주요 요점
단일 링크를 활용하여 정기 모임을 주선할 수 있으며, 이를 통해 참석자들이 미리 준비할 수 있도록 함으로써 편의를 도모할 수 있습니다.
모든 회의를 시작할 때 잠재적인 방해 요소를 최소화하고 그룹 간의 효율적인 대화를 촉진하기 위해 모든 참석자를 음소거 상태로 설정하는 것이 좋습니다.
자동 소프트웨어 업데이트를 활성화하면 커뮤니케이션 세션이 과도하게 지연되고 애플리케이션 환경이 최적화되지 않을 수 있으므로 사용을 자제해 주세요.
가상 업무 공간의 광범위한 채택으로 온라인 통화를 위한 Zoom 사용이 증가했습니다. 이제 Zoom 통화는 원격 회의와 협업을 위한 일반적인 커뮤니케이션 모드로 자리 잡았습니다.
Zoom은 사용자 기반의 요구와 선호도를 충족하는 혁신적인 기능을 선제적으로 도입하여 사용자들이 보다 효율적으로 회의를 진행할 수 있도록 지원하고 있습니다. 그러나 광범위한 채택에도 불구하고 플랫폼에 대한 최적의 활용 방법을 알고 있는 사용자는 극히 일부에 불과합니다.
이 글에서는 Zoom 전화 회의의 생산성을 향상시킬 수 있는 몇 가지 제안과 전략을 살펴봅니다.
단일 링크로 반복 미팅 설정
Zoom을 통해 반복 미팅을 예약하면 매번 필요한 세부 사항을 다시 설정할 필요 없이 주기적으로 모임을 진행할 수 있는 효율적인 수단을 제공합니다. 단일 미팅 ID와 미리 정해진 설정을 사용하면 반복되는 미팅을 쉽고 일관성 있게 손쉽게 구성할 수 있습니다.
반복되는 미팅을 예약하면 여러 약속을 미리 준비할 수 있으므로 개별 미팅을 반복적으로 준비하는 데 소요되는 시간을 최소화할 수 있습니다. 또한 참석자는 Zoom과 통합된 캘린더를 활용하여 향후 모든 일정을 확인할 수 있어 모임에 대한 철저한 준비를 할 수 있습니다.
Zoom 클라이언트를 사용하면 ‘이벤트 예약’을 클릭해 반복 미팅을 설정할 수 있으며, 이는 ‘이벤트 예약’을 클릭해 수행할 수 있습니다.
음소거 상태에서 참가자와 미팅 시작
생산적인 통화 중 불필요한 대화와 청각적 방해가 진행에 상당한 지장을 줄 수 있습니다. 이 문제를 해결하기 위해 모임 주최자는 회의에 참가할 때 모든 참석자를 음소거 상태로 설정할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 하면 개인이 의사소통을 원할 때 언제든지 음소거를 해제할 수 있는 평온한 환경을 조성할 수 있습니다.
통화의 모든 참가자가 필요에 따라 음소거를 해제하고 다시 참여하도록 요청하거나, 개별 참석자가 음소거를 해제하기 전에 허가를 받아야 하는 사전 승인 시스템을 설정하는 두 가지 옵션을 사용할 수 있습니다.
예약된 회의에 참가할 때 모든 참가자를 음소거하는 기능을 사용하려면 ‘설정’ > ‘설정 자세히 보기’ > ‘회의 예약’으로 이동하여 회의 통화 중 모든 참석자 음소거 옵션을 켜세요.
소프트웨어 자동 업데이트 비활성화
Zoom은 버그 수정과 새로운 기능을 통합하여 소프트웨어를 자주 개선하고 있으며, 이는 칭찬할 만한 일입니다. 하지만 업데이트 설치를 위해 온라인 미팅을 중단해야 하는 불편함은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 이 문제를 피하기 위해 사용자는 자동 업데이트를 비활성화할 수 있습니다.
미팅이 종료된 후에는 입수 가능한 업데이트를 모두 확인하고 설치하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 통신 지연을 방지하고 보다 최신의 애플리케이션 환경을 제공하는 데 도움이 됩니다.
소프트웨어 자동 업데이트를 방지하려면 “설정” 메뉴로 이동한 다음 “일반”을 선택하고 “Zoom 데스크톱 클라이언트 자동 업데이트”라는 옵션을 선택 해제하세요.
대기실로 공간 제어
호스트는 Zoom의 대기실 기능을 활용하여 미팅에 게스트가 입장하는 것을 제어할 수 있습니다. 개별 입장 또는 대기실의 모든 개인을 동시에 수용하는 옵션을 선택할 수 있습니다.
지정된 공간으로 모임을 주선한 경우, 회의에 연결한 참석자는 입장 시 표준 디스플레이를 보게 됩니다. 이 플랫폼은 이 인터페이스를 개인화하여 기업 엠블럼, 유익한 콘텐츠 및 시청자가 대화에 참여하기 전에 열람할 수 있는 회의 전 비디오를 추가할 수 있도록 합니다.
대기실 기능을 활성화하려면 ‘설정’의 ‘보안’ 섹션에서 ‘대기실’에 대한 토글 스위치를 활성화하세요.
소회의실의 잠재력 활용
협업이 필요한 여러 하위 그룹이 있는 모임에서 Zoom의 소회의실 기능을 활용하는 것이 권장되는 이유는 이러한 소규모 그룹 내에서 커뮤니케이션을 촉진하고 생산성을 높이는 데 효과적이기 때문입니다.
