풍부한 서식 기능에는 그만큼의 큰 책임이 따릅니다. 진지하게 받아들여지길 원한다면 외관을 제대로 갖춰야 합니다. 저는 Word 문서를 받을 때마다 일치하지 않는 글꼴, 일관성 없는 제목, 제멋대로인 간격을 수정하느라 20분을 허비하곤 했습니다. 이는 편집자 업무 중 가장 지루한 부분이었습니다. Word는 단순한 수정 작업보다 사고의 구조를 보상하도록 설계되었다는 것을 깨닫는 데 시간이 좀 걸렸습니다. Word에는 이를 위한 도구가 갖춰져 있습니다.
그렇기 때문에 Microsoft Word의 파워 유저들은 ‘디자인’ 탭을 애용합니다. ‘디자인’ 탭은 기본적인 서식 습관을 넘어, 특히 Word에서 긴 보고서의 서식을 지정할 때 대규모로 변경 사항을 적용할 수 있도록 도와줍니다.
디자인 탭은 제 역할을 합니다
문서를 즉시 변환합니다
‘디자인’ 탭은 Word 리본 메뉴의 ‘홈’ 탭과 ‘레이아웃’ 탭 사이에 조용히 자리 잡고 있습니다. ‘홈’ 탭에는 자체 서식 도구 모음과 스타일 대화 상자가 있습니다. 하지만 아름답게 서식이 지정된 문서를 만들고자 하는 사람들에게는 ‘디자인’ 탭이 진정한 작업이 이루어지는 곳입니다.
‘디자인’ 탭은 테마, 스타일 집합, 색상 팔레트, 글꼴 조합을 통해 문서의 전체적인 시각적 정체성을 제어합니다. 이 중 하나라도 변경하면 그 변화가 문서 전체에 반영됩니다. 저에게 테마는 익숙해지는 데 시간이 좀 걸렸습니다. 일단 익숙해지고 나니, 수작업으로는 결코 할 수 없었던 더 세련되고 일관된 모습을 몇 초 만에 완성할 수 있다는 것을 깨달았습니다.
각 도구가 어떤 역할을 하는지 살펴보겠습니다. 테마는 조화로운 글꼴, 색상, 효과 세트를 문서 전체에 적용합니다. 스타일은 제목과 본문 텍스트의 모양을 정의하고, 색상은 모든 강조 색상을 한꺼번에 바꾸며, 글꼴은 제목 글꼴과 본문 글꼴을 짝을 지어 설정합니다. 눈치채셨겠지만, 각 도구는 서로보다 더 세부적인 단위로 작동합니다.
하지만 기억해야 할 중요한 규칙이 있습니다. ‘디자인’ 탭의 스타일 집합은 기본 제공 스타일을 수정하는 방식으로 작동합니다. 텍스트가 수동으로 서식이 지정된 경우(스타일 없이 직접 적용된 굵게, 글꼴 크기, 색상 등)에는 ‘디자인’ 탭의 스타일 집합이 거의 또는 전혀 영향을 미치지 않습니다. 따라서 이는 Word의 스타일 시스템을 보완하는 도구입니다. 서식이 지정되지 않은 문서를 받았다면, ‘홈’ -> ‘스타일’에서 기본 스타일을 적용하는 데 시간을 투자하십시오.
테마는 수동 서식 작업을 대체합니다
클릭 한 번으로 전체 모양 업데이트
테마를 선택하면 Word가 제목, 본문 텍스트 및 기타 요소에 즉시 적용합니다. 시각적인 세부 사항을 일일이 수정하는 대신 테마가 힘든 작업을 처리하게 하십시오. 미리 디자인된 글꼴, 색상, 시각 효과 조합이 적용되므로 제목, 본문 텍스트, 표, 도형이 모두 함께 업데이트됩니다.
대부분의 기본 제공 테마는 처음 보았을 때 다소 기업적이고 무난하게 느껴졌습니다. 누구나 Microsoft Word를 사용하기 때문에 테마가 평범하게 보일 수 있습니다.
하지만 테마가 최종 목적지일 필요는 없습니다. 테마는 문서의 첫 번째 페인트칠과 같습니다. 테마를 적용한 후에는 바로 옆에 있는 ‘색’ 또는 ‘글꼴’ 옵션을 조정하여 개인화할 수 있습니다. 수동 디자인 대신 Word의 사용자 지정 컨트롤을 통해 시간을 절약하는 자동화를 얻을 수 있습니다. 조정이 완료되면 ‘현재 테마 저장’ 옵션을 사용하여 사용자 지정 테마를 저장할 수 있습니다.
스타일 집합으로 지저분한 문서 정리하기
적용하여 텍스트에 구조 추가
스타일 집합은 ‘디자인’ 탭에서 가장 저평가된 도구입니다. 이 도구는 문서의 모든 단락 스타일에 미리 구축된 서식 규칙을 적용합니다. 예를 들어, 제목 1, 제목 2, 본문 텍스트, 캡션을 클릭 한 번으로 변경할 수 있습니다. 여러 사람이 서식을 지정하는 공동 작업 문서에서 매우 유용합니다. 스타일 집합을 한 번만 교체하면 통일된 모양을 되찾을 수 있습니다.
