관리하는 이메일 인박스는 종종 압도적이고 곤란하게 느껴질 수 있습니다. 업무 이메일, 프로모션 제안서, 뉴스레터 등이 지속적으로 들어오기 때문에 중요한 메시지들이 묻히게 될 위험이 큽니다. 다행히 Gmail, Yahoo, Outlook은 이러한 문제를 해결하기 위한 강력한 필터링 도구들을 제공합니다.
Gmail에서 이메일 필터 설정 방법
Google의 Gmail은 사용자의 인박스를 조직화하는 데 필요한 광범위한 필터링 기능을 제공합니다. 이 기능을 통해 사용자는 다양한 조건에 따라 이메일을 자동으로 정렬, 분류, 아카이브 처리, 삭제 또는 읽음 표시할 수 있습니다.
필터를 생성하려면 Gmail 계정의 인박스로 접속한 후 검색창 위쪽에 있는 필터 아이콘을 클릭하세요. 그러면 고급 검색 패널이 나타나며 다양한 사용자 정의 옵션이 제공됩니다. 각 기능에 대한 자세한 설명은 아래와 같습니다:
- "From" 필드에 이메일 주소를 입력하여 특정 발신인으로부터 받은 메시지를 분리할 수 있습니다.
- 별표()를 와일드카드 문자로 사용하여 특정 도메인에서 온 모든 통신을 필터링할 수 있습니다 (예: @domain.com).
- "To" 필드는 Gmail의 애lias 기능과 잘 어우러집니다. 예를 들어 LinkedIn에 [email protected] 이메일 주소로 가입했다면, LinkedIn 관련 메시지를 쉽게 분리하고 관리할 수 있습니다.
- "Subject" 필드를 사용하여 특정 단어가 포함된 제목을 가진 메시지를 필터링할 수 있습니다.
"Has the words"와 "Doesn’t have"는 특정 키워드로 이메일을 검색하는 데 도움이 됩니다. 또한 Gmail의 검색 연산자를 사용하여 여러 단어가 포함된 메시지를 찾을 수도 있습니다.
이메일 크기나 수신 날짜를 기준으로 필터링할 수도 있으며, 각각의 드롭다운 메뉴에서 선택할 수 있습니다.
- "Has Attachment" 체크박스를 사용하여 첨부 파일이 포함된 이메일만 필터링하고 표시할 수 있습니다.
- "Do Not Include Chats" 옵션을 선택하면 Google Chat 메시지를 제외합니다.
필터 설정을 완료한 후, "생성하기" 버튼을 클릭하세요. 또한 "검색" 버튼을 클릭하여 필터가 정확하게 작동하는지 테스트할 수 있습니다.
필터 조건에 맞는 이메일의 처리 방법을 결정하려면 관련 체크박스를 선택합니다. 예를 들어, 읽음 표시, 아카이브 처리, 다른 주소로 전송 또는 라벨 할당 등을 선택할 수 있습니다. 필터가 기존 이메일에도 적용되도록 하려면 "Matching conversations also apply filter" 옵션을 선택하세요.
필터 설정을 완료하려면 "생성하기" 버튼을 클릭하세요. Gmail 필터는 언제든지 검토, 수정 또는 삭제할 수 있습니다.
Yahoo Mail에서 이메일 필터 설정 방법
Yahoo Mail은 사용자의 인박스를 효율적으로 관리하는 데 도움이 되는 다양한 이메일 필터링 기능을 제공합니다. Gmail의 고급 옵션과 비교하면 다소 제한적이지만, Yahoo의 필터링 기능은 정돈된 인박스 유지에 유용합니다.
필터를 설정하려면 Yahoo Mail 인박스로 접속한 후 왼쪽 상단의 세 점 아이콘을 클릭하세요. 그런 다음 "설정"을 선택하고 왼쪽 사이드바에서 "Filters" 탭으로 이동하여 필터 생성을 시작합니다.
- From: 특정 발신인 또는 도메인 이름으로부터 온 통신을 필터링합니다.
- To: 특정 주소로 보내진 이메일에 필터를 적용합니다.
- Subject: 이메일 제목에서 특정 단어를 기준으로 필터링합니다.
각 필터 카테고리(From, To, Subject, Body)에는 Contains, Does not contain, Begins with, Ends with 등의 다양한 조건을 설정할 수 있습니다. 또한 Yahoo Mail은 대소문자 구분 옵션도 제공하여 모든 대문자로 된 단어나 약어를 필터링하는 데 유용합니다.
필터 매개변수를 설정한 후 해당 조건에 맞는 메시지를 저장할 폴더를 지정하세요. 그런 다음 ‘저장’을 클릭하여 설정을 완료하세요.
Yahoo는 필터를 상단부터 하단까지 순차적으로 적용하므로, 여러 필터가 일치하는 이메일이 있을 때 가장 중요한 규칙을 위로 배치해야 합니다. 또한 해당 페이지에서 기존의 필터를 편집하거나 삭제할 수 있습니다.
Outlook에서 이메일 필터 설정 방법
마지막으로 Microsoft Outlook을 사용 중이라면, Outlook Rules를 통해 필터링 기능을 구현할 수 있습니다. 이를 시작하려면 Outlook 애플리케이션 또는 Outlook.com에 접속한 후 상단 오른쪽의 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭하세요. 그런 다음 "Mail" > "Rules"를 선택하고 "Add new rule" 버튼을 클릭하여 원하는 규칙을 설정합니다.
최근 버전의 Windows용 Outlook은 웹 버전과 유사하므로, 이 지침은 데스크톱 및 웹 에디션 모두에 적용됩니다.
필터 이름을 지정한 후 "Add a Condition" 드롭다운 메뉴를 사용하여 조건을 설정하세요. 다양한 옵션이 카테고리별로 정렬되어 제공되며, 예를 들어 "My Name Is" 카테고리에서는 "I Am in the To Field", "I Am in the CC Field", "I Am Not in the To Field" 등의 선택지를 사용할 수 있습니다. 추가 조건을 적용하려면 첫 번째 조건 박스 아래에 있는 "Add Another Condition"을 클릭하세요.
조건이 설정되면 "Add an action" 메뉴를 사용하여 Outlook에서 이메일의 처리 방법을 지정합니다. 예를 들어 특정 폴더로 이동하거나 복사, 삭제 또는 중요도 레벨을 할당하는 등의 작업을 선택할 수 있습니다.
추가 규칙이 실행되지 않도록 하려면 "Stop Processing Additional Rules" 체크박스를 선택하세요. 또한 현재 이메일 메시지에 즉시 규칙을 적용하려면 "Run Rule Immediately" 옵션을 활성화하세요. 설정을 완료한 후 "저장" 버튼을 클릭하여 구성합니다.
Outlook 필터가 성공적으로 설정되었습니다. 추가 필터를 생성하려면 위의 과정을 반복하면 됩니다.
이제 이메일 인박스 관리를 위한 필터링 기능을 활용할 수 있습니다. 제공업체에서 제공하는 다양한 필터링 옵션을 탐색하고 특정 요구사항에 맞게 설정하여 인박스를 더욱 효율적으로 관리하세요.