전문적인 환경에서 가상 회의를 활용하는 경향이 증가하고 있음에도 불구하고, 일부 사람들은 이러한 모임의 중요성을 여전히 과소평가하고 있습니다. 이는 많은 가상 회의가 일정 수준의 비공식성을 허용하는 화상 회의 플랫폼을 통해 진행되기 때문일 수 있습니다. 그 결과, 일부 참가자는 철저하게 준비하거나 회의 내내 참여도를 유지하려는 의지가 떨어질 수 있습니다. 또한, 참석자가 카메라와 마이크를 비활성화하는 경우도 드물지 않아 참석자 간의 연결감이 더욱 약화될 수 있습니다.
가상 회의가 기존의 대면 이벤트에 비해 편리할 수는 있지만, 그 중요성을 과소평가해서는 안 됩니다. 준비가 제대로 되지 않으면 지연, 팀워크 저해, 잘못된 의사소통 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 원격 비즈니스 상호 작용 중에 세련되고 생산적인 분위기를 유지하려면 원격 회의 세션을 이끌고 참여할 때 아래 설명된 지침을 구현하는 것이 좋습니다.
보안 조치 간과
이미지 크레딧: Stefan Kühn/ 위키미디어 커먼즈
업무 관련 화상 회의에 참여할 때 개인정보 보호 예방 조치를 무시하면 비전문적으로 인식될 수 있으며 회의 보안에 잠재적 위협이 될 수 있습니다. 이러한 상황을 방지하기 위한 적절한 조치를 취하지 않을 경우 제3자의 무단 액세스, 일명 “Zoom 폭격”이 발생할 수 있다는 점을 고려하는 것이 중요합니다. 이러한 침입의 동기는 다양하며, 일부 개인은 혼란을 야기하려는 악의적인 인터넷 트롤인 반면 다른 개인은 민감한 정보를 훔치려는 고도로 숙련된 사이버 범죄자일 수 있습니다.
회의 보안을 보장하는 효과적인 방법 중 하나는 암호화 및 액세스 제어와 같은 강력한 조치와 프로토콜을 구현하는 동시에 잠재적 위협을 식별하고 이에 대응하는 방법에 대한 직원 교육 및 인식 프로그램을 제공하는 것입니다. 또한 미팅 데이터를 정기적으로 모니터링하고 감사하면 무단 액세스나 의심스러운 활동을 감지하여 조직이 위험을 완화하고 민감한 정보를 보호하기 위한 즉각적인 조치를 취할 수 있습니다.
미팅 비밀번호를 설정할 때는 각 이벤트마다 고유한 비밀번호를 생성하여 모든 참석자에게 비공개로 전송하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 온라인 커뮤니케이션 중에 민감한 정보를 안전하게 보호할 수 있습니다.
저희 플랫폼은 대기실에 참여하고자 하는 개인에 대한 사전 심사 및 확인을 용이하게 하여 승인된 당사자만 액세스 권한을 갖도록 보장합니다.
참석자 수가 제한되어 있는 경우 가상 모임을 감독하는 것이 더 효율적입니다.
현대 커뮤니케이션에서 화상 회의가 널리 사용되고 있는 점을 고려할 때, 이러한 플랫폼을 활용하는 동안 개인 정보를 보호하기 위한 전략을 숙지하는 것이 필수적입니다.
회의 내내 마이크 켜두기
화상 회의 중 마이크를 켜두면 주변 사람이나 가축에서 나는 의도치 않은 소리가 녹음되어 다른 참석자에게 방해가 될 수 있으므로 마이크 켜두기를 자제해 주세요. 또한 극단적인 상황에서는 장치에서 나오는 오디오가 다른 참가자의 오디오를 압도할 수 있습니다.
음소거 기능을 신중하게 활용하는 것은 커뮤니케이션 세션에서 최적의 음질과 음성 선명도를 보장하는 데 매우 중요합니다. 사용자는 발언할 때는 마이크를 활성화하고 발언하지 않을 때는 비활성화하는 것이 좋습니다. 또한 필요에 따라 화면 이모티콘을 사용하여 대화에 끼어들 수 있습니다.
장시간 회의 중에는 마이크를 반복적으로 켜고 끄는 것이 불편할 수 있습니다. 하지만 이러한 사소한 행동은 동료 참가자에 대한 배려와 토론에 대한 적극적인 참여의 실천으로 이어집니다.
화상 통화 배경 설정 잘못하기
가상 회의에서 긍정적이고 전문적인 인상을 남기려면 직원들이 세부 사항에 대한 관심과 협업에 대한 헌신을 반영하는 깨끗하고 잘 정돈된 배경을 설정하는 것이 필수적입니다. 반대로 어수선하거나 깔끔하지 않은 업무 공간은 온라인 상호작용에 무관심하고 정리 정돈 능력이 부족하다는 인상을 줄 수 있습니다.
