Excel 자동화라는 말을 들으면, 편집하거나 재사용하기 너무 어렵게 느껴지는 복잡한 VBA 스크립트나 매크로만을 떠올리기 쉽습니다. 하지만 Excel을 매일 꾸준히 사용하다 보면 매주 같은 보고서 서식을 지정하거나, 지저분한 데이터를 정리하거나, 팀과 공유하기 전에 템플릿을 초기화하는 등 자동화가 필요한 작업들을 마주하게 됩니다.
다행히 일반적인 인식과는 달리, 지속적인 Excel 업데이트 덕분에 이제 자동화를 위해 깊은 기술적 지식이나 구식 매크로에 대한 경험이 필요하지 않습니다. Microsoft 365 라이선스를 보유하고 있다면 이미 Excel의 내장 자동화 도구를 사용할 수 있을지도 모릅니다. 이 도구는 효율성만큼이나 사용하기 쉽게 설계되었습니다.
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Excel의 Office Scripts
Excel 내 반복 작업 자동화
Office Scripts는 Excel에 직접 내장된 클라우드 기반 자동화 기능으로, 반복적인 작업을 훨씬 덜 지루하게 만들어 줍니다. 이 스크립트는 Office Scripts API와 특수 버전의 TypeScript를 기반으로 합니다. 기술적인 용어처럼 들릴 수 있지만, 시작하기 위해 코드를 작성하거나 편집하는 방법을 알 필요는 없습니다. 실제로 Excel에서 작업을 기록하는 것부터 시작할 수 있습니다.
시작하기 전에 알아두어야 할 몇 가지 요구 사항이 있습니다. Office Scripts는 웹용 Excel, Windows, Mac에서 사용할 수 있지만 Microsoft 365 비즈니스 또는 엔터프라이즈 라이선스가 필요합니다. 또한 통합 문서는 OneDrive 또는 SharePoint에 저장되어 있어야 하며, 조직의 IT 관리자가 해당 기능을 활성화해야 합니다. 모든 설정이 올바르게 완료되면 Excel에 ‘자동화(Automate)’ 탭이 나타나며, 이 탭이 자동화의 관문 역할을 합니다.
스크립트를 만드는 가장 쉬운 방법은 ‘작업 기록(Record Actions)’ 버튼을 사용하는 것입니다. 기록에서 새 스크립트를 만들기로 선택하면 ‘작업 기록’ 탭이 활성화됩니다. 기록이 시작되면 Excel은 셀 편집, 서식 적용, 표 생성과 같은 사용자의 단계를 추적하여 자동으로 코드로 변환합니다.
예를 들어, 주간 보고서를 준비한다고 가정해 보겠습니다. 매주 머리글을 굵게 표시하고, 배경색을 변경하고, 열 너비를 자동 맞춤하고, 통화 서식을 적용합니다. 이러한 단계를 수동으로 반복하는 대신, 한 번 수행하는 과정을 기록하여 Office Script로 저장할 수 있습니다. 다음 주에는 스크립트를 실행하기만 하면 몇 초 만에 주간 보고서가 준비됩니다.
또한 데이터를 삭제하고, 필터를 제거하고, 서식을 지워 워크시트를 원래 상태로 되돌리는 스크립트를 만들 수도 있습니다. 이러한 스크립트는 열 너비를 자동 맞춤하고, 통화나 천 단위 구분 기호와 같은 일관된 Excel 숫자 서식을 적용하며, 스프레드시트에 종종 남아 있는 불필요한 데이터를 제거할 수 있습니다. 이 방식은 반복적으로 재사용해야 하는 공유 템플릿에 특히 유용합니다.
스크립트 편집 및 재사용
Office Scripts의 가장 큰 장점 중 하나는 유연성입니다. 스크립트를 기록한 후에는 내장된 코드 편집기에서 열 수 있습니다. 이 편집기는 Visual Studio Code를 기반으로 하므로 구문 강조 표시 및 IntelliSense 자동 완성 등 편집을 더 쉽게 만들어 주는 유용한 기능이 포함되어 있습니다.
실험하는 것이 편하다면 if/else 조건문이나 루프와 같은 로직을 스크립트에 추가할 수 있습니다. 이를 통해 동일한 단계를 반복하지 않고도 스크립트가 스스로 판단하거나, 작업을 반복하거나, 다양한 시나리오를 자동으로 처리할 수 있습니다.
