동료 또는 동료와 함께 Word 문서에서 공동 작업하는 것은 공유 파일 편집 및 검토와 같은 Microsoft 365 응용 프로그램 활용에 능숙한 사람에게도 힘든 작업일 수 있습니다.
변경 사항을 모니터링하고 승인을 승인하거나 거부할 수 있는 기능을 사용하면 Word 문서에서 실시간으로 공동 작업하는 것이 쉬워집니다. 이 프로세스를 최적화하기 위해 필요한 리소스를 검토하고 간소화된 팀워크를 위한 애플리케이션을 시연합니다.
Word 문서에서 공동 작업하려면 무엇이 필요하나요?
Microsoft Word 파일에서 동시에 공동 작업을 하려면 먼저 해당 파일을 OneDrive 계정에 업로드해야 합니다. 이 작업을 수행하려면 문서를 열고 ‘파일’ > ‘다른 이름으로 저장’으로 이동한 다음 파일을 저장할 대상으로 ‘OneDrive’를 선택하기만 하면 됩니다.
또한 최신 버전의 Microsoft 365를 사용하고 활성 구독을 사용하는 것이 좋습니다. Microsoft 에 따르면 다른 사람과 동시에 문서를 편집할 수는 있지만 실시간 공동 작업 기능은 사용할 수 없습니다.
다른 사람이 수정한 내용을 실시간으로 보려면 문서를 자주 업데이트해야 할 수도 있습니다. 또한 현재 구독이 만료된 경우 Microsoft 365 구독을 갱신할 때 할인된 요금으로 이용할 수 있는 몇 가지 옵션이 있습니다.
Word 문서를 공유하는 방법
공유 Word 문서에서 공동 작업하려면 Microsoft Word에서 직접 문서를 배포하도록 선택할 수 있습니다. 이렇게 하려면 ‘파일’ 메뉴에 액세스하여 ‘공유’를 클릭합니다.
두 가지 다른 대안이 있음을 알 수 있습니다:
이메일을 통해 이 문서의 전자 사본을 배포하는 것은 여러 수신자에게 동시에 배포하려는 사람들에게 실행 가능한 옵션입니다. 이렇게 하려면 지정된 필드에 각 수신자의 이메일 주소를 입력하고 “보내기”를 클릭하기만 하면 됩니다. 그러면 지정된 모든 당사자의 받은 편지함으로 콘텐츠가 즉시 전송됩니다.
링크를 사용하여 문서를 공유하는 것은 콘텐츠에 민감한 정보가 포함되어 있지 않은 한 여러 개인에게 액세스 권한을 부여하는 효과적인 방법입니다. 기밀 데이터를 다룰 때는 공동 작업자를 개별적으로 추가하면 더 강력한 제어와 개인정보 보호를 보장할 수 있습니다.
어떤 방식을 선택하든 충분한 시간을 투자하여 설정을 올바르게 구성하여 적절한 권한이 할당되었는지 확인하세요. 편집 옵션을 선택하고 사용자에게 공유 문서를 단순히 보거나 수정할 수 있는 권한이 있는지 여부를 지정하면 적절한 수준의 액세스 제어를 설정할 수 있습니다.
민감한 콘텐츠를 무단 액세스로부터 보호하기 위해 만료일 또는 비밀번호를 적용하여 Google 문서도구 파일에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다. 이렇게 하려면 화면 오른쪽 상단의 ‘공유’ 메뉴로 이동한 다음 ‘설정’을 선택합니다. 여기에서 링크에 더 이상 액세스할 수 없는 기간을 설정하거나 비밀번호를 입력해야 하는 기간을 설정하는 옵션을 찾을 수 있습니다. 이러한 기본 설정을 구성한 후 “적용”을 클릭하여 변경 사항을 마무리합니다.
또 다른 옵션은 마우스 버튼을 누른 상태에서 파일을 클릭하고 표시되는 상황에 맞는 메뉴에서 ‘OneDrive’를 선택하여 OneDrive를 통해 Word 문서를 배포하는 것입니다. 선택한 후 앞서 언급한 단계에 따라 공유 매개변수를 구성합니다.
Microsoft Word에서 변경 내용을 추적하고 검토하는 방법
특정 문서에 대한 액세스 권한이 부여된 사용자에게 부여된 권한의 범위에 따라 편집이 허용되는지 여부가 결정됩니다. 각 개별 공동 작업자의 모든 수정 사항을 모니터링하려면 ‘변경 사항 추적’ 기능을 활성화하는 것이 좋습니다.
Microsoft Word에서 추적 기능을 사용하려면 ‘검토’ 탭으로 이동하여 ‘추적’ 하위 메뉴에 액세스합니다. 여기에서 ‘변경 내용 추적’을 선택하면 모든 사용자가 이 기능을 사용할 수 있습니다. 이 기능이 활성화되면 새로 삽입된 콘텐츠는 밑줄로 강조 표시되고 삭제된 자료는 줄 바꿈 효과가 표시됩니다.
의도치 않게 추적 기능이 비활성화되어 문서 수정 사항을 간과할 수 있는 상황을 방지하려면 보안 비밀번호를 설정하여 잠금 기능을 사용하세요. 이렇게 하면 문서 내에서 이루어진 모든 수정 사항에 대한 최신 인식을 유지할 수 있습니다.