물론 가정 내 업무 공간에 책꽂이를 만드는 것은 현명하지 않습니다. 대신, 큰 장애물이 없는 단순하고 깔끔한 표면은 단순함과 미니멀리즘의 분위기를 자아내는 동시에 잠재적인 주의 분산 요인을 피할 수 있습니다.
공간이 협소한 환경에서 작업하는 경우 Zoom 미팅 중에 비디오 배경을 사용자 지정하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 옵션이 있습니다. 한 가지 옵션은 Zoom에서 제공하는 미리 선택된 가상 배경을 둘러보고 필요에 가장 적합한 배경을 선택하는 것입니다. 또는 통화를 시작하기 전에 일시적으로 주변 환경을 흐리게 하는 ‘블러’ 기능을 활용할 수도 있습니다. 비디오 배경 사용자 지정을 한 단계 더 발전시키고 싶으시다면 Adobe Photoshop이나 Canva와 같은 그래픽 디자인 소프트웨어를 사용하여 나만의 맞춤형 배경을 만드는 방법을 배우시는 것도 효과적인 해결책이 될 수 있습니다.
사적인 대화에 비공개 채팅 기능 사용
화상 회의 애플리케이션의 비공개 채팅 기능을 통해 사적인 대화에 사용하는 것은 특히 업무와 관련 없는 주제를 논의할 때 권장되지 않습니다. 상사가 이러한 대화를 볼 수 있는 가능성이 있기 때문입니다. 호스트는 실제 통화 중에는 비공개 채팅을 모니터링할 수 없지만, 미팅 후 기록에는 해당 대화가 표시될 수 있습니다. 고용주는 회사에서 발급한 계정에 대한 완전한 감독을 유지한다고 가정해야 합니다.
상사가 사적인 대화를 수동으로 검토하는지 여부와 관계없이 업무 관련 커뮤니케이션 중에 상대를 비하하는 발언을 하는 것은 비전문적인 행동으로 간주됩니다. 이러한 행동은 다른 사람에게 발각될 경우 징계를 받을 수 있습니다. 상호 존중을 장려하고 개인이 유머와 동료애를 위해 더 적합한 플랫폼을 활용하도록 장려하는 환경을 조성하는 것이 중요합니다.
부적절한 환경에서 온라인 회의 참석
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원격 및 하이브리드 근무 방식은 어느 정도 적응력을 제공하지만, 적절한 환경에서 가상 모임에 참여하는 것이 여전히 필수적입니다. 차량을 운전하거나 여행을 떠나거나 식사를 하는 등의 상황에서는 업무용 대화에 참여하는 것이 부적절할 수 있습니다. 집중력이 흐트러진 상태에서 단편적이고 사려 깊지 못한 발언을 함으로써 업무에 방해가 되는 행동을 할 수 있기 때문입니다.
일정이 충돌하거나 회의 시간이 정해져 있지 않은 경우, 자신의 상황에 맞게 약속을 재조정하거나 아예 참석을 거부하는 등 솔직하게 상황을 알리는 것이 좋습니다. 이는 부주의하게 참석하는 것보다 관련된 모든 당사자를 존중하는 태도입니다. 집 밖에서 지정된 업무 공간이 필요한 경우, 공유 오피스 환경을 이용하는 것이 대안이 될 수 있습니다. 그러나 이러한 장소를 선택할 때는 몇 가지 중요한 요소를 고려해야 합니다.
친애하는 동료 여러분, 저는 개인 사정으로 인해 곧 결근할 예정임을 알리기 위해 이 메시지를 작성합니다. 휴직 기간 동안 이메일이나 전화에 응답할 수 없을 것입니다. 업무 중단을 최소화하기 위해 긴급한 사안이나 문의 사항은 [담당자 이름]에게 전달해 주시면 제가 부재 중에도 도움을 드릴 수 있습니다. 이 자리를 빌려 [회사명]에서 근무하는 동안 지속적인 지원과 협조를 보내주신 여러분 한 분 한 분께 감사의 말씀을 드립니다. 헌신적인 팀과 함께 일할 수 있어서 정말 즐거웠으며, 제가 돌아오면 여러분과 다시 합류할 수 있기를 기대합니다.다시 한 번 저의 부재로 인해 불편을 끼쳐 드린 점 사과 드리며 그때까지 모든 노력에 최선을 다하시길 바랍니다.