또 다른 주요 이점은 이식성입니다. 기존 매크로와 달리 Office Scripts는 OneDrive나 SharePoint에 별도의 파일로 저장되므로 단일 통합 문서에 갇혀 있지 않습니다. 여러 파일에서 동일한 스크립트를 실행할 수 있어 팀과 반복적인 워크플로에 특히 유용합니다.
‘작업 자동화(Automate a task)’ 버튼
Excel이 대신 스크립트를 실행하도록 설정
‘작업 자동화’ 기능은 Office Scripts를 Power Automate와 연결하여 Excel 워크플로가 Teams, SharePoint, Outlook과 같은 다른 앱과 상호 작용할 수 있도록 합니다. 더 중요한 점은 파일을 열지 않고도 스크립트를 실행할 수 있다는 것입니다.
이 기능을 사용하려면 Microsoft 365 비즈니스 라이선스와 Power Automate에 대한 액세스 권한이 필요합니다. 일부 라이선스 유형에서는 Excel에 ‘작업 자동화’ 버튼이 직접 표시되지 않을 수 있지만, 그렇다고 해서 해당 기능을 사용할 수 없는 것은 아닙니다.
바로가기가 보이지 않더라도 office.com 또는 onedrive.com에 로그인하여 워크플로를 만들 수 있습니다. 거기서 9점 메뉴를 열고 Power Automate를 선택합니다. 포털 내에서 ‘만들기(Create)’를 클릭하여 워크플로 구축을 시작합니다. 일반적으로 특정 시간에 실행되는 ‘예약된 클라우드 흐름’, 이벤트 발생 시 실행되는 ‘자동화된 클라우드 흐름’, 버튼을 눌러 수동으로 실행하는 ‘즉시 클라우드 흐름’ 등 세 가지 주요 흐름 옵션이 표시됩니다.
Excel 앱 내에서 ‘작업 자동화’ 버튼을 클릭하면 ‘Excel에서 실행할 Office Script 예약’과 같은 템플릿을 선택할 수 있는 패널이 열립니다. 로그인 후 스크립트 실행 빈도, 파일 위치, 문서 라이브러리, 통합 문서 이름, 실행할 특정 스크립트와 같은 세부 정보를 지정하라는 메시지가 표시됩니다. 이 과정은 Power Automate 내에서 직접 워크플로를 구축하는 것과 동일합니다. 필요한 모든 세부 정보를 입력한 후 ‘만들기’를 클릭하여 설정을 완료합니다.
작업을 자동화하려면 먼저 실행할 준비가 된 스크립트가 있어야 한다는 점을 기억하세요. 하지만 일단 준비되면 예약 기능을 통해 자동화의 강력함이 배가됩니다. 파일을 수동으로 업데이트하는 것을 기억할 필요 없이 매일, 매주 또는 매월 등 정기적인 간격으로 스크립트가 실행되도록 설정할 수 있습니다.
매일 업데이트가 필요한 판매 통합 문서를 상상해 보세요. 새 항목을 정리하고, 합계를 계산하고, 결과를 서식 지정하는 스크립트를 만들 수 있습니다. 그런 다음 Power Automate를 사용하여 매일 아침 실행되는 예약된 흐름을 설정합니다. 흐름이 활성화되면 업무가 시작되기 전에 보고서가 자동으로 업데이트되므로, 파일을 열 때쯤이면 모든 작업이 이미 완료되어 있습니다.
이러한 자동화는 예약된 작업에만 국한되지 않습니다. 새 파일이 폴더에 업로드되거나, 이메일이 도착하거나, 누군가 양식을 제출할 때 스크립트를 트리거하도록 설정하여 수동 개입 없이 Excel이 이벤트에 대응하도록 할 수 있습니다.
작은 자동화, 큰 성과
Excel에서의 자동화는 복잡할 필요가 없으며, 처음부터 프로그래밍 언어를 배우는 것처럼 느껴질 필요도 없습니다. Office Scripts는 반복적인 단계를 기록하고 재사용할 수 있는 기능을 제공하며, Power Automate는 이러한 스크립트를 배경에서 일상적인 작업을 처리하는 자동 실행 프로세스로 바꿔줍니다.
Office Scripts와 Power Automate를 사용하는 데 익숙해지면, 작은 자동화 몇 가지만으로도 시간이 지남에 따라 수많은 반복 작업을 제거할 수 있다는 것을 알게 될 것입니다.
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