Microsoft Word 표시 변경 방법 선택
생산성을 최적화하기 위해 Word에서는 문서에 수정 내용을 표시할 때 사용자가 표시 모드를 결정할 수 있도록 합니다. 검토 탭으로 이동하여 ‘검토용 표시’ 아이콘 옆에 있는 드롭다운 옵션을 선택하면 다음과 같은 여러 가지 대안 중에서 선택할 수 있습니다:
원본 텍스트는 열람을 위해 제공되지만, 다른 사람이 작성한 주석이나 변경 사항이 삭제되지는 않습니다.
‘마크업 없음’이라는 기능은 이전에 적용된 서식이나 문체 변경 사항을 제거하여 이러한 변경 없이 원본 콘텐츠를 표시하도록 설계되었습니다. 이 기능을 사용하면 사용자가 이미 특정 수정을 승인한 후에도 변경되지 않은 상태로 문서를 볼 수 있습니다.
이 애플리케이션은 다양한 서식 지정 방법을 활용하며, 개별 팀원이 수정한 내용을 표시하기 위해 뚜렷한 색조로 표시됩니다.
텍스트는 변경 또는 수정을 나타내기 위해 빨간색 선을 사용하는 일종의 마크업 시스템에 대해 논의하고 있는 것으로 보입니다. 그러나 마크업되는 내용에 대한 추가 문맥이나 정보가 없으면 보다 구체적인 해석을 제공하기가 어렵습니다.
Microsoft Word에서 변경 사항을 수락 또는 거부하는 방법
변경 사항을 승인할지 거부할지 결정하려면 마우스 오른쪽 클릭 기능을 사용하여 콘텐츠가 추가된 경우 ‘삽입 허용’, 삭제된 경우 ‘삽입 거부’ 중 하나를 선택하세요. 다른 사람이 문서의 일부를 삭제한 경우에는 ‘삭제 수락’ 및 ‘삭제 거부’ 등의 옵션이 표시됩니다.
이 작업은 간단해 보일 수 있지만, 여러 사람이 하나의 문서에 대해 공동 작업하는 경우 모든 수정 사항을 파악하는 것이 어려울 수 있습니다. 업데이트 내용을 놓치지 않으려면 전체 문서를 수동으로 훑어보는 대신 ‘변경사항’ 탭을 활용하세요. 이 인터페이스에서 ‘이전’ 및 ‘다음’ 컨트롤을 사용하여 체계적으로 수정 내용을 탐색하세요.
추적된 변경 내용을 처리하는 또 다른 방법은 “수락” 옵션을 선택한 후 “다음”을 선택하는 것입니다. 또한 제안된 수정안에 대해 동료들과 합의에 도달한 경우 ‘모든 변경사항 수락’ 기능을 활용하는 것도 가능합니다.
같은 방식으로 포기 버튼 또는 포기 > 거부를 클릭하여 수정을 거부하고 다음 단계로 진행할 수 있습니다. 모든 수정 내용을 삭제하려면 검토 패널로 이동하여 거부 아래에 있는 아이콘을 선택한 다음 모든 수정 내용 거부를 선택합니다. 이 방법은 개인이 사용자와 사전 협의 없이 Microsoft Word에 상당한 양의 정보를 도입했을 때 특히 유용합니다.
검토 창을 사용하여 Microsoft Word의 변경 사항 추적
검토 창은 문서의 모든 수정 사항을 모니터링하는 효과적인 수단으로, 사용자가 제공한 주석과 함께 보이는 삽입, 삭제, 서식 지정 문자 수를 표시합니다.
항목에 들어가려면 “검토”로 이동한 다음 “추적”을 클릭합니다. 그런 다음 이어지는 창에서 “세로 검토 창” 또는 “가로 검토 창” 옵션을 선택합니다.
Microsoft Word에서 특정 사용자가 변경한 내용을 추적하는 방법
Microsoft Word에서 작성자를 기준으로 변경 내용을 효율적으로 정리하려면 “검토” > “추적”으로 이동하세요.여기에서 ‘마크업 표시’ 드롭다운 메뉴를 확장하고 원하는 작성자와 관련된 옵션을 제외한 모든 옵션을 선택 해제합니다. 그러면 해당 수정본만 표시되어 검토 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
Microsoft Word에서 문서 공유를 중지하거나 권한을 변경하는 방법
지정된 공동 작업자와 특정 문서를 공유할 수 있는 권한을 취소하려면 다음 단계를 따르세요. 먼저 공유 메뉴로 이동한 다음 “액세스 관리”라고 표시된 옵션을 찾습니다. 이렇게 하면 해당 특정 파일에 대한 현재 공유 구성을 수정할 수 있습니다.
공유 문서를 보거나 수정할 수 있는 사용자의 권한을 취소하려면 해당 사용자의 사용자명을 선택하고 “직접 액세스”를 선택한 다음 “액세스 제거” 옵션을 선택하여 직접 액세스를 중단하거나, “액세스 제거”를 선택하여 해당 사용자의 직접 액세스를 중단할 수 있습니다. 또한 동일한 드롭다운 메뉴를 통해 부여된 액세스 수준을 변경할 수 있습니다.
Microsoft Word에서 손쉽게 공동 작업
Microsoft Word의 공동 작업 기능을 활용하면 문서 업데이트와 관련하여 팀원들과 이메일을 통해 소통하는 데 소요되는 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 또한이 소프트웨어는 다른 워드 프로세서에서 제공하는 기능을 능가하는 광범위한 기능을 제공하므로 사용자는 추가 소프트웨어없이 프로젝트를 효율적으로 완료 할 수 있습니다. 예를 들어, 이동 중에도 표를 그래픽 표현으로 손쉽게 변환하거나 번역을 수행할 수 있습니다.