앞서 언급한 내용은 Zoom 미팅 기능을 통해 최대 50개의 개별 작업 공간으로 분할할 수 있어 브레인스토밍 세션이나 팀 기반 프로젝트와 같은 협업 모임에서 생산적인 방식으로 활용될 수 있습니다. 진행자는 이러한 개별 공간에 참가자를 자동으로 또는 개인적으로 할당할 수 있어 리소스와 아이디어를 효율적으로 분배할 수 있습니다.
설정 메뉴의 ‘설정 > 설정 자세히 보기’에 있는 ‘미팅 중(고급)’ 섹션에서 ‘소회의실 – 회의실’에 대한 토글 스위치를 활성화하세요.
배경 소음 차단
온라인 회의는 차량 통행 소리, 옆방의 아이 울음소리, 가정용 기기에서 나오는 알림 소리 등 주변 환경의 방해로 인해 통화 중 커뮤니케이션 품질이 크게 저하될 수 있습니다.
Zoom에 소음 억제 기능을 구현하면 주변 방해 요소의 영향을 최소화하여 화상 회의 중 전반적인 오디오 충실도를 향상시킬 수 있습니다. 이 기능은 요구 사항에 따라 선택할 수 있으며 여러 수준의 감쇠가 제공됩니다.
설정 메뉴로 이동하여 표시되는 옵션에서 “오디오”를 선택한 다음 현재 환경에 따라 적절한 옵션(자동, 낮음, 중간 또는 높음)을 선택하여 소음 제거 기능을 활성화하세요.
손끝에서 캡션 받기
접근성과 포용성을 중시하는 조직에서 회의 트랜스크립션의 활용은 점점 더 중요해지고 있습니다. 이러한 필사본은 회의 후 메모, 기록 및 다양한 서면 자료를 작성하는 데 유용합니다.
Otter 또는 Krisp 의 내장된 전사 기능과 같은 전사 도구는 AI를 사용하여 실시간 전사를 수행하므로 모든 참석자가 회의를 쉽게 따라갈 수 있습니다. 수달의 미팅 어시스턴트는 미팅 데이터를 기반으로 콘텐츠를 생성하고 채팅에서 질문에 답변할 수도 있습니다.
미팅 설정에서 ‘설정’ > ‘설정 자세히 보기’ > ‘미팅 중(고급)’으로 이동하여 소회의실 옵션의 토글 스위치를 켜서 자동 캡션 기능을 사용 설정하세요.
마우스 하이라이트로 접근성 향상
프레젠테이션 또는 데모를 진행하면서 화면을 표시하려는 경우 마우스 스포트라이트 기능이 활성화되어 있는지 확인합니다.이 기능을 통해 시청자는 화면의 시각적 콘텐츠에 집중할 수 있고 줌 애플리케이션의 초점 기능을 보다 효과적으로 활용할 수 있습니다.
마우스 스포트라이트 기능은 커서의 위치와 궤적을 생생한 원형 또는 스포트라이트 디자인으로 조명합니다. 또한 ‘배니싱 펜’ 기능을 사용하면 손으로 쓴 주석이 삭제되거나 수정될 염려 없이 화이트보드나 공유 디스플레이에 주석을 달 수 있습니다.
화면을 공유 중인 미팅 중에 화면 공유가 시작되면 ‘주석 달기’ 도구를 통해서만 스포트라이트 기능에 액세스할 수 있습니다.
몰입형 뷰로 미팅 경험 향상
몰입형 뷰를 활용하면 강당, 교실, 카페 등 다양한 가상 배경을 제공하여 모든 참가자를 표시할 수 있어 Zoom 사용의 즐거움이 더욱 커질 것입니다.
몰입형 보기를 지원하지 않는 데스크톱 클라이언트, 모바일 애플리케이션 또는 Zoom Room을 사용하는 참가자는 표준 갤러리 보기 또는 발표자 보기에서 다른 참석자를 볼 수 있습니다.
미팅 화면의 오른쪽 상단에 있는 보기 버튼을 클릭하여 몰입형 보기 기능을 이용하세요.
키보드 단축키로 미팅 마스터하기
Zoom은 사용자 경험을 향상시키는 데 활용할 수 있는 다양한 키보드 단축키를 제공합니다. 이러한 단축키에 익숙해지면 오디오 음소거, 전체 화면 모드 전환, 화면 공유 등과 같은 작업을 효율적으로 수행할 수 있습니다.
다음은 사용할 수 있는 몇 가지 유용한 키보드 단축키입니다:
키보드 단축키 ‘Alt+V’를 사용하여 동영상 재생을 시작하거나 중지할 수 있습니다.
키보드 단축키 “Alt + A”를 사용하여 컴퓨터 스피커의 오디오 출력을 일시적으로 비활성화하거나 다시 활성화할 수 있습니다.
전체 화면 모드로 들어가거나 나가기 위한 바로 가기 키는 Alt+F입니다.
모임 초대 링크를 복사하기 위한 바로 가기 키는 Alt+Shift+I입니다.
Zoom 내에서 액세스할 수 있는 키보드 단축키의 전체 목록을 보려면 ‘설정’을 클릭한 다음 ‘키보드 단축키’를 선택해 설정 메뉴로 이동하세요.
온라인 통화를 통한 Zoom 활용
Zoom은 분산된 업무 또는 교육 환경에서 관계 유지를 용이하게 하는 탁월한 플랫폼입니다.인상적인 기능으로 동료와의 회의, 가족과의 소통, 가상 축하 이벤트 주최 등 원격 근무와 사회적 단절의 시대에 개인과의 연결을 유지하는 데 탁월한 솔루션입니다.
앞서 설명한 제안과 기능을 활용하여 생산성이 높은 Zoom 미팅을 진행하여 직장 동료와 개인 지인 모두에게 오래도록 남을 수 있는 인상을 남기세요.