온라인 미팅에 지각
지각은 물리적 플랫폼과 디지털 플랫폼 모두에서 중요한 요소입니다. 어떤 형태의 회의든 지각은 관련된 모든 당사자에게 지연을 초래하기 때문에 무례한 행동으로 인식될 수 있습니다. 예정된 시작 시간 이후에 도착하여 다른 사람의 소중한 시간을 당연하게 여겨서는 안 됩니다.
많은 화상 회의 애플리케이션에서 사용자가 가상 미팅 공간에 들어오고 나갈 때 알림이 생성되는데, 일부 개인은 이를 방해라고 생각할 수 있습니다. 예를 들어, Zoom은 개인이 대화에 참여할 때마다 경고음을 내기 때문에 은밀한 진입이 불가능합니다. 또한 이러한 방해는 주 발표자의 담화 흐름을 방해할 수 있습니다.
예기치 않은 중단이나 연기를 방지하려면 일정 관리 용도로 캘린더 애플리케이션을 활용하는 것이 좋습니다. 각 약속 몇 분 전에 알람이 울리도록 설정하면 준비 시간을 충분히 확보할 수 있고 시간을 잘 지킬 수 있습니다. 또한 모든 업무용 및 개인용 기기에서 이러한 알림을 동기화하여 일정을 최대한 효율적으로 추적하는 것이 좋습니다.
화면 공유를 위해 장치를 준비하지 못함
업무 회의 중에 장치를 적절히 정리하여 사용할 준비가 되어 있는지 확인하세요. 프레젠테이션 중 전문성을 유지하기 위해 민감한 정보나 개인 정보는 보이지 않게 삭제하는 것이 좋습니다. 회의 중에 기밀 자료나 부적절한 자료가 실수로 노출되어 당황스러운 순간을 겪는 것은 누구도 원하지 않을 것입니다.
프레젠테이션을 자주 진행하는 개인은 데이터 정리 및 시스템 복구 프로세스에 필요한 불필요한 시간 소비를 피하기 위해 전용 업무용 장비를 요청하는 것이 좋습니다.
외모에 신경 쓰지 않기
현대의 직업 환경에서 가상 회의의 보급이 증가하고 있다는 점을 고려할 때, 개인은 이러한 상호 작용 중에 카메라가 실제로 필요한 구성 요소일 수 있음을 인식하는 것이 중요합니다. 따라서 개인 위생과 적절한 복장을 갖추기 위한 조치를 취하는 것이 중요합니다. 여기에는 세안, 머리 빗기, 직장에 적합한 복장 착용 등이 포함됩니다. 또한 화상 회의 기술을 사용할 때는 자신의 모습을 선명하고 전문적으로 보여줄 수 있도록 카메라가 조명이 밝은 곳에 위치하도록 해야 합니다.
부주의하게 사적인 대화에 참여
전화 회의 중 개인이 사적인 대화에 참여하는 것은 드문 일이 아니지만, 이러한 대화는 업무와 관련된 적절한 주제로 제한하여 전문성을 유지하는 것이 중요합니다. 존경하는 동료, 고객 또는 상사의 존재가 언제든 예기치 않게 드러날 수 있다는 점을 고려할 때 이는 특히 중요합니다. 잠재적인 당혹감이나 불이익을 피하기 위해서는 이러한 상호 작용 전반에 걸쳐 자제력을 발휘하고 예의를 유지하는 것이 중요합니다.
대기실을 활성화하면 참가자를 사전 선별하고 다른 이용자에게 사전 공지를 제공할 수 있습니다. 권한이 있는 사람이 통화에 참여하도록 허용하기 전에 모든 개인이 구성되었는지 확인하는 것이 중요합니다. 참석자는 새로운 참가자의 도착을 알리는 오디오 신호에 계속 주의를 기울여야 합니다.
비즈니스 전문가처럼 업무용 통화를 진행하세요
하이브리드 및 원격 근무 방식을 채택하는 조직이 증가함에 따라 가상 회의가 새로운 행동 표준이 될 것으로 예상됩니다. 이러한 이벤트를 기존의 대면 회의보다 열등하다고 인식하지 않는 것이 중요합니다. 웹캠을 활성화하지 않거나, 어수선한 모습을 보이거나, 어수선한 배경을 제공하는 등 사소해 보이는 사소한 실수조차도 전문성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 적절한 준비를 소홀히 하면 결국 동료들의 불쾌감을 유발할 수 있습니다.
회의 전 의식을 정하면 화상 회의를 준비하는 데 도움이 될 수 있습니다. 전문적인 복장을 착용하고, 필요한 모든 장비가 제대로 작동하는지 확인하고, 적절한 배경을 배치하여 보다 생산적인 환경을 조성하는 습관을 기르세요.