivotTable을 삽입한 뒤, 필드를 ‘행’, ‘열’ 또는 ‘값’ 영역으로 드래그하기만 하면 합계, 개수, 평균 등 원하는 요약된 총계를 즉시 생성할 수 있습니다.
이 기능은 동일한 데이터를 여러 방식으로 분석하고 싶을 때 특히 유용합니다. 예를 들어, 매출을 ‘행’ 필드에, 지역을 ‘열’ 필드에 드래그하여 지역별 매출을 확인한 다음, 수식을 다시 작성할 필요 없이 지역을 월이나 제품으로 교체하여 새로운 요약 총계를 생성할 수 있습니다.
이 기능은 Excel 리본 메뉴의 ‘삽입(Insert)’ -> ‘PivotTable’에서 찾을 수 있습니다. 몇 분만 연습해 보면 수동 수식에 의존하는 것보다 PivotTable을 사용하여 데이터를 계산, 요약 및 분석하는 것이 훨씬 쉽다는 것을 알게 될 것입니다.
Office Scripts
한 번 기록하고 영원히 실행하기
Office Scripts는 사용자의 작업을 지켜보고 필요할 때마다 해당 동작을 반복하는 개인 비서와 같습니다. ‘자동화(Automate)’ 탭에서 찾을 수 있는 ‘작업 기록기(Action Recorder)’는 사용자의 수동 단계를 재사용 가능한 TypeScript 기반 스크립트로 변환하며, 이를 다양한 통합 문서와 워크시트에서 필요할 때마다 실행할 수 있습니다.
Excel의 Office Scripts가 진정으로 차별화되는 점은 Power Automate와의 통합입니다. 이 연결을 통해 파일이 열리거나 특정 이메일이 수신함에 도착하는 등 특정 이벤트가 발생할 때 스크립트가 자동으로 실행되도록 설정할 수 있습니다.
팀이 매주 이메일로 데이터 보고서를 받고, 항상 동일한 정리 루틴을 수행해야 한다면, 이메일 수신부터 완성된 스프레드시트까지 전체 워크플로를 수동 작업 없이 자동화할 수 있습니다.
Flash Fill
패턴을 한 번 보여주면 나머지는 Excel이 알아서 처리합니다
데이터 옆 열에 패턴을 입력하기 시작하면(예: 전체 이름이 적힌 열에서 이름만 추출), Excel은 사용자가 무엇을 하려는지 감지하고 전체 열에 대해 작업을 완료할 것을 제안합니다. 이것이 바로 Flash Fill의 작동 방식이며, 일관된 패턴을 인식하면 자동으로 데이터를 채워줍니다.
Flash Fill은 전화번호 서식 재지정, 이름과 성 결합, 문자열의 일부 추출, 일관성 없는 대소문자 정리 등 텍스트 변환에 특히 효과적입니다. 첫 번째 예시를 입력한 후 리본 메뉴에서 ‘데이터(Data)’ -> ‘Flash Fill’을 선택하거나 Ctrl + E를 눌러 실행할 수 있습니다.
동적 배열 함수
수식을 계속 다시 작성하지 않고도 데이터 확장하기
기존의 Excel 수식은 단일 셀에 단일 값을 반환합니다. 하지만 최신 동적 배열 함수는 전체 값 범위를 반환하며, 이는 인접한 셀로 자동으로 넘쳐흐르고(spill) 원본 데이터가 변경됨에 따라 출력 범위도 스스로 조정됩니다.
SORT, FILTER, UNIQUE와 같은 함수가 가장 대표적인 예입니다. 중복된 값이 포함된 열에서 고유한 고객 이름 목록을 원한다면 간단한 UNIQUE 수식을 작성하기만 하면 되며, 원본 데이터가 변경될 때마다 결과가 자동으로 업데이트됩니다.
특정 조건을 충족하는 행만 표시하도록 테이블을 필터링할 때도 같은 원리가 적용됩니다. 다음과 같은 수식을 사용할 수 있습니다.
=FILTER(A2:C10, C2:C10="Yes")이러한 유형의 수식은 C열이 "Yes"인 테이블의 모든 행을 표시하며, 메인 테이블에서 데이터를 추가하거나 삭제할 때마다 자동으로 업데이트됩니다. 수식을 다시 작성하거나 조정할 필요가 없습니다. 또한 이러한 함수는 일반적인 Excel 수식과 동일하게 작동하므로 수식 입력줄에 입력하기만 하면 나머지는 Excel이 알아서 처리합니다.
매크로 (VBA)
여전히 모든 것을 해결하는 원조 자동화 도구
많은 최신 자동화 도구가 존재하기 전부터 Excel은 매크로에 의존해 왔으며, 매크로는 여전히 가장 유연한 자동화 옵션 중 하나입니다. 매크로 기록기를 켜고 일련의 작업을 수행하면 Excel이 각 단계를 VBA(Visual Basic for Applications) 코드로 캡처합니다. 그런 다음 해당 매크로를 버튼이나 키보드 단축키에 할당하여 필요할 때마다 전체 시퀀스를 즉시 실행할 수 있습니다.
많은 사람에게 걸림돌이 되는 부분은 ‘개발 도구(Developer)’ 탭이 기본적으로 숨겨져 있다는 점입니다. 이를 활성화하려면 ‘파일(File)’ -> ‘옵션(Options)'(Mac의 경우 Excel 환경 설정)으로 이동하여 ‘리본 사용자 지정(Customize Ribbon)’ 아래의 ‘개발 도구’ 상자를 체크해야 합니다. 탭이 표시되면 매크로를 기록, 편집 및 관리하는 데 필요한 모든 도구를 한곳에서 찾을 수 있습니다.
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더 나은 도구 활용이 더 빠른 결과를 가져옵니다
아이러니하게도 이러한 도구 대부분은 새로운 것이 아닙니다. 일부는 수년, 심지어 수십 년 동안 Excel의 일부였지만, 처음 애플리케이션을 실행할 때는 항상 눈에 띄지 않을 뿐입니다.
하지만 이러한 자동화 기능을 어디에서 찾을 수 있고 어떻게 사용하는지 이해하고 나면, 반복적인 작업을 수동으로 수행하거나 일상적인 데이터 작업을 ChatGPT에 맡기는 시간이 훨씬 줄어들 것입니다. 대부분의 경우 필요한 도구는 이미 Excel에 내장되어 있습니다.
OS Windows, macOS
지원되는 데스크톱 브라우저 웹 앱을 통한 모든 브라우저
개발사 Microsoft
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iOS 호환 가능 여부 예
Microsoft Excel은 데이터 정리, 분석 및 시각화를 위해 사용되는 강력한 스프레드시트 애플리케이션입니다. 복잡한 데이터 세트를 효율적으로 처리하기 위해 수식, 함수, 피벗 테이블 및 차트를 지원합니다. 비즈니스 및 교육 분야에서 널리 사용되는 Excel은 협업, 자동화 및 실시간 데이터 통찰력을 위해 다른 Microsoft 365 앱과도 통합됩니다.