에어테이블 자동화를 사용하여 손쉽게 프로젝트를 관리하는 방법

에어테이블은 사용자에게 고급 데이터 시각화 기능과 간소화된 편집 옵션을 제공하는 매우 효과적인 프로젝트 관리 솔루션입니다. 또한 이 플랫폼은 반복적인 작업을 자동화하여 데이터 관리에 필요한 시간과 노력을 크게 줄여줍니다.

에어테이블 자동화를 활용하면 데이터 입력 및 전자 메일 알림과 같은 반복적인 과제를 수행하는 데 매우 유리합니다. 에어테이블의 무료 반복을 통해 실행할 수 있는 자동화 기능의 다양성을 살펴볼 수 있습니다.

에어테이블 자동화란 무엇인가요?

에어테이블 자동화는 반복적인 작업을 자동화하여 생산성을 크게 높일 수 있는 사전 정의된 시퀀스 또는 워크플로우입니다. 수동 프로세스의 오류율을 줄이면서 반복적인 작업에 드는 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

에어테이블 자동화는 트리거, 액션, 규칙 등 세 가지 기본 구성 요소로 이루어져 있습니다. 트리거는 특정 조건이 충족되면 특정 작업을 시작하고, 액션은 원하는 작업을 수행하며, 규칙은 시스템이 다양한 시나리오에 어떻게 대응해야 하는지를 결정합니다.

자동화 시퀀스의 시작은 트리거 이벤트로 표시되며, 이는 프로세스 내에서 수행될 후속 작업의 촉매제 역할을 합니다.

트리거의 활성화 기준이 여기에 설명되어 있으며, 응답을 유도하는 데 필요한 표 형식 데이터 특성 및 필드별 전제 조건이 명시되어 있습니다.

“작업” 섹션에는 자동화 활성화 시 수행해야 하는 일련의 작업이 간략하게 설명되어 있습니다.

활성화되면 Airtable 자동화는 지정된 데이터베이스(“베이스”)를 검색하여 미리 결정된 “트리거” 기준과 일치하는 발생을 식별합니다. 트리거에 지정된 모든 요구 사항이 완전히 충족되지 않으면 지정된 자동화가 시작되지 않습니다.

에어테이블에서 자동화를 만드는 방법

에어테이블 내에서 자동화 프로세스를 설정하려면 후속 작업 시퀀스를 시작하는 자극과 해당 트리거에 대응하여 실행될 일련의 작업을 모두 정의해야 합니다. 다음은 플랫폼 내에서 이러한 자동화를 설정하기 위한 단계별 가이드입니다:

1단계: 트리거 추가

‘자동화’ 탭에서 사용 가능한 옵션 중에서 선택하여 트리거를 추가하세요. 여기에는 내부 에어테이블 기본 트리거와 Google 캘린더에서 생성된 이벤트와 같은 외부 통합 이벤트가 모두 포함됩니다.

2단계: 트리거 구성

특정 트리거를 선택하면 해당 트리거의 속성을 살펴보고 수정할 수 있습니다. 또한 원하는 경우 이 시점에서 다른 트리거 유형을 선택할 수도 있습니다.

‘레코드가 조건과 일치할 때’와 같이 특정 유형에 따라 트리거 이벤트를 설정하기 위해서는 모니터링 대상 테이블과 이벤트가 발생하기 위해 레코드가 충족해야 하는 기준을 표시해야 합니다.

3단계: 작업 추가

원하는 작업을 수행하기 위해서는 사용 가능한 다양한 대안 중에서 적절한 작업 과정을 선택해야 합니다. 이러한 작업에는 데이터 항목 생성 및 수정은 물론 외부 소프트웨어 플랫폼 내에서 메시지를 전송하거나 경고를 트리거하는 작업이 포함됩니다.

4단계: 작업 구성

이메일 전송과 같이 선택한 작업을 구현하기 위해서는 그에 따라 사양을 사용자 지정해야 합니다. 여기에는 이메일 수신자를 지정하고, 적절한 제목을 작성하고, 관련 정보로 본문 텍스트를 작성하고, 메시지에 필수적인 것으로 간주되는 추가 세부 정보를 포함하는 것이 포함됩니다.

5단계: 추가 조건 또는 작업 추가

자동화를 더욱 세분화하기 위해 이전 단계의 결과에 따라 달라지는 추가 논리 구성 및 작업을 통합할 수 있습니다. 이는 4단계와 5단계를 필요한 만큼 자주 반복하여 달성할 수 있습니다.

6단계: 자동화 테스트

새로 개발한 자동화를 실행하기 전에 ‘자동화 테스트’ 옵션을 꼼꼼히 살펴보고 지정된 트리거와 해당 작업이 원하는 사양에 따라 올바르게 구성되었는지 확인합니다.