하지만 스타일 집합은 문서가 실제로 스타일을 올바르게 사용할 때만 작동합니다. 줄을 수동으로 굵게 만들고 글꼴 크기를 18pt로 높여 제목처럼 보이게 만들면, Word는 그것이 제목인지 알지 못합니다. ‘디자인’ 탭은 그 부분에 접근할 수 없습니다. 이는 공동 작업에서 흔히 발생하는 문제입니다.
저는 예전에 스타일을 완전히 무시하고 텍스트를 굵게 하거나 크기를 조정하여 제목을 만들곤 했습니다. 짧은 문서를 작업할 때는 순간적으로 더 빠르게 느껴졌습니다. 하지만 이 방법은 긴 문서에서는 무너집니다. 스타일이 없으면 디자인 기능을 깔끔하게 적용할 수 없으며, 결국 오류를 반복해서 수정하는 상황에 빠지게 됩니다.
자동 서식(AutoFormat)을 사용하면 입력하는 동안 스타일을 적용할 수 있습니다. ‘파일’ -> ‘옵션’ -> ‘언어 교정’ -> ‘자동 고침 옵션’ -> ‘입력할 때 자동 서식’으로 이동하여 ‘기본 제공 제목 스타일’을 활성화하십시오. Word가 제목을 자동으로 감지하고 태그를 지정하므로 ‘디자인’ 탭을 열기도 전에 문서가 이미 구조화됩니다. 위의 스크린샷을 참조하십시오.
글꼴과 색상을 자동으로 조정
더 이상 일치하지 않는 서식은 없습니다
‘디자인’ 탭의 ‘글꼴’ 옵션은 문서 전체의 제목 및 본문 글꼴을 일치하는 쌍으로 재지정합니다. ‘색’ 옵션은 문서의 모든 색상 조합에 동일한 설정을 적용합니다. 개별 단어나 문장을 일일이 수정하는 대신 문서 수준에서 작업하므로 작업 속도가 빨라집니다.
일상적인 글쓰기에서는 과한 작업이라고 생각했습니다. 그냥 마음에 드는 글꼴을 선택하고 넘어가곤 했습니다. 하지만 보고서 주제에 맞는 올바른 글꼴과 글꼴 조합을 선택하는 것은 매우 중요합니다.
또한 짝을 이룬 글꼴은 다른 소스에서 콘텐츠를 붙여넣을 때 발생하는 "한 문서 내 여러 글꼴" 문제를 제거합니다. 문서 수준에서 한 번 설정하는 것이 나중에 모든 단락을 수정하는 것보다 훨씬 깔끔하고 빠릅니다.
Microsoft 365 Copilot은 서식을 제안할 수 있습니다. Microsoft 365 구독 중이라면 Copilot이 문서의 내용과 어조에 따라 테마를 추천하고 스타일을 적용할 수 있습니다. 항상 완벽한 것은 아니지만, ‘디자인’ 탭과 함께 1차 서식 도우미로 사용하면 설정 시간을 상당히 단축할 수 있습니다.
디자인 탭이 모든 문서를 구원할 수는 없습니다
기본 제공 스타일과 함께 사용할 때 가장 효과적입니다
‘디자인’ 탭은 직접 서식이 많이 적용된 문서에서는 제대로 작동하지 않습니다. 예를 들어, 서식이 지정되지 않은 문서를 받았거나 원본 작성자가 스타일을 사용하지 않고 글꼴, 크기, 색상을 수동으로 변경한 경우입니다. ‘디자인’ 탭은 올바르게 스타일이 지정된 항목만 제어할 수 있습니다.
가져온 문서는 특히 골칫거리입니다. 웹사이트, PDF 또는 다른 앱에서 붙여넣은 콘텐츠는 일반적으로 스타일 정보를 제거하고 직접 서식으로 대체합니다. 문서의 절반이 스타일을 전혀 사용하지 않기 때문에 ‘디자인’ 탭의 변경 사항이 일관되지 않게 보입니다.
하지만 스타일을 사용하면 해결할 수 있습니다. 문제가 있는 단락을 선택하고 Ctrl + Space를 눌러 직접 서식을 지운 다음, ‘디자인’ 탭으로 이동하기 전에 올바른 스타일을 다시 적용하십시오. 초반에 몇 분 더 걸리지만, 그 이후의 모든 작업이 완전히 수월해집니다.
사용자가 편지, 보고서, 이력서와 같은 문서를 만들고, 편집하고, 서식을 지정하고, 공유할 수 있게 해주는 널리 사용되는 워드 프로세서 프로그램입니다. Microsoft Office의 일부로서 텍스트 스타일 지정, 맞춤법 검사, 공동 작업 및 문서 레이아웃을 위한 도구가 포함되어 있습니다.
다음 문서에서 테마 교체를 시도해 보십시오
컴퓨터에서 가장 엉망인 Word 파일을 선택하고 제목이 ‘제목 1’ 및 ‘제목 2’를 사용하고 있는지 확인한 다음, ‘디자인’ 탭을 열고 5가지 테마를 클릭해 보십시오. 이렇게 하면 ‘디자인’ 탭의 유용성을 이해하고 Word가 서식을 대신 처리하게 함으로써 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있는지 알게 될 것입니다.