7단계: 자동화 켜기

설정이 제대로 작동하는지 확인했다면 이제 자유롭게 자동화를 활성화할 수 있습니다. 자동화를 활성화하면 지정된 트리거 기준을 충족하는 기존 레코드에는 자동화가 소급 적용되지 않는다는 점에 유의하세요.

에어테이블 자동화 통합 방법

에어테이블 자동화는 기본적인 레코드 생성이나 이메일 발송의 한계를 뛰어넘어 다양한 용도로 활용될 수 있습니다. Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google 문서도구, Google 캘린더, Google 양식, Google 스프레드시트, Outlook 이메일, Outlook 캘린더, GitHub 이슈, Facebook 페이지, Salesforce, Jira 클라우드, Jira 서버/데이터 센터, Twilio 및 Hootsuite와 같은 다양한 외부 소프트웨어 플랫폼과 원활하게 통합할 수 있습니다.

다른 시스템과 통합하는 Airtable의 기능은 다음과 같은 몇 가지 예를 통해 확인할 수 있습니다:

⭐ 동료가 레코드에 할당되면 Slack에서 동료에게 메시지를 보냅니다: 이 자동화의 트리거는 레코드가 조건과 일치할 때이며, 조건은 레코드의 할당자가 특정 사용자로 변경되는 것입니다. 따라서 모든 트리거가 존재하면 Airtable은 Slack > 메시지 보내기 작업을 실행합니다. 메시지 텍스트와 수신자를 구성할 수 있습니다.

⭐ Google 캘린더에서 이벤트가 생성되면 작업 목록에 항목을 추가합니다: 여기서 트리거는 Google 캘린더 > 이벤트가 생성될 때이고 작업은 레코드 만들기입니다. 새 레코드가 들어갈 위치를 선택하고 세부 정보를 입력할 수 있습니다.

⭐ 완료된 작업을 Google 시트에 추가합니다: 여기서 트리거는 레코드의 상태 필드가 완료로 변경되었거나 레코드가 완료된 작업만 표시하는 필터링된 보기에 있는 조건과 레코드가 일치할 때입니다. 작업은 Google 스프레드시트 행 추가입니다. 업데이트할 Google 스프레드시트와 베이스에서 시트로 마이그레이션할 필드를 선택할 수 있습니다.

에어테이블 자동화의 한계

에어테이블의 자동화는 분명 편리하지만, 그 유용성에는 한계가 있습니다. 에어테이블의 각 베이스는 현재 사용 여부에 관계없이 최대 50개의 자동화 워크플로우를 수용할 수 있습니다. 하지만 단일 자동화 내에 여러 작업을 통합하여 이러한 제한을 극복할 수 있습니다.

에어테이블 자동화는 각 인스턴스 내에서 최대 25개의 개별 작업을 수용할 수 있습니다. 또한 이러한 작업은 동일한 워크플로 내에서 다른 작업의 입력 또는 출력으로 사용될 수 있습니다. 자동화가 성공적으로 실행될 수 있는 횟수는 특정 구독 요금제에 따라 결정되며, 여기에는 실패한 시도도 고려됩니다.

에어테이블은 실행된 각 인스턴스에 대한 특정 정보를 포함하여 이전 자동화의 아카이브를 유지 관리합니다. 그러나 이 기능의 범위와 액세스 가능 여부는 선택한 워크스페이스 구독 티어에 따라 달라질 수 있습니다.

에어테이블의 표준 버전에서는 지정된 데이터베이스 내에서 작업하는 팀원에게만 자동 메시지를 보낼 수 있습니다. 하지만 추가 기능 및 리소스에 대한 액세스를 제공하는 상위 계층 구독 플랜으로 업그레이드하여 외부 연락처를 포함하도록 이 기능을 확장할 수 있습니다.

자동화의 구현은 새로운 변경을 통해서만 시작할 수 있습니다. 또한 무료 플랜에서는 Google 문서 도구, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center 및 Twilio의 통합 기능에 액세스할 수 없다는 점에 유의하세요.

Airtable 자동화로 시간 절약

Airtable의 자동화 기능을 활용하면 프로젝트 관리 작업에서 시간이 많이 소요되는 부분을 줄여 운영 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 효과적인 워크플로우 구성을 구현하면 매주 상당한 시간을 절약할 수 있어 생산성을 높이고 수작업을 줄일 수 있습니다.

새로운 업무를 시작할 때는 과도한 스트레스나 수작업 없이 원활한 업무 관리를 위해 에어테이블 자동화 프로세스 구성에 충분한 시간과 리소스를 투자하는 것이 필수적